現金の開始残高と言われてもピンと来ない人がいるだろう。日ごろから厳密な行動ができる人で、事業用の財布と個人用の財布をキッチリ分けて管理したい人は、事業開始のために用意した現金をここで記入する。財布を開いて「あれ、先週5万円を降ろしたのに1万円札が2枚しかない?」という経験のある人は適当な金額を記入しよう。事業スタート時の現金残高を入力。余談だが、記帳という作業はポリシーや普段の行動の影響を受ける。事業専用の財布(現金)を用意して1円までしっかり管理したいのか、納税額に間違いがなければ細かなところは手抜きしたいのか、などと税金と向かい合うポリシーは人それぞれだ。月末に入金があったらすぐに確認・記帳したいのか、「いつも遅れず振り込まれているから今月も大丈夫でしょ」と数日後に確認するのか。前者の人はキッチリしていないとフラストレーションがたまるだろうし、後者の人は前者のように行動するのは無理だろう。結果として自分のスタイルに合った記帳方法を続けることが過度の負担がなく幸せな選択だと思われる。開始残高をいくらにするかは自分の性格と相談して決めよう。登録するのは事業用の口座のみでよい現金と異なり通帳に履歴が残るので正しい金額を記入したい現金の次は銀行の登録だ。事業で使用する銀行口座はその入出金が記録されるので、こちらは実際の残高を記入したい。続いて取引先の登録を行う。2015年に請求書を発行した得意先をすべて登録しよう。仕入れがある場合は仕入れ先も同様に登録する。得意先、販売先を登録する2015年に請求が発生した得意先をすべて入力する実際の初期設定はこの後も続くのだが、開始残高や銀行、得意先の登録がどのように反映されるのかを確認してみよう。この段階では入出金は1つもないが、現金出納帳を開くと残高は10万円となっている。1画面で見られるように残高試算表を開くと、現金は10万円、普通預金は40万円となっている。売掛金をクリックすると下段に売掛金の補助科目が表示される。そこには登録した得意先が登録されている。スクロールをすると、元入金として現金と預金を合計した50万円が自動的に記入されている。現金が10万円、預金が40万円。売掛金の補助科目に得意先が登録されたスクロールして元入金を確認すると、自動的に現金と預金を合計した50万円となった確定申告の初心者には、売掛金の補助科目に得意先を登録する理由や、元入金は何なのかは理解できないと思う。第1回・基礎編で紹介した、複式簿記による記帳を見てみよう。請求書を発行して売り上げを立て、翌月に入金があった取引の記帳を見ると、売掛金の補助科目に得意先(C出版)、普通預金の補助科目に銀行口座(A銀行B支店)が記帳されている。理解はできなくても、このように設定をしなければならないということだ。これらは簿記や会計の知識がある人には常識なのだろうが、分からなくても不安に思う必要はない。Watchの読者は10人中9人、いや10人中10人がモニターの解像度と思うだろうが、渋谷109の前で女の子に聞くと答えは異なると思う。4Kという言葉も「3Kがきつい、危険、汚いだから4Kって超ブラックじゃん」と答える人もいる。人それぞれの常識は異なるものだ。税金の世界は普通の人には分からないことが数多くあるが、知らなくても「何とかなる」し、「テクノロジーが何とかしてくれる」はずだ。やよいの青色申告16が初心者に優しいところは、ウィザードやガイダンスにそって作業すれば、口座の登録や売掛金の補助科目に得意先、買掛金の補助科目に仕入れ先が勝手に登録されることだ。どの青色申告ソフトも口座登録や得意先の登録機能はあるが、「最初にそれを登録しなければならない」こと自体が分からないのが初心者なので、初期設定を行うと半強制的に登録される点はありがたい。次は取引設定ウィザードだ。自分に関係しそうな項目にチェックを付けよう。15ページもある設定だが、この設定をしておくと後で楽になるはずだ。経費の記帳を楽にするため、取引設定ウィザードを行う水道光熱費など科目ごとに15ページの設定を行う自分に関係ありそうな項目にチェックを付ける14ページ......