多様な出版活動を行っており、それぞれの商品特性に応じた管理が必要となる。全国6拠点で事業を展開。準拠した教科書ガイド(準拠物)、学校採用の問題集・ドリル、さらには児童書まで幅広く手がけている。これらの商品は、それぞれの流通・販売方法によって商品管理の方法も異なる。教科書の場合は、年1回の刊行だが、供給義務を負って期日までに正確な部数を生徒に「供給」しなければならない。協力会社4社に委託このため同社では、商品管理と物流をそれぞれの分野に応じて、学校採用品は大阪、準拠物は富山、児童書は岐阜の協力会社に業務委託し、教科書は取次の大阪屋に任せている。これら本社6拠点と協力会社各社とが連携を取ることも、同社が導入するシステムに求められる要素だ。「以前はオフコンのシステム、その後、市販パッケージをカストマイズして5年ほど使っていましたが、うまくデータを吐き出すことが出来ず、専用フォーマットの帳票を出力する必要があったり、使い勝手が悪いものでした」とシステム導入の背景を説明する。当時は各業務をこなすために複数のサブシステムを作っており、それぞれのマスタが統合されていなかったことから、事故が多発していたともいう。費用面でも、「旧システムはシステム会社から派遣社員がメンテナンスしていましたが、これは明らかに高コストでした。コスト回収の見通しまで作成し、役員会で説明し、了解を取り付けたいという。■出版の常識通じたことが決め手に5~6社からシステム提案を受け、この中から光和コンピューターを選択した。「導入コストも魅力的でしたが、決め手は出版のシステムに特化しているところでした」と曽川副本部長は述べる。「そもそも当社の商品全てに対応できるシステムはありません。出版社を知っていて、出版人としての常識的なことをいちいち説明する必要がないことでストレスが軽減されました」という。提案型の企業であることも選定の理由になった。「『出来ません』『やってください』『ではいくらです』というやり取りはしんどい。「台帳」システム実際に同社の業務は複雑だ。準拠物をとっても、通常の出版物とは全く違う管理が要求される。同社の準拠物は他の教科書会社が発行する教科書を網羅するため、100点ほどのシリーズが4~5シリーズある。書店に送品するには、その書店に来店する生徒が通う学校が採択した教科書の準拠物を、生徒の数だけ送る必要がある。書店によって複数回に分けて送ったり、本部が統轄していたりと、「無限のカスタマイズ」(曽川本部長)になるという。これを処理するために、何をどの書店に送るのか「台帳」を作成し、これを物流会社に提供する必要がある。この「台帳」システムの精度が高くなければ複雑な作業をこなせない。同社はかって約560人いた社員が250人に減っている。このため1人当たりの作業負担が以前に比べて増えており、システムで補う必要があった。「システム導入から3年たちますが、今考えるとあのときが最後のチャンスだったと思います」と曽川副本部長は振り返る。新システムに移行したことで、システム会社からの派遣で2.5人かかっていたメンテナンスは同社社員1人に削減できた。システム移行によるもうひとつの効果として、業務改善をあげる。「仕事の仕組みを変えるには、システムの変更しかありません。便利なツールを活用して、仕事のウエイトを移すことができれば、仕事の能率は上がります」という考えだ。厳しい時代を迎える中で「こういう時代にはちょっとしたミスが命取りになるので、システムの質が重要になると思います」と指摘する曽川副本部長。これからも、市場環境の変化など、将来を見据えてシステムを進化させていく考えだ。