この規程は,大和町立学校における文書の取扱いに関し,必要な事項を定めるものとする。事務の処理は,文書により,決裁権限を有するものの決裁を受けて行わなければならない。緊急を要する事務については,前項の規定にかかわらず,上司の指示を受け,電話又は口頭で処理することができる。教育総務課長は,文書事務を総括し文書が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し,必要があると認めるときは,当該事務の処理に関し調査を行い,報告を求め,又は指導しなければならない。各学校に文書取扱主任(以下「主任」という。主任は,事務職員をもってこれにあてる。特別の事情があるときは,校長が所属の職員のうちから別に命ずる。主任は,次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。文書事務処理の促進及び改善に関すること。文書の収受,配布及び発送に関すること。施行文書の審査に関すること。文書の整理及び保存に関すること。前各号に掲げるもののほか,文書事務に関すること。各学校には,次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。文書の種類は,次のとおりとする。文書(前条第2号に掲げるものを除く。)には,記号及び番号を付けなければならない。文書の記号は,次のとおりとする。前項の学校名の約字は,別表のとおりとする。文書の番号は,第21条の規定により原議に付された番号とする。各学校に送達された文書は,私人あてのものを除き,次の各号に定めるところにより主任において収受し,配布しなければならない。文書は次号から第5号までに規定するところにより収受及び配布するものを除き,すべて開封の上,文書の余白に収受印(様式第6号)を押して文書収発簿に登録し,定例又は軽易なものを除き校長の閲覧に供した後,受領印を徴して名あて人又は主務者に配布すること。軽易や文書については,収受及び配布の手続きの全部又は一部を省略することができる。親展文書(秘扱いのものを含む。)は,開封しないで封皮に収受印を押し,特殊文書収受簿により受領印を徴して名あて人に配布すること。書留は,開封しないで封皮に収受印を押し,特殊文書収受簿により受領印を徴して名あて人又は主務者に配布すること。開封した郵便物に通貨又は有価証券等が添付してあるときもまた同様とする。電報は,開封して電文の余白に収受印を押し,特殊文書収受簿より受領印を徴して名あて人又は主務者に配布すること。小包は,封皮に収受印を押し,書留郵便によるものは特殊文書収受簿により受領印を徴して名あて人又は主務者に配布すること。郵便料金の未納又は不足の文書が送達されたときは,公務に関するものと認められるものに限り,その料金を支払って受領することができる。主任を経ないで直接送達され,又は受領した文書があるときは,直ちに主任に送付して所定の手続を求めること。校長は,第9条第1号の規定により文書を閲覧し,自ら処理するほか所属職員に指示して,速やかに処理しなければならない。施行期日が指定され,又は予定されている事案は,決裁等必要な手続に要する日時をあらかじめ考慮して処理しなければならない。文書の起案は,次の各号により処理できるものを除き,回議用紙(様式第7号)を用いなければならない。定例又は軽易なもので収受文書の余白に朱書して伺い処理できるもの。定例又は軽易なもので例文又は所定の様式により施行するもののうち,用紙の余白に朱書して伺い処理できるもの。第2条第2項の規定により電話又は口頭で処理したものは,その処理要旨を文書により明らかにしておかなければならない。配付を受けた文書が起案による処理を必要とせず,供覧することによって完結するものであるときは,次の各号により関係者の閲覧に供するものとする。回議用紙を用いる場合は,その所定欄に「供覧」と表示する。回議用紙を用いない場合は,配付を受けた文書の余白に「供覧」と表示し,関係者押印欄を設ける。起案に際しては,次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。事案が定例なものは,あらかじめ主任と協議の上,例文を定めて処理すること。用字,用語は,常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号),現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号),送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)等によること。文体は,口語体とし,その事案の内容を的確に,しかも平易かつ簡明に表すこと。回議書の作成に際しては,次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。回議書には,事案が定例又は軽易なものを除き,起案理由,経過の概要,関係法規その他参考となる事項を付記するとともに,関係書類を添付すること。同一案件に関する回議書は,その処理順序にまとめて綴り,まとめて綴りがたいときは,所要の事項を付記して回議すること。回議書を加除又は,訂正したときは,軽易なものを除き,その者の印を押すこと。特別の取扱いを要する回議書のうち,機密を要するもの,重要なもの及び急を要するものはその旨回議書の所定欄に朱書すること。文書の施行に関し,特別の取扱いを要するものは,「親展」,「書留」,「速達」,「配達証明」,「内容証明」,「小包」,「電報」,「はがき」,「使送」等と回議書の所定欄に朱書すること。回議書は,主任の審査を受けなければならない。主任は,回議書の内容面及び形式面について審査し,形式面その他軽易な誤りについてついては自らこれを修正し,その他のものについては起案者に連絡して加除,訂正を求めるものとする。主任は,審査に当たりその事案について説明を求め,又は参考資料を提出させることができる。決裁の終わった回議書(以下「原議」という。)には,決裁済の年月日を原議の所定欄に記載するものとする。施行を要する原議は,特に施行日を指定されたもののほか,速やかに施行しなければならない。施行を要する原議は,別に決裁を受けなければ,廃案にし,又は試行を保留することができない。文書施行者名は,校長名とする。法令や様式に別段の定めがあるときは,この限りでない。施行する文書の日付は,発送する日としなければならない。