今すぐできる!会社説明用パワポ資料の理解度を高める4つのポイント2019.03.07採用ツール新卒採用Tweetいよいよ今年も経団連の指針における会社説明会解禁の時期になりました。採用担当の方々も会社説明用パワーポイント(以下「PPT」)資料の作成・チェックに余念がない状況だと思います。今回は会社説明会開催の直前でもすぐにできる、PPT資料をより分かりやすくするための簡単手直しポイントをご紹介します。文字だけのページを無くして画像や図解を入れる数値と単位にメリハリをつけるシート内での文字列位置を統一するアニメーションや動画はできるだけ使わない番外.シート送りを遠隔操作できるアイテムを使用1.文字だけのページを無くして画像や図解を入れるPPT資料を使う最大の意義は、学生に伝えたい情報を「視覚的に見せられる」ことです。文字よりも画像や図解で見せる方が、学生の理解度をより高めることができます。少々極端な例で言うと、<弊社製品の特長>(1)非常に長細い(一般的な他社製品の1.5倍)(2)面取りして角が丸くなっているイメージ図1というようなスライドになってしまっている場合は、必ずその特長がわかる画像写真を入れてみてください。商品・サービスの性質上、画像写真での表現が難しい場合は、イラストあるいは図解でも構いません。その上で、(1)(2)各々についてのみ表示するスライドを追加で作成しましょう。(1)と(2)をまとめたスライドと、(1)、(2)それぞれのスライドの計3枚のスライドを作成することになります。(※イメージ図2)イメージ図2また、採用担当者はスライドの画像やイラスト・図解を基に、補足を口頭で説明するのが良いでしょう。しても文字でしか表現できないという情報の場合は、最小限の文字数に絞り込み、その分だけ文字サイズを大きくすることで視覚に訴えるようにしてみましょう。先ほどの例で言うと、イメージ図3というような感じです。(※イメージ図3)2.数値と単位にメリハリをつける特にデータを説明するための情報(例えば「15%」「30億円」など)に関して、数値と単位とが同じサイズで表現されているPPT資料がよくあります。ほとんどの場合、単位そのものを強く伝える必要はないものと思われます。売上額や成長率などを紹介する際には、数値と単位にメリハリをつけてあげることで、学生達に数値の印象を強め、理解度を高めることができます。下記スライド(※イメージ図4)のように、太さやサイズ、場合によってはフォントを変えることでメリハリをつけてみましょう。イメージ図43.シート内での文字列位置を統一する並列になっている文字列(上記1.の「(1)長細さ1.5倍、(2)丸い」のようなもの)の始まりの位置が微妙にずれていると、見ている側は不揃いによる気持ち悪さを感じて、説明内容に集中できなくなってしまいます。いった場合は、PPTの図形位置補正機能を使って、複数の文字列の始点をきちんと整列させておきましょう。(※イメージ図5)イメージ図5具体的には、ShiftキーやCtrlキーを使って整列させたい文字列を全て選択した状態で、[ホーム]タブ→[図形描画]グループ内の[配置]→[配置]→[左揃え]の手順で実行します。これだけで複数の文字列の始点が揃い、見栄えが良くなります。同様の手順で、左右上下の中央揃えもできるため、ぜひお試しください。(※オフィスソフトの種類やバージョンによっては操作方法が異なる場合があります。)4.アニメーションや動画はできるだけ使わない「視覚的に見せる」と相反するような話に思えるかもしれませんが、PPTのアニメーション機能やオリジナル作成動画については、できるだけ使わないほうが、現代の学生達には効果的なプレゼンテーションとなります。アニメーションの使用をおすすめしない理由ほとんどの場合PPTのアニメーションは、一番速く動く設定にしたとしても“もっさり”とした動きにしかなりませんので、見る側としては理解の助けになるどころか、逆に集中力が削がれる結果になってしまいます。そこで、スライドに動きをつけたい場合(例えば図形Aと図形Bを矢印で繋ぎたい場合)は、矢印の無い状態のスライドと矢印を加えたスライドを前後で1枚ずつ作成し、シート送りで動きを表現するようにした方が良いでしょう。小学生が将来なりたい職業についての各種調査において「Youtuber」が上位にランクインしてくるという現在、若者の動画を見る目というのは年々肥えてきています。そのため、中途半端なクオリティの動画ではかえって自社イメージをダウンさせる方向に働いてしまいます。しても動画を用いたい場合は、プロに作成を依頼してクオリティを担保するか、あるいは逆にキレイな演出を一切排した素人撮影丸出しという方向で生の姿を押し出していくか、どちらかにハッキリさせた動画に仕上げていったほうが効果的です。番外.シート送りを遠隔操作できるアイテムを使用PPT資料でプレゼンテーションを行う場合、当たり前ながら順繰りにスライドを進めていく必要があります。これをいちいちノートPCのキーボードで行っていると、話がところどころ途切れてしまい、スクリーン前とノートPC置き場とを頻繁に往復することになり、せっかくの会社説明に水を差すことになってしまいます。そこで、スライドの切り替えを遠隔操作できるアイテムの使用をおすすめします。遠隔操作をすることで、学生の集中力を損なうことなく、スムーズに会社説明を続けることができます。さまざまなメーカーから多様な製品が発売されていますのでお好みに合わせて選んでみてください。今回は、今すぐできるPPT資料手直し法ということで以上4点をご紹介させていただきました。会社説明会で少しでも学生達に貴社の良さが伝わるための一助になれば幸いです。メーカーの経営企画職~IT企業の人事・採用職を経て現職。現在は東北地方の複数の大学でキャリア系科目講師として学生の就職指導に努めるほか、人事・採用コンサルタントとしても活動中。「話の受け止め表現」とは@人事では『人事がラクに成果を出せるお役立ち資料』を揃えています。@人事では、会員限定のお役立ち資料を無料で公開しています。人事の皆さんに好評な人気資料は下記の通りです。下記のボタンをクリックすると、人事がラクに成果を出すための資料が無料で手に入ります。etc...人事のお仕事で何かお困りごとがあれば、ぜひ私達に応援させてください。「自分たちに一番合っているサービスを探したいけど、どうしたらいいんだろう?」そんな方は、下記のボタンをクリックしてみてください。サービスの利用は無料です。女性の働く環境はこの10年で大きく変化しました。採用に悩む企業や人事担当者に向けて「若手人材採用のヒント」を伝えるコラム。いまから構築したい育成体制とは何か近年、人事部門の方から「最近の若者に、自社の育成方法や研修内容が合わなくなってきている」との声が増えました。MARCHの学生は?望まない離職問題の早期解決へ。組織改善サービス『ハイジ』を2月18日より無料提供コロナウイルス対応で中止・延期になるイベントをオンライン開催で支援。SELECTION企画会員限定ダイバーシティを組織風土に根付かせるには「役員になりたい」女性社員が3倍増。人事のキャリア【第22回】バイトから女性初の副社長へ。MARCHの学生は?プレスリリース国内・海外ヘッドライン株式会社OKAN望まない離職問題の早期解決へ。株式会社イーディアス資料請求リストに追加しました。