もう少しで完了これでシームレスにつながった4つの初期設定が終了したこの設定がどのように反映されるのかも確認してみよう。やよいの青色申告16には「かんたん取引入力」という機能がある。タクシー代を現金で支払った場合、貸方に現金、借方に旅費交通費と、複式簿記による記帳をアシストしてくれる機能だ。このかんたん取引入力の事例を個人個人に合わせてカスタマイズするのが、取引設定ウィザードだ。実験してみたので画面を見ていただきたい。取引設定ウィザードでタクシーの項目にチェックを付けないと、検索ワードにタクシーと記入しても記帳例はゼロとなるが、チェックを付けておけば関連する記帳例が2つ表示される。入力すれば記帳が完了する。これも複式簿記を理解していない初心者にありがたい機能だ。ちなみに取引設定ウィザードで1つもチェックを付けないと、事例はデフォルトの19例となるが、全部チェックを付けると239例となる。判断に迷ったときは、少しでも自分に関係しそうな項目にはチェックを付けておこう。15ページの取引設定ウィザードの恩恵はかんたん取引入力で確認できる取引名に検索ワードを入れてみるチェックを付けていないとタクシーと入れても0件となるチェックを付けると2件となった。按分のための作業だが、事業開始後に新たな取引先を追加する場合は売掛金、買掛金の補助科目としてここで追加登録をしよう。デフォルトで設定されていない科目もここで設定しておこう。筆者は取材費という勘定科目を独自に設定している。ガソリン代など事業使用と個人使用が混ざる経費は、そのうちの事業使用分だけを任意の比率で経費とする必要がある。この按分の作業を楽にするため、事前に該当する科目を分けておこう。按分する科目は人それぞれだ。仕事専用のオフィスを持っていれば、その家賃も電気代も按分の必要はない。スマホやクルマも2台持ちしていて事業用と個人用が分けてあれば、按分は不要だ。2015年に自分が支払った経費を見直して、按分が必要なものを把握してから作業していただきたい。ここでは自宅で仕事をし、水道光熱費のうち電気代は70%が事業使用、ガス代は10%、上下水道代は20%が事業使用、という前提で補助科目を設定してみよう。作業全体のイメージはフォルダ分けに近い。いったフォルダ(勘定科目)がデフォルトで用意されているので、水道光熱費のフォルダの下に新たに電気、ガス、水道というフォルダ(補助科目)を作るだけだ。実際に按分の作業をするのはずっと先の決算のときとなるが、最初に設定をしておくと後悔しないだろう。科目設定をクリック水道光熱費を選択し「補助作成」をクリック補助科目名に電気代と入力。同じ作業をガス、水道と繰り返す水道光熱費の補助科目に電気、ガス、水道が設定された以上で初期設定はすべて終了。後から設定は可能なので。分かる範囲で丁寧に設定すれば大丈夫だろう。売上と経費の記帳は可能な限りクラウドから取り込もう初期設定が終わったら売り上げと経費の記帳を行うが、どちらが先でも問題はない。筆者は件数が少なく短時間で終わる売り上げを先に行い、膨大な時間を要する経費を後にしている。ここ数年で事情が変わってきた。以前は2日、3日を掛けて黙々と領収書を見ながら手入力をしたが、青色申告ソフトがクラウド対応したことにより、アグリゲーション機能を利用することで、銀行口座、クレジットカードなどの入出金データを自動的に取り込むことが可能となった。全体の工程はStep2、Step3として売り上げと経費の記帳をすることは変わらないが、実際に行う作業は大幅に変化した。言え現金で支払いをすることは少なくないので、すべての支出、領収書が銀行振込・引き落とし、カード決済とはならない。データ取込できるものを記帳して、その後に残ったものを手入力することになる。データ取込できるものが多いほど記帳作業は楽になる。やよいの青色申告16におけるデータ取込の仕組みを確認しておこう。自動仕訳を行い、それをやよいの青色申告16、やよいの青色申告オンライン、弥生会計など弥生シリーズに転送する仕組みだ。やよいの青色申告16には「スマート取引取込」というアイコンが用意されている。CONNECTは昨年12月にリニューアルされた。