「タスクリストの作業が溜まる一方...」こんなお悩みはありませんか?僕もかつては悩んだことがあります。タスクリストを書くにあたり、ある点を意識し、工夫をしたところ、その悩みは解消されつつあります。今回はタスクリストを書くにあたり、意識した点についてお話をしたいと思います。「タスクが予定通りに終わらない」が発生するのか?タスクが予定通りに終わらない原因はいろいろとありますが、僕自身の経験や友人から相談を受けた結果をもとに主な原因をあげると以下のようになります。1タスクを終わらせるに必要な時間の見積がない。過少に見積もられている。2そもそも予定のタスクが多すぎる実は、1と2は関連しております。原因を一言でいうと、「タスクを終了させるに必要な作業時間を超えた状態で、予定を組み、タスクリストに書いているから」とも言えます。「実はタスクリストを書いた本人は、その状態に気付いていない」ことが多いのです。そのようなことが発生するのか?まずはその原因について考えてみましょう。「時間が見えない」ことが起因している具体的な例を用いて原因を考えてみましょう。本日の予定として以下の作業をタスクリストに書いたとします。1顧客Aからのメールでの問い合わせに対する返信2顧客Bへの見積書の作成3週次報告の作成4部長から依頼された調査資料の作成5課長から依頼された売上情報の集計6顧客(10社)への来週のセミナーの出席有無の確認7これ以外に1時間の会議が2本予定されているよくある例をあげたこのタスクリスト!今日の予定として書いておりますが、「就業時間内に終えることが可能かどうか?」と聞かれたらどのように判断しますか?「分からない」ですよね?なぜなら、「それぞれの作業にかかる所要時間の見込みがどれくらいなのかが見えない」からです。ほとんどのタスクリストには作業時間の記載がありません。「メールの返信」などの予定時間が決まっていな作業を備忘録的に記載している場合がほとんどでしょう。「メールの返信」といった作業も意外と時間がかかる場合が多く、顧客への返信のための文章を推敲しながら書くと、10~15分は当たり前のように過ぎ去ってしまうものです。「所要時間が見えない作業に時間を取られてしまい、しかも、所要時間の見積がないために、それに気付いていない」ことが大きな要因ではないでしょうか?意外と使える時間は少ないものところで、一般的な終了時間は9時~18時の8時間勤務ではないかと思います。いえ、8時間をタスクリストに書いた作業に全部使えるわけではないでしょう。上司や職場の同僚から質問をされたり、メール処理を行ったりとタスクリストに書いた以外の対応に30分~1時間程度は使うのではないでしょうか?となると、その時間を考慮すると、残業せずに本日の予定の作業を終えようと思うと、「全ての作業を7時間以内で終える必要がある」ことになります。「使える時間は意外と少ないもの」です。仮に、先に書いた作業の所要時間の見積が仮に以下の通りだったとしましょう。1顧客Aからのメールでの問い合わせに対する返信(10分)2顧客Bへの見積書の作成(30分)3週次報告の作成(20分)4部長から依頼された調査資料の作成(2時間)5課長から依頼された売上情報の集計(2時間)6顧客(10社)への来週のセミナーの出席有無の確認(1時間40分)7これ以外に1時間の会議が2本予定されている(2時間)これを合計すると8時間40分。7時間を1時間40分超えた予定となっています。8時間40分をずっとタスクリストに書いた作業にかかれるわけではなく、しかも、割り込みなどにより作業は予定通りに進まないもの。なると、8時間40分よりもはるかに多くの時間が必要となります。使える時間は少ない状況のなかで、所要時間が見えないままにタスクリストに作業を記載......このような状況で進めてしまうと「予定の作業が終わらない!」となってしまい、ストレスが溜まってしまう状況を作りだしてしまいます。OK!まずは作業時間の見積を行おう!このような状況を解消するには、ざっくりでいいので、まずはタスクリストに記載した作業の所要時間を見積もることです。ポイントは「ざっくりと!」です。最初のうちは精度が低いのは当たり前。精度は気にせずに「ざっくりと!」見積もりましょう。作業の所要時間を見積もることで「時間内に終えることができるのか?作業分担の調整、もしくは残業が必要か?」の判断ができるようになります。判断ができると、ストレスも少なくなります。タスク管理をうまくやるには、以下の3つを「可視化」することが必要となります。次回もお楽しみ!ブログランキングに参加しております。よろしかったらクリックをお願いいたします。