連載でお届けする「初めての確定申告」。第2回は実際に青色申告ソフトを使用して初期設定から銀行口座、クレジットカードの入出金データを自動取り込みするところまでを紹介したい。現在はサラリーマンだが、今年あるいは1~2年後には起業するぞと思っている人には、今から準備しておくと独立後に役立つ情報もお伝えしたい。ほんの数分の作業が独立後に大幅な時間の節約になるので、参考にしていただきたい。第1回・基礎編では、確定申告のゴールとなる決算書や確定申告書の記載例をチラッとお見せしたが、起業して初めて確定申告をする人は「いったい何から始めたらよいのか」が分からないのが本音だろう。スタートからゴールまでの大きな流れを確認しておきたい。ここでは8Stepに分けて記載したが、確定申告書の第一表、第二表を1つにまとめることできるし、固定資産の登録と決算書も1つにまとめることはできる。常時記帳する人はStep2と3を1年間繰り返すこととなる。初期設定を正しく行うと後で楽になる少し補足しておこう。青色申告ソフトは表計算ソフトと似ている。表計算ソフトで集計をするときは、数値の入力の前に行や列の項目設定をする。事業用の銀行口座と個人用の銀行口座があり、得意先からの入金は事業用の口座、水道光熱費の引き落としは個人用の口座となっていた場合、それぞれの口座を表計算ソフトの別の列に設定した方が口座ごとのお金の動きを把握しやすい。家計簿なら入出金が分かればよいがこのままでは集計がしづらい口座ごとに列を分ければ集計が楽になるさらに売り上げを1列にA社、B社、C社の売り上げ(売掛金)を入力するよりも、A社、B社、C社を別の列に設定した方が集計が容易となる。1列に売り上げを入力すると1社ごとの集計がしづらい列を分けると集計が楽になる第1回・基礎編で按分という考え方を説明した。水道光熱費のうち、電気代、ガス代、水道代それぞれの事業使用の比率が異なるケースでは、電気代、ガス代、水道代を別の列にしておくと按分するときに楽になるはずだ。通信費も按分の必要のない切手代と按分が必要な携帯電話代を別の列に分けて入力すると集計作業が楽になる。電気、ガス、水道を別々に集計できるようにしておくと按分する際に楽になる表計算ソフトの項目設定と同様な作業を、青色申告ソフトでも最初に行いたい。複式簿記による記帳の基本であるお金の動きを明確にするため、按分するときの集計のため、加えて記帳作業を分かりやすくするため、記帳を始める前に初期設定を行おう。売り上げと経費の記帳には多くの時間を要する確定申告に要する時間は人それぞれで、1日で終わる人もいれば1週間掛かる人もいる。多くの人がもっとも時間を要するのが、売り上げと経費の記帳だろう。初期設定は、初年度に行えば翌年以降は新規の取引先などがなければ作業不要となる。固定資産も、個人事業主で10万円以上の資産を毎年100件も登録する人はめったにいないだろう。生命保険や配偶者、扶養親族も毎年大きな変更がない項目だ。これに対し、売り上げと経費は毎年同じとはならず、地道に入力することとなる。筆者の場合、売り上げの記帳は月に数社分なのでわずかな時間で終わるが、経費の記帳はかなりの作業量だ。以前は3日掛かる確定申告作業のうち、2日は経費の記帳に要していた。いう一連の作業は、経費の記帳作業のように膨大な労力は必要ないが、ある程度の知識は必要となる。逆の言い方をすると、2~3回経験して慣れてしまえばあっと言う間に終わる作業だ。2015年に起業し常日ごろから記帳をしている人は、すでにStep1から3までは終了しているはずだ。確定申告が近づき1年分の経費を一気に記帳する「まとめ記帳派」も少なくない。筆者もまとめ記帳派=ズボラ記帳派だ。この時期にこの記事を読まれている人はまとめ記帳派が多いと思われる。ここからは1カ月後に迫った確定申告に向け、まだ何も手を付けていない人を前提として、青色申告ソフトを使って各Stepで行う作業を説明していこう。Watchの読者には釈迦(しゃか)に説法なので割愛する。