スマートフォン用の表示で見る0から100まで。Note-ハウツーインボックス使ってます?今週のお題「2019年上半期」ということで、社会人になって早くも1年。仕事も慣れて、成果を出すにはどうすればいいか?を考える事ができるようになりました。仕事をやり始めた頃は、慣れないタスクが次々と降りかかり、心身ともにしんどかったのも事実。(今も常に考えていますがいかに仕事の生産性を向上させるか、という課題。本を読み漁ったり、仕事での実践を通じてようやく気付いたのは「インボックスを用いると生産性がめっちゃ向上する」という事です。概念と活用方法を紹介したいと思います。インボックス使ってます?インボックスとはインボックスの活用例1メールの整理インボックスの活用例2スケジューリングインボックスの活用例3整理インボックスの活用例4アイデア発想おわりに変えて参考資料インボックスとはこの記事内における、インボックスの定義は以下の通り。階層/抽象↔︎具体"化されていないが、必要である可能性のあるものを一時的に保管する場所、またはその行為」くだけて言うと「なんかごちゃごちゃしてるけど、後で使うかもしれへんから一旦保留するわ」という考え方・行動のこと。この考え方がどのように生産性向上に繋がるのか、実践例を出します。本来、インボックスとはメールソフトが受信メールの一覧を保管しておく領域のこと。メールアプリによっては「受信トレイ」だったりします。飛んでくるメールに対し、私たちは中身をとっさに判断し、行動に移さなければなりません。メールの中身を判断してから行動するまでの時間は、無駄な時間。どれだけメールの整理に時間をかけても、タスクは進みませんからね。あるメールの整理方法をルール化/作業化してしまえば、無駄な時間を大幅に削減できるわけです。宣伝メールなど、後で見返す可能性がないメールはゴミ箱フォルダへ→また、宣伝メールを可能な限り受信しない設定をするメールを振り分けるカテゴリ&階層をつくっておく→カテゴリは大きく社内/社外。→後で必要となった時に即座に検索ができます5分以内で終わる業務メールはすぐ行動、返信する→タスク終了すればカテゴリorゴミ箱フォルダに即座に振分けます5分以内に終わらないタスクメールはスケジュールアプリに添付。→スケジュールに"添付"することで、後でメールを検索する時間を短縮できますインボックスに原則10件以上のメールを残さない難しいのはフォルダのカテゴリ&階層化でしょうか。「このメールどこのフォルダに振分ける・・・?」ってなってしまえば元も子もないですから。スケジュールアプリに添付する際、期日のないタスクメールの場合は自分でスケジューリングする必要があり、そこも難しいです。インボックスの活用例2スケジューリング上記のメールのインボックス整理によって、メールでくる仕事の依頼スケジューリングはできます。メール以外のタスクもたくさんありますよね。そもそもやらなければならない事って何だったけ?それらをいつまでやらないといけないんだっけ?このように考えている時間も、何の生産性も生み出さない無駄な時間です。いうことで、タスクのスケジューリングもインボックスの考えを用いてルール化しています。必要なタスクを紙に書出し、優先度を決めスケジュールアプリに記載メールのインボックス活用と、この紙に書き出すスケジューリングを行うことで、全てのタスクをスケジュールアプリ上で確認できます。仕事はメールなどの電子上の物だけでなく、実物としての書類なども多く存在します。これらを整理する際にも、インボックスの考えが使えます。この書類はどこに直そう?この筆記用具はどこに・・・?また、仕事だけでなくプライベート、家の中の整理でもインボックスの考えが使えます。私が実施しているものを整理する際のルールは下記の通りです。順番で整理する電子化できる物は可能な限り電子化するスキャンできる書類は可能な限りスキャンこんまりさんの片付けメソッドを簡単にした感じですね。しているものを一度保留し、後から整理する、という観点からするとインボックスの考え方と似通っています。最後に、インボックスの活用例として、アイデアの発想を求められる際の活用を紹介します。アイデアの発想方法で非常に有効とされているのがブレイン・ストーミングいう技法。このブレイン・ストーミングこそが、インボックスの考えをそのまま使ったものであると言えます。簡潔にそのやり方を下記に記載しましょう。実行するアイデアを選出するこのやり方もインボックスの考え方を活用した整理方法ですね。いう一つのキーワードに行き着きました。GTDやこんまりさんメソッド、ブレストなどインボックスの概念に共通項のあるものを紹介しましたが、恐らくまだまだ活用できる場面があるはずです。*1もし「こんなインボックスの使い方しているよ!」という方は、ぜひコメント欄で活用方法を共有いただけると助かります。タスクがたくさん降り注いで今にも死にそうになっている新入社員の方達は、この記事と以下の参考資料を元に、効率化を図ってみてください。あたりの考えがないと、インボックスの概念がいまいち掴めないと思うので、わかりやすい神本をぜひ。そのほかロジカル〜〜という本でも似たような考えは習得できると思います。Done)の手法を一から丁寧に書かれた神本。この本の通りに人生を歩めば理論上の最適で人生が進む。人生RTA教本みたいなもん。この記事の手法もこの本のごくごく一部を紹介したまで。見る上記原典が難しければ、こちらをどうぞ。Kindleですぐ読めます。見る発散↔︎収束というアイデア創出の基本ですが、その様々な手法が解説されている本。読み物としても面白いのでまだ読んでいない人はぜひ。「"作業"と"仕事"は違う。はてなブログPro大阪の下町育ち、24歳のおとこ。中学生の頃、経営シミュレーションゲーム『バーガーバーガー』にハマり、大学では"マーケティング"を専攻、学士を取得。世界を代表する外資系食品メーカーに入社し、新潟でセールスとして勤務。スキルを日々磨き、モノを創り、売るプロになる事が目標。肥後橋の数ある坦々麺の中から一つ選ぶなら。大切な人へのサプライズ誕生日に。月別アーカイブスターをつけました引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。