メールのルールを浸透させる方法メールのルールを浸透させる方法Tweetビジネスメールのプロに質問!自分のチーム内ではある程度、メールのルールを共有していますが、なかなか浸透しないので困っています。やってルールを作ったら良いでしょうか。やったら、浸透するでしょうか。平野友朗からの回答チーム内で、メールのルールを共有することは、非常に難しいです。新入社員ならまだしも、ある程度の社歴があれば、それぞれに「自分ルール」があるはずです。良かれと思ってそのルールで運用しているわけですから、自分は正しいと思い込んでいるのです。「そもそも君はそのルールを守れるのか」などと、くってかかられ、まったく浸透しないことがあります。遠回りになるかもしれませんが、外部の専門家などを入れ時間を掛けてルールを浸透させていくのもよいでしょう。しても社内の人間が言うと、ルールに反発をしてしまう。それを現場でたくさん見てきました。社内の人間がルールを浸透させるためにはそれでも社内でルールを作らなくてはいけないケースもあります。その場合は、「なぜならば」「相手がどう感じるか」を大事にしてください。添付ファイルを送るときに、2MB以上の場合は相手の環境を確認する。そのようなルールを作ったとしましょう。そのルールを文章で配っても、実施する人は少ないでしょう。理由が書かれていないからです。「大手企業などでは、一人あたりのメールサーバーの割り当てが小さいケースがあります。500MBというケースもあります。その場合、メールサーバーが一杯にならないように、受け取れるファイルサイズの上限を定めているケースもあります。あなたが受け取れるから、相手も大丈夫だろうと思って10MBのファイルを添付したとします。相手がそれを受け取れないこともあるのです。なると、そこでコミュニケーションが分断してしまいます。2MB以内で受け取れないという話は聞いたことがありません。添付ファイルの条件は2MBとして、臨機応変に対応するようにしましょう。」このように理由があれば、相手も納得します。ただのルールを並べるのではなく、理由もしっかり伝えてください。相手がどう感じるかビジネスメールは「○○が絶対的な正解」のように答えがあるものではありません。そのため、多くの方が感じている。取り組んでいるものが正解だと言えます。自分が「なんとも思わない」という事象があったとしても、相手が嫌だと感じる可能性もあります。メールのコミュニケーションは、相手の反応が見えません。知らぬ間に相手が不快に思っている可能性もあるのです。相手がどう感じるのかも考えた上で、ルールを作りましょう。