09:00110200サポートメンバーのAikaです。時間を上手に使っていくには、タスク管理が大切です。つけるのが苦手でした。そんなときに上司に教わったのが、「アイアイ式優先順位策定モデル」。model」で、私が以前外資系の消費材メーカーや外資系の医療機器販売に携わっていたころ、全社で使用していたものです。国内では馴染みのない考え方だと思いますが、私自身ここ5年ほど使用しています。この方法を実践することで、短時間で容易に優先順位をつけることができるようになりました。今回は、この方法について紹介していきます。「アイアイ式優先順位策定モデル」とはあなたはタスクの優先順位をつけるとき、何を重視しますか?「納期」、「ボリューム」、「工数」など、考慮しなければいけない条件はさまざま。そんなたくさんの条件を2つにまとめたのが、「アイアイ式優先順位策定モデル」です。2つの条件とは「即効力(IMPACT)」と「影響力(INFLUENCE)」。「即効力(IMPACT)」とは効果がどれだけ早くでるか、つまり「結果が出るまでの時間を表す指数」です。タスク自体の緊急性、納期までの残存時間や、そのタスクを完了するまでにかかる時間の長短がこの指数に当てはまります。「影響力(INFLUENCE)」は、そのタスク完了によってもたらされる「成果の大きさを表す指数」です。報酬や、作業量の大小、完了によって得られる金銭以外の価値(例えば他の人に与える影響など。あなたがそのタスクをしなければ、別の人がその仕事を引き継げない場合など)などもこの指数に当てはまります。即効力は「速さ」、影響力は「大きさ」と捉えるとわかりやすいかもしれません。速いほど即効力は高くなり、大きいほど影響力が高くなります。イメージとしては以下のようなもの。※影響力は「大きさ」この「即効力(IMPACT)」と「影響力(INFLUENCE)」を縦と横に置き、一つの表を作っていきましょう。マス目はタスクの多さによりますが、イメージとしてはこのような図になります。今回は5×5のマス目にしています。次に、その日のタスクを付箋にすべて書き出していきましょう。この時、一つのタスクは、一つの付箋に書くことが大切です。「即効力(IMPACT)」と「影響力(INFLUENCE)」を5段階中どこに当てはまるのか考えながら付箋を貼っていきます。ここで大切なのが、「一つのマスには一つのタスクしか貼ることができない」ということ。同じマスに複数のタスクが入ってきたら、どちらがそのマスを占有するかの検討が必要です。ちなみに私のある日の「アイアイ式優先順位策定モデル」の図はこんな感じです。クライアントとのMTGは時間の約束をしているので即効力も5段階中5で最も高く、今後の業務スケジュールに影響するので、影響力も5です。納期の近い「B社のライティング」は、即効力は5、しかしボリュームは少ないので「影響力(INFLUENCE)」は2です。「H社のライティング」業務は、納期まで余裕があるため「即効力(IMPACT)」は2、記事のボリュームが多いので「B社のライティング」よりも「影響力(INFLUENCE)」は高い4にしています。毎日のルーティンワークである「T社のリサーチ」は、10分ほどのボリュームのため、「即効力(IMPACT)」は5、「影響力(INFLUENCE)」は2と低いです。このように考えながら、付箋を置いていきましょう。この表をどのように見るかというと、5段階評価のうちどちらも5に位置する赤色部分が最もタスクの優先順位が高い部分になります。順に優先順位が下がっていきます。同じカラーの部分は即効性が高いものから優先順位をつけていきます。ここで注意したいのが、この作業は貼り出したタスクをすべておこなうためではなく、タスクに順番をつけるための作業であるということです。そのため、すべての作業をその日にすべておこなうのではなく、黄色以降の部分にある作業は翌日に回すなど、臨機応変に対応することが大切です。私の場合、赤とオレンジ部分を当日の作業に加え、他の色部分は翌日、もしくは別の日に回すことにしています。青や白に入ってくるタスクは、そもそもそれをやる必要があるかどうかを再検討します。「アイアイ式優先順位策定モデル」応用編この「アイアイ式優先順位策定モデル」は新しい業務を選ぶ時や、営業先のフォローアップの順番にも応用できます。私はフリーランスのため、新しいクライアントや業務を決める際によく活用しています。その場合は、「即効力(IMPACT)」をLOVEゲージに置き換えています。報酬と対比して、業務の魅力や好きの度合いを5段階で評価して表に落とし込んでいくのです。順位が高い業務を新しく始めるようにしています。さまざまな優先順位決めに応用できる「アイアイ式優先順位策定モデル」をぜひ、試してみてくださいね。