次へ→10月以降、マイナンバーが国民一人ひとりに通知されます。その前(9月中)に、社内に周知し、また来年(平成28年1月)施行前に準備しておきたい事項があります。1.9月中に全従業員に伝えることマイナンバーの通知が開始される10月までに、全従業員(パート.アルバイト等を含む)に次のことを伝えてる必要があります。住所にマイナンバーが記載された「通知カード」が簡易書留で届くこと。・マイナンバーの説明書類2源泉徴収や社会保険関係の事務のために、会社から従業員にマイナンバーの提供を求めること。3「通知書カード」や「個人番号カード」は、家族の分を含め、紛失しないよう大切に保管すること4自分や家族のマイナンバーを法令で必要となる事務以外で他人に知らせないこと。2.自社のマイナンバールールを決める企業は、税や社会保険の事務手続きにおいてマイナンバーを取り扱うことになります。マイナンバーへの対応について、情報漏えいや不正利用を防止するため、社内での取り扱いルールを決め、従業員に周知しましょう。具体的には、次のような対応が必要になります。1マイナンバーの取扱担当者(総務・経理担当等)を決定し、管理責任者(社長等)に報告する体制を整えます。2マイナンバーを取り扱う業務を把握しマイナンバーの取得方法などを決めます。3マイナンバーが、記載された書面や入力された給与システムなどには、取扱担当者以外が、触れることのないようにします(業務に関係のない従業員の眼に触れないこと)4マイナンバーを書面で収集した場合には、施錠可能なキャビネットに保管します(鍵の管理者を決めること)5法令で定められた目的以外で「通知カード」「個人番号カード」のコピーやマイナンバーのメモをとらないこと(マイナンバーを法令で定められた事務以外で取得することはできません)6マイナンバーが記載された書面を机の上に放置したり(置き忘れ)、ゴミ箱に捨てたりしないこと(ルールに基づいて廃棄する)7給与計算システムなどの業務システムは、利用権限(ユーザIDやパスワード)を設定します。8インターネットに繋がっているパソコンで作業を行う場合は、ウィルス対策ソフトを導入し、自動更新機能を活用し、常に最新状態にしておきます。9マイナンバーの入力作業などを行うパソコンについて、情報漏えい(のぞき見)の防止のために設置場所などを工夫します。・人の出入りが少ない場所で使用する。・作業場所を間仕切り等で区分する。10マイナンバーは、法令で定められた利用目的以外で保管しないこと(マイナンバーの記載が必要な書類には、法定保存期間があるものがあります。関する書類→退職した日から2年間11マイナンバーが記載された書面、入力されたデータの廃棄方法を決めておきます。・パソコン等で入力されたものは、その情報を削除する。・書面に記載されたものは、読み取れないようにマスキングしたり、シュレッダー等で断裁する。・廃棄(断裁)した事実の記録、データ削除時の操作ログを残す。以上のようなルールを、業務マニュアル社内規定に盛り込み、従業員に周知してください。最初から、いきなり高度な取扱いルールを作ることは難しいので、実際に運用しながら、少しずつ内容を充実・強化させていくとよいでしょう。3.マイナンバー対応点検チェックリスト自社のマイナンバー制度対応のため、準備の状況を点検してみましょう。)を把握できていますか?□3業務こどに、マイナンバーを取得する時期や方法、本人確認の方法を決めましたか?□4マイナンバーが記載された書類の保管方法(施錠可能なキャビネット等)を決めましたか?□5マイナンバーが記載された書類の廃棄方法を決めましたか?□6マイナンバーの利用目的や禁止事項を全従業員(パート、アルバイト等を含む)に説明し、周知しましたか?□7利用している計算ソフトが、マイナンバーを暗号化して保存する機能があるなど、安全管理に対応しているか確認しましたか?4.マイナンバーに関する法律の規制等マイナンバーは他の個人情報よりも厳重な取り扱いが番号法(行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律)等で求められてします。主な規制内容は下図の通りです。(1)番号法で定められた規制の内容(事業者の規模の大小を問わず、これらの規制が課されます)1利用の規制(番号法9条)番号法に定められた利用目的以外で、マイナンバーを利用することを禁止。2提供の制限(番号法19条)番号法に定められた利用目的以外で、マイナンバーを他者に提供することを禁止。3収集、保管の制限(番号法20条・28条)番号法に定められた利用目的以外で、マイナンバーを収集・保管することを禁止。番号法で定められた業務を処理するための必要な限度を超えて特定個人情報ファイル(マイナンバーを含んだ個人情報のデータベースなど)を作成することも禁止。4安全管理措置(番号法12条)マイナンバーの漏えい、滅失または毀損の防止その他の適切な管理のために必要な措置をとることが必要。ウェブサイト(http://www.ppc.go.jp)で公表されています。5.廃棄の方法マイナンバーは、法令で定められた用途で利用する場合に限り、保管が認められてします。このため、マイナンバーを使用する業務が終了したら、可能な限り速やかに(随時もしくは定期的に)、復元不可能な方法で廃棄する必要があります。不動産の使用料など、支払が複数年にわたり継続的に法定調書を作成する支払先については、契約が継続している間は、マイナンバーを保管することができると解されます。