全文引用か、部分引用か。[2012.03.29]全文引用か、部分引用か。みがきあゆみ/ライターメールの返信時に相手のメール文をどこまで引用するべきか...。全文を引用するか、一部の引用に留めるか、全く引用しないか。その長所・短所を知ったうえで、使い分けましょう。●引用するかどうかは返信速度で判断テキスト形式のメールの場合、メールソフトのツールバーにある「返信」あるいは「全員に返信」ボタンを押すと、自動的に相手のメール文の行頭に「>」という記号が付きます。相手のメールに返信する際、多くの場合、メールソフトの設定が相手のメール文をインデント記号と共に引用する様式になっているので、相手のメール文を含んだ形で、その上に自分のメール文を書いて返信することになります。相手のメール文を引用しない設定にしているケースもあり、返信の仕方は人によって異なります。相手のメール文を引用するかどうかを判断するうえで、一つの目安になるのが、返信速度です。相手も自分も、ほぼリアルタイムでスピーディーに返信ができる状況であれば、相手のメールの内容が把握できているので、相手のメール文を引用しなくても、特に支障なくやり取りを進めることができます。返信までに時間がかかる場合は、相手のメール文を「履歴」として残しながら、やり取りを進める方が間違いがありません。相手と何往復もやり取りが続くような場合も、双方のメール文を引用して「履歴」を残しながら進めると、過去のやり取りにさかのぼるときも確認がしやすいです。相手のメール文を全て引用し、やり取りの全過程を残すスタイル。やり取りに必要な部分だけをピンポイントで抽出し、それに対する意見や対応を述べるスタイルです。※引用は相手のメール文を添削しているような印象を与え、好ましくないとして、相手のメール文を引用しない返信スタイルもあります。※ポイントになる部分のみ「部分引用」でコメントし、最後に確認用に相手のメール文を「全文引用」して返信する「部分引用+全文引用」の折衷スタイルもあります。「新商品の開発秘話」というテーマでお願いします。原稿はテキスト形式でお送りください。返信例テーマの件、問題ありません。ご指定の形式があれば、お知らせください。テキスト形式でお願いします。<ワンポイント>携帯メールとの使い分け社外にいることの多い相手とは携帯電話からパソコンへ(あるいはその逆)メールのやり取りを行うことも多くあります。携帯メールでは文字数が短くなりがちなので、メールの冒頭に「携帯から失礼します」「携帯からメール送信します」のひと言を添えておきましょう。広島を拠点に官公庁冊子や企業の記念誌、社内報、PR誌の編集・制作に携わる傍ら、メールマガジン「仕事美人のメール作法」を配信。忙しい中小企業の担当者のために。ページの先頭に戻るシリーズ記事2011.10.31メールの自己主張ほどほどに。メール術(20)2012.02.27返信が大幅に遅れてしまった時のお詫びと対応策を考える。メール術(22)2012.03.29全文引用か、部分引用か。知っておきたい、10の基礎知識。知っておきたい、8の実践策。