従来は金融系のデータ取込はMoneyLook、Zaim、Moneytreeという3つの外部サービスを利用していたが、新たに弥生独自の口座連携を追加し、銀行の法人口座からのデータ取込も可能になった。CONNECT」を強化、データ取得がよりシンプルに口座連携、MoneyLook、Zaim、Moneytreeのどれを使用するかは、個人の事情で決めればよい。自分が使用している銀行口座、クレジットカードなどに対応しているサービスを選択しよう。筆者の場合は、主に使用している三菱東京UFJ銀行とVIEWカードはどのサービスを使用しても大差はない。筆者の環境で差があるのは、三菱東京UFJ銀行の法人口座と電子マネーのWAONだ。法人口座は新設された口座連携でデータ取得、WAONは昨年の春に検証したときはZaimとの相性がよかったが、最近確認したらMoneytreeでも問題なくデータ取得ができた。MoneytreeのWAONの履歴。ヤマトのメール便専用でWAONを利用していたが、メール便が廃止となってからは使用していない組み合わせてデータ取込することも可能なので、銀行の法人口座は口座連携、電子マネーはZaim、銀行の個人口座とクレジットカードはMoneytreeからといった感じで、金融機関ごとに別のサービスからデータ取得することもできる。銀行の法人口座について少し触れておこう。個人事業主は法人ではないが、筆者が使用している三菱東京UFJ銀行では、個人事業主の屋号の口座は法人口座として開設する。開業時に税務署に提出した開業届のコピーなどを用意して口座開設をすることになる。三菱東京UFJ銀行の場合、個人口座のインターネットバンキングは「三菱東京UFJ銀行DIRECT」、法人口座のインターネットバンキングは「BizSTATION」と別物となっている。BizSTATIONは利用料が年間約2万円、三菱東京UFJ銀行同士でも振込手数料は有料、深夜から朝8時までは利用不可、祝日も利用不可などとなっていて、ハッキリ言って個人事業主には使い勝手がよいものとは言えない。筆者は長年BizSTATIONの申し込みはしていなかった。2015年、クラウド対応の青色申告ソフト/サービスが法人口座への対応を始めた。筆者は法人口座からのデータ取込を試してみようと思い、口座開設(起業)から9年して、BizSTATIONを申し込むことにした。郵送で申し込みをするが「9年前の口座開設時と内容に差異がある」と返却され、窓口に出向いてやっと手続きを完了。送られて来た書類には厚さ約1センチ、120ページほどの取説が入っているなど、個人のインターネットバンキングとは別世界。悪戦苦闘の末に接続したBizSTATIONの画面は、「DOSかよ」と思うほど地味だった。厚さ約1センチ、120ページほどの取説にビックリBizSTATIONの画面......地味セキュリティが厳しい法人口座に外部サービスがアクセスすることは容易ではなく、これまで取引データを取得することは難しかったが、昨年から一斉にクラウド対応の青色申告ソフト/サービスが対応可能となった。銀行の入出金が多い事業をされてる人には朗報だろう。スマート取引取込で法人口座からデータ取込インストールのところで書いたようにユーザー登録、あんしん保守サポートに加入したら、弥生マイページにメールアドレスを登録しログインをする。ユーザー登録に送られてきたお客様番号を使用して製品登録をすると、スマート取引取込を使用する準備は完了だ。実際にスマート取引取込で法人口座の取引データから取り込みを始めてみよう。「取引」のところにある「スマート取引取込」をクリックすると、初回は「ようこそ『スマート取引取込』へ」という画面が表示され、「今すぐ使ってみる」をクリックすると弥生マイページにつながる。登録済みのID(メールアドレス)でログインすると、通常のマイページの管理画面ではなくスマート取引取込にジャンプする仕組みだ。スマート取引取込をクリック初回のみ表示される画面マイページにログインしようスマート取引取込にジャンプする。この画面も初回のみ表示される「サービスの連携」をクリックすると、連携できるサービスの一覧が表示される。