いう名の”町のお肉屋さん”だったプレコフーズは、現在約2万軒の飲食店に食材を届ける、首都圏最大級の総合食品商社に成長。食肉をはじめとした8,000種類以上の商品アイテムを取り扱い、1994年の「プレコフーズ」発足から2017年時点まで連続で増収。徹底した衛生管理体制と充実した配送ネットワークを備え、個人経営店を中心に、立ち上げたばかりの若い飲食店などもサポートしている。20年以上連続増収の陰で、仕入管理業務が急増。抜本的な改革が急務にシステムプロジェクト責任者の藤野晴久氏は、「当社が飲食店さまの”冷蔵庫”となれるよう、使う分だけの新鮮な食材をお届けしているのが特徴。「仕入先にも細かく納品してもらっていることで明細量が多く、事務作業に掛かる労力は限界を超えていた」と話す。200社以上の仕入先と、食肉部門だけで都内6か所(※2018年1月時点)に配送センターを持つ同社。数年に1センター増えるという急成長の中、明細行数は1か月3万行にも及ぶ。その膨大な量の明細を管理していたのが、購買部だった。検品データの誤差を確認する「納品書の突き合わせ業務」、さらに、請求書の金額と検品データの誤差を確認する「請求書の突き合わせ業務」を担っていた。食肉は重量検品が必要で、単位をポンドからキロに換算する際などに請求額と検品データの誤差がどうしても生じる。「データと明細を1行ずつチェックする日々。責任の重さと作業量の多さに、気の遠くなる思いだった」と振り返る。仕入先やセンターの増加に比例して作業量が急増する中で、都度人員を補充するのではなく、根本的な業務改革が急務だった。購買部を救うべく、2015年に仕入先との発注・請求取引をシステム化する業務改善プロジェクトが始動。システム会社の候補に挙がったのが、元々基幹システムの提案に来ていたアイルだった。「アイルは食品業界の知識があり、要件定義を一緒に洗い出してくれ、我々が気づいていないことも提案してくれた。絶対に失敗できないプロジェクトなので、担当の方と安心して付き合えるかを第一に重視した」と話す。基幹システム自体は自社開発で続投することになったが、新たに構築する発注システムは基幹システムとの連携が必須。ECシステム「アラジンEC」の導入を決めたことで、システム担当者の古田一也氏は、「業界やシステム連携の知識があるアイルとのやり取りはスムーズだった」と振り返る。業務改善プロジェクトの大きな目的は、購買部の業務を圧迫していた「発注業務」と「納品書・請求書の突き合わせ業務」を改善することだった。そこで同社は、カスタマイズ可能な「アラジンEC」を最大限活用し、自社独自の業務フロー改革を行った。発注業務については、発注情報を「アラジンEC」を通して仕入先に通知し、仕入先から納期と在庫を加味した入荷予定一覧をシステム上で返信してもらう仕組みを構築。以前は、仕入先によって電話・FAX・メールを使い分けて発注し、在庫切れや納期遅延があると連絡のやり取りが発生していたのが、システム上でスマートに完結するようになった。取引を正確にすべく仕組み化する姿勢が、仕入先との関係性強化にさらに同社は、仕入先からの請求を受け購買部のみで膨大な量の明細をチェックしていたのを、自社と仕入先で確認し合うフローに変更した。納品後は、各センターで仕入先からの入荷予定一覧をもとに検品した結果を基幹システムに入力。データは「アラジンEC」に自動で取り込まれる。以前なら、各センターから購買部に数日遅れで届く大量の納品伝票を、購買部でExcelの検品データと突き合わせていた。検品データを「アラジンEC」を通じて仕入先に通知。仕入先に「検収確定」してもらった上で、自社から支払確定金額を仕入先に通知する仕組みを構築した。購買部での突き合わせ業務が不要になった上、取引の正確性が向上。会社としても請求書を待たずに経営数字を確定させられるため、動きがスピーディーになった。仕入先にも大きく関わる業務フローの変更だったが、積極的に協力してもらえているという。その背景には、まめな電話レクチャーや仕入先用の動画入りマニュアルを作成するなどの、同社の工夫がある。マニュアルはアイルから共有されたものをもとに、より仕入先が操作しやすいよう工夫を凝らした。「仕入先の負担を最小限に取引を正確化すべく矢野と熟考した結果、支払通知は月3回実施することにしている」と藤野氏。金額誤差があった場合も、仕入先で期間を絞って原因を特定しやすいよう工夫した。仕入先からは「一方的な支払通知ではなく、日々両社の合意を積み重ねる仕組みで、請求書も不要になるならありがたい」との声をもらったという。「仕入先の協力があってこそ成立している仕組み。仕入先にもメリットを感じていただけて良かった」と語った。業務の約50%が削減され、年間3,000時間も効率化ライフスタイルも変化し、夢が正夢に2018年1月時点で、業務改善プロジェクトの目標は全てクリアした。「購買部の事務作業は約50%削減された。作業時間でいえば年間で3,000時間にもなる」と話す。矢野氏は、「システムが安定稼働してから定時に退社できるようになり、ライフスタイルまで変わった」とほほ笑む。購買事務では、以前までルーチン業務に終始していたのが、現在は仕入実績データを分析してバイヤーに有益情報として共有するなど、生産性ある新たな業務に取り組めているという。「何より、購買部の面々が生き生きとしている。ここにくるまで社内外の調整に苦労したが、『アラジンEC』を導入して良かったと毎日しみじみ感じている」と実感を込める。食品業界を理解しているアイルをパートナーに、カスタマイズ可能な「アラジンEC」を活用し、自社と仕入先にとって最適な業務フローを追求した同社。その結果、狙った業務効率化や正確性の向上に加えて、仕入先との関係強化、そしてスタッフのモチベーションアップも実現した。「終わりの見えない業務に追われる中で、このプロジェクトのお陰で光が見えた。実際稼働してみて、『アラジンEC』は希望にあふれたシステムだと感じる」と語る。藤野氏は、「部下の心を救えたことが何より良かった。アイルとの打ち合わせ中に『このシステムには夢が詰まっている。絶対導入して成功させたい』と話していたが、夢が正夢になった」とほほ笑む。プロボクサー村田諒太選手の言葉「過去は変えられない。ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム「アラジンEC」5000社以上のBtoBノウハウで企業間の受発注業務に特化した貴社専用のECを構築することが可能です。ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システムです。