近年、こういったテーマがマスコミでも多く取り上げられ、ビジネスマンとしては残業しづらい世の中になってきました。言っても、業務量が減るわけでは当然なく、上司からは“生産性向上”して(業務を終わらせて)定時に帰れ!と言われるだけ。そこで今回は、生産性向上についてお伝えします。生産性向上するには?生産性向上とは、同じ時間内での成果をより多くすること。具体的に言うと、1時間かかっていた業務を30分でこなすようなことです。(1時間で2倍の業務量をこなすとも言い替えられますね)ではどうすれば生産性が上がるのか?というと、方法は2つ。作業スピードを早くする無駄を無くす1の作業スピードを早くするは、思考術、PCスキル等、いろいろあり効果も絶大ですが、それなりに訓練が必要です。今回は即効性がある2の無駄を無くすについて、詳細をお伝えします。ビジネススキルとしての“無駄を無くす”無駄を無くすことがビジネススキル?と思われるかもしれませんが、立派なビジネススキルです。知っているか知らないか、意識しているか意識していないか、それだけで大きく変わるので、これから伝えることをぜひ意識して業務にあたってください。効率よく業務をこなすためのスケジューリングメール処理は時間を決めて無駄を無くす!あなたは1日に何時間メール処理をしているでしょうか?計ったことのある方は少ないでしょうが、2~3時間使っている方はザラにいます。デスクトップに通知が来るたびにメールを確認、またもとの作業に戻る、といったことを繰り返していませんか?メール処理の無駄を無くすコツは、見る時間を決めることと二度見をしないことです。見る回数は、1日1回が理想ですが、難しければ朝、昼、夕の3回程度から始めてください。スケジュールに落とし込みをしましょう。同じメールを2度も3度も見てから返信などしないようにしてください。無意識的に2度見、3度見している方はかなり多いです。逆の言い方をすると、“返信する時間がない時にメールをみるな!“ということです。見る回数を減らすのと2度見をしなくするだけで、1時間以上の業務時間を節約できるはずです。報連相と会議は簡潔さを意識して無駄を無くす!どちらもポイントは2つ。説明用資料に時間をかけすぎないことと、説明時には目的をはっきりと伝え、明瞭簡潔に説明を行うことです。資料を作る際には以下を注意して作成しましょう。目的を明確にする図/表を使って見やすく、分かりやすくする漏れもダブリもない(例外:プレゼンテーションで強調したい部分はあえて繰り返すこともある)文章は簡潔で分かりやすくする1ページに詰め込みすぎないこと(報告書/レポートの場合は除く)。プレゼンテーション等でプロジェクタを使用する場合は投影して見やすいように意識することまた、会議を開く際には、事前にアジェンダ(会議における検討事項)を配り、会議の目的を明確にしておきましょう。することで、参加者は事前に内容を想定し、自身の考えをまとめてきてくれるため、スムーズに会議を進行できます。参加者は無駄に広げすぎずに必要十分と言える最小人数にしましょう。順番で報告することを意識しましょう。理由以降は相手から不要と言われれば適宜、省略して構いません。報連相については、以前のブログで正しいやり方を細かくお伝えしているので、こちらを参考にしてください。スケジューリングしてから動く癖をつけることで無駄を無くす!新たな業務が発生した際には、以下の手順でスケジューリングしましょう。正しいゴールを設定する(本質を見定めた目的を把握する)業務を細分化する細分化した業務に優先度をつける優先度の高いものからスケジュールに入れていく注意:重要度が低くても、即、対応できることはその場ですぐにやり、持ち越さないようにしましょう最初に時間が必要にはなりますが、業務発生時に必要な事項をピックアップして予定化することで、手戻りが少なくなり、効率的に業務にあたることができるようになります。優先度を踏まえたスケジューリングの方法は、以前の記事でお伝えしているので、こちらも参考にしてください。まとめ本日ご紹介した改善策は、難しいものは1つも無かったと思います。今までは知らなかった、言われてみればそうだな、といった内容と思います。意識して実行すれば、今日から効果が現れます。無駄を省き、増えた時間でさらに業務を進めることで生産性向上を図ることができます。決められた時間で成果を出し、ワークライフバランスに取り組みましょう。若手ビジネスマンに必要なビジネススキルが今なら無料で学べる!!Tweetビジネススキル【無料プレゼント!】商品力チェックシートあなたの商品(サービス)、商品力は高いですか?儲からない商品(サービス)には、当然、理由があります。大きく分けると理由は3つ。・扱っている商品(サービス)そのものに問題を抱えている・購入へのハードルが高い・リピート性がないこの3つの構成要素を10項目に分けて、チェックシートにしました。当てはまる項目を見れば、改善するためにどういった方向性・打ち手があるのかがひと目で分かります。これらの項目に1つでも引っかかる場合、儲けを阻害する要素を抱えたまま商品(サービス)を販売していることになります。すべての阻害要素を除去し、商品(サービス)を健全な状態しましょう!今すぐ申し込むSNSでもご購読できます。机上の空論ではなく、実際に使える知識、ノウハウにこだわったコンサルティングを実施。クライアントの強みを生かした売上アップを目指す。”若手の成長は会社の成長”を信条に若手ビジネスマンのコーチングも行う。*メールアドレス(公開はされません。