最終更新日:2020/01/24業者と連携した展示会の当日の準備の流れ展示会が決まったとして、必ずしも必要な人数や資材が揃っているとは限りません。そんな時には展示会業者の力を借りる事になりますが、連携して仕事をするとしたら当日はどういう流れになるかについて、ポイントを3つ程述べて行く事とします。準備の最終段階とも言える部分なので、展示会の経験が少ない場合等にはしっかりチェックしてみましょう。くじ展示会業者にどの部分のカバーを依頼したのかシチュエーションによって色々な動きが想定される上手く行くかは事前に話し合いがどの程度出来たかによる展示会業者にどの部分のカバーを依頼したのか展示会の開催が決まったとして、安定した準備をしたい場合には半年程は必要になります。開催が決まった場合には、通常業務と同時に展示会の準備もこなさないといけません。ブース設営や売り子や整理要員の確保、撤収時の段取等を考える事になります。他にも、スタッフや来場者の宿泊施設や交通手段の確保等もとても重要です。どの部分も相応の作業量になりますので、大企業や出店経験が多い会社を例外にしたなら、出来るだけ早い内に準備に取り掛かった方が無難になります。しても困った場合には、業者に不足分をカバーしてもらう事になりますが、当日に業者がどういう流れで仕事をするかは、どういった目的で業者に仕事を依頼したかで結構変わって来ます。会場の設営や撤去を依頼した場合には、工事が始まるタイミングと展示会に使う資材の持ち込みや片付けのタイミングをよく話し合っておく必要があります。当日に来場者対応で想定よりも時間が掛かったり、終了時に荷物を片付けるのに想定よりも時間が掛かってしまう事は珍しくありません。業者側についても同様の事が言えますが、どういった部分に注意して欲しいのか等の事が曖昧なままだと、設営や撤去工事がずれ込んでしまう様なケースもあります。事前の話し合いで時間に余裕が持たせてあるならば、その心配は最小限で済みます。他にも、特別な映像機材や体験会方式で注意して扱わないといけない物を別個で運んでいる等の事情があった場合には、その辺りの事もしっかり業者と話し合って配慮をお願いしておけば、当日の作業の流れも気を使ってもらえる分スムーズに進む様になります。他の段取でも同様の事が言えます。シチュエーションによって色々な動きが想定される会場の設営と撤収部分について業者の力を借りたとするなら、上手い連携の為には資材梱包資材等は破壊しないで保存しておき、手荷物等は終了と同時に即持ち出せる様にひとまとめにしておく事をお勧めします。経験が少ない会社でやりがちな失敗は、展示会に気を取られる余り、ダンボールや衝撃吸収材等の梱包資材を破棄してしまう事ですが、中には衝撃を入れると壊れる機材もあります。撤収時には持ち込んだ機材は片付けなければいけないわけで、その時に梱包材が無いと改めて手配しなければならなくなり、業者との連携の流れが上手く行かなくなります。人手不足カバーの為の人員を手配してもらったとしたら、当日は開催前に最終確認事項を話し合う事が多いです。早い段階で依頼しており、扱う商品や展示会のコンセプトを派遣されてきたスタッフが熟知している事が前提条件になりますが、売り子として来ている場合には、商品の特徴や在庫不足の時の問い合わせ等を話し合う事が多くなります。行列の整理要員等と重なる部分では、急病人やトラブルが出た場合の打ち合わせを行う事も珍しくありません。季節や会場が屋内か屋外かにもよりますが、熱中症や低体温症で昏倒してしまう来場者対策は必須となります。行列が長くなる事が想定される場合には、トイレトラブル等も想定されますが、迅速に急病人を発見する為には、やはり事前に話し合いをしておかないといけません。参加者としてではなく主催者として動いている場合には、会場全体の人数の把握と、必要に応じた入場制限についても、業者としっかり詰めておく必要があります。何れも当日になってからも話し合いが必須になる部分です。上手く行くかは事前に話し合いがどの程度出来たかによる当日に、展示会業者は関連する仕事先へのダイレクトメールやカタログの発送準備、そして周辺ブースへの挨拶周りをしている事等も多くあります。一段落した頃合いに、依頼者の方に今回の展示会業者の仕事がどうであったか等に関するアンケートを依頼してくる場合も珍しくありません。全体的に言える事としては、上手く連携出来るかどうかは事前にどの程度の話し合いが出来ているかに掛かって来ます。展示会業者と言っても、長年車関係の物や果物関係を扱っていた等、専門は結構違う物です。ブース運営についても、映像を使って盛り上げるのを得意とする所もあれば、体験会方式が得意という所もあります。大前提として行われる展示会の専門性と一致しているかを確認してから、仕事を依頼しなければいけません。他にも、具体的にどの部分で困っており、依頼先のどういった部分に期待しているのかを明確にしておかないと色々難しい部分も出て来てしまいます。その中には、個人情報の保護に対して、どの位取り組んでいるかをチェックする事等も入ります。経験が少ない場合のフォロープランを用意している会社も多いので、困っている場合には、とにかく出来るだけ早い段階で複数の会社から資料を取り寄せ、条件に合った所に相談する事をお勧めします。場合によっては、運営自体を代行してくれる様なケースもありますので、そちらに全て任せるというのも1つの選択です。その場合は、当日は様子を確認に行くスタッフを派遣する程度で済みますが、その場合も打ち合わせがしっかり行われていないと、こんなはずでは無かったという事になりやすいです。響く部分なので、忘れない事をお勧めします。具体的にどの部分にどういった力が欲しいのかを明確にした上で、専門性が一致している展示会業者に半年前位から相談しておくと当日の連携も上手く行きます。人手不足のカバーや、会場の設営や撤去等、どの部分の仕事を依頼したかによって、準備も全く変わります。いった行き違いを最小限に抑える為には打ち合わせの時間を多く確保する事がとても重要という事です。体験型ブースが人気!展示会デザインをプロの業者に依頼するメリット展示会運営を業者に委託するなら!マニュアルはしっかり作成しよう展示会で好評を得るセミナー運営なら口コミで業者を選ぼう展示会サポート業者の選び方。