予約管理システムとは?予約管理システムとは?予約管理システムとは、飲食店で利用されてきた従来からの「紙」の予約台帳に代わるサービスです。飲食店・レストランの運営をアシストする予約管理システムは、お客様からの予約を登録して管理するだけでなく、予約されたお客様の顧客情報を一元管理してリピート来店率アップを実現したり、業務効率向上による売上アップを実現するサービスです。予約管理システム導入の4つのメリット予約管理システムは、飲食店を経営するうえで必要不可欠のシステムといえます。そのくらい飲食店が予約管理システムを導入している場合としていない場合では大きな差が出てくるのです。以下で予約管理システム導入のメリットについて詳しくご紹介します。1.顧客管理を実現できる予約台帳を「紙」で管理している限り、ご予約いただいたお客様の情報をさかのぼって確認したり、すべてのスタッフが常連のお客様を把握することは困難です。予約管理システムを導入することで、予約登録されたお客様の情報が自動的に蓄積され、「お名前」と「電話番号」をキーとして、顧客台帳が自動的に作成できるようになります。ご予約時にこれまでのご利用履歴が確認できるほか、好みやアレルギーなどの情報を追記することで、お客様へのサービスに活かすことができ、お客様に「また来たい」と思ってもらえるお店づくりに役立ちます。蓄積したお客様情報に対して再来店を促すDMを送付したり、店舗電話と連動して、着信時にお客様情報を自動表示できるシステムもあります。繁盛店をつくる第一歩は、お店に繰り返し来店していただける常連のお客様を増やすことであり、そのためには顧客管理の実現はとても重要なポイントとなります。2.予約ミスを軽減できる「紙」の予約台帳を利用していると、スタッフによっては「文字が汚い」「読めない」といったことが発生します。酷いケースだと「自分で見返してもわからない」「書いたのが誰だか分からない」という場合もあり、これでは予約の確認をするだけで業務に支障が出てしまいます。予約管理システムを導入することで、「誰が」「いつ」「どのような」予約を登録したのか記録を残すことができます。デジタル管理された情報なので「読めない」といったトラブルが発生することもありません。「紙のほうが書きやすいし、早い」という方もいらっしゃいますが、最近の予約管理システムでは、入力が簡単にできるように様々な工夫がされており、慣れると紙よりも早く予約を登録できるようになります。予約受付時に確認が必要な項目があらかじめ入力欄として表示されているため、予約受付業務に慣れていない新人スタッフの方でも、確認漏れなく確実に予約を受付できるようになります。3.独自のネット予約ページが利用できる最近では、お電話からの予約に加えて、ネットからの予約も増えてきました。一方で、グルメサイトからのネット予約については、固定の広告費に加えて「1人あたり○○円」といった送客手数料もかかるようになり、飲食店の経営を圧迫し始めています。放っておくと、今後もこうした送客手数料がどんどん増えてしまうことが予想されるため、自社のホームページを利用して、独自の「ネット予約ページ」を設置する店舗が増えています。予約管理システムでは、「送客手数料が無料」の独自予約ページが標準で利用できます。予約台帳の空席状況と連動して、「空きがある日」だけネットから予約を受付することができる上に、申込時にお客様が入力したご予約名などの内容がそのまま予約台帳に反映できるため、登録時に再度手入力する手間も必要ありません。サービスによっては、独自の予約ページで英語対応ができるものもあり、外国人のお客様からの予約をネット経由で受付することも可能になります。4.業務を効率化できる予約管理システムを導入することで、手作業で行っていた様々な業務を効率化することができます。「受付表」を手作業で作成している店舗の場合、予約管理システムからワンクリックで受付表を印刷できるようになり、毎日の書き写し作業にかかっていた時間を短縮できます。予約の集計機能なども利用できるため、忘年会シーズンの予約状況など、手集計で行っていた作業が自動化でき、簡単に昨年実績と比較できるようになります。複数店舗で利用している場合は、一括で集計を行うことで本部スタッフの負担を軽減することができます。