賢く使いこなせば、経費節減だけでなく、生産性向上や働き方のアップデートにもつながる進化した複合機。多機能だからこそ選び方も難しく、最近は価格やスペックに加えて「コンサル」も差別化ポイントとして注目されています。企業が持つ隠れた課題を発見し、解決に導くコンサルティングとはどのようなものか。まとめてオフィス株式会社の提案例をご紹介します。目次まずは複合機の利用法や課題をヒヤリング印刷枚数の大幅削減が可能な機能とは?設定が難しかったのは昔のこと。関連サービスのご紹介クライアントのプロフィール社員数200名の精密機器メーカーの営業所で総務を担当するAさん。営業所の従業員は、社員、パートを含め45名で、うち30名が営業担当として勤務。今年配属されたばかりというAさんは、複合機やITの知識に乏しいので、入れ替えに対しては不安も。現在の複合機は、リース何年目ですか?――3年目になります。契約期間が残っているのですが、買い替えを検討したほうがいいのでしょうか。リースは5年契約でしょうか。法定耐用年数も5年のため、4年目ごろからが検討時期になるかと思います。現状の課題を改善し、ランニングコストを下げ、生産性を向上することで、残債や次期リース分を含めてもコストを下げられる可能性があります。現状の確認なのですが、毎月どれくらい印刷されているのでしょうか。トータルで月5000枚くらいは使っています。朝出社直後、営業に出かける前に一斉に印刷する......などあれば教えてください。――基本的には、そういったことはありません。:複合機のスペックには、通常低速のものと高速のものがあります。1日平均して180枚ほどの枚数で、時間を分散して出力しているようでしたら、低速のスペックのもので十分です。使うときと使わないときの差が激しく、会議の前になると複合機の前に行列ができる......といったことが起きるようでしたら、高速のものでないと、効率が悪くなってしまいます。ちなみにカラーはよく使われますか?――そうですね......全体の3割ほどでしょうか。:それでしたら、低速のスペックのもので大丈夫だと思います。企業さまによっては、カラー8割というところもありえますので、そういった場合は印刷に時間がかかるので高速の複合機をおすすめしています。印刷枚数の大幅削減が可能な機能とは?――もし私が上長へ入れ替えの話をする場合「これだけコストが下がる」と明確な提案でなければ難しい気がします。今、複合機を使うときにセキュリティ機能はつけていますか?――いえ、つけていないです。:パソコンから印刷ボタンを押して、出力しますよね。この出力の前段階に認証機能をつけるだけで印刷枚数が削減できるケースが多いのです。:1ステップ追加することで「間違えたかも?」と気付くタイミングが生まれるからです。加えて複合機で印刷プレビューを確認できるため、出力する前にミスに気付くこともできます。実際に、ミスが3〜4割も減ったケースもあるんです。御社の場合でしたら、1000枚ほど印刷枚数を減らせる可能性があります。――それはコスト面でも大きな削減につながりそうですね。設定が難しかったのは昔のこと。今は驚くほど簡単に!――ただ、最新の複合機は多機能になって難しいイメージがあり不安もあります。:今はタッチパネルが主流で、むしろ直感的に操作できるようになっています。パネル自体のサイズも大きく、使いやすいんですよ。タッチパネルの例:大きく見やすいボタンが並ぶ。:パソコンにドライバーをインストールすることで使えるようになります。難しいイメージを持たれているケースが多いのですが、最近の機種ではインターネットの専用サイトでワンクリックするか、CD-ROMを読み込ませるだけで、簡単に設定できるようになっています。――機械が苦手なのですが、私でも設定できますでしょうか。:そのような声をいただくこともありますが、目の前で設定するところをご覧いただくと、みなさま「簡単ですね。これなら自分でできます」とおっしゃいます。そのくらい簡単なのでご安心ください。