・メールがどんどん溜まっていく!・返信しないといけないメールってどこに行ったっけ?・過去に来たメールを探したいが、うまく見つからない!etc.......このようなメールに関する悩みを持ったことはないだろうか?僕も以前は同じように悩んでいた。そのため、必要なメールを探し当てるのに、10分や20分と時間がかかることも.......この時間って無駄である。上司から「このメールの件、どうなっているんだ?」と確認があったときに、すぐに返信できないと心地が悪くなることも.......(苦笑)そこで、メールの整理方法について、自分なりにいろいろと工夫をしてきた。その結果、考え方としては、これから紹介するやり方に落ち着いた。この整理の考え方をメールの整理に悩んでいる知人に紹介したところ、思いのほかに好評だった。知人はGmailを使っているため、Gmailの整理方法について知人に紹介を行った。今回はGmailの整理に関する僕のやり方を紹介したい。Gmailの整理の仕方についてはそれぞれこだわりがあるとは思うが、しばしのお付き合いをお願いしたい。ポイントは、一目でわかる状態をつくること受信トレイに大量のメールが溜まっていることは、よくあることだ。大量のメールが溜まっていると、それだけで探し当てる気が失せる。ひとつ一つのメールを表示して内容を確認するのも時間がかかる。そのため、検索機能を使うことになるが、検索を行うにしても、探し当てるのには一苦労だ。「Gmailを見たときに、一目でわかる状態をつくる」ことが、メール整理の考え方の大きなポイントとなる。受信トレイを"からっぽ"にする!多くの方が述べているように、僕も受信トレイを"からっぽ"にすることを原則にしている。すれば、「受信トレイに残っているのは、何らかのアクションが必要なメール」ということがすぐ分かる。何よりも受信トレイに何も残っていないと、本当にすっきりする。精神衛生上も本当に良い!「受信トレイを空にする」ために僕が行っていることは、1ラベルの設定2アーカイブの2点だ。"ラベル"とは"フォルダ"みたいなもの。ラベルをつけることで、どんなメールなのかが判別しやすくなる。ちなみに、僕の場合は、ラベルの設定にはフィルタ機能を活用しているが、フィルタの設定について、僕は以下の考え方に基づき行っている。・返信を行う必要のある重要なメール→ラベルをつけ、受信トレイに残す・スルー可能なメール→ラベルをつけ、受信トレイをスキップさせるまた、返信を行った後はメールをアーカイブしている。することで、受信トレイには未読か返信など、何らかのアクションを起こす必要があるメールのみが残ることとなる。受信トレイがものすごくシンプルになるので、アクションを起こすにしても非常に楽だ!受信トレイを"からっぽ"にするメリット!受信トレイを"からっぽ"にするメリットは以下の通りである。1.見落としが激減する基本的には受信トレイのみを確認すればよい。チェックすべきメールが激減するので、それにともない、見落としが激減する。・未読メール・返信が必要なメール(既読)となる。受信トレイをみれば返信すべきメールがすぐ分かるので、対応がしやすい。3.処理完了までの時間が圧倒的に短いあらかじめ分類されているため、チェックする箇所が少なくなる。そのため、処理完了までの時間が圧倒的に短くなる。今回はGmailで述べたが、Outlookでも同じ考え方で対応可能である。次回もお楽しみ!ブログランキングに参加しております。よろしかったらクリックをお願いいたします。