八戸東和薬品の会議ではホワイトボードが大活躍しています。今回はその活用の仕方について話していきたいと思います。使い始めたか?会議のやり方はいろいろあると思います。前回の「気持ちいい会議」でも書きましたが、仕事はチームプレイなので楽しんだ方がいいという方針があります。そんな中で会議も楽しくやれないかなということを考えていたところホワイトボードを上手に使うコンサルの方と出会い、それを真似することにしたのです。それまでの会議は次のような問題がありました。次の日には何の話をしていたか忘れるそしてホワイトボードを導入し、みごとに上記の問題を解決することができました。会議の目的とゴールを書く当たり前のようですがこれがなかなか効果的です。これで34の課題が解決しました。会議中、話しているうちにエンジンがかかり話が止まらなくなる人(僕のことです)はだいたい話がどんどん議題から逸れやすいですよね。そんなときホワイトボードに課題とゴール書いてあることで「それ議題と違いますよ」と指摘しやすい環境ができます。恐い上司の場合は指摘しづらいかもしれませんが、議題から外れたら指摘するというルールも同時に作るといいと思います。ゴールが決まっているので、時間内にゴールにたどり着くためにはどうすべきかみんなが考えやすいという効果もでました。ファシリテーターが書いていくこれで125の課題が解決しました。会議って車の運転と似ています。似ているかというと運転手がいないと目的地に着けないからです。会議で言う運転手はファシリテーターになりますが、運転手次第で良し悪しが決まると言っても過言ではありません。話しはじめたけどどうしても話がまとめられないということが起こります。そんなときファシリテーターがホワイトボードにその人の意見を箇条書きでもいいので書いていてくれるとそれによって自分の話を客観的に見ることができ話がまとまりやすいです。「ここまで話しましたがどこか分からないことや違う意見がありますか?」と聞き、質問や意見を書き出していきます。そんな中でファシリテーターが、その話は一時停止だなとか、この論点はスピードを落として徐行しようとか、ここはアクセル踏んでもいいかなとか、ゴールにまであと何キロだなということを分かりながら進めることができ、とても快適に会議が進むことが分かりました。一つ一つの意見を確認しながらホワイトボードを書いていくと、ほぼ事故がなくゴールに着くことができるようになっていきます。ホワイトボードの写真を撮るこれで6の問題が解決です。当社のような小さい会社の場合、会議に議事録を取る人を入れるというのはなかなか抵抗がありました。するなら、ホワイトボードに書いたものを写真撮ればいいじゃないかということになりそのまま議事録にすることにしました。このことにより、次回の会議の際に、新しい議題にスムーズに入っていけるようになりました。まとめ八戸東和薬品では、ホワイトボードを使うだけで、会議の質があがり、コミュニケーションの質も上がったのでおススメです。