そのシンボルともいえる黄色いトラックは、半世紀以上もの間、関西の街を走り続け、飲食店や病院に配達している。2013年からは自社にケーキ工場を備え、オリジナルケーキも製造・販売している。OSのサポート終了に伴い、販売管理システムの入れ替え時期を迎えていた。システムの担当者は、専務取締役の小浜氏。システム会社の変更を視野に入れ、複数の企業から情報を取り寄せていた。「以前のシステムは、何をするにもガチガチに作りこまれていて自由がきかない。販売管理の分析も思うように使えず、請求書発行システムのようでした」。高い柔軟性と無駄のない機能。デモを見た瞬間に違いを実感アイルの営業担当者が小浜氏にコンタクトをとったのは、まもなく入れ替えるシステム会社の最終決定が下されようとしているときだった。小浜氏は当時をこう振り返る。「営業の方があまりにも熱心なので、話を聞くだけなら、と思って軽い気持ちでお会いしたんです」。候補が変わることはないだろうと考えていた小浜氏。ところが、「アラジンオフィス」のデモ画面を体験した途端、状況は一変する。「柔軟性がありシンプルな標準機能で、業務にフィットさせられるシステムだと直感しましたね。以前のシステムは実績表ひとつとっても、見たい切り口の帳票が作成できない。それでいて、使わない機能がたくさん盛り込まれているので、決して安くはありません。「アラジンオフィス」が稼働後、同社に起きた大きな変化は、得意先の分析ができるようになったことだ。「得意先ごとの利益率がひと目で分かるようになったことで、隠れていた赤字取引が可視化されました。売価管理ができるようになってからは、収益も改善しています」(小浜氏)この効果をもたらしたのが「汎用集計表」だ。これは、さまざまな切り口で帳票を作成できる、高度で自由度の高い集計機能のこと。「アラジンオフィス」の標準搭載機能である。「汎用集計表」による効果は、分析だけではない。「以前のシステムでは希望通りの帳票が出力できず、自作ソフトを使って集計し直していました。1つの帳票を作成するのに2、3時間ほどかかっていましたが、今は『汎用集計表』のおかげで、わずか1分です。行う際は、クリップボード機能を活用します。出力データをそのままエクセルに貼り付けられるので、とても便利ですよ」と続ける。ドライバーの業務負担も大幅に軽減されたという。以前はピッキングの前に、納品書を一枚ずつ確認して、手計算しながら商品と数量を把握していたが、それが不要になった。「汎用集計表」によって、配達ルートごとのピッキングリストが作成できるようになったからだ。ドライバーは、リストをもとにピッキングを行えば良い。これは、配送ミスの減少にもつながった。手入力していた商品単価の変更や、入金消込処理が瞬時に可能に同社では導入後も、必要に応じてカスタマイズを行ってきた。得意先の商品単価の一括変更を可能にしたことで、数十店舗を持つグループ企業の場合でも即時に変更できている。価格改定が多い業界ゆえに、削減された負荷は大きいという。入金消込処理は、以前までシステムで”得意先の選択“と”金額の入力“を何百回と手作業で繰り返していた。自社で従来から利用している入金消込リストをシステムに取り込めるようにしたことで、手入力が不要になった。最近では、インフォマート(企業間取引の受発注プラットフォーム)とのデータ連携機能を追加。取引拡大に伴って増大した入力作業を自動化した。これから活用を予定しているのは、システム上で値上げ・値下げの案内書の作成・管理を行う機能。今後の価格改定に備えて行ったカスタマイズだ。「事業環境の変化にシステムを対応させられることは、当社のような規模の会社にはとても重要なこと。小浜氏はこれまでさまざまなシステム会社と付き合う中で、相談するたびに繰り返される、「これが仕様です」「カスタマイズにはお金がかかります」という型どおりの回答に大きな不満を抱えていた。ところが、アイルの対応は違ったという。「アイルさんへ何かの相談をすると、まずはお金をかけずにできる方法を考えて提案してくれるんです。細かいところまで話し合うので、認識の相違も起こりにくい。他のシステム会社にはドライな印象がありましたが、アイルのサポート担当者は人情深く、自社のシステム担当者とも和やかにやり取りをしていて、対応にはとても満足しています」(小浜氏)コミュニケーションの積み重ねが、同社の業務にフィットするシステムへとつながっている。EC「アラジンEC」の導入を決定し、「アラジンオフィス」との連携準備を進めている(2019年6月時点)。運用が始まれば、深夜に入った注文の処理を行うための、事務スタッフの早朝勤務が不要になる。「Web受注は、5年ほど前から得意先の要望がありました。満を持して導入が決まり、安定稼働している『アラジンオフィス』と連携させることで受注処理が大きく効率化され、理想の業務環境になると思います」と小浜氏は大きな期待を寄せる。「アラジンEC」の導入に合わせて、「アラジンオフィス」を使える端末も増設予定。事務スタッフに限らず、全員で使いこなせる体制を整えていくという。「これまではどの社員も、さまざまな業務を行う“何でも屋さん”状態でした。システムを活用して自動化や合理化がさらに進むことで、それぞれが本来の業務に集中できる環境が生まれます。すれば、各社員がより専門性を高められ、営業の新規開拓など、より付加価値の高い仕事にも取り組める。古くから続いてしまっている無駄な慣習を少しずつなくし、時代に合った企業に成長させていきたいですね」。ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム「アラジンEC」5000社以上のBtoBノウハウで企業間の受発注業務に特化した貴社専用のECを構築することが可能です。ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システムです。