メールワイズとはホームコラムメールの書き方その後の付き合いを円滑に!謝罪メールを送るときのポイントと例文【メール文例付き】その後の付き合いを円滑に!謝罪メールを送るときのポイントと例文【メール文例付き】2018.10.25メールの書き方ビジネスにおけるトラブルは早期解決が鉄則どれだけ慎重に日々の業務をこなしていたとしても、ミスや行き違い、トラブルなどが起こる可能性をゼロにすることはできません。そのため、問題が起こったときに、いかに迅速に解決するかが重要になってきます。問題を先送りにしたり、問題解決に時間がかかったりすると、さらに信頼を失っていく可能性が高くなるからです。プライベートな人間関係であれば、時間が問題を解決してくれるということもあるでしょう。ビジネスにおいては、そのようなことは起こりません。両者の信頼と利害関係によって、関係が築かれているわけですから、「信頼できない」「ここと付き合うことはマイナスになる」と相手が判断すれば、今後の付き合いがうまくいかなくなってしまいます。この記事を読んで、ビジネスにおける謝罪メールの書き方を改めて見直し、トラブルをリカバリーする技術を向上させましょう。誰かに面と向かって謝罪をするというのはとても緊張するものです。ビジネスにおいては、「問題を起こしてしまったら、相手先に出向いて対面で直接謝罪する」というのが1つ目の基本です。いえ、すべてのトラブルに対して必ず直接謝罪するというのは難しいでしょう。相手にも時間を作ってもらわなければならず、かえって迷惑になることもあります。そこでメールや電話を使って謝罪を行うケースがでてきます。ここで押さえておきたいのは、謝罪は直接が最善、電話は次善であり、メールは最も簡易な謝罪方法であることです。会えない場合はまず電話で謝罪し、改めてメールでお詫びをしましょう。ビジネスにおける謝罪の基本の2つ目に、「スピーディであること」が挙げられます。問題を起こしてしまったら、すぐに相手に報告し、謝罪することが大切です。しても連絡が取れないなど、メールを利用し、スピーディに一報を伝える必要がある場合もあります。前述のとおり、メールでの謝罪は、あくまでも簡易的なものです。重大なトラブルである場合は、メールで取り急ぎの報告と謝罪をした後で、改めて日程調整をして、直接謝罪に訪問することになります。謝罪メールを送る際のポイント謝罪のメールは、受け取った相手がわかりやすい文面で書くことを意識しましょう。次のポイントを意識することで、スマートなメールを書くことができます。内容を含まない・長くなることがわかっている場合は、冒頭に「長文でたいへん恐縮ですが」といった断り書きを添える適切でない内容のメールを送ってしまうと、かえって先方の不興を買ってしまいかねません。素早く対応することも大切ですが、慌てて書くのではなく、しっかり内容を確認するとともに、上司のチェックを受けたりしてから送信するようにしましょう。社外とのトラブルが起こってしまった場合、適切な謝罪をしなければ、今後の取引にも影響が出てしまいます。失礼がないように十分注意しましょう。メールを書く際は、誠心誠意謝罪するとともに、いったい何が起こってしまったのかという事実と、なぜそのようなことが起こってしまったのか、今後どのように対処していくのかについて、わかりやすくまとめます。メールを書く際は、誠心誠意謝罪するとともに、いったい何が起こってしまったのかという事実と、なぜそのようなことが起こってしまったのか、今後どのように対処していくのかについて、わかりやすくまとめます。申し訳ないという感情が置き去りでもいけませんが、感情だけが書かれた謝罪で失われた信頼を取り戻すことはできません。言い訳がましくなってしまったり、社内の別の人間のせいにしたりしないよう、責任を持って対処するように心掛けましょう。社内向けの謝罪メールであっても、ミスをしてしまったのであれば、社外に対するときと同じく、どのような問題を起こしたのか、なぜ起こしたのかについて明記する必要があります。今後の対応策、予防策については、上司やチームメンバーと相談しながら決めることもできるでしょう。すれば同じ間違いを起こさずに済むのか、しっかり話し合った上で、迷惑をかけた人に対して報告するようにしましょう。謝罪メールの書き方トラブルの内容によっては、「こちらにも非はあるが、相手にも悪いところがあった」と感じる場合もあるでしょう。謝罪メールはこちらの非を認めて相手に許してもらうことを目的とするものです。「相手にも悪いところがあった」という気持ちで書くと、文面にもそのようなニュアンスが出てしまうことがあるので気を付けましょう。自分側に非があるのであれば、その事実を真摯に受け止めて謝罪することが大切です。謝罪メールでは、低姿勢をくずさないようにしてください。ミスへの対応についても、「◯◯します」ではなく、「◯◯してよろしいでしょうか」と言い換えるなど、相手に判断をゆだねたり、お願いしたりするニュアンスの表現を心掛けるようにします。これによって、表現をやわらげるとともに、相手を尊重しているという姿勢を見せることができるからです。社外・社内に向けて謝罪のメールを送る社外向け・社内向けの謝罪メールの文例をご紹介します。謝罪の基本を守ってメールを送りましょう。いつも大変お世話になっております。株式会社△△の▲▲です。納品が遅れており、大変ご迷惑をおかけしております。当方の手違いによりこのような事態になりました。深くお詫び申し上げます。早急に緊急手配を行い、本日の15時までに弊社へ納品される予定です。商品が到着し次第、貴社へ直接お届けいたしますが、よろしいでしょうか。管理体制を見直し、チェックを徹底していく所存です。ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。