Webクリエイター・Webデザイナー向けの優クリ-Lab学ぶ2019.03.25【スプレッドシート】制作現場で起こる共有トラブル!ありがちなパターンと解消法をマスターしよう制作チームで「スプレッドシート」を共有しながら、業務を行っている人も多いでしょう。これはとても便利な反面、共有人数が多ければ多いほど操作トラブルが起こる可能性が高くなるとも言えます。今回は、共有スプレッドシートを業務で利用する際のありがちトラブルとその解消法をご紹介していこうと思います。エクセルと同じ感覚で使うと起こるトラブルスプレッドシートとは、Googleが無料で提供している表計算ソフトです。スプレッドシートにおいて最大のメリットは、クラウド上で複数の人と共有できること。同時作業ができる上に自動更新されるため、共有者はいつでも最新情報の閲覧が可能になります。できるということは、逆に言うと、「自分が見たかったデータが上書きされてしまった」と言ったようなトラブルが起こることを意味しています。自分のパソコン上で使っているエクセルなどの表計算ソフトに慣れていると、スプレッドシートがクラウド上にあって、自分以外の人も同じものを見ているということを忘れがち。そのせいで、共有とは関係のない自分だけのメモを書き込んでしまったり、自分に必要ないものを削除してしまったりなんていうことも起こります。中には、使いやすくカスタマイズしてしまう......なんてことも。みんなで共有するのは便利ですが、これらの問題を防ぐにはどうしたらいいでしょうか。■データをダウンロードして作業をする一つ目は、時間のかかる入力作業をする場合にはファイルをダウンロードして行い、その後で仕上がったものを張り付けるというひと手間をチームのルールにすることです。その作業中には、別の誰かがスプレッドシートを更新している可能性があります。表示」から、その間の更新履歴をチェックするようにしましょう。ツールメニューの中にある通知ルールから、ファイル変更があった場合にメール通知されるよう設定することも可能です。■フィルタを使って、他の人と作業をわけるまた、タイプミスやキーボードの押し間違いといった、入力時の変換ミスでデータを削除してしまった場合は、通常ならバーの左にある矢印マーク(戻るボタン)やCtrl+Zでさかのぼることができます。他の人が同時作業をしていて自動保存されていくことで、それができなくなってしまうことがあります。別の人の作業しているところも戻ってしまうからです。その場合は「フィルタ機能」を使い、自分だけの作業部屋を作っておくと便利です。ツールバーの右側にある「じょうごのような形のボタン」、「フィルタアイコン」をクリックするか、データからフィルタを選択すると枠がダークグレーで囲まれた表示になります。この画面でソートをかけた場合、もとのスプレッドシートには反映されないので、自分の作業で他の人の作業を邪魔しないというメリットがあります。表示」から、その間の更新履歴をチェック。自分の名前が表示された中で、戻りたい履歴をクリックするとその履歴が表示されます。そこから、自分が消してしまったものなど復元したい部分をコピーして、自分が作業を行っているシートの最新版にペーストできます。基本的には、スプレッドシードの履歴はすべてクラウド上に保存されています。誤って、消してしまった......」という状況では、青ざめてしまい慌てがちですが、冷静に復元作業を行えば問題なく解決できると言ってよいでしょう。■履歴消去にはコピー、消したくないデータはロック一方で、履歴を消したい場合もあります。先のように自分だけのメモを書いてしまい自動保存されてしまった、という場合などです。そのような時はドキュメントをコピーするとクリアできます。ファイルメニューから「コピーを作成」を選び、新しいドキュメントの名前を入力してからOKボタンをクリックします。その際、万が一「同じユーザーと共有する」というチェックボックスにチェックが入っていたら外すようにしましょう。すれば編集履歴がクリアされます。データの中には絶対に、間違っても触って欲しくないもの、誤って消されると困るものもありますが、それについては、シート内の列ごとにロックをかけることができます。複数シートを一つのファイルにまとめたほうが効率はいいけれど、その中に閲覧制限をかけたいシートもあるなんて場合には、シートごとの制限をかけることもできます。■まとめスプレッドシートはクラウド上でデバイスも選ばず、いつでもでこでも作業ができて更新できるのがメリットですが、複数人で行う場合の注意点は、常に頭にいれておく必要があります。他の人とのルールはもちろん、自分だけのルールを作っておくとデバイスや環境が変わっても慌てることがありません。スプレッドシートのメリットを最大限に活かせるようにしてください。この記事を読んだ人はこんな記事も読んでいます2020.02.04【キャリアアップ】Webデザイナーが持つべきプラスのスキルとは?■Webデザイナーを取り巻く現状と『キャリアアップ・チェンジ』現在もWebサイトは日々増え、さらに人手不足の昨今、Webデザイナーとしての仕事がすぐになくなることはないでしょう。ワイヤーフレームを作る時に誰しもが1度は陥ってしまうと思われるのが『デザインを考え始めてしまい、ワイヤーフレーム作成が進まない』ということ。■ダミー画像作成をするなら『placehold.jp』「フレームワーク」ができて「モックアップ」用のダミー画像をいれる時、どのような方法をとっているでしょうか。Markup」は、「HTML・CSS」を併せてチェックできるツール。モダンで見やすく、使い勝手のよいオンラインチェックツールです。「現状に満足しない」ことが挙げられます。受賞歴あり取引実績ありガッツリ稼ぎたい面接2回以内・課題なし直クライアントお弁当持参OKグラフィックデザイン経験者歓迎この条件で検索する。