近隣のグループ店舗の予約状況も共有できるようになるので、予約受付時に「自店舗がいっぱいの場合は、近くの空きのあるグループ店舗をお勧めする」といった行動が可能になり、グループ全体での売上アップにもつながります。予約管理システムはインターネット上のサーバーにあるシステムを利用するクラウド型が主流で、インターネット接続されたiPadやパソコンから利用できることが特徴です。初期費用を抑えた導入が可能で、サービスによっては初期費用無料で導入できるものもあります。毎月決まった金額を、使った月数に応じて毎月支払う「月額課金型」というモデルが一般的です。)に分けることができます。グルメサイト提供の予約管理システムは、自社のグルメサイトからのネット予約連携に優れており、そのグルメサイトからの送客依存度が高い場合は、大変メリットがあります。一方で、グルメサイト以外の独自の予約ページを提供できない、将来的にグルメサイトへの広告費が値上がりした際にも掲載を中止しにくい、などのリスクもあります。長期的に「グルメサイトへの依存度を少しでも引き下げたい」と考えている場合には注意が必要です。予約管理システム導入の注意点をみていきましょう。導入の目的を明確にする予約管理システムにいくつかのサービスがありますが、それぞれ得意とする領域が少しずつ異なっています。顧客管理に強みを持つサービス、グルメサイトとの連携に強みを持つサービス、機能が単純で誰でも使いやすいサービスなど、それぞれのサービスの特徴を理解した上で選定を行う必要があります。自店舗が予約管理システムを導入する「目的」をはっきりさせ、その目的を実現する上で最適なサービスを選ぶ、ということが重要になります。最低契約期間を確認するほぼすべてのサービスが、定額の費用を毎月支払う「月額課金型」というビジネスモデルですが、サービスごとに異なっているのが「最低契約期間」と「更新期間」の長短です。システムで予約台帳を管理していた場合など、導入前に使いこなせる自信がある場合は別ですが、新しくシステムを導入して紙台帳から切り替える場合など、「本当に使いこなせるのか?」と考えると不安になりますね。導入してから「やっぱり解約したい」と思っても、最低契約期間中は解約することができず、無駄なコストが毎月発生することになります。同様に、一度更新すると次の更新期間までは解約できないサービスが大半です。最低契約期間や更新期間が極端に長い場合は注意が必要です。店舗のインターネット環境を確認するせっかくサービスを導入しても、店舗のインターネットへの接続環境が悪いと、「上手く動かない」「動作が遅い」といったトラブルになる可能性があります。どのサービスも利用するにはインターネットに接続できる環境が必要不可欠ですので、Wi-Fi接続時でも問題なく利用できるかどうか、あらかじめ確認しておきましょう。最近の予約管理システムのトレンドとしては、店舗電話と連動できるCTI機能をセットで利用するケースが増えています。予約管理システムによってはCTIそのものを提供していない場合もありますが、機能が提供されている場合でも、それぞれ方式が異なるので注意が必要です。現在利用中の電話回線からの変更が必要か不要か、電話機はそのまま利用できるかどうか、利用できる端末(パソコン/iPad)に制限があるかないか、営業時間外などで端末がスリープ状態でも着信記録が保存されるかどうか、など、あらかじめ確認しておくと、導入後のトラブルを防ぐことができます。システムを利用することで大事な顧客データも一元管理することができ、リピーターの顧客情報を瞬時に見つけることができます。来店履歴やアレルギーなど接客やサービスに役立つ情報も管理できます。サービスによっては、ハガキや宛名ラベルの印刷まで対応しているものもあります。顧客管理と活用方法の詳細はこちら電話着信時に顧客情報を表示する「CTI機能」の有効性CTI機能を利用することで、電話着信時にお客様の名前や予約状況が自動的に表示され、瞬時に見ることができます。電話を受けた際、常連のお客様や現在予約中のお客様に「お名前での声がけ」ができることで、競合店との大きな差別化が図れます。サービスによってはIP電話会社への回線切り替え、電話機変更が必要なものがありますが、現在利用中の電話機がそのまま使える専用端末を提供するサービスもあります。