知財渉外にてスマートフォン用の表示で見る知財渉外にて2008年3月~2014年9月までの間、知財渉外ネタを中心に書いてきました。リスト渉外TODOリストを作ったので、内容を見て加筆修正をお願いします。とメールが来たので添付ファイルを見たら、ワードファイルだった。???ワードで作るTODOリストって一体?開いてみると、案の定、1.○○の件(1)××を確認する。(2)△△を確認する。2.・・・(1)・・・と並んでいる。これは、誰が、何を、どこに対して、いつまでにするの?その後のステップは一体どうなってるのよ〜!第一、確認するって、具体的に何をするわけ??これで仕事ができるの?と叫んでしまい、まあまあ、そう沸騰しないで。送り主が若手君なら、手取り足取り赤ペン先生もするんだけど、そうじゃないところが痛すぎる。ぼやいていても仕方がないので、加筆修正じゃなくてそもそも論を書いたメールを返信。仕事する上での常識だと思っていたのだが、そうでもないのかも?と思い直し、ここにも書いておく。-TODOリストは、(1)誰が(担当)、(2)いつまでに(期限)、(3)どこに対して(依頼先等)、(4)何をする(アクション)を明確にしてリストアップする必要があります。(4)何をする(アクション)は、具体的な行動に落とし込まれていることが必要です。その意味で、TODOに『確認』は禁物です。やることのように一見見えますが、実はいろいろなことがその中に含まれた大きな塊になっていることが多いのです。『確認』としているもののうち、自分が担当としてするのはなにかの『問い合わせ』か『依頼』です。実際に、内容の調査なり検討をしてくれる人が別にいるはずです。その人の納期があり、その納期が確実に守られているかをチェックして守られていない場合には請求するのが自分のやることになります。現在見えているアクションだけをリストするのではなくて、見えているアクションの上がりまでの全てのステップをリストアップした方がよいです。上がりのアクションには必ず期限があるためです。外部から決められた期限もあれば、このくらいには回答した方がよい、等の期限もあります。そこで、この上がりの期限から逆算して、個々のステップの期限を設定します。これをやらないと、自分ができそうな期限を設定してしまい、上がりが時季外れになる危険があります。----------ここまで書いただけで送ろうと思ったのだが、これでも具体的なイメージが湧かないかも知れない、と思い直し、エクセルに貼り付けて、できるだけ具体化し、コメント入れて送った。エクセルでTODO管理するのも(ワードよりはましだが)、けっこう面倒だとは思うんだけどね。この手の管理方法はちまたのビジネス書とかにあふれていると思うんだけど、読まない人は読まないんだろうな。私自身の現在のTODO管理は、お仕事系もプライベート系も全部NOZBEに一元化している。ブラウザベースも、iPhoneアプリもiPadアプリも勢揃いで。期限管理システムは別にあり、それぞれリストアップされてくるけれど、今この瞬間自分が何をすべきなのかを見るためには、全体が一箇所にまとまっていることが必要で、全てのアクションを(結構入力が面倒だが)集合させている。個別の特許実務案件については、全てのステップの入力はしていない。やってみたことがあるのだが、ものすごい数になってしまってかえって管理不能になることがわかったので。これらは既に外部から期限が設定されているので、個別のステップの期限を遵守していれば問題ないこともあり、今動くべきアクションのみを登録している。そのアクションが終わったら、消し込みをする代わりに、同じ案件の次のステップのアクションに書き換える。TODO管理をする際の達成感はアクション完了時の消し込みにあると言う人もいるけれど、私はそこに快感や達成感をまったく覚えないので、上記方法で差し支えない。その他のマネジメント系、渉外系のアクションは、思いついたものをガンガン登録し、時間がある時に、ブレークダウンして、個別のアクションに落とし込む。アクションの登録時に、コンテキスト、期限、所要時間をきっちり入れておくことが結構重要。所要時間を入れておくことで、期限だけ見ていた時には見えてこない綱渡りぶりがよく分かるわけ(^_^;)。Action(今取りかかれるアクション)のフラグは、(a)期限がなくてそのコンテキストにあるとき(特定の場所や道具が手元にある時)にASAPでやることと、(b)期限が設定されていてその日に間に合わせるためにはもう取りかかるべきというものにつけている。Nozbeは、期日の設定はできるけど、これが期限なのか、その特定日にすべきことなのかの区別ができない。いうか、元々これは特定日にすべきアクションを明らかにするためのものなんだろうと思う。特定日にするアクションよりも、期限までにやらなくてはならないアクションの方が多いので、期日の設定とNextActionフラグの組み合わせで対応している。問題は、仕事が本当に立て込んでくると、Nozbeへの入力時間すら惜しくなって、更新が滞ることなんだよね。それをやると本末転倒で、かえって効率が落ちることが何度もしでかして分かっているのに、ついそうなる。今回も、2週間くらい!放置してしまったので、今週は入力に追われております(まだ完全復帰していない)。(2)スターをつけました引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。