ドキュメントを使ったことはあるけれど、いまいち活用しきれていない」といった方向けに、よく使われているアドオンや裏技など一歩進んだ使い方もあわせてご紹介します。Googleドキュメントのオフィスシーンで仕事の効率化を実現するための活用法なども解説します。ドキュメントの基本からお伝えしていきます。ドキュメントはご存知の通り、Google社が提供する文書作成のためのWebアプリケーションです。ワープロ機能を有しており、Microsoft社の製品で言うとWordに相当します。オンラインアプリケーションであるため、複数のユーザーが同時にひとつのドキュメントを編集することもできます。作成したドキュメントの社内外への共有もオンライン上で可能なため、重いデータをメールに添付して送信する必要などもありません。そのままインターネット上に公開したり、Webサイトに埋め込むこともできます。ドキュメントは作成からプレゼンテーションまでWebで完結させることが可能なんです。ドキュメントでは文書が編集されると自動で保存されるので保存忘れの心配もありません。全ての更新履歴データにアクセスすることもできるため、後々遡ってデータを確認することも可能です。仕事上、パソコンで文書を作成する機会がよくある方ならば、きっと一度は経験したことがある「保存に失敗した!」「間違ったデータを上書きしてしまった!」という場面。ドキュメントを使えばもう心配はいりません。ドキュメントは基本的にインターネットに接続した状態で使用しますが、拡張機能を利用すればインターネットに接続していない状態でも使用することができます(詳しくは後述)。ドキュメントの便利な機能をご紹介します。ドキュメントには書いた文章をチェックしてくれる様々な機能があります。ついては、文中のワードを「選択>右クリック」で表示させることもできます。ドキュメント内での作業としてスムーズに完結することができるので時間短縮にも繋がります。その他、ライターや編集者など文章を書く機会の多いユーザーにとっても便利な機能と言えます。ドキュメントではひとつのドキュメントを複数人で同時に編集・閲覧できる機能があります。それを使いこなすためには、まず共有機能を理解しましょう。ドキュメントを共有するには、下記のふたつの方法があります。共有リンク(URL)を相手に直接伝えるii)共有したい相手のメールアドレス、もしくはGoogleアカウントを使って招待するi)の方法では、共有リンクをサイトに埋め込むなどしてファイルをWeb上で公開することも可能です。どちらの方法も、下記の通り相手の権限レベルを設定することができます。編集者:ドキュメントの閲覧・コメント・編集できる権限。提案の承諾や拒否に加え、別ユーザーとのファイルの共有も行える。コメント可:ドキュメントの内容を閲覧・提案やコメントを挿入できる権限。閲覧者:ドキュメントを閲覧できる権限。ドキュメントの編集や提案、コメントの挿入はできない。ここで「編集者」「コメント可」のいずれかの権限が設定されていると、コメントや提案を行うことができます。3つのモードを切り替えて作業ができ、それぞれの作業に集中することが可能です。この方法を使えばメールやメッセンジャー等で改めて指示をする手間が省けるので、非常に使い勝手が良く効率的に複数人でドキュメントの確認、修正などが行えます。ちなみに、ドキュメントを作成した自分自身は「オーナー」となり、すべての権限を有しています。他の共有者のアクセス権を途中で変更することも可能です。アクセス権限レベルの設定ドキュメントのオーナーは上記でドキュメントを共有した相手の権限レベルをさらに細かく設定できます。その機能を使って、ドキュメントを共有されたユーザーが何らかの形でファイルを共有できないようにすることができます。画面右上の「共有」をクリックし、さらにポップアップされたウィンドウの右下「詳細設定」をクリックすると、下記のチェックボックスが現れます。編集者によるアクセス権の変更や新しいユーザーの追加を禁止しますコメント権を持つユーザーと閲覧権を持つユーザーのダウンロード、印刷、コピーを無効にしますこれらをチェックすることにより、機密性の高い情報などを守ることができます。文章にしてしまうと少々ややこしいですが、実際に使ってみると非常に便利、且つ不必要な拡散を防げるので安心できます。ドキュメントではドキュメントを作成する際、デフォルトの書式を好みのスタイルに設定しておくことができます。資料作成時の毎回のひと手間を省いてよりスピーディに文書を作成できるようになります。手順は以下の通りです。パソコンで新規のGoogleドキュメントを開く。テキストを入力し、色やサイズを好みのスタイルに編集する。「手順2」で編集したテキストを選択した状態で、画面上部の[ツールバー]から[表示形式]>[段落スタイル]>[オプション]の順に進む。[デフォルトのスタイルとして保存]をクリックして完了。ドキュメントにスプレッドシート、Excelで作成した表を簡単に貼り付けることができます。スプレッドシートまたはExcelを開き、ドキュメントに追加するセルを選択する。