施行を要する原議は,文書収発簿又は親展文書収発簿に登録し,原議に番号を付さなければならない。軽易なものについては,この限りでない。文書の番号は,会計年度ごとに一連番号とする。往復文のうち,同一案件に関するものについては,当該案件が完結するまで同一のものを用い,また,その案件が2年度以上にわたるものについては,次年度以降は最初の年度の数字をその記号に冠するものとする。施行する文書は,浄書及び校合しなければならない。文書の浄書及び校合をした者は,原議の所定欄にその者の印を押さなければならない。施行する文書には,公印を押さなければならない。次の各号に掲げるものについては,公印を省略することができる。前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は,発信者の下に「(公印省略)」と表示するものとする。行政処分,契約,登記又は証明書類等の文書で必要なものには,契印,割印又は訂正印を押さなければならない。施行する文書は,主任において発送しなければならない。説明を要するもの又は緊急を要するものは,主務者において郵送,手渡し又は使送により発送することができる。前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書の発送は,郵送,手渡し又は使送により行うほか,ファクシミリにより行うことができる。主務者は,第1項第1号ただし書の規定により主任において一括同封して発送するもののほか,施行する文書にあて先を書いた封筒及び原議を添えて主任に回付しなければならない。親展文書又は特殊な取扱いを必要とする郵便物は,主務者において封入又は包装しなければならない。発送済の原議には,所定欄に発送年月日を記載しなければならない。主任は,処理期限のある文書について,常にその処理状況を把握しておくものとし,処理が完了していないものがある場合には,すみやかにその処理に当たらなければならない。文書は,未完結文書又は完結文書に区分してその所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。重要な文書には,火災,盗難等の災害に対する予防措置を講じておかなければならない。文書は校長の許可を得ないで,校外に持ち出し,又は職員以外のものに示し,若しくは写させてはならない。完結文書は,主任において次の各号に掲げるところにより,文書分類の基準に従い編集及び製本しなければならない。編集は,会計年度により区分すること。会計年度によることが不適当と認められる文書は,歴年により区分すること。編集は,特に必要がある場合,2年以上にわたる分を1冊とすることができる。1冊の厚さは8センチメートルを限度とすること。前各号の規定により編集したときは,目次をつけ,表紙又は背表紙に分類番号,主題,所属年度,保存年限,保存期限,学校名,その他管理に必要な事項を付記して製本すること。文書の保存年限の種別は,次のとおりとする。文書の保存年限は,会計年度によるものは翌年度の初期から,歴年によるものは,翌年の初日から起算するものとする。前条第1項に規定する種別の標準は,次のとおりとする。前項の保存年限の種別の標準と法令の規定に基づく保存年限とが異なるときは,いずれか長い方をもって保存年限とする。主任は,保存すべき文書(第5種に編集するものを除く。)を第30条の種別ごとに整理して保存するとともに,文書管理目録を整理しなければならない。保存文書を借覧しようとする職員は,文書借覧簿により主任の承認を受けなければならない。借覧期間は,7日以内とする。校長が承認したときは,この限りでない。文書を借覧した職員は,これを転貸,抜取り,取替え,書き込み又は校外持ち出しをしてはならない。主任は,校長の承認を得て,保存年限を経過した文書を廃棄しなければならない。主任は,保存年限を経過した文書で校長が必要と認めるものについては,さらに年限を定めてこれを保存することができる。主任は,保存年限を経過しない文書で保存の必要がないと認めるものについては,主務者と協議し,校長の承認を得てこれを廃棄することができる。主任は,前3項の処分をしたときは,文書管理目録を整理しなければならない。主任は,廃棄する文書のうち,機密を要するものについては,焼却その他適切な措置を講じなければならない。有すると認めるものについては,校長と協議の上,これを保存することができる。則この訓令は,公布の日から施行し,平成17年4月1日から適用する。1号)この訓令は,平成28年4月1日から施行する。1号)この訓令は,不正競争防止法等の一部を改正する法律の施行の日(平成31年7月1日)から施行する。教育委員会訓令第1号e000000001e000000015e000000040e000000040e000000041e000000043e000000043e000000044e000000047e000000046e000000050e000000050e000000051e000000054e000000053e000000056e000000056e000000060e000000060e000000061e000000064e000000063e000000066e000000066e000000067e000000070e000000069e000000072e000000072e000000073e000000074e000000076e000000076e000000077e000000080e000000079e000000083e000000084e000000086e000000087e000000089e000000090e000000092e000000093e000000095e000000096e000000099e000000099e000000100e000000103e000000102e000000106e000000107e000000110e000000111e000000114e000000115e000000118e000000119e000000122e000000123e000000126e000000126e000000127e000000130e000000129e000000132e000000133e000000136e000000137e000000140e000000140e000000141e000000144e000000143e000000147e000000147e