10:15ネットショップ運営業務のうち、地道な仕事ながらも決して手を抜けないメール対応。繁盛ショップはツールを導入して効率化に励んでいる。製品担当のお2人にお話をうかがった。メール対応に人力で頑張るの、そろそろやめませんか?顔が見えないネットショップで、お店の印象を左右するのがメール対応である。マジメな運営者こそそれを理解し、身を粉にして頑張っていると思うのだが、そろそろ人力に限界はきていないだろうか。「当社のサポート部門も、当初は個人用メールソフトを使用して二重対応や対応漏れなどのリスクが常にある状態でした。個人用メールソフトでの業務と比較するとあまりに便利なので、多くの方に使っていただきたい。田中耕一郎さん導入企業は、ブックオフオンライン、青山ガーデン、リューグーレザーズなどネットショップはもちろん、星野リゾートのような旅館業や、仕事を属人化しないことを徹底しているワーク・ライフバランスなどがある。「通販はもちろん、サポート部門や人事部門など、メールでお客様とやりとりをされているところは、おそらくどこも同じ悩みを抱えていらっしゃると思います。個人用のメールソフトを使って、複数人でお問い合わせに対応していると、これを誰が担当しているのか、処理をしようとしているのか、それぞれのメールのステイタスがわからなくなってしまいます。それにより、クレームメールへの対応が遅れたり、返信によって担当者が変わったり、違う対応をしてしまったり、トラブルに発生する可能性があります。新人もベテランも、同じクオリティの対応ができるメールワイズの見た目は個人用メールソフトとそれほど変わらず、高度なIT知識も必要ない。そのポップな見た目の裏に、業務効率化のための行き届いた機能がいくつも搭載されている。「たとえば営業時間のお問い合わせなど、よく来るであろうものは事前にテンプレートを作っておくことができます。『予約語』という変数のようなものをあてることで、お客様や担当者の名前、日付を自動入力することができます。お問い合わせの受信から数クリックで返信メールのほとんどが作成できてしまう。アドレス帳と連携していますので、お客様のお名前を間違える、様を付け忘れる、といったミスがなくなります。テンプレートを使っていただければ、新人さんでもベテランさんでもさほど変わらないクオリティのメールを書くことができます。「メールワイズ」導入企業、ブックオフオンラインのテンプレート機能画面。同社は600個のテンプレートを登録している。世界のトレンドから学ぶ、最新のサイト構築論ECzine編集長「ECにラッキーはありません。×ログインEメールパスワード※旧SEメンバーシップ会員の方は、同じ登録情報(Eメール&パスワード)でログインいただけます。わずに日本のお店運営をスムースにすることを目指す無料Webマガジンです。掲載記事、写真、イラストの無断転載を禁じます。記載されているロゴ、システム名、製品名は各社及び商標権者の登録商標あるいは商標です。