社内外の研修やセミナーを受けた時、視察・出張に行った時など、社内のリソースを使った成果と知見をシェアするのが「報告書」です。報告はあなたの成果を披露するチャンス。報告書の書き方にまつわる悩みを解決すべく、目的やポイントをお伝えします。「仕事は指示に始まり、報告に終わる」と言われます。日頃あなたに指示を出す人は誰でしょうか。上司は部下全員の仕事ぶりをじっと観察するわけにはいきません。そこで部下は、上司に報告する義務があるわけです。そのとき口頭でなく文書にまとめるもの、これが報告書です。報告書はビジネスパーソンにとって必須であり、書く機会の多い文書ともいえます。上司からダメ出しされる報告書の例を挙げてみます。報告書はすばやく発信しなければなりません。情報は鮮度も大切なのです。要するに何が言いたいの?わかりにくい報告書は、ムダな仕事を生みます。読み手は書き手に質問や確認をしないと理解できないからです。どこまでが事実で、どこからがあなたの意見なの?事実と意見をミックスさせると、読み手を混乱させてしまいます。あいまいで具体性に欠けているよ抽象的な表現をすると、論点がボヤけて嫌がられます。残念な報告書に対するダメ出しを挙げましたが、思い当たる点はありませんか?では、読まれる報告書になるよう、基本を確認していきましょう。報告書の目的とは自分がした仕事の内容や経過、結果、また業務上知る情報などは、上司や会社に正しく伝えます。読み手はそれらの情報を共有して、業務に活かします。これが報告書の目的です。読み手が上司の場合には、報告書をもとに部下の仕事を把握したり、評価する場合もあります。その報告書には、以下の種類があります。以上のように、報告書といっても様々ですが、読み手を満足させるコツは共通しています。報告書の書き方1:「結論を先に」書く読み手が知りたいのは結論です。そこで構成は時系列や起承転結にせず、結論をズバッと先に書き、理由や経緯はその後にしましょう。キャンペーンで配布するノベルティについて話し合いました。会議ではいろいろな意見が出されました。ボールペン、携帯ストラップ、マウスパッドなどです。キャンペーンで配布するノベルティは「マウスパッド」に決定しました。理由は、......。報告書の書き方2:「読む」より「見る」を意識する忙しい読み手がすばやく理解できるよう、ダラダラと文章にせず箇条書きを用います。図や表を使うのもよいでしょう。報告書のポイント3:「あいまいな表現」は「数字」に置き換えるあいまいな言葉を書いてしまったら、数字に置き換えましょう。今日は数名のお客様からクレームがありました。イベントに満足した人が多かったみたいです。報告書の書き方4:事実と意見は項目を分ける事実と意見は項目を分けて書くと、作文調からビジネス文書へと進化します。ロジカルライティングのセミナーを受けたので報告します。論理的な思考法を学び、続いて頭の中を整理してからアウトプットする訓練をしました。役に立ったのは、文書を書く前に設計図を作ったことです。最後は企画書を作成し、みんなで披露しあいました。ロジカルライティングのセミナーを受講したので報告します。楽天市場でビジネスマナー関連の書籍を見るAmazonでビジネスマナー関連の書籍を見る※記事内容は執筆時点のものです。最新の内容をご確認ください。About公式SNS日々の生活や仕事を楽しむための情報を毎日お届けします。