linkあなたは毎日のメールチェックをどのように行っていますか?インターネットを使った業務が一般的になった今、効率的でお金もかからない電子メールは重要な連絡手段になっていますよね。そのため、「メールチェック」というのは必須の業務の1つになっています。たしかに、外部や会社内からの連絡が回ってくるメールをしっかり確認するのは重要な業務の1つです。場合によっては、非常に重要な連絡がメールで回ってくることもあるでしょう。その一方で、メールチェックは「お金を生まない」「利益を生まない」種類の代表的な仕事の1つでもあります。メールボックスと何時間も睨めっこしたところで、営業成績が伸びたり、売上が伸びたりすることはありませんよね。そのため、メールチェックは重要な業務であると同時に、あまり時間をかけずに、効率的に、サクッと終わらせてしまいたい業務の代表でもあります。そこで、今回は、効率的なメールチェックのやり方や方法、コツ、また、メールチェックを効率化する頻度など、あなたのメールチェックを効率化するためのさまざまな方法をご紹介していきます。通知、自動受信をオフにすることです。メールという連絡手段は「手紙」の延長にあるはずです。手紙というのは元々24時間365日、いつでも届くようなものではありませんよね。インターネットを使っているという性質上、メールは送信すれば次の瞬間には届いてしまいます。基本的にメールで緊急を要する連絡をするようなことはありませんよね。どんな急用のメールだとしても、基本的に24時間以内に確認し、返信しておけば問題はないはずです。それ以上に緊急な用事なら、電話で追加の連絡をしたり、場合によっては、直接会いに行くという方法をとることだってできるはずですよね。メールは届いたら、即レスポンス、そんな風に考えている人も大勢いますが、実はそんな必要はなかったのです。これで煩わしいメールの通知から解放されることができました。メールの通知、自動受信がオフになっている状態では、どのようにメールチェックをすればいいのでしょうか?メールチェックの時間帯を決めて1日に3回程度までにするせっかくメールの通知や自動受信をオフにしたのに、頻繁にメールチェックをしていては、意味がありませんよね。そこで、メールチェックする時間帯を決めてしまいましょう。メールが届く度にチェックするというスタイルから、自分でメールチェックの時間帯を決めて、その時間にメールチェックをするというスタイルに変更するのです。することで、メールチェックによって業務が中断されるということがなくなりますよね。メールチェックをする頻度は人によってバラバラだと思いますが、1日に3回程度までにしておくのが理想的でしょう。始業時に1回、業務の途中に1回時間をとってまた確認をする、終業時に最後のメールチェック。どんなにメールが多くとどくビジネスマンでも、これくらいの頻度でメールを確認しておけば問題ないはずです。ちなみに、仕事のメールを自宅でも確認できるという場合でも、就寝前、寝る前のメールチェックはやめておきましょう。仕事に関するメール、連絡を見てしまうことで、脳が覚醒してしまい、眠りにくくなってしまうからです。メールチェックは返信作業やToDo処理と分けて行うここまで来たら、あとは実際にメールチェックを行う場合の注意点ですね。実際にメールチェックを行う時の注意点としては、メールのチェックをまとめて行い、メールへの返信や、メールを確認したことによって発生したやるべきこと、タスク、ToDoなどの処理は同時に行わないことです。いうことか、具体的に説明しましょう。上司からメールが来ていて、「●●の案件に関する資料、明日までにまとめておいて欲しい」という内容だったとします。すると、「明日までに資料をまとめる」というやるべきこと、タスク、ToDoが生まれますよね。このメールを確認した時から資料をまとめるという作業を始めてしまうと、その場でメールチェックが中断されてしまうことになります。そこで、一旦メモや付箋、ToDoリストに「明日までに資料をまとめる」というタスクを追加しておき、まずはメールチェックを継続するのです。することで、まずはメールチェックを全て終わらせてから、他の業務ややるべきことに取り組むことができるので、仕事が効率的ですよね。メールの返信についても同様です。「このメールへの返信には時間がかかるな」そう思ったら、とりあえず「■■のメールに返信」というタスクをメモや付箋、ToDoリストに書き出しておいて、メールチェックを継続します。今行っている「メールチェック」という作業・業務を中断しないことを最優先に考えていくのです。中にはすぐに終わるタスクや、簡単に返信できるメールも存在しますよね。そのようなタスクやメールの返信は、先延ばしにせずに、すぐにやってしまうことが効果的になります。目安としては「2分以内」にできるタスクはメールチェックの最中に終わらせてしまった方がいいでしょう。ちなみに、この2分以内というのは、タスク管理、ToDoの管理に使われる「GTD」という方法にある「その場でタスクを処理するかどうかを判断する基準」です。