上の段が、新たに追加された弥生のサービスとの連携。その下が、以前からある外部サービスとの連携。ここでは弥生のサービスから、法人口座に対応した「口座連携」を使用してみよう。法人口座は口座連携を使う。「連携する」をクリックログインして新規口座登録で銀行を選択すると、三菱東京UFJ銀行の場合は法人と個人のインターネットバンキングを選択する画面が表示されるので、ここでは法人口座を選択する。三菱東京UFJ銀行は法人、個人が選択できるログインに必要な情報に電子証明書という欄が表示される。事前にBizSTATIONにログインしているので、電子証明書がプルダウンに表示される。電子証明書パスワードは何もせず「次へ」をクリック。BizSTATIONの通常のログインと同様にいくつかポップアップが表示され、ワンタイムパスワードを入力すると該当する法人口座が表示される。取り込みしたい口座にチェックを付け「口座登録」をクリックすると完了だ。ログインに必要なID、パスワードを入力。口座連携を使ってクレジットカードを登録してみよう。「カード総合明細」の「+新規口座登録」をクリックし、クレジットカードを選択する。ログイン情報などを入力しクレジットカードを登録すると、先ほどの法人口座とクレジットカードが登録されたことが確認できる。必要な金融機関の登録が終わったらスマート取引取込に戻ろう。引き続きカード総合明細の「+新規口座登録」をクリックしてクレジットカードを登録するVIEWカードを選択ログイン情報を入力し、クレジットカードも登録する銀行口座の法人口座とクレジットカードが登録できた。スマート取引取込に戻ろうスマート取引取込の画面に戻ると、サービスの取得設定が表示される。三菱東京UFJの銀行口座とVIEWカードが表示された。主な用途はデフォルトで事業用となっている。事業用と個人用に設定した場合の違いを確認するため、いったんこのまま進めよう。保存をクリックすると口座連携から取引データの取り込みが始まり、しばらくすると完了のメッセージが表示されるので、「結果を確認してください」をクリックしよう。主な用途を事業用のまま、保存をクリックすると取り込みが開始されるしばらくすると取り込みが完了。結果を確認してくださいをクリック取引一覧が表示され、取引手段の勘定科目にクレジットカード、補助科目にVIEWカードと表示された。取引手段とは複式簿記の貸方で現金、普通預金などと表記した部分だ。クレジットカードは未払金と表記することが多いが、ここではより明確にクレジットカード/VIEWカードとなっている。勘定科目にクレジットカード、補助科目にVIEWカードと表示された要するに現金も減っていないし、預金も減っていないということなので、クレジットカード会社から引き落とされた際に、精算のため再度記帳が必要となる。厳密な記帳をしたい人はこのままでよいと思うが、楽に記帳したい人は設定を変更しよう。サービスの取得設定に戻り、VIEWカードの主な用途を個人用に変更しデータを再取得すると、取引手段の勘定科目は事業主借となった。これなら第1回・基礎編で紹介した、現金も普通預金もクレジットカードも無視できる手抜きな方法で記帳されるので、未払金の精算も必要がなくなる。取引一覧をもう少し詳しく見てみよう。摘要の欄にトウキヨウデンリヨク(=東京電力)など取引先の情報が表示されている。この内容を見て科目の欄に水道光熱費などと自動仕訳が行われたことが分かる。ちなみにヤフー......クリックポストはメール便廃止後に使用している郵便局のサービス。フジブツリュウは領収書と照らし合わせるまで筆者も分からなかったタクシー代で、デイーシーエムカーマはカーマホームセンター。東京電力、ヨドバシ、キグナス石油、カインズも含めすべて正しく仕訳されている。勘定科目は事業主借となった。金額の右側の科目は摘要の内容から自動仕訳されたもの法人口座の取引データも見てみよう。勘定科目は普通預金/三菱東京UFJ銀行、科目は売掛金と正しく仕訳されている。売掛金の補助科目をクリックすると、初期設定で登録した得意先がプルダウンに反映されている。