書類に記載して、行政機関等に届出する事務です。この番号法により限定的に定められた事務の範囲の中から、具体的な利用目的を特定した上でマイナンバーを利用することになります。マイナンバーは利用の制限が個人情報保護法よりも厳しくなっており、たとえ本人の同意があったとしても利用目的を超えて利用することはできません。利用目的を超えてマイナンバーを利用することができるのは、次の2つの場合のみに限定されます。事業者は、マイナンバーを本人から取得する際に、利用目的を特定して通知しておかなければなりませんので、注意が必要です。マイナンバーを取得する際に本人に通知した利用目的が「源泉徴収票への記載」のみだった場合、マイナンバーをそれ以外の目的に利用することはできません。当初の利用目的以外の目的に利用する場合は、あらためて本人に必要な利用目的を通知して再度マイナンバーを取得することになります(当初の利用目的と相当の関連性が合理的に認められる範囲内であれば、利用目的を変更して、本人に通知等を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内でマイナンバーを利用することができます)。このような二度手間にならないように、最初に本人からマイナンバーを取得する際に、マイナンバーを利用すると想定される事務の全てを明確に利用目的として特定して、本人へ通知しておきましょう。事業者が税や社会保障関係の事務を行うためには、本人等からマイナンバーを提供してもらう必要がありますが、番号法によりマイナンバーの提供を求めることができる場合が限定されています。処理するために必要がある場合に限り、本人等にマイナンバーの提供を求めることができます。したがって、事業者は、例えばマイナンバーを社員番号代わりに利用するなどの目的でマイナンバーの提供を求めることはできません。番号法第19条に限定的に定められた場合を除いて、マイナンバーを他人に提供することはできません。グループ会社間で従業員が異動するので、マイナンバーを会社間で移動させようとする場合は「提供」に該当し、この提供の制限を受けることになり、マイナンバーを会社間で受け渡すことはできませんので、ご注意下さい。同一法人内でのマイナンバーの移動は「提供」ではなく「利用」に該当し、前述した利用制限に従うことになります。番号法第19条に限定的に定められた場合を除いて、他人のマイナンバーを収集または保管することはできません。処理するために必要がある場合に限り、従業員等のマイナンバーを収集・保管することができます。留意すべき点は、マイナンバーを利用して行う事務を処理する必要がなくなった場合で、書類の法定保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければならない、とされている点です。法定保存期間は7年ですが、この法定保存期間の7年を経過した場合には、マイナンバーを復元できない手段でできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。マイナンバー部分を復元できないようにマスキングまたは削除した上で、当該書類の保管を続けるという方法もあります。事務処理の必要性と法定保存期間を踏まえて、マイナンバーを廃棄又は削除する時期を決めて管理しましょう。廃棄や削除の具体的な方法についても、実務の手順として決めておきましょう。削除・廃棄の記録を保存する必要もあります。廃棄等の作業を委託する場合には、委託先が確実に削除・廃棄したことについて、証明書等により確認することも必要です。これらも実務の手順に落とし込みましょう。公表している「(別添)特定個人情報に関する安全管理措置(事業者編)」に例示されていますので、ご確認下さい。