電話の受け方ひとつで会社の印象が大きく変わる...と言われるくらい電話応対は大切な仕事です。新入社員だと緊張して満足な応対ができないこともあります。相手が名乗らない相手の声が聞き取りにくいなど想定外のことが起きてしまうことだってあるでしょう。保留・転送の仕方クレームまではいかないちょっと困ったときの対応法などについて具体的なフレーズ例とともに紹介していきます。筆記具、メモの準備をしておきましょう。電話機の基本的な操作確認をしておくと、とっさの対応でも少しは落ち着いてできるようになります。デスクに、操作方法を箇条書きした付箋を貼るなどして、頭が真っ白になりそうなときの備えもしておきましょう。具体的な取り次ぎの流れも確認しておくと安心です。(後ほど一般的な流れを紹介しています。筆記用具とメモはすぐに取り出せる場所に常備しておきます。伝言メモの書き方やおすすめのメモ型付箋についてはこちらの記事でくわしく紹介しています。会社の電話での伝言メモの書き方!基本の電話対応時フレーズも電話の受け方まず、電話は3コール以内(3秒以内)に出るのが基本です。こちらが電話に出るまでに相手をなるべく待たせないために3コール以内に電話に出ることを徹底しましょう。(自分の名前)でございます。(自分の名前)でございます。(自分の名前)でございます。(自分の名前)でございます。申し訳ございませんという気持ちを言葉に乗せて応対するとよいですね。□□部の○○でございますね、少々お待ち下さいませ。応対し、この後は、保留ボタンか転送ボタンで担当者につなぎます。保留は、電話を一時的に待機状態にしたい時に使います。相手にはメロディが流れます。保留ボタンを押して担当者に声をかけます。保留したまま内線番号をダイヤルして取り次ぎを行います。○○さん、■番に、◇◇様からお電話です。該当の外線番号を必ず伝えることです。保留状態の外線も複数生じる可能性があります。そんな場合に担当者が間違った外線番号の電話に出てしまうことを防ぐためです。担当者が該当する外線番号のボタンを押したら、取り次ぎは完了です。別のフロアなど離れた場所にいる担当者に取り次ぐ場合に使います。保留と同様に、電話が一時的に待機状態になり相手にはメロディが流れます。転送ボタンを押し、転送したい担当者の内線番号をダイヤルして取り次ぎを行います。○○さん、◇◇様からお電話です。このまま転送しますね。転送することともに、誰からの電話であるかを伝えます。担当者が了承したら、そのまま受話器を置きます。すると担当者の電話機に外線が転送されて、担当者は通話を行うことができます。会社によって・電話での取り次ぎ方法が違う・電話機が違うため操作方法も異なることもあるので、必ず確認してください。保留で取り次ぐと誤って別の外線番号に出てしまうこともあるため、転送の使用をすすめられることがありました。電話を切るときまで気を抜いてはいけません。!と切ってしまうことで、それまでのせっかくの応対が水の泡となってしまう可能性もあります。優しく置くことを心がけるようにします。電話の切り方のくわしいマナーについてはこちらの記事をご確認ください。「○○さんに代わって」などといきなりお願いされる場合があります。そんな場合でも、基本的には相手の会社名と名前を確認する必要があります。(でないと、名指し人に引き継ぐことができないからです。)失礼ですが、御社名とお名前をうかがってもよろしいでしょうか。失礼ですが、御社名とお名前をお聞かせいただけますか。相手のせいで聞こえないという表現は控えることがポイントです。お電話が少し遠いようでございます。恐れ入りますが、少しお電話が遠いようなので、もう一度お願いいたします。「聞こえない」と言ってしまうと相手のせいのように感じられ失礼にあたります。少々電波状態が悪いようなのですが。お電話が少し遠いようなのですが。それでも、聞こえにくい場合、もしくは聞こえない場合は恐れ入りますが、私どもの電話では、お客様の声がとぎれがちでございます。一度切らせていただいてからかけ直しますので、少々お待ちいただけますでしょうか。恐れ入りますが、お電話が遠いようでございますので、一旦切らせていただきます。伝えて受話器を置き、着信履歴から相手の番号にかけ直しましょう。聞き返すとき再度お伺いをたてる前に、お詫びの一言を添えることがポイントです。申し訳ございませんが、お名前をもう一度お聞かせいただけますか。恐れ入りますが、もう一度お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。まとめ顔が見えないやり取りだからこそ気を付けておきたい電話のマナーを紹介しました。相手の機嫌を損ねたりトラブルになったりする可能性もあります。事前に準備できることは、しっかりと準備しておきましょう。同僚とシュミレーションしてみるなどして慣れておくことをおすすめします。ビジネス電話での基本的なマナーについてはこちらの記事で詳しく紹介しています。↓↓↓ビジネス電話のかけ方の一般的マナー!かける前の注意事項や具体的対応例とは?それでは最後までお読みいただきありがとうございました。(必須)ウェブサイト上に表示された文字を入力してください。「この書類、取引先に郵送しといて。「大事なものだから折らないようにね。頼まれて渡されたA4書類。...気になりますよね。2018正しい大人の歩き。