意外と難しい!「社内文書」の書き方これまでビジネス文書の書き方について記事の中でお話してきましたね。書き方一言アドバイス付きビジネス文書の書き方のメインは「お客さま」に対してのものでした。...ですが、会社で作るビジネス文書って「お客さま」向けのものだけではありませんよね。意外と多く作る機会があるのは「社内文書」です。社内向けに作る文書です。「社内向けだから、そんなに気合を入れなくてもいいのではないか?」そう思う人も中にはいらっしゃるかもしれませんが、まったくの誤解です。気合を入れて書く必要があるんです。「時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます」のような定型文は不要です。お客さま向けの書類以上に「キチンと読まれない」前提で書かないとあとあと困ってしまうのです。「見も知らぬ人が出した書類」を読まないといけない事が多くなります。社内文書の中に曖昧な表現があると伝え間違いが生じてしまいます。「なんで私がこの依頼を受けないといけないのか」とキレる人も出てきます。私は以前、全国に校舎のある高校で教員を務めていました。札幌校から全国の校舎に対しアンケートの依頼や資料作成の依頼をするわけです。言っていいほどネガティブコメントが来ていました。「この資料作成、なんで私がやらないといけないのか」さまざまなコメントが来ます。その対応だけで日が暮れてしまいます。当時の私はイラ立っていたのですね。私がこういった依頼を受ける側になり気づきました。それぞれの人はやるべき仕事が大量にあります。何かの資料作成やアンケートへの回答の依頼って山のような仕事に「追加」して行われるもの、だったのですね。会ったこともない人からの「社内文書」が届きます。そこにはアンケートの回答依頼や何らかの行動の指示が書かれています。「ああ、会ったことのない人に急に書面だけで依頼されるのってめっちゃイラッとするんだ!」...ってことに気づいたのです。その時、改めて「社内文書」づくりの大変さも実感したのですね。「知っている人」だけに出すならまだなんとか通じます。「同じ職場だけれど会ったこともない人」への書類なら本当に大変なのですね。「何をやったらいいか」を書面だけで伝える必要があるのです。その際、ポイントがあります。「どのようにすればいいか」を明快に伝える必要がある、ということです。「Why(なぜ)/What(なに)/How(どのように)」という3つが明確な文書を作ることが必要、ということです。「どのようにすればいいか」を示しています。人に何かを伝えるのって相手に「何かの行動をしてもらう」ためですよね。何かの行動する際に必要なのが「Why/What/How」という3つの要素なのです。人はこの「なぜ」「なに」「どのように」を知らないとなかなか動き出せないのです。多くの人は「油断」しています。「おなじ社内なんだから、サポートしてくれるよね」そんな期待をした上で文書を書いています。これ、大きな誤解です。意外なほどに「読まれない」んです。「何だよ、この忙しいときに○○課の連絡文なんて読む暇ないよ」そういって、適当にしか見られないのですね。これで困るのは社内文書を書いたあなたです。社内での懇親会のお知らせを出しても誰も行く・行かないを答えないまま締切が過ぎてしまう。そんなこともあるかもしれません。いった悲劇の多くは「社内文書なんだからみんなちゃんと読んでくれる」という油断から起きています。対応してもらえないのです。懇切丁寧に書いていきましょう。今回もビジネス文書の型を用意しました。今回は「社内文書の型」です。参考にしてみてください。☆「社内文書の型」以外にもビジネスに役立つ「ビジネス文書の型」をまとめています!お役に立てれば幸いです。書き方一言アドバイス付きではまた!Tweetビジネス文書の書き方FOLLOWfacebookツイートシェアはてブ送るPocket「文章、ぜんぜん書けない...」「もっと書く力をアップしたい!」そんなあなたにオススメするのが、【フジモトのカクロン】メルマガです。文章アドバイザー・藤本研一が365日毎日【無料】で朝8:00にお届けします!☆登録後、なぜかメールが届かない場合はこちらをご確認ください。メールが届かない場合はじめての方はこちらもご覧ください。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。*サイト上に表示された文字を入力してください。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください。-帯広で高校教員を勤め、独立。年120本以上の講義を担当。社会人を対象に「文章が変われば人生が変わる!」を合言葉に、研修・添削を実施中である。2018年6月末に初の著書『ブログで人生大逆転!』出版。活動実績(メディア掲載/講座・イベント)☆お問い合わせ・アクセスはこちら。自分の「これから」に迷った時に考えるべき質問。それ、本当にあなたの言葉ですか?他人の言葉でなく、自分の中から出てくる言葉を書け!2020.02.16イベントの定期開催を「辞める」べきタイミングとは?2020.02.15名古屋と札幌、意外な共通点。好評配信中!北海道179市町村紹介動画シリーズ書籍『ブログで人生大逆転』出版しました!地方で起業・独立するための裏ワザを、フジモトの経験をもとにお伝えします!起業したい方へのプレゼントにも最適です。このサイトの使用を継続することで、その使用に同意したとみなされます。コントロール方法を含む詳細についてはこちらをご覧ください。Reserved.SNSでシェアCLOSE。