東京のWeb制作会社LIGLIGならできるおもしろいこと。カタカナ表記にこだわっております。LIGでプランナー&Webディレクターをしています。名前だけでも覚えて帰ってください!ところで、ビジネスシーンでは「打ち合わせ」が必要不可欠ですよね。打ち合わせの日程調整って、ぶっちゃけ面倒じゃないですか?先方に「アポの候補日」を送るとき、社内で同席する人の予定をカレンダーで確認して......空いている会議室を押さえて......候補日を先方に送るためにメールのテキストに起こして......その返事が来たら、確定日以外の「仮押さえ日」を全員のカレンダーから削除して......はあ〜〜〜〜......毎日のように、これに時間を使わなきゃいけないと思うと、クラクラしてきました。僕みたいなWebディレクターだと、デザイナーやエンジニアなど打ち合わせに同席する人が多くて、全員のスケジュール確認が毎回大変なんですよね。これで候補日を出せたから、次はメールを作成するか。以下の日程でいかがでしょうかっと。受付システムサービス「RECEPTIONIST」。「RECEPTIONIST」とは?ディライテッド社が提供する、来客対応を快適にするためのクラウド受付システム。内線電話を使わず、ビジネスチャットやSMSを利用して、直接担当者に来客を通知するため、来客対応業務が不要になる。IT/Web系を中心に導入する企業が増えており、現在の導入企業数は1800社を超えている。このサービスに「調整アポ」という新機能が登場したそうなのです!しかも無料!「調整アポ」とは?メールなどで行う、打ち合わせなどの「日程調整」を自動化してくれるツール。同席者のスケジュールや会議室の仮押さえだけではなく、先方に候補日を知らせるメールの作成などを自動で行ってくれる。これは朗報すぎる......!ということで、僕もさっそく使ってみることにしました。「調整アポ」の使用方法は?RECEPTIONISTへの登録まずは、RECEPTIONISTへの登録からはじめましょう!>>すでに登録済みの方はここを押してスキップ!<<はじめに、サイト右上にある「無料お試し」ボタンをクリックします。すると、このような画面が表示されるので、「メールアドレス」と「パスワード」を設定して登録していきましょう!登録したメールアドレスに「RECEPTIONIST」から「登録のご案内」のメールが届きます。右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックします。この画面にある内容を確認したら、「許可」ボタンを押しましょう。この表示が出たら、「調整アポ」を利用する準備は万全です!「調整アポ」を使って、面倒な工程を解消!「調整アポ」を使えば、めんどくさい日程調整の各工程が、一瞬で終わるんです!1.同席者との候補日選定や、クライアントへのメール作成を自動化https://liginc.co.jp/wp-content/uploads/2019/06/apo1-1.mp4まず注目したいのが、候補日選定からメール作成まで自動化される機能。「RECEPTIONIST」上では、以下の流れで煩わしい作業を自動化できます。先方のアドレスを入力すれば、自動で候補日のメールを作成&送信これ、予想以上に短時間で、アポ調整のメールが作成できちゃいます!!!いつもは10分以上かかるところを、1分くらいでメール作成できたような気分に......スケジュール管理ツールを使い、社内メンバーのスケジュールを共有している会社だと、上記2〜5までの手順は、いつもと同じ作業になるかもしれません。メンバーのカレンダーに、「(仮)候補日」と手入力していくのって、何気に手間ですよね。それが「調整アポ」を使えば、メンバーのスケジュールに、候補日が一瞬で反映されるんです。候補日についてのメールを自動作成してくれるので、仮押さえした日程をメモして、それをわざわざメールに書き写す必要もナシ。「内容に齟齬はないだろうか?」「正しい敬語になっているだろうか?」と考えながら、時間をかけてメールを作成しなくてもいいんです!「お客様へのご案内」として、「受付の場所」などを追記することもできます。メールのプレビュー機能があるので、「自動作成されたメールの文面」を確認することも可能です。「候補日のほかにも伝えたいことがある」など、オリジナルの文面でメールを作成したいときには、「日程調整用URL」のみを発行可能。やりとりがスムーズに!「調整アポ」を使えば、メールで候補日を受け取った人の手間だって省けるんです!相手には、このようなメールが届きます。シンプルな画面なので、相手は何をすればいいのか、わかりやすいですね。メールに添付されているURLを開くと、このような画面に遷移します。日程を選ぶと、この画面に切り替わります。メールを打つ手間なし!このように、候補日を受け取った人が行うのは、たったの4工程!手間がかからないので、忙しい相手でも反応してくれる可能性が上がるんです!つまり、よりスピーディに日程調整ができます!!!(そうしないと、同席者の日程も抑えたまま&他の仕事にも影響しちゃいますからね......)3.候補日仮押さえを自動で削除しかも、日程が確定すれば、仮押さえしていた他の候補日は、カレンダーから自動で削除されます。これでもう、「消し忘れて迷惑かけちゃった......」なんて、反省する必要はありません。それだけじゃないんです!!!先方が日程を選ぶと、自動で先方の元へ「確定メール」が届くようになっています。FUUUUUU――――!!!)4.「受付コード」の発行で、当日のご案内をスムーズに!それに、「受付コード」が自動で発行されることも「調整アポ」の魅力なんです。自社に来訪してくれたお客様は、「RECEPTIONIST」で受付を済ませていただく際に「受付コード」を入力するだけで受付完了となります。「仮押さえした候補日」を消す手間を考えたとき、それが必要ない「調整アポ」を使えば、時間をさらに短縮できるんです!無駄な確認作業がなくなるので、業務に集中して取り組めるメリットが手に入るオマケ付きです!まとめアポ調整の工程を大幅に削減してくれる「RECEPTIONIST」の「調整アポ」。これを利用すれば、候補日を提示する側だけでなく、候補日を受け取る側もスムーズに日程調整を行うことができます。「調整アポ」のメリット同席者のスケジュールに、候補日を一瞬で仮押さえできる!候補日提案のメールを作成する必要なし!候補日を受け取った側は、URL先の日時を選択するだけ!確定した予定以外は、同席者のスケジュールから自動削除!発行された「受付コード」で、来客者はスピーディな受付が可能!「調整アポ」を利用するだけで、これだけのメリットを受け取れるんです。POSTLIGへの自由なメッセージお待ちしています頂いたご意見への回答は行っておりません。