先ほどの東京電力の水道光熱費も初期設定で科目設定をしているので、補助科目をクリックすると電気代を選択することができる。法人口座は勘定科目は普通預金/三菱東京UFJ銀行、科目は売掛金。補助科目に初期設定で登録した得意先が反映されている水道光熱費の補助科目も科目設定が反映されている科目は自動仕訳されるが、100%正しく仕訳されることはない。確認をして修正や補助科目の追加をしてから、やよいの青色申告16に転送することになる。確認作業は摘要でソートすると同じ取引が並ぶので作業は楽になる。確認修正後に送信を「する」にしたものだけ、やよいの青色申告16に転送される仕組みだ。「しない」にチェックすると、その取引は事業に無関係と判断され破棄される。すべて確認したら、右下の内容を確認か左メニューの仕訳一覧をクリックしよう。摘要でソートすると確認作業は楽になる。送信欄を「する」にした取引だけやよいの青色申告16に転送される仕訳一覧に確認作業の結果が表示され、「確定する」をクリックすると転送が開始される。画面が切り替わったらファイルを開くをクリックすると、やよいの青色申告16に戻り取り込まれた取引が仕訳日記帳に表示される。仕訳一覧に結果が表示され「確定する」をクリックすると転送されるクラウド(スマート取引取込)からダウンロードされたファイルを開くとやよいの青色申告16にデータが取り込まれる話は少々横道にそれるが、金融機関の取引データの取得期間について話をしよう。ほとんどの銀行がインターネットバンキングのサービスを提供している。データ取得できる期間は銀行によって差がある。筆者が主に使用している三菱東京UFJ銀行は、前月の1日までしかデータを取得することができない(個人Eco通帳を除く)。1月に取得できるのは12月1日以降ということだ。個人的にほぼ休眠中のジャパンネット銀行は過去5年のデータを取得可能だ。クレジットカード会社もWEBサービスを提供しているが、データ取得できる期間には差がある。筆者が使用しているVIEWカードは過去12カ月、MUFGカードは過去15カ月のデータが取得できる。MUFGカードは15カ月なので、確定申告終盤(3月中旬)でも前年の1年分のデータが取得できる。VIEWカードは過去12カ月分のデータを取得できる。2016年1月に取得できるのは2015年2月までだクレジットカードは支払い(使用)月と請求月に差がある。VIEWカードは月末締めの翌々月4日払いなので、2015年2月のデータは2014年12月末締めの明細となる。データ更新は毎月中旬なので、2015年1月1日以降のデータを取得するには、2016年2月上旬までにアクセスして2015年3月請求分のデータを取得しなければならない。確定申告の受付が始まる前にデータ取得を行いたい。これから起業する人は、主に事業で使用する銀行口座、クレジットカードはデータ取得のしやすいカード会社を選択すると、確定申告のときに楽になるはずだ。先ほどの三菱東京UFJ銀行の法人口座は1月にデータ取得をしたので、12月以降のデータしか取得できなかった。外部サービスは1年ほど前から使用しているので、三菱東京UFJ銀行の個人口座は1年分の取引データが外部サービス側に蓄積されている。次はそれらのデータを取り込んでみよう。外部サービスで筆者が主に使用しているのはMoneytree。MoneytreeはiOS用のサービスだったが、現在はPCからもアクセス可能だ。青色申告ソフトから独立したサービスなので、事前にサービス側で金融機関の登録をする。サービスの連携から外部サービスのMoneytreeと連携をする。ログインをするとすぐMoneytree側は設定済みなので、すぐにサービスの取得設定の画面に戻ってくる。Moneytree側は休眠中のジャパンネット銀行や先ほど取込済みのVIEWカードも設定してあるが、今回は「取得する」のチェックを外し、三菱東京UFJ銀行の個人口座、MUFGカード、電子マネーのWAONを個人用に設定してデータ取得を行った。摘要でソートし、例えば国民年金のように事業に関係ない取引は送信をしないに設定しよう。