誰を意識して書いた?メールがうまくないビジネスパーソンこの記事の目的は?メール技術をアップしていただく「メールを制すものが、ビジネスを制する!」これは大げさじゃありません。これまでたくさんの方々と働いてきましたが、たしかに「ビジネスがうまいと感じる人」=「メールがうまい人」だったような気がします。起業して以来メールの回数が激増しましたが、ちょっとした文面のミスで相手に不快な思いをさせてしまうことが結構ありました。」「返事が遅い!」と言われることもしばしば。「『メール技術』を向上していきたい!」と思い、これまでの反省点を踏まえ、改善していきたい項目を8個書いてみました。ある先輩のアドバイスを元に作成したんです。件名で“中身”を示せ!メールが来ると、受けた人はメールボックスを開き、着信日時順に件名と発信者、そして件名が一覧化している状態を目にします。忙しい人は大量の受信メールがあるからこそ、件名だけで内容がすぐわかるとすごく助かります。問題はどうやって件名だけですぐ内容がわかるようにするか。多くの人がよく使ってしまうのが「〜について」という件名。これでは内容があいまいです。「会議の“議事録”」なのか、「会議の“キャンセル”」なのか、それとも「会議の“場所”」についてなのか、全く中身がわかりません。上記のように最初に具体的な言葉を持ってくるだけで、すごく中身がわかりやすくなります。僕の先輩がよく使うのですが、【緊急!】【要返信!】といった目立つ表記を最初にもってくるのはうまいです。カギ括弧で囲むだけで、優先度がすぐに理解できますよね。箇条書きを使うこれは言うまでもありません。長い文章でズラズラ説明するよりも、グループ分けした方が頭に入っていきやすいです。ブログだと使っている人は多いですが、メールでは箇条書きを使っていない人が意外と多いです。メールでも意識して使いましょうよ!ただ気をつけたいのは、「羅列しすぎない」ということ。あまりに箇条書き項目が多すぎるとわかりずらいです。箇条書きはできれば5つまでに抑えたほうがいいと思います。10個も箇条書きしたい項目があるときは、まず全体を5つに大きくカテゴライズします。親要素5つに対して、箇条書きの項目10個(子要素)を分類していくといった流れです。やりとりを減らす工夫メールが1通増えるだけでも、忙しい人にとってはめんどうなもの。やりとりを減らすような工夫が必要です。A:「今度よろしければ御社に伺ってもよろしいでしょうか?」B:「はい、結構です。」A:「では、ご都合のよろしい日時を教えていただけますか?」B:「来週の月曜日10:00からはいかがでしょうか?」A:「あいにくその日は予定が埋まっております。・・・・・(以後、同じようなメールが3、4往復。́Д`)ハァ)電話でやりとりの場合には上記でもOKですが、もしメールで1通ずつやりとりしていたら、時間がいくらあっても足りません。(メールだけでその日の仕事時間がとられてしまう。)やりとりを減らすために、以下↓のように一歩踏み込んだ内容を送りましょう。A:「御社に伺いたいと思っております。よろしければ、来週水曜日の10:00〜12:00、または、木曜日の15:00〜16:00か17:00〜18:00で、ご都合のつくタイミングを教えていただけますでしょうか?」B:「では、来週水曜日の10:00からでお願いします。」これならメールはたった2通で終了。やりとりのムダを大幅に省け、相手は大いに助かります。メールではこうした細かい工夫を続けることによって、大きな時間短縮につながります。「返信不要」を必ず伝える!返信不要のときは、その旨を伝えるとすごく親切です。例)「なお、このメールにご返信は不要です。「ご確認いただければ、ご返信は無用です。最後の一文にこれがあるだけでめっちゃ助かる!普段のメールで以下のように感じることがありませんか?「このメール返信したほうがいいかなぁ〜?返信すると、相手がまた返信してきちゃうかもしれないし。いや、でも返信しないと失礼に思われるかも。日本人は、どんなメールでも「返信しないと失礼」と思っている人が多いです。「返信不要」の一言があるだけでありがたいです。引け目を感じることなく、「返信しない」という選択ができます。メールを見るのは1日3回まで!あなたは1日にメールの確認を何回やっていますか?20回、30回という人は危険だと思います。それを毎日やっていたら、かなり膨大な時間をムダにしていることになります。