様々なメリットが生まれます。無計画に電子化を進めれば、たちまち使い物にならない電子ファイルが氾濫し、コストのみを浪費して効果は出ません。今回は電子化を成功させるための方法をお伝えします。約半分は不要だと考えてください。不要文書が7割を超えることもあります。このサイトの記事でも再三お伝えしていますが、まずはこのような不要文書を廃棄してください。電子化対象文書を絞り込まなければなりません。絞り込みの基準は以下のようなものがあります。これらの基準に適合するものは電子化を進めます。文書の利用者たちからヒアリングを行った上で決定するとよいと思います。原稿の状態について、調査を行います。契約書の原稿状態の調査などについてはこちら契約書の電子化の進め方!1量を調査する電子化対象文書の全体数量を調査します。この全体数量をもとにスケジュールなどの計画を行うことになります。全体数量とはスキャニングをするページ数です。1枚1枚数えるわけにはいかないので、ファイルメーター(fm)を測定します。1cmあたり、おおよそ100枚程度でカウントしますが、バインダーやフォルダに入っている場合は、その分を考慮して0.8掛けくらいで試算します。fmが20fm(2000fcm)あった場合2000fcm×100枚/cm×0.8=160,000枚これに両面/片面の比率を考慮します。全て両面文書であれば、単純にスキャニングページ数は枚数の2倍になります。2用紙サイズを調査する用紙サイズ(A4、A3、A2など)ごとの数量を調査します。こちらも当然1枚ずつ数えることは不可能なので、それぞれのサイズごとのおおよその比率を把握します。使用するスキャナやフォルダ体系、ファイル名称のつけ方が変わります。仕様を決める電子化対象を決め、原稿状態の調査を終えたら、どのようなデータを作成するかについての仕様を決定します。利用しやすいサイズで取り込むケースもあります。2解像度(200dpi、300dpi、400dpi・・・)解像度は高ければよいというものではありません。高いほどファイルサイズが大きくなり、利用しにくくなります。PCから出力したような通常の文書であれば、200~300dpiでもほぼ十分です。手書き文書や昔の青焼き図面などは、高解像度で取り組むことをお奨めします。3諧調(カラー、グレースケール、白黒二値)カラー→グレースケール→白黒二値の順にファイルサイズは大きくなります。書類の性質に応じて決定します。ちなみに契約書は、弊社請けた業務のほとんどが白黒二値です。印鑑部分の再現性はほぼ関係ないからです。保存用のデータはTIFFをお奨めしています。書類1ページごとに作成するか(シングルファイル)、ある特定の単位で作成するか(マルチファイル)を決定します。契約書は、契約1件でマルチファイル化することがほとんどです。使用するシステムとの親和性も考慮して決定する必要があります。別途検討しなければなりません。ファイル名についても統一されたルールを定めなければなりません。ディレクトリの構成やファイル名の付与は、検索スピードにも直結します。弊社ではこのようなルール作りを支援しています。電子化したデータを文書管理システムなどで利用する場合、DB(データベース)に登録するための属性データを作成しなければなりません。どのようなキーワードで検索するかを考え、入力する属性項目を決定します。EXpert8OCROCR処理を行うか否かを決めます。全文検索を行うかどうかです。全文検索だけを頼りに検索を行おうとすると失敗します。全文検索は補完的に活用すべきです。OCR処理を行う場合は、OCRソフトを決めます。対象となる文書によって相性があります。使用するソフトによって精度が変わりますので注意しましょう。作成したデータの検査は必須です。検査項目をあらかじめ決定しておきます。これらを内製で行うか、専門業者に外注するかについては、コストを比較して検討しなければなりません。)についてはこちらの記事をご覧ください。契約書の電子化の進め方!専門業者に外注したい、見積りがほしいという方はこちらをご覧ください。相談してみる文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。サンプルを請求する組織の知カラとは?文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。お客様の各種事例を紹介しています。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。Reserved.この内容で送信します。よろしいですか?キャンセル。