入社者のマイナンバー収集にて、マイナンバーカードのコピーを貼り付ける申請書を使用しています。申請書の提出を受けた後、マイナンバーカードのコピーからマイナンバーを確認し、クラウドシステムに担当者にて登録を行っています。申請書については、クラウドシステムに登録した後は通常のキャビネットに保管している状況です。社内の特定個人情報に関する規定では廃棄とその記録が定められていますが、具体的にはどのような方法を取ればよいでしょうか。回答マイナンバーの取り扱い方針を定めたガイドラインでは、不要になったマイナンバーは、速やかに溶解もしくは焼却等で復元不可能な状態にし廃棄もしくは削除の記録を取ることが必要となります。マイナンバー申請書については、可能であれば不要となった時点で廃棄を行うことが望ましいですが、社内のISOなどの取り扱いルールを設けマイナンバーのみを管理するキャビネットなどで一時的に保管し、溶解処理する業者を選定し廃棄を依頼することになります。業者の選定の際、マイナンバーの廃棄を証明する書類を発行する業者がよろしいかと存じます。マイナンバーを廃棄したことを記録する帳票を作成し廃棄の記録を残すこととなります。データの帳票名、廃棄者(御社の個人番号取り扱い責任者等)、廃棄件数といった内容となります。マイナンバーを扱えるクラウドシステムによっては、本人がシステムに直接アクセスしマイナンバーを登録することができる場合もございます。収集フローの中でご活用いただければ、管理の負担やリスクを軽減することができると存じます。Q&Aや法改正など旬の人事ニュースを掲載。安全衛生・リスクマネジメントTweet日常業務に関するちょっとした疑問から、コンプライアンス、人事戦略まで、お気軽にご相談ください。