マイナンバー管理とは?企業における対応方法もわかりやすく説明!|ITトレンド資料請求リストに製品が追加されていません。最終更新マイナンバー管理システムの製品一覧マイナンバー管理とは、マイナンバー法でによって定められた管理方法を厳守して管理を行うことです。近年、マイナンバー法が施行され、個人番号の管理に重点を置く企業も増えてきました。管理担当者として、どのように業務を進めてよいかわからない方も多いのではないでしょうか。この記事ではマイナンバー管理の概要や管理方法を詳しく紹介しています。漏えい対策や管理上の課題なども解説しているので、是非参考にしてください。今週のランキング第1位は?マイナンバー管理とは?まずは、マイナンバー管理の概要をみていきましょう。マイナンバー法により適切な管理が求められている平成28年1月にマイナンバー法が施行されたことで、マイナンバーの管理方法も厳格化されました。具体的な指針が出されています。業務の中でも、限られた手続きにしか利用できません。企業が利用できるのは、法令に基づき行政機関等に提出する書類を作成する場合に限ります。逆を言えば、法律で定められた範囲内であれば、必ず収集することができるということです。届け出には、被扶養者のマイナンバーも必要です。税と社会保険関連の各書類に、扶養者のマイナンバーを記載します。第3号被保険者の配偶者」については、平成28年11月の閣議決定によりマイナンバーの記載が任意になりました。企業が行うマイナンバー管理の方法は?企業が行うマイナンバー管理は、「収集」「利用および管理」「廃棄」という流れで行われます。収集マイナンバー管理の方法として、まずは対象となるマイナンバーを収集します。マイナンバーの収集は、通知カードや個人番号カードの提出を求め「見る」だけでは成立しません。コピーやメモをとったり、プリントアウトすることで初めて「収集した」といえます。事前に利用目的を明示したうえで、収集することが大切です。マイナンバーを収集できる人は、法律によって厳しく制限されています。派遣先の企業は、派遣社員のマイナンバーを収集することはできません。派遣社員の税や社会保険を管理しているのは派遣元企業だからです。担当ではない従業員がマイナンバーが書かれたメモを担当者に渡す場合でも、できるだけ早く担当者にメモを渡すようにしましょう。提出されたマイナンバーについて「番号」と「番号の持ち主」を確認します。提出した従業員の本人確認については、対面で本人だと確認できれば必要ありません。扶養者の本人確認は従業員自身によってなされます。利用および管理マイナンバーは、行政機関等への手続きにおいてのみ利用できます。社内管理には利用できないのはもちろんのこと、別法人のグループ会社間でも共有できません。本人による提出以外認められておらず、企業同士でやりとりすることは禁止されています。身元確認のためにマイナンバーカードの記載面をコピーすることも違法です。マイナンバーの保管期間は、事業者に委ねられています。法定保管期間に則るのが一般的です。廃棄まず、マイナンバーを廃棄する必要がないケースは、今後も雇用関係や契約関係を継続する場合に限られます。それ以外のケースでは、従業員が退職した時点で、マイナンバーとマイナンバーが書かれた書類を廃棄しなくてはなりません。データ化したマイナンバー情報は、法定保存期間が経過し必要が無くなった時点で廃棄が必要です。場合は、提出した翌年の1月10日の翌日から7年を経過した時点で廃棄することになります。マイナンバーの書かれた廃棄すべき書類でも、マイナンバーの記された部分をマスキングや削除すれば、引き続き保存管理することができます。ファイルの種類などを記録し保管することも大切です。マイナンバーを廃棄するときの注意点・ポイントは以下の通りです。■シュレッダーや焼却施設などを用いて、二度と復元できないようにする■外部企業に委託する時は証明書を必ず受け取る■電子データの廃棄には専用ソフトウェアを用いるマイナンバーの漏えいを防ぐ対策は?マイナンバーを適切に管理せず、情報漏えいすると罰則が科せられます。そのため、マイナンバーの漏えいを防ぐ対策を紹介します。企業におけるマイナンバー管理の基本方針を策定まずマイナンバーを取り扱う際の、基本的なルールを策定することが大切です。基本ルールに定めるべき項目は以下の通りです。次に、基本ルールを織り込んだうえで、マイナンバーを収集してから廃棄するまでの具体的な方針を決めます。各段階ごとに厳格なルールを定めるとよいでしょう。以下の点を明確化します。組織全体の安全体制を確立することが目的です。「担当者や特定個人情報などを明確にする」「マイナンバーの利用履歴を記録する」など、組織的にマイナンバーを管理します。人的安全措置は、人為ミスをなくすことが目的です。マイナンバーを管理する能力を向上させます。物理的安全措置は、マイナンバーを物理的に守るための措置です。管理区域への立入制限や安全な移送手段などを通して、マイナンバーが簡単に流出しないような仕組みをつくります。技術的安全措置は、セキュリティを中心とした技術的な安全措置です。