会議Tweet前回は、よくある会議の例を見ながら、成果が出やすい会議にするためには、下記の3つが工夫できるポイントです、というお話をしました。ファシリテーション可視化ツール簡単なルール今回はこれを順番に見ていきたいと思います。1.ファシリテーション「ファシリテーション」という単語は、お聞きになったことがあるかと思います。支援し促進すること」というふうに転用されています。実際の会議の場では、実質的に進行役を務める人が、ファシリテーターとして会議を切り盛りする、というのがよく見られるパターンかと思います。ファシリテートがうまい、つまり会議の仕切りが上手な人は、どんなことを心がけているのでしょうか?内容(コンテンツ)と進行(プロセス)を切り離すみなさんの会社で、会議を主催するのはどんな方でしょうか?課長や部長、プロジェクトマネージャーなど、多くはリーダーと目される方ではないでしょうか。すると、多くの場合主催者がそのまま会議を取り仕切る役割も兼ねると思います。あるテーマに対して意見や考えを持っている人(多くはリーダー)が開く会議というのは、「結論が正しいことをメンバーと確認し合いたい/責任をメンバーと分担したい」という意図が、多かれ少なかれあります。この場合、リーダーが真っ先に自分の意見を述べるので、「意見が出ない」という膠着状態に陥ることは避けられますし、結論もリーダーの誘導に従う形で、比較的すんなりと決まることが予想されます。集められたメンバーはどう思っているでしょうか。リーダーが自分で会議を仕切る場合にありがちなことですが、リーダーはすでに自分の中で疑問点も解決済で、ある程度考えをまとめてしまっているために、「他の人の意見は参考にすべきところがあれば取り入れる」というモードになることがあります。するとメンバーは、「もう結論が決まっているんだな」と思い、話し合いに参加する気が削がれたり、役割分担を受け身で捉えるようになってしまいます。すると、せっかく集まって話し合いをする意味があまりありません。いう場合に「内容と進行を切り離す」という方法があります。最初から述べたい意見がある人、会議の結論に責任を持つ意思決定者は、そのことだけにフォーカスしてもらうのです。一方で会議の進行はファシリテーターが専任で行い、意見を引き出したり、議論の整理を行ったりすることによって、メンバー全員の参加を促し、納得感のある結論が出せるようにします。することで、メンバーの満足度を高め、ひいては成果の出る会議につなげることができるのです。裏を返せば、会議にさほど自分の意見を反映する必要がない場合に、ファシリテーターとして進行役を買って出れば、じゅうぶん会議に貢献することができます。ファシリテーターの役割3つ会議の中で、ファシリテーターは下記のような行動をとる必要があります。冒頭:会議の目的・アジェンダ・ゴールを示す途中:意見を引き出す終了時:結論を確認する会議の冒頭で、「会議の目的・アジェンダ・ゴールを示す」というのは、参加メンバーの意識をそろえる働きがあります。この会議ではなんのため(目的)に何(アジェンダ)を話し、どこ(ゴール)に到達すれば終わるのか、という、会議全体の俯瞰図を示すことで、参加メンバーの意識を一つの方向に向けさせ、結論に向かう道筋をつけることができます。会議の最後に、決まったことをみんなで確認すると、それまでの話し合いの過程で認識のズレが生まれていたとしても、そのまま終わりになることがありません。「「成果の出る会議」とは?-会議の目的が達成されれば、それでいいのか」でご紹介した通り、各自のToDoまで確認すれば、結論が実行に移される確率もそれだけ高くなります。これが最も難しいのですが、会議の最中は、メンバーの意見をなるべく公平に引き出すことが大切です。声の大きい人の意見、役職者の意見などは、あえてファシリテーターが取り上げなくても注目を集められるところですが、あえて若手・新人の意見、寡黙だけれども問題に前向きに取り組んでいる人の意見を引き出し、なるべく多くの人を本当の意味で会議に参加させることで、当事者意識の高い会議が実現できるからです。「成果の出る会議」とは?ー会議の目的が達成されれば、それでいいのか前回は、情報共有が目的の会議には、「成果」という概念がない、というお話をしました。今回は、会議の成果とは何か、それをどうやって出すのか?について考えていきたいと思います。今週「会議」に何時間使った?−労働生産性の面から見る会議の「成果」みなさん、こんにちは。今日から4回連続で「成果の出る会議」について、考えていきたいと思います。前回は、会議の成果を「会議の結論に対して、過不足なく実行が伴う」こととし、そのために、会議の終わりに「誰が何をいつまでにするか宣言する」というステップを設ける、というお話をしました。会議この投稿へのトラックバックトラックバックはありません。