返信のとき件名を変える?変えない?返信のとき件名を変える?変えない?Tweet返信するとき、件名を変えるべきかメールの返信をするときに、件名を書き換えるべきか迷う人も多いようです。「件名が変わっていると、返信だと気が付かない」いろいろな意見があるでしょう。一般的にどのように処理をしている人が多いのか。そこから整理していきましょう。質問:ビジネスメールを返信するときに「Re:」を削除して件名を変えていますか相手から受け取ったメールを返信する際、自動的に件名につく「Re:」を削除して件名を変えているかという問いに対しては、「変えている」(15.75%)、「変えていない」(82.63%)、「わからない」(1.62%)という結果になりました。「Re:」を残したまま返信する人が多数派といえます。古いデータですが、ご了承ください。私(平野友朗)自身も、件名は原則変えずにやりとりをしています。その理由も含めて、返信のときに件名を変えてはいけない3つの理由をお伝えします。【理由1】「Re:」によって返信かどうかを知らせる「Re:」がついていれば返信メールだと判断がつきます。逆に「Re:」がついていなければ新規のメールだと判断されます。返信メールによって、仕事が前に進みます。その前に、こちらの何かしらのアクション(メール)があるはずです。質問なのか、相談なのか、苦情なのか、要求なのか、お礼なのか。こちらの「伝えたい」という行動に対する相手のリアクションが、返信となって返ってくるわけです。返信メールは、その受信者にとっても意味深いものです。「Re:」がついていないものは、新規のメールです。メール、メルマガ、迷惑メールなども含まれます。自分に関係のないものも含まれているということを、受信者は知っているのです。人によっては、新規メールよりも返信メールの優先順位を上げて読みます。「Re:」はつけたままにするべきでしょう。【理由2】ツリー構造が崩れる!?メールソフトによりますが、「Re:」をとってしまうことでツリー構造が崩れてしまうことがあります。ツリー構造の例ビジネスメールセミナーのお知らせ┗Re:ビジネスメールセミナーのお知らせ崩れたツリー構造の例ビジネスメールセミナーのお知らせセミナーのお誘いありがとうございますこのようにツリー構造が崩れてしまい、新規のメールに見えてしまうことがあります。相手のメールの管理を邪魔しているようなものです。そのため、一部のIT系の方からは疎まれている行為です。それによって受信者は、メールを見逃したり、対応が遅れる可能性もあります。対応が遅れるということは、送信者にとってもデメリットが生まれます。お互い損をする可能性があるので使わない方がいいですね。一部のマナー講師は「毎回、件名を変えましょう」と指導しています。件名の中に「様」がついていたら、それも削除するように指導しています。ビジネスメールはコミュニケーションの道具です。効率を著しく落とすのは意味がありません。逆に、不快感を与えても意味がありません。毎回、「様をつける」、「様をとる」。このように書き換えているならば、そこには時間というコストが発生しています。メールの通数が1日1通ならば、それでもいいでしょう。1日10回そのような作業をしたならば、数秒は無駄になっています。それが積もり積もると、大きなロスに繋がります。結論・・・「Re:」はつけたままでOK以上、3つの理由から「Re:」は付けたままにするべきだと言えます。最終的な判断は「相手を見て」がベストです。メールをほとんど使わない人が相手ならば、「この『Re:』ってなんだろう?」「何かの間違いなかぁ」と思う可能性もあります。いった相手には、「Re:」をつけないことが配慮になります。