アクセス制御やファイアウォールにより、ネットワークからの情報流出を防ぎます。安全管理措置について更に詳しく知りたい方は、以下の記事を御覧ください。≫マイナンバー管理上の課題は?最後に、マイナンバーの管理における課題と解決策を紹介します。書類の保管スペースがないマイナンバーを紙の書類として管理すると、保管スペースを確保することが難しくなります。そのため、日常的に増えていく重要書類に関しては、電子データ化するのがおすすめです。マイナンバーをクラウド上で保管できれば、検索・閲覧・持ち出し・共有などの管理が楽になります。労力が不足しているマイナンバーを管理する労力が不足していることも課題として挙げられます。人手が少ない中小企業は、現状の業務を遂行するだけで精一杯で、管理に割ける労力がありません。マイナンバー管理の労力を確保するためには、管理体制の充実はもちろんのこと、担当者を育成する研修も必要です。効率的にマイナンバー管理するには?マイナンバーの管理には、外部委託やシステムを活用するのがおすすめです。外部委託することで、管理業務にかかる人件費などを削減できます。コア業務に集中することができ、業務効率が上がるでしょう。システムで管理すると、マイナンバー情報のペーパーレス化を実現でき、保管スペースに迷うこともありません。マイナンバーの収集から廃棄までをクラウド上で進められるため、管理が容易になります。適切な管理方法を把握し、運用の徹底を!マイナンバーは適切な管理をしなければならないと、法律で厳格に規定されています。収集から廃棄までの一連の流れを、社内で共有することが大切です。マイナンバー管理に関する基本方針を定め、担当者が守るべき取り扱いルールを策定してください。外部委託やシステム管理なども活用して、自社に合ったマイナンバー管理体制を構築しましょう。個人事業主のマイナンバー管理の必要性とは?管理方法や注意点を解説IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「マイナンバー管理とは?企業における対応方法もわかりやすく説明!」というテーマについて解説しています。マイナンバー管理システムの製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。マイナンバー管理システム基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。株式会社Donuts無料プランもご用意!労務管理のペーパレスならジョブカン労務管理マイナンバーを簡単に収集し、安全に保管できます。マイナンバーは暗号化して管理され、操作履歴は記録されるので、人為的な面でのセキュリティー対策も万全です。株式会社石川コンピュータ・センター770社が利用。面倒な作業は全て丸投げ!マイナンバー収集・管理代行サービスご担当者は収集対象者のリストを作成するだけ!あとの対応は全て当社にお任せください。収集したマイナンバーは災害リスクを考慮した日本海側のデータセンターにて適切に管理!株式会社フルキャストホールディングス収集、保管、廃棄もトータルにサポート!マイナンバー収集・保管サービス!初期費用なし!セキュアな環境でマイナンバーを保管。個人情報ファイル検出ツールです。収集・管理・削除まで全てに対応した専用のシステムです。株式会社SmartHR暗号化して安全に保管SmartHRクラウド型人事・労務管理ソフトです。マイナンバー管理機能を搭載しているため、今まで手を焼かされていたマイナンバー管理から解放されます。トータルにサポート!マイナンバー収集・保管サービス!株式会社フルキャストホールディングス暗号化して安全に保管SmartHR株式会社SmartHR一覧を見る新着記事マイナンバー制度の罰則とは?漏洩した時にどうなるかを説明!マイナンバーの提出が義務化されている昨今、個人...マイナンバー管理はどの部署が行う?取扱の注意点も解説!マイナンバーの運用が始まり、導入に向けさまざま...マイナンバーの管理は委託できるのか?確認すべき点を徹底解説!マイナンバーは厳格なルールの基で管理しなければ...マイナンバー管理とは?企業における対応方法もわかりやすく説明!マイナンバー法が施行され、個人番号の管理に重点...マイナンバー制度とは?事業者への影響についても説明!本格的にマイナンバーの運用が始まったことにより...おすすめのマイナンバー管理システム21種を比較!選び方も解説マイナンバー管理システムにはどのような製品があ...アルバイトのマイナンバー管理は必要?提出拒否時の対応も解説!アルバイトを新しく雇用するにあたり、マイナンバ...マイナンバー管理における安全管理措置とは?運用手順も解説!会社で従業員のマイナンバーを収集し、管理するた...マイナンバー漏洩による損失とは?対処手順もわかりやすく解説!適切な管理が求められるマイナンバー。資料請求フォームはこちらplay_circle_outline0件の製品が資料請求リストにあります。すべての製品に資料請求するplay_circle_outline。