寿司をはじめ、洋食・オードブルなど素材にこだわった料理の製造・卸事業を行うドリームダイニング。一般向けのケータリング事業からスタートし、現在は社員食堂や大学生協など、法人向けに提供している。昨今は給食産業の作り手不足もあり外注品に切り替える傾向があり、サービス需要が伸びているという。独自業務に合わせたカスタマイズが、費用を抑えて可能ケータリング事業は、食材の賞味期限や配達時間などの管理が特殊で煩雑になる。以前は市販の業務管理ソフトを利用していたが、それらの管理はシステムで対応できないため、エクセルでの管理に苦労していたという。2011年冬、市販ソフトの入れ替えを検討し、5社ほどのシステム会社に相談。そこで、自社に合ったカスタマイズが可能な上に、費用を抑えられたのがアイルの「アラジンオフィス」だった。「システムが必ずしもイメージ通りに仕上がらないこともある。その後に、アイル担当者がこちらの頭の中のイメージにより近づけていってくれる」と話す。「アラジンオフィス」を導入後は、以前までエクセルで作成していた工場への生産指示書を、カスタマイズによりシステム化。同社はこの効果の大きさを実感している。得意先の特注依頼にも対応できるのが同社の強み。そのため、このネタをマグロに替えてほしい、このセットにエビを入れてほしいなど、ネタ変更が発生する。以前は市販ソフトの受注情報入力画面にある備考欄に特記事項として入力後、エクセルの生産指示書にも入力する二度手間が生じていた。現在は臨機応変にシステムへ入力し、システムから生産指示書を出力できる。「大皿の寿司セットの中で、マグロが何枚、エビが何枚といった細かい指示を入力できる。マグロ1匹当たり寿司ネタが何枚取れるかの計算もシステム化した」と、梶常務取締役は話す。「以前はエクセルに細かい数式がたくさん入っていて、一度崩してしまうと戻せなくなり混乱することもあった」と振り返る。やりたかったことは全て実現。東京本社と大阪営業所とのデータ共有も、ボタン1つでリアルタイムに可能になった。以前までは電話やFAXでやり取りしていたという。梶常務取締役は、「何枚もFAXを流しており、通信コストも半端ではなかった。100枚送ったはずなのに99枚しか届いていないということがあると、全部読み合わせていた」と話す。システム導入から5年(2017年時点)が経った現在、「導入当初にシステムでやりたかったことは、全て実現できている」と同氏は語る。「『アラジンオフィス』を導入したことで、人員を増やさなくても業務をまわせている」という。磯野氏は、「現在システムがなかったら、倍の人数が必要になっていたと思う」と語った。Web受注システム「アラジンEC」も導入。得意先がWeb上で配達時間を指定可能に得意先からの注文は、FAX・電話と他社製のWebシステムで受けていた同社。他社製のシステムはカスタマイズができず、配達時間の指定に対応できなかった。注文の備考欄に入力してもらうものの、文字の半角・全角などの入力ルールが守られていないと、連携している「アラジンオフィス」に取り込めなくなってしまう。そのため、入力し直す手間が頻発していた。以前のWeb受注システムから注文してくれる得意先も多くはなく、ほぼFAXで注文を受けていた。「FAXは注文の字が読めなかったり、日付と曜日を間違えていたりすることが多く、得意先への確認の電話が絶えない。チェックの見落としがあると出荷ミスにもつながる」と話す。得意先との取引でも時間指定の入力を可能にし、より多くの得意先にFAXからWeb注文へ切り替えてもらうことが理想だった。EC・Web受注システム「アラジンEC」の導入を決めた。承認機能で確認漏れを防止。予約期間を過ぎた注文は制御可能に「アラジンEC」の導入決定から約半年後、システムが稼働。「アラジンオフィス」とも滞りなく連携できた。アイル担当者には、「対応が早すぎるほど早い」と信頼を寄せる。大きくカスタマイズしたのは3点で、配達時間指定の入力項目を追加したほか、注文を自社で確認後に確定させられる承認機能の追加、また、予約期間を過ぎた注文の制御機能の追加である。承認機能については、FAX受注時にも確認漏れを防ぐため、受領した旨を得意先に返送してから受注処理に入っていた。これをシステム化し、「アラジンEC」上で注文を確認後、承認ボタンを押せば注文確定となり、得意先には注文を受領した旨のサンクスメールが配信される仕組みにした。同社は注文を原則3日前までと定めているものの、FAXでは直前でも注文が自由に入ってしまう。これをシステム上で制御可能にしたのが、3点目の注文制御機能である。梶常務取締役は、「年度末と年末年始の繁忙期には締め切りを早めて対応しているが、通常通り3日前に注文をいただくことも多く、その際は1件ずつ連絡をしていた」と話す。2017年の年末までに得意先のWeb注文率を上げ、繁忙期の負荷削減を目指すという。拠点を拡大できる受注体制に得意先へのWeb受注システムの案内は、営業担当者が訪問して行っている。通常3日前の注文締め切りを、Web注文であれば2日前で対応可能とし、Web注文切り替えを促進。磯野氏は、「得意先もWebから注文すれば注文履歴を参照できるので、後々便利になるはず」と話す。今後は得意先のWeb注文率を5、6割まで上げ、現状FAX注文に合わせている業務の構造を、Web注文にシフトして効率化を目指す方針だ。「『アラジンオフィス』と『アラジンEC』で受注体制を整えられたので、どこの拠点でも同様に業務を進められるようになった。全国の主要都市に拠点を増やしていければ」と梶常務取締役。ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム「アラジンEC」5000社以上のBtoBノウハウで企業間の受発注業務に特化した貴社専用のECを構築することが可能です。ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システムです。