気分がノッてきて集中している時に、メールを見て中断されてしまうはすごくもったいないです。生産性がかなり悪くなります。大事な仕事の途中でメールを返そうとすると、心あらずで文面にミスが起こりがちです。メールをチェックするタイミングを決め、そのときだけ集中して返信するようにしましょう!そうは言っても、「返信が遅れてしまうのがヤダ!」と思ってしまう人もいるでしょう。そこで、スマホなどで「メールが来たこと」と「差出人と件名」だけは“チラ見”でわかるようにします。緊急を要する件名のメールだったときだけ、PCでメールボックスを開き返信。メールは貯めない!メールはすぐに返すのが基本!後に残すと気が散って仕事に集中できません。多くは貯めすぎないようにしましょう。決断できないときや時間がかかりそうな時でも、「確認したこと」を返信したほうが良いです。例)「PDF資料をたしかに受け取りました。ありがとうございます。受け取り確認のみにて失礼いたします。「メールありがとうございました。この件につきましては、よく検討して、明日中には回答いたします。自分が送ったメールを読んだことがわかるだけで、相手はかなり安心します。その場ですぐ結論を出す必要はありません。「確認しましたよメール」は必ず送りましょう。外出しているときに、スマホで長い文章を送るのは危険だと思います。(※相当慣れている人を除く)スマホでは時間がかかるし、PCよりも文章ミスが起こりやすいです。「いまは電車の中にいるため、後ほどちゃんとしたメールをお返しします」という短い文面までに抑えるのが安全策でしょう。僕はスマホから送信する場合、「iPhoneから送信」と表示されるようにしています。すれば相手は、「あっ、この人は外出中なのにわざわざ送ってきてくれたんだ〜」と思ってくれるでしょう。定型文はすべてコピペメールでは何回も使う文章ってありますよね?いつもお世話になっております。メールを拝見いたしました。◯◯の件、承知いたしました。お問い合わせの件について、ご説明いたします。添付ファイルにてお送りいたします。etcこれらはエクセルやEvernoteなんかにまとめて貼り付けておいて、コピペですぐ使えるようにしておきましょう。Gmailの場合には、「返信定型文」を利用して、ボタン1つですぐに文面をだせるようにできます。これは利用しないとマジ損ですよー!ただ、同じ人に何回も全く同じ文面を連発すると失礼になる場合もあります。「あいつ、全部コピペしてんなぁ〜」と思われます。心のなかで声に出して確認します。情報の書き間違いは、ビジネスではかなりの致命傷になりえます。メールの打ち間違いが原因で、倒産・破産まで陥った会社もあるぐらいです。自分が特に重要だと思ったメールに関しては、一晩寝かすのがベターかもしれません。念には念をいれましょう!(※もちろん事前に「検討したあとに返します。」という旨のメールを送ります。)さいごに:「メール技術」はマジで重要!起業して以来『メール技術』の重要性はかなり実感しています。起業する前もメールすることは多かったですが、社内の人たちとがほとんどでした。『メール技術』の低さが、さほど大きな問題になることはなかったですね。当然ながら、社内メールと社外メールでは大きく重要度が違いましたー!1通1通の“重み”が違う。メールがうまくできるだけで、間違いなく相手との仕事が円滑に進みます!ビジネスメールが苦手だと感じる方は、ぜひ今回の8項目を参考にしてくださいね。メールは顔の見えないコミュニケーションだけに、誤解が生まれやすいです。本人の自覚がないまま失礼に捉えられてしまうことがよくあります。情報の伝達手段としてメールはとても便利ですが、怖いものでもあります。今回の記事は、いま一緒の仕事をしているT.Mさんのアドバイスを元にしました。関する情報提供をしています。以前カナダで留学&現地就職していたことがありまして、そのときにWebと英語と恋愛をガッツリ学ぶことができたんですよー。恋をするといいこといっぱい!?彼女ができて得られた3つのこと。【9ヶ月で登録者1万人突破!!】これからYouTubeを始めたい人にわかって・・・このブログを書いてる人あっ、どうも〜!のび太と申します。片思いは本当につらい!片思いで最もつらいと感じる3つのこと。Jooble海外の就職このブログを書いてる人あっ、どうも〜!以前カナダで働いていた、のび太でござる。がんばれ!のび太!.Topへ。