アウトソーシング、就業規則などの就業ルールの策定や改定、人事労務にまつわるトラブルの対処といった様々な業務を専門に取り扱う人事のプロフェッショナルです。ある、わち人事労務事務所を訪れました。取り入れており、効率化を進めているといいます。和智英人さんに伺いました。――本日はよろしくお願いいたします。導入された理由を教えてください。使っていたので、使い方などはもともと知っていました。話を聞いて興味を持ちました。各担当者が一匹狼になりがちで、お客さんの課題を事務所の他のスタッフと共有するという文化が根付いていません。そのため、どこでどんなことがあって、どんな打ち合わせをしてきたのかという進捗状況が見えにくかったのです。スタッフ自身も、一日に何本も打ち合わせすると内容を忘れたり、見たいときにノートが手元になかったり、打ち合わせに行ったときの記録が残らないなどの課題がありました。この課題を解決するために、送信したメールや手続き情報の控え、打ち合わせに必要な情報などをすぐに確認できるツールがほしいと思っていたんです。――クライアントの情報をスタッフ間で共有し、またスタッフ自身も情報をいつでもどこでも取り出せるソフトが必要だったというわけですね。これが解決できれば、業務効率化だけでなく、サービス向上にもつながると考えました。――他のソフトは検討されたのでしょうか。和智:より高価な顧客管理システムなども検討しましたが、費用対効果が見えなかったのです。ためておいた情報を共有することで新しいスタッフにも過去のやりとりが見えますし、それが引き継ぎのガイドにもなります。それから、写真やファイルをアップロードしなくていいという仕様も気に入りました。実際にはアップロードしているわけですが、ドラッグ&ドロップでノートにひょいっと入れられるじゃないですか。アップロードしている感覚を感じさせないインターフェースがよかったですね。――具体的な使い方を教えてください。和智:まずは打ち合わせです。アシスタントが「今日は◯◯を確認してきてください」とノートに入れておいてくれるので、それを元に打ち合わせを進めます。打ち合わせでは、写真や音声録音も活用して、細かくなくてもいいので現場で内容を記録します。報告についてはテンプレートを活用することで、さらにスピード感を高めています。打ち合わせの最後には、必ずクライアントの課題が見えてきます。それに対する指示もノートに書き込んですばやく共有するようにしています。最終的にそれがそのまま議事録として保存されていくというわけです。スキャンしたデータ、メールなどを入れています。控えなどはすべて電子化し、必要なものだけ紙でとっておくようにしています。業界的にとにかく紙が多くて、月に数千枚くらいにはなります。入れるようにしているということです。――クライアントを引き継ぐときにも便利ということでしたね。クライアントの担当を引き継いだら、そのクライアントのノートブックを見ます。そこにすべてのデータ、議事録、やりとりが入っているので、だいたいことがわかるのです。ノートは日付・会社名・ご担当者様のお名前をカタカナでタイトルに入れることをルール化しています。表記に揺れがある名前を検索しやすくするためです。何回も変換して検索を繰り返すのは時間がかかりますからね。和智:クライアントとの打ち合わせの記録を共有できるようになったので、スタッフ間での齟齬がなくなりました。スタッフも仕事がしやすくなったのではないでしょうか。社担当するという形に変えました。これなら、誰かが休んでも他の人がカバーできますよね。クライアントの情報を共有するようになったことが大きいです。――ちなみに、和智さん個人としてはどのようにお使いなのでしょうか。reserved.セキュリティ法務情報プライバシ。