NTTコムウェアタイトルとメールの冒頭で「結論」から書くことが、受信箱にあふれている大量のメールの中からメールを開けてもらえる、そして読んでもらう相手に親切だと感じてもらえる早道だというお話をいたしました。はじめに「結論」を書いた後は、必要に応じて「理由」や「データ」も書きます。時には「新規のご提案」あるいは「お断り」など、ただ結論を伝えるだけでは、カドが立ったり、説明不足となって相手に不快な印象を与えることがあるかもしれません。データ」の三点セットが大切なのです。それでは、新しい提案をする場合の「三点セット」を具体的なケースで考えてみましょう。これは、なるべく短い文で、簡潔に説明する方が良いでしょう。メールのタイトルは「貴社の制服にオーガニックコットン製品をお薦めします」。メールの書き出しで、ごあいさつの後、さっそく「結論」を書きます。過日は、ご来社ありがとうございました。下町のタイ料理がお口にあったようで良かったです。私たちは、無農薬有機栽培のオーガニックコットン製品をお薦めいたします。その後「理由」を書きます。その「推奨理由」は独りよがりなものではなく、お客様のニーズに合っている説明でなければなりません。専門用語がある場合は、その補足説明もつけた方が良いでしょう。□□様が、いつもおっしゃっている地球に優しい素材を使いたいというニーズに、ぴったり合った商品だからです。最後に「データ」や「補足説明」を示します。この時、外部の信頼できる第三者機関のホームページにリンクすると有効です。メールを長くすることなく、知りたい相手には十分な情報を伝えることができます。そのリンク先に、会員企業あるいは推奨先として自社名が挙げられていれば、上記のデータを裏付けることにもなり、より信頼していただけるでしょう。提案を後押しする、前向きなデータとあわせて、先方が心配しそうな欠点についても、先回りして示しておくと、親切でしょう。米国テキサス産で、米国と州の農務省の認定を受けたもの、そしてNPO日本オーガニックコットン協会の認証商品だけを素材に使用いたしております。3年間、農薬や化学肥料を使わない畑で取れた有機栽培のコットンだと認証された素材を自社製造いたしました。会員No.*****が弊社です。http://www.joca.gr.jp/オーガニックコットンと言いますと、手間暇がかかる分だけ高コストをイメージされると思います。ご高察の通り、○%ほど割高になります。その耐久性は、一般製品の○%以上長持ちすると言われております。▼オーガニックコットン製品の耐久性http://www.......また、グリーン調達を心がけている企業は、ユーザーの好感度が○%以上高いという調査結果もございます。ユニフォーム選びも、PRの方法次第では、企業イメージを向上させると考えられます。グリーン調達企業のユーザー好感度http://www.......そして、最後にもう一度「結論」を書きましょう。1)もう一度結論ぜひ、貴社のユニフォームにオーガニックコットン製品をご採用いただきますよう、よろしくお願いいたします。ご不明な点ございましたら、メールでも、電話でも、お気軽にお尋ねくださいませ。おことわりする場合も三点セットの基本は変わりません。先方のリクエストに応じられない場合には、そのボトルネックとなる障害について、きちんと説明する必要があるでしょう。過日は、ご来社ありがとうございました。残念ながら、不採用に決まりました。熱心にご提案いただきましたのに、ご期待に応えられず申し訳ございません。貴社の商品を採用できませんのは、旧来より取引いたしております△△社の同等品を長年使い続けているからです。必要であればデータを示します。場合によっては、その競合する取引先のホームページにリンクすることも有効でしょう。http://www.......こうして、理由とデータを示すことで、先方は、長年の取引先に勝つためには、かなりの値引きをしないといけないことが理解できるでしょう。ライバルのホームページを見て、闘志を燃やすかもしれません。それでも取引をしたいと思うならば、今度は、さらに思い切った提案メールが届くかもしれません。最後に本音で「結論」を書きます。再度前向きに検討させていただきます。ご検討の程よろしくお願いいたします。ご不明な点ございましたら、メールで、電話で、お気軽にお尋ねくださいませ。月刊誌スタイルで楽しめる『COMZINE』は、暮らしを支える身近なITや、人生を豊かにするヒントが詰まっています。[NTTコムウェアのサイトへ]。