重要なのはその後のユーザー登録だ。今回使用するやよいの青色申告16は、PCにインストールして利用する青色申告ソフトだ。クラウドサービスとの連携にも対応しており、銀行取引、クレジットカードの明細、電子マネーの履歴などを取り込むことができるアグリゲーション、クラウドストレージといった機能を利用可能な点が特徴だ。このアグリゲーション機能(スマート取引取込)を使用する条件の1つであるユーザー登録は、必須と言っていいだろう。スマート取引取込にはもう1つ条件があり「あんしん保守サポート」に加入しなければならない。あんしん保守サポートは本来は有料のサポートサービスで、コースにより8000円(税別)からの費用が発生するのだが、現在キャンペーン中で最大15カ月間無償となっている。2016年に1月に加入すると2017年の3月までは無償ということだ。加入していると次期バージョンの「やよいの青色申告17(仮称)」が無償で入手できる。費用面を少し整理しよう。やよいの青色申告16の実勢価格は税込みで1万1000円前後。あんしん保守サポートに加入すると次期バーションは無償提供される。あんしん保守サポートは最大15カ月無償だ。最大15カ月を生かすために2016年の2月1日にあんしん保守サポートに加入すると2017年の4月末まで費用は発生しない。言うことは、2015年分(2016年2月-3月確定申告)と2016年分の2回の確定申告を、1万1000円でアグリゲーション機能をフルに生かして使用できるということだ。月額に換算すると733円と、かなりお得な設定となっている。筆者は昨年2月にやよいの青色申告15で加入したので、2016年の4月末までサポート期間だもし2シーズン使用して気に入らなかったら、あんしん保守サポートを継続しなければ費用の追加発生はない。セルフプランであれば税別8000円で次期バージョンを入手できるので新たに購入するよりもお得だ。次の1年間は月額に換算すると667円(+消費税)という計算となる。初期設定やよいの青色申告16で行う最初の作業は初期設定だ。何から始めたらよいのかが分からない人は、この初期設定を行えば必要かつ重要な設定が完了し、個人個人に合わせて使いやすい状態にカスタマイズが完了する仕組みとなっている。初期設定としては項目が多く時間も掛かるがその分の見返りも大きいので丁寧に設定をしたい。初期設定は以下の5つの項目に分かれているので順番に作業を進めよう。按分のための補助科目の設定まずは事業所データの新規作成から始めよう。起業して最初の確定申告を行う人は「新規にデータを作成する」を選択する。屋号を持っている人は事業所名に屋号を入力する。続いて青色申告と白色申告の選択。製品名はやよいの青色申告16だが、白色申告にも対応している。会計年度は、2015年分を2016年の2~3月で確定申告する場合は、平成27年に設定する。初期設定の5つの項目のうち、最初の4つはシームレスにつながっている。「いいえ」を押さなければ自動的に次の設定に移る。消費税は前々年の売り上げが1000万円を超えると消費税課税事業者となる。2015年に開業した場合は2013年の売り上げがないので消費税免税事業者だ。言うと、売り上げが1000万円以下であればずっと免税事業者ということだ。正確には課税売上高とか前年の1月~6月の売り上げなど細かな話があるが、そのあたりは別の機会に説明したい。通常は事業開始初年度は免税事業者なので「消費税申告を行わない」を選択しよう。通常は開業から2年は免税事業者なので消費税申告を行わないを選択。消費税で注意したいのは輸出を行う場合だ。商品やサービスを輸出する場合は免税取引となる。仕入れたときに納めた消費税を還付してもらうには、本則課税(原則課税)を行う課税事業者という条件がある。免税事業者や簡易課税を行っていると還付が受けられないので、還付を受ける必要がある場合は事前に申請をして、開業時から「消費税申告を行う」を選択しよう。