事前準備として、今回の会議の何がテーマになっているのかを確認します。事前に話し合いたい内容を理解しておかないと、当日その場の流れに任せることになるので、事前に確認を行うことはとても重要です。進め方・必要資料などを担当者に確認することも重要です。考慮して時間配分を決めます。メンバーで話し合う必要がないものは、メールなどで事前に配布したり、部内で回覧したりしておきます。議題やテーマなどが確定したら、事前に配賦資料などを事前配布し、各種検討を深めてもらいます。円滑な会議運営のために、あらかじめルールを決めておきます。禁止」「長い発言の禁止」などがあります。会議では、司会者やメンバーは議題から脱線せず、時間を管理しながら目的達成をすることを目指します。司会者は議事内容と時間管理を常に留意しなければなりません。そのためにも、発想や情報整理のためにブレーンストーミングなども活用しなければなりません。会議の最後に、目的を再度のべて結論として決まったことや、確認された情報、そして、その根拠を声に出して確認してください。大きく分けて2つあります。「議事録の作成およびメンバーの承認」「会議後の決定事項の再度説明」になります。会議の内容を分かりやすい形で残して置き、出席しなかった人にも分かりやすいようにしておくことと、再度確認など疑問点などをフォローアップしていく作業です。会議の手法の一つとして方法です。円滑な会議運営の手法としてよく取り入れられているので、事例としてご紹介させて頂きます。参加メンバーが互いの職責・役割・肩書きから離れて、自由で対等に、しかも具体的な意見を出し、考えることです。司会者(ファシリテーター)に求められるもの中立の立場で運営進行を行い、参加メンバーの討議が盛り上がり、深まるように支援する。気づきなどを共有するポイント1「最初に司会者と経営者でルールを決める。「特に方向性探しでは、否定的な意見は発言しない。「自由な発想でワークショップにのぞむ(こうあるべきだ!厳禁)」ポイント2「意見を記録し、見せ、残す」ホワイトボードを活用しメンバーの意見をファシリテーターがどんどん羅列で書き出す。メンバーは、「自分の意見を取り上げてもらえた」という安心感を持てる。どのような意見が出たかを、いつでもメンバー同士で確認できるようになる。文字で定着すれば、同じような意見が何度も出るということもなくなります。参加者の思考が凝り固まったときには、新たな視点を投げかけて、参加者の思考をゆさぶる役割が司会者には求められる。(具体的には他社・他業界の事例等で流れをつくる)※この時、演説をしてしまってはいけない。「こうあるべきだ」と熱弁をふるいたくなるが、逆効果になってしまう。ポイント4「参加者からの多様な意見を引き出すことに注意する。典型的なシーンは、「じゃあ、活動項目はこの2番目と5番目で行きますか?」と賛否を確認する局面や、「他に意見はありませんか?異論ないですか?」と問いかける局面は避ける。表情から意見のありそうな人を読み取ってその人としっかり視線を合わせ、「○○さん、どうですか?何か異論ありませか?」と投げかける。私達が社会に果たす役割だと考えています。