取材を依頼する際のファーストコンタクトは、どのようにとればよいのでしょうか?メールでいいの?電話でするべき?メールではなんて書けばいいの?必ず書くべきことはある?など疑問は尽きないと思います。今回は、取材初心者の方に向けて、取材をおこなうファーストステップ、最初に送るメール文、について解説いたします。取材初心者は必見!最初に送るメール文章の雛形と必要な添付ファイル(1)そもそも、最初のコンタクトをメールでとっていいの?最初のコンタクトをメールでとってもいいのか、という疑問をもっている方も多いと思いますので、まずはこの点について解説いたします。古風な方ですと、「メールだと失礼にあたる」「電話して出向いて説明しなければ」と思われる方もいるかと思います。実は電話や直接お会いすることの方が、先方にとっては不都合なことが多いのです。取材を受けるかどうかも決まっていない段階で、電話や直接お会いするということは、先方にとっては時間の無駄でしかありません。故に、担当者のメールアドレスが分かっている場合には、メールでファーストコンタクトをとるのが礼儀といえるでしょう。担当者のメールアドレスが分からないこともよくあります。その場合は、電話で要件をつたえ、担当者のメールアドレスを伺いしましょう。稀にメールではなくFAXで送ってほしい旨を伝えられることもあります。FAXの場合も記載する必要がある内容はメールと同様になりますので、詳しい内容は下記を参考にしてみてください。(2)最初のメールには何をかけばいい?最初のメールには必ずかかなければならないことがいくつかあります。自分の名前、所属をきちんと明記しましょう。企画意図なぜ先方に企画を依頼したのか、を明記しましょう。ここではできるだけ、なぜその方である必要があるのか、を盛り込みましょう。この取材、だれが受けてもいいのでは?と思われてしまっては損ですので、あなたがなぜ先方を取材対象として選んだのかを明記する必要があります。取材した内容がどのような媒体で掲載されるのかを明記しましょう。取材の日時ファーストコンタクトでは、細かい日程ではなく、だいたいでOKですので、日時を盛り込みましょう。「○月に掲載予定なので○月下旬ごろまでに」などざっくりした予定でOKです。謝礼の有無こちらはマストではありませんが、対象者によっては記載する必要があります。書籍を発売されたばかりの作家さん、化粧品を発売されたばかりの美容家の方、などがプロモーションにもなると考えられる取材にたいしては、無償でされていることが多いと思います。いった場合は謝礼は無しという全体で記載をしなくてもOKな場合があります。いった場合は、謝礼はありますか?と聞かれた場合に、プロモーションになるので謝礼はありません、と伝えましょう。謝礼金額が一律で決まっている場合は最初に書いてしまってもいいでしょう。謝礼を交渉次第で決めたい、という場合には、謝礼をお支払いします、程度の表現に抑えておいて、のちのち交渉していきましょう。以下に、簡単なメール例を記載しますので、参考にしてみてください。著者インタビューの例です。このたび、○○(書籍の名前)の発売に伴いまして、著者の○○様にインタビューをさせていただきたいと思い、ご連絡さしあげました。本書では、○○○(書籍の内容に触れる文面)と書かれており、ぜひ○○様に○○を伺いたいと考え、依頼させていただきました。○月号の○○(掲載メディアの名前)に掲載予定ですので、可能でしたら○月ごろまでに取材させていただければと考えております。詳しい企画・掲載誌につきましては、添付の資料をご覧ください。ご検討、よろしくお願いいたします。適時変更を加えてご自由にご利用くださいませ。(4)最初のメールに添付すべきものは?最初のメールには、二つ添付するべきものがあります。一つ目は、簡単な企画書です。この企画書は、A4一枚程度がベストでしょう。ときどき、詳しく書けばよいと考えて何枚にもわたる企画書を書いてしまう方がいるのですが、長ければ長いほど、先方の時間を奪ってしまう、ということを認識して、シンプルに要点がわかるようにまとめるのがベストです。二つ目は、媒体資料です。