事前に協議して決めた交渉事項を記した団交申入書を作成し、相手方に提出します。口頭でも有効ですが、のちに申入れがあった・なかったのトラブルが発生しる危険性もありますので必ず文書で行い、回答も文書でもらうようにします。団体交渉申入書には、団交での協議する事項、希望する日時・場所、組合からの出席者、申し入れに対する回答期限、労組の窓口担当を記載します。会社側の出席者は、団交議題について決定権を持つ者の出席を要求します。団体交渉は労働組合法第七条で正当な理由がなくて拒むことはできないことを申し添えます。