仕事ハック情報管理LOGITやモバイル機器、iPhone、手帳や本など。0情報管理LOGの@yoshinonです。自分の仕事柄、エクセルのファイルというかソフトを作る機会が多いのですが、過去幾多も辛酸をなめてきました。そんな経験から、エクセルのファイルは、プログラムと同じように、バージョン管理と更新履歴を残すようにしています。今回は、エクセルのファイル管理のちょっとしたコツについてです。1.過去に起こった悲しい数々の出来事2.バージョン管理について3.更新履歴を残すこと4.バージョン管理と更新履歴によって救われること1.過去に起こった悲しい数々の出来事たぶん、皆さんも経験があるかと思うのですが、エクセルにまつわる数々の悲しい出来事を書いていきたいと思います。・上書きしてはいけないファイルに上書きしてしまった。・エクセルファイルを共有していて、大事な部分の書き換え作業中他の人に上書きされてしまった。・ファイルを更新していったものの、前に使っていた数式の方が良かったことに気づたものの、すでに完全に失われてしまい、もう一度ゼロから数式を組み上げた。・エクセルのソフトを周囲の意見を参考に更新していったものの、上司の一言で大幅な仕様変更に。それが以前使っていたものをベースにした方が早かったのだが、すでに失われ、ほぼゼロから組み直し。・ほとんど完成間近だったにもかかわらず、急に書式などが総崩れし、元に戻らない状態に。仕方が無いので、ほぼゼロから作り直し...。一部なのですが、あるある過ぎて笑えません(実話です)。実際、ふて寝したことありました...。今時のエクセルだったら、もう少し改良されているので、共有関係などは改善されているのでは無いかと思うのですが、それでもみなさんも心当たりがあるのではないでしょうか?このような悲しい出来事を乗り越えてきた私が、こうしたらいいよ!という解決策としてずっと行っているのが、以下の2つです。・バージョン管理をする・更新履歴を残す今日からでもできるので、ぜひ、やってみてください。以下にやり方について書いておきます。2.バージョン管理についてまずは、バージョン管理についてです。プログラムなどでは、普通にバージョン管理してますよね?こんな感じのね。エクセルのファイルも同じようにバージョンで管理するのです。実際のファイルはこんな感じになります。ここで、バージョン管理する方法のコツについて、3つあります。1.ファイル名+バージョンNoこれは、見たままですね。ファイル名自体にバージョンNoをつけて保存するのです。この時に気を付けなくてはならないのが、バージョンNoの間は、絶対に「.」ではなく「,」しなくてはなりません。Windowsは、拡張子でファイルの種類を判別しているので、「.」をつけてしまうと、バージョンNoが拡張子だと勘違いしてしまうからです。データを入力するぐらいだったら、上書き保存でよいと思うのですが、数式や書式の変更など、ファイルの構造自体をいじったときは、基本「名前をつけて保存」をします。この時に1に書いたように、この癖をつけることで、安易な上書き保存によって、失われることを防ぐという役割もあるのです。3.バージョンNoの付け方きっと、ソフトウェアの制作では、もっと厳密にやっているのでしょうが、所詮エクセルのファイルなので、もう少し柔軟にやっていきます。私のつけ方は、以下の通りです。更新頻度に応じて桁数を変えます。頻繁に更新しそうならば、小数点以下を3桁にするし、更新する頻度がかなり低いならば、小数点以下を1桁とかにしちゃいます。読み切れないので、2桁にすることが多いかな。2整数部分これは、大規模な、または大幅な改変があったときに、数字を上げていくようにしています。フォーマットをいじったり、数式を作り直したときなどに上げるようにしています。いえ、気分的に「ここで、いっちょ上げとくか!」みたいな気分で上げちゃうこともあったり。3小数部分バグの修正や簡単な機能の追加、数式の修正程度は、小数点以下の数字を上げるようにしています。3.更新履歴を残すこと次に更新履歴についてです。実は、バージョン管理する人は、自分の観測範囲でも割といるという印象です。更新履歴までとっている人は、案外少ないようなので、ぜひとも広めていきたいですね。ソフトウェアで更新履歴を残す場合、テキストファイルで残していたりしますが、せっかくエクセルなので、タブに残すようにしましょう。ちなみに、これが私が残している更新履歴です。更新履歴を残すコツは、以下の通りです。一つの更新内容に対して、1行で簡潔に書くようにします。2語尾を揃えるその更新が、「追加」なのか「修正」や「削除」なのかということを、語尾で明記するようにします。すると、語尾を眺めるだけで、ざっとどんな更新がなされたのかが、おおむね把握できるようになります。3ー表記をなるべく統一する2の「語尾を揃える」とも通じるのですが、表記にぶれがある場合、見にくくなり見返すことに時間がかかってしまいます。それとともに、短時間で記録に残すことが難しくなってきてしまうのです。「何を」「どうした」という2点に絞って表記するように心がけたいですね。4.バージョン管理と更新履歴によって救われること私は、これをやるようになってから、エクセルで大きな失態を起こすことがなくなりました(枕を涙で濡らすことも)。そこで、やって良かったということを1過去のバージョンが残っているので、実質バックアップになっている割と細かくバージョンを割っているので、それ自体がバックアップになっています。以前は、かなーり作り込んでから壊れたりした場合、ほぼゼロ状態に戻らなくてはなりませんでした。戻るにしても、ほんの少し前の修正状態まで残っているという安心感は、かなり大きいです。2どこで失敗したか分かりやすい作り込んでいったとき、必ずしも最高のものになるとは限りません。中には、バグが発生して、収拾が付かなくなることもあります。いう時に、過去の更新履歴と照らし合わせて戻ることができるのです。いう時の索引として、更新履歴が役に立つのです。3枝分かれさせやすい現状のバージョンでも問題ないのだけど、他の部署などで使う必要が生じたときに、自分の部署に特化させてバージョンを他の部署にも合うようチューニングしなくてはいけないときがあります。いうときに過去のバージョンがあるだけで、そこから開発をスタートできるのです。上記を踏まえていただくと分かるのですが、これが一番のメリットだと思っています。同じ作業を二度も続けてやるのは、非常に苦痛です。それを少しでも軽減させることが出来るというのは、気分的にもラクなんですよね。情報管理LOGの眼エクセルでのバージョン管理と更新履歴は広まってほしい私の周囲というかなり狭い観測範囲で申し訳ないのですが、少なくとも周囲でここまでやっている人は非常に少ないのですよね。更新履歴を取っている人は、かなり少ないという印象です。これをやっているだけで、かなり作業がラクになってきますし、引き継ぎの時もこれを見れば、「こういう改変履歴があるファイルなのね」と一目瞭然なので、万が一のことが起きたときも、引き継ぎされた人にとっても役立つのです。持ち込まれてくるエクセルファイルを解析するだけで数日かかるというような無駄な時間が相当省けると思うので。広がって欲しい事の一つです。yoshinonブログ「情報管理LOG」を運営しています。ご意見・ご感想などは、Twitter(@yoshinon)まで!ブログ「情報管理LOG」を運営しています。Twitterでは、主にiPhoneやiPad、ITやテクノロジー系を中心につぶやいています。