000000155e000000155e000000160e000000160e000000164e000000165e000000167e000000167e000000168e000000171e000000170e000000174e000000175e000000180e000000182e000000183e000000185e000000186e000000187e000000189e000000190e000000192e000000193e000000195e000000195e000000196e000000199e000000198e000000201e000000201e000000202e000000205e000000204e000000207e000000208e000000210e000000210e000000211e000000214e000000213e000000217e000000217e000000220e000000220e000000221e000000224e000000223e000000228e000000229e000000231e000000232e000000234e000000234e000000238e000000238e000000239e000000242e000000241e000000245e000000246e000000248e000000249e000000251e000000251e000000252e000000255e000000254e000000258e000000259e000000261e000000262e000000264e000000265e000000267e000000267e000000268e000000271e000000270e000000274e000000275e000000277e000000278e000000280e000000281e000000283e000000284e000000286e000000287e000000289e000000290e000000292e000000292e000000293e000000296e000000295e000000298e000000298e000000301e000000301e000000304e000000304e000000305e000000308e000000307e000000310e000000311e000000313e000000313e000000314e000000317e000000316e000000319e000000319e000000322e000000322e000000323e000000326e000000325e000000326e000000327e000000330e000000330e000000331e000000334e000000333e000000336e000000336e000000337e000000340e000000339e000000340e000000341e000000343e000000343e000000344e000000345e000000347e000000347e000000348e000000351e000000350e000000353e000000353e000000356e000000356e000000357e000000360e000000359e000000360e000000361e000000364e000000365e000000367e000000368e000000371e000000372e000000374e000000374e000000378e000000378e000000381e000000381e000000382e000000385e000000384e000000385e000000386e000000388e000000388e000000392e000000392e000000393e000000395e000000397e000000397e000000398e000000401e000000400e000000403e000000403e000000404e000000407e000000406e000000409e000000410e000000412e000000412e000000413e000000416e000000415e000000418e000000418e000000421e000000421e000000422e000000425e000000424e000000427e000000427e000000428e000000431e000000430e000000434e000000435e000000436e000000438e000000439e000000441e000000442e000000444e000000445e000000449e000000449e000000450e000000453e000000452e000000460e000000460e000000463e000000463e000000464e000000467e000000466e000000495e000000495e000000499e000000499e000000500e000000503e000000502e000000506e000000506e000000507e000000510e000000509e000000512e000000512e000000513e000000514e000000516e000000516e000000519e000000519e000000520e000000523e000000522e000000525e000000525e000000528e000000528e000000531e000000531e000000535e000000535e000000538e000000538e000000539e000000542e000000541e000000546e000000549e000000548e000000553e000000558e000000557e000000561e000000566e000000565e000000568e000000578e000000622e000000628e000000634e000000640e000000646e000000652e000000658。