正確に2分で終わるかどうかは分からないと思いますので、この2分は正確な数値ではなく、「2分で終わりそう」という感覚で問題ありません。まとめメールチェックは重要な業務であると同時に、お金は生まないというやっかいな業務です。効率的にできるかがカギとなりますので、ぜひ、今回の記事を参考にしてみてください。電車に乗っている時間って、案外長いですよね都市部に引っ越してくると、...雨の日に履きたいビジネス向けレインシューズ5選!最近雨が続きますよね...最近、台風続きで困りますよね...。仕事用のシューズ、革靴は雨のせいでダメ...寝起きがつらい人に贈る、夜にしっかり爆睡する方法ビジネスマンで最も多い悩みが「朝がつらい」というものでしょう。前日どんなに遅くまで仕事をしても、...作業時間の質を高めるテクニック色々やることがあって時間がない人も多いかと思いますが、そんなときどうしてますか?睡眠時間を削って仕事...相手の心を動かす、3段階のコピーライティング技術あなたは【コピーライティング】という言葉を聞くと「文字」や「文章」を想像していませんか?実は...集中力の無い人でもすぐに仕事に取り掛かれるスピード仕事術あなたの集中力はどれくらいありますか?現代人はスマホやパソコン、テレビを通し...毎日スラスラ書ける!初心者のためのブログ記事作成マニュアルこのマニュアルはブログの記事作成の手引きです。)この記事へのコメントはありません。この記事へのトラックバックはありません。URL返信をキャンセルする。無性にジャンクフードを食べたくなる、悲しい理由。健康って大事ですよね。社会人になると学生時代と違い、体調管理の重要性が増してきます。忘年会や新年会、懇親会に新人歓迎会。果ては追い出し会まで、仕事では飲む機会がたくさんありますよね。仕事で疲れたとき、残業が続いてる時、頼りになるのが栄養ドリンクですね。ボールペン業界に突如現れ、人気が急上昇した消せるボールペン。朝起きたら顔を洗って歯磨きをして目を覚まし、朝食を食べて支度をして会社に出勤する。会社に入ってみたら、上司や先輩が意味不明の言葉を使っていて、何を言ってるのかわからない......。朝起きた時になんとなく気分が乗らなくて、どうしても会社に行きたくない時ってありますよね。ビジネスマンとして、普段からしっかり仕事をこなして期日までに全てを仕上げるのは当然のことです。体調管理は社会人の基本と言われますが、具体的に何をしていいのか分かりませんよね。つるみの法則というものをご存知でしょうか。コミュニケーションを上手くとるためには、好感度が大切です。ビジネスでも好感度がいい人の方が成績がいいはずです。栄養ドリンクのCMソングではありませんが、即座に答えられなければ、あな...無料のイラストならここを探そう。物事を両極端にしか見られない思考をいいます。「1日3食きちんと食べましょう」私たちが小さい頃から教えられてきた食生活の基本です。牛乳といえばカルシウム。骨を丈夫にする飲み物として昔から有名ですよね。全ての人にとって、1日は24時間。仕事をしながら資格試験を受けようとする時、問題になるのが試験勉強のための時間を確保することです。Airはどちらを買おうか迷ってしまいますよね。ミーティングや打ち合わせに行く際の持ち物って少し迷っちゃいますよね。あなたは決断力はありますか?人は毎日色々な決断をしています。毎日、終電で帰るのは当たり前。6月も終わり、新入社員の方たちもそれなりに会社になじんで来た頃ではないでしょうか。通勤・通学に満員電車を使っていると、何もできないと感じ、その時間が無駄に感じてしまいますよね。Macを使っていると、たまにWindowsを使いたくなることってありますよね。...これでパソコン用メガネからも卒業。非常に多いと思います。「東京に行って大成功する」「成功したいから上京する」よく聞く言葉ですよね。出張や旅行に行く人なら、大体持っているスーツケース。社会人になって何年も経つのに、いつまでたっても仕事の要領がつかめない人がいます。集中力が続かないときありませんか?そんなとき皆さんは、どうしてますか。熱烈なファンも多い無印良品。その中でも文房具に関しては根強いファンがいるようです。営業マンの方は相手の会社などに出向いて商談などを行うことが多いです。メインは相手との商談になりま...良質なインプットとアウトプットをする方法。学んだことを自分の知識にするためには、アウトプットするのが重要なのはご存知ですよね。会社を飛び出して、外で仕事をするノマドワーカーが増えています。晴れている日の朝の散歩、すごく気持ちいいですよね。コミュニケーションがうまく取れないと職場で孤立してしまいます。12月も半ば、この時期に多くなるのが忘年会のお誘いです。会議で船を漕いでしまう。家に帰ってからの勉強がはかどらない。そんなわけでもないですよね。仕事がなかなか手につかない。やらなければいけないのはわかっているけど、どうにも手が動かない。年末年始と言えば、家族と過ごしたり、遊んだり、のんびり過ごしたいと思いますよね。