Show)」と呼ばれる予約の無断キャンセル。用意した料理がムダになるだけでなく多くの空席も出るなど飲食店にとって死活問題です。CTI機能を利用した予約管理システムでは、着信時に過去ノーショーを行ったお客様かどうかを判別することができるので、この機能を活用する飲食店が増えています。飲食店の予約にグルメサイトにある予約システムを利用するお客様が増えていますが、メールやFAXで送られてくる予約情報を台帳に書き写すのは大変。ほとんどの予約管理サービスがグルメサイトからのネット予約を予約台帳に取り込むことができます。グルメサイトとの予約連携について店舗独自のWeb予約ページで、媒体依存を脱却ホテル・旅館などの旅行業界では自社サイトに独自予約ページを導入することが当たり前となっていますが、飲食業界でもグルメサイトへ支払う送客手数料が増大してきたために店舗独自のWeb予約ページを設置する店舗が増えています。予約台帳の空席状況と連動して、席に空きがあるときだけ受付可能なWeb予約ページが構築できます。媒体依存から脱却する方法とは?話し中や営業時間外の予約電話とりこぼしを防いで売上アップ!飲食店は予約電話を受けつけることが多く、同じタイミングで電話がかかってきた場合、先にかかってきた電話しか対応できません。「話し中」などで対応できない電話に対しては、IVR(自動音声応答システム)を活用することで対応が可能になります。予約管理システムの自動音声応答システムを利用することで予約の獲得が可能になります。予約電話とりこぼしを防ぐ方法はこちら予約管理はアプリの時代へ予約管理システムを導入することで予約業務を効率化し予約データを分析したマーケティングにも利用できます。最近はクラウド型の予約管理システムによってサービスの特徴が明確になっており、いくつかの選択肢から自店に最適なサービスを選べるようになっています。アプリを利用した予約管理とは?帳票類の印刷機能で効率アップ!予約管理システムでは帳票類の印刷機能も充実しており、効果的に利用することで、予約管理業務の効率があがります。当日の「受付表」の印刷はもとより、サービスによっては予約ごとの配膳チェックシートを印刷できるものもあるので、うまく利用することで、日々の作業にかかる時間を短縮することもできます。予約管理システムを導入する際には機能だけでなく運用コストも気になるもの。予約管理システム5製品について運用コストを比較しています。設定条件は店舗の席数50席、CTI機能を利用する前提で、1店舗と10店舗で運用した場合となっています。予約管理システムのコスト比較はこちら用途別で選ぶ予約管理システム飲食店の予約管理システムを選ぶ際は、オーナーの必要な機能が備わっていることはもちろん、初期費用やランニングコスト(月額費用)も重要な要素です。ここではタイプ別におすすめの3製品を紹介いたします。電話番号の入力が不要になるので、極限まで予約入力の手間を軽減できます。数ある予約管理システムの中でも顧客管理に特化した機能をもっとも多く備えており「お客様情報を蓄積して活用したい」と考える飲食店オーナーにおすすめのサービスです。初期費用が一切かからない為、導入コストを抑えることができる点もポイントです。主要グルメサイトからは非公式ながら、自店舗の管理画面にログインして席在庫まで管理できる「在庫管理」機能に特徴のサービスです。多言語に対応したWeb予約フォームが作成できるので、インバウンド対策にも有効です。考える飲食店オーナーにオススメのサービスです。導入の際には月額費用とは別に初期費用50,000円が必要になりますのでご注意ください。公式HPを見るとにかくシンプル。ウェブ予約」のシンプルな基本機能で、提携メディアからネット予約については、自動的に取り込むことが可能です。iPad専用に設計されているので素早い操作ができ、誰でも簡単に取り扱うことができます。トレタは「まずは予約をデジタル管理してみたい」と考える飲食店オーナーにおすすめのサービスです。導入の際には月額費用とは別に初期費用10,000円が必要になりますのでご注意ください。このサイトは2018年1月現在の情報をもとに、個人的に作成したものです。最新の情報については各リンク先、公式サイトなどでご確認ください。