不在時の電話応対のポイントオフィスで電話応対をする際、先方が取り次いでほしいと依頼のあった名指し人が不在であることもあります。いったときの電話応対の仕方を事前に覚えておき、とっさのときに慌てないようにしておきましょう。名指し人が不在の理由をおおまかで良いので相手に告げます。会議や打ち合わせを行っていて不在の場合は「会議中でございます」、トイレ、昼食を取りに外出中など短時間の不在のときは「席を外しております」と伝えるのが基本です。このとき、名指し人が上司であっても、社外の相手に対しては役職や敬称は省くのがポイントです。同じ苗字の人間が数人いるなど、役職名を付けるときは「課長の○○」という言い方をします。「取り込み中です」という表現は、相手を不快に思わせる場合があります。本当に取り込んでいてもそのまま相手に伝えず、打ち合わせ中などの表現を使うようにしましょう。次に応対方法の提案をします。大まかに分けると、こちらから折り返す、先方にかけ直してもう、その場で伝言を受けるといった応対の仕方があります。先方が折返しの電話を希望した場合は、必要であればあいての連絡先を聞いておきます。名指し人が戻ってくる時間がある程度分かっている場合は、何時ごろ折返すか時間も伝えておくとスムーズです。こちらから折返しを提案しても、先方がかけ直すと言ってきたときはそれに従います。このときも名指し人が戻ってくる時間を伝えておくといいでしょう。その場で自分が伝言を受ける場合は、自分の名前を名乗ることも覚えておきましょう。電話応対は緊張しますが、数をこなせば徐々に慣れてスムーズに対応することが出来るようになります。