雑誌なのか、ウェブサイトなのか、書籍なのか、掲載される媒体の資料を添付しましょう。ウェブサイトでしたら独自の資料を作っているところが多いと思いますので、それを添付するだけでOKです。雑誌でも同様に媒体の資料を添付します。雑誌の場合は、見本誌を送付させていただきます、とメール本文に記載し、郵送にて雑誌のカラーが分かる過去の雑誌を2冊同封して送るのもよいでしょう。有名な雑誌ではない場合、取材対象の方は、「どういった媒体にのるのだろう」「自分のイメージダウンにならないだろうか」など心配されると思いますので、取材対象の方を安心させるように、情報開示を積極的におこないましょう。(5)取材を受けるか断るかはファーストコンタクトで決まる?ここまで、最初のコンタクトの取り方について説明してきました。ところで、取材を申し込まれた側はどうやって取材を受けるか否かを決めるのでしょうか。自分の利益になるかどうか一つ目の判断材料は自分の利益になるかどうかです。その媒体が力のある媒体であり、宣伝効果が大きい場合、もしくは謝礼が充分に支払われる場合、などがこのケースです。二つ目は、取材を申し込む側の態度や熱意です。人間同士ですから、熱意をもってアプローチしてくれたり、誠実な態度が感じられたら心象はよくなるでしょう。できるだけ丁寧に失礼のないようにコンタクトをとる必要はあります。そもそも忙しかったり、取材は現在受け付けていない、という方も多数いらっしゃいますので、断られても、なんで断られてしまったのか、と悩む必要はありません。最初のコンタクトは緊張される方もいるかと思いますが、ファーストコンタクトをとらないことにははじまりませんし、慣れてくると気軽に行うことができるようになります。取材をしてみたいと思ったなら、この機会に是非、第一歩を踏み出してみてください。副業でも使えるおすすめ会計ソフト1位:クラウド会計ソフト「freee」もはやクラウド会計ソフトの界隈で知らない人はいない。それほどまでにシェアを広げているNo.1クラウド会計ソフト、それがfreeeです。freeeを利用している事業所数は100万を突破しており、提携しているクレジットカード会社・銀行の数が3630件以上、これは会計ソフトでナンバー1の数字です。あなたの持っているクレジットカード・銀行口座を登録することで取引明細を自動で登録!わざわざ手で振込先名や金額を打ち込む必要がありません。明細の仕分けを行うには、パソコンはもちろんのこと、配信されているfreeeアプリを使ってスマホ・タブレットからでも可能です。一度仕分けした項目は次回以降、同じ内容で自動登録します。アプリを使えば移動中の電車内でも経理作業を完了できるため、経理時間の短縮・コストの削減に必ず貢献します。iDeCo」にも対応。専用フォームが用意されており質問に答えるだけで申告書に自動入力してくれます。使えば使うほどあなたを楽にしてくれる、それがクラウド会計ソフトfreeeです。for:人気記事ランキングトップ10家で作業し続けるのは非効率!外で作業するのにオススメな5つの場所をご紹介します。乗り換えは簡単?会計ソフト同士の互換性とfreeeへの乗り換え手順まとめクラウド会計ソフトfreeeは自営業者やフリーランスでも利用できるのか?フリーランスはSNSで自分の仕事を発信すべき、それで得られるメリットが4つある。編集長プロフィール当サイトをご覧頂きありがとうございます。えふまが!編集長の「まるお(丸尾)」です。デジタルハリウッドでWEBデザインとコーディングを学んだのちフリーランスWebデザイナーとして活動しています。えふまが!は私個人が運営しているWEBメディアです。ワークというものをもっと身近に感じてもらうことをコンセプトとして発信しています。独立して仕事を始めている人や「これから独立してフリーランスになろうかな?」と思われている方、「まだ何も決めてないけど興味は持っている。」という方にも何かしらの出会いやインスピレーションを与えられるようなサイト作りを目指します。SNSは現在準備中ですがTwitterとLINE@/Feedlyを開始しましたのでお好きな媒体で読んでもらえると嬉しいです。