外部サービスのMoneytreeと連携をする事前に設定したログイン情報を入力ジャパンネット銀行とビューカードはチェック外し、残りを取得する国民年金は事業には関係ないので送信をしないに設定ETCによる高速代の支払いが100件以上あった。筆者はモバイルSuicaを使用していないので電車賃はここに取り込まれないが、旅費交通費などで膨大な件数となる経費は、まとめて仕訳を行うことができる。左側のメニューの最下段にある「まとめ仕訳設定」を開くとガイダンスが表示される。同じ勘定科目を1行の仕訳にする設定だ。今回は旅費交通費を、1カ月分まとめて末日に1本の仕訳として記帳するように設定してみた。仕訳一覧で確認すると、月ごとに○月分という仕訳となった。日付はその月の最後のETC使用日となった。「開く」をクリックすると明細が表示される仕組みだ。仕訳一覧で確認すると、月ごとに○月分という仕訳となった「開く」をクリックすると明細が表示されるすべての取引を確認し、先ほどと同様に転送をすると、Moneytreeから取り込んだデータがやよいの青色申告16に記帳される。スマート取引取込における筆者の反省点スマート取引取込による記帳は、おおむね以上だ。記帳の必要な件数のうちデータ取込の件数が多くなると、記帳作業はグッと楽になる。筆者は、青色申告ソフトのクラウド対応が始まってからクレジットカードの使用が増えた。以前は現金で支払っていたコインパーキングもタクシーも、クレジットカードで支払うようになった。2015年分の仮決算(&年末節税)を年末に行った際の反省点もお伝えしておこう。残念ながら銀行口座の取引データに欠落期間があった。少なかったMoneytreeで1カ月半。LookとZaimは半年以上だ。Zaimのホームページに記載されていたデータ取得の説明を読むと、最終アクセスから90日間は自動取得を行う、とのことだ。2月末にデータ取得をして確定申告を終わらせその後放置していると、5月末までは勝手にデータ取得をしてくれるということだ。三菱東京UFJ銀行の取得期間は最大2カ月なので、7月末までにアクセスすればデータの欠落期間はなかったことになる。ようするに、筆者は半年以上アクセスしなかったのでデータが取得できなかったということだ。今年は1~2カ月に一度はアクセスをして、欠落期間がないようにしたいと思っている。筆者は領収書を大きめの箱にため込んでいる。記帳の際に科目ごとに封筒に分け、科目単位で記帳を行うのだが、どの領収書が現金で支払って、どの領収書がデータで取込済みかが分からず、結局多くの領収書を取り込んだデータと照らし合わせるのに時間を要した。今後は、手入力が必要な領収書は分けて保存すると作業時間の短縮になると思っている。独立前のサラリーマンも今すぐ準備をしよう最後に冒頭でお話しした、現在はサラリーマンで今年は起業するぞと思っている人にアドバイスをしよう。MoneyLook、Zaim、Moneytreeは独立したサービスなので、やよいの青色申告16を購入しなくても取引データの取得ができる。いずれのサービスも無料なので今すぐ銀行口座やクレジットカードを登録しよう。お使いの金融機関が過去1年以上の取引データを公開している場合は独立後に取り込めばよいが、筆者が使用している三菱東京UFJ銀行のように最大2カ月分のデータしか取れない場合は、起業後や確定申告直前にデータ取込ができるのはたった2カ月分だ。今すぐ登録すれば、2016年の取引データを丸々1年分取り込むことが可能だ。起業するのが来年になってもそのままデータ取込は継続すればよい。いつ起業するか分からないのに、有料のクラウド型青色申告サービスにお金を払い続けるのは気が引けると思うが、MoneyLook、Zaim、Moneytreeは無料なのでコストを心配する必要はない。いざ起業して、確定申告直前にデータ取込をすれば開業前の準備で購入したものや、開業後の経費などを一気に取り込むことができる。数百件のデータを手入力しなくても済む可能性があるので今すぐ準備を始めよう。その際の注意点は欠落期間が発生しないように時々アクセスすることだ。*****今回は初期設定とデータ取込を紹介した。