業務改善RPA労働人口の現象や政府の働き方改革の対策として注目されているRPA。これまで単純作業をはじめ人手に頼っていた様々な作業を、このRPA技術を利用したソフトウェアロボットに任せることによって、作業時間の短縮、作業時間帯の拡大、業務品質の向上、業務変更における対応性の向上など、労働生産性を向上させるソリューションとして注目されています。業務改善RPA労働人口の現象や政府の働き方改革の対策として注目されているRPA。これまで単純作業をはじめ人手に頼っていた様々な作業を、このRPA技術を利用したソフトウェアロボットに任せることによって、作業時間の短縮、作業時間帯の拡大、業務品質の向上、業務変更における対応性の向上など、労働生産性を向上させるソリューションとして注目されています。【”あの人”しかできない】そんな属人的な業務を見かけませんか?属人的な業務の存在は、円滑に進んでいた業務を止めてしまう原因にもなります。大きなアクシデントが発生した時には企業としての大きなリスクとなります。そんな属人的な業務でも、しっかりと見える化すれば解消することができます。今回はこの属人的な業務の解消方法をご紹介していきます。【見える化のポイント】属人的な業務を可視化して共有・標準化する方法https://kashika.biz/sps-zokujin-howto/【属人的になっている”あの人しかできない業務”を可視化】業務の標準化や平準化、リスクマネジメントの観点から、属人化した業務の見える化に取り組まれる企業様が増えてきています。今回はこの「属人的な業務の可視化方法」をご紹介します。新しいキャンペーンをお知らせするDMチラシを発送するために、名刺、申込データ、アンケート、あらゆる情報を集めてリストを作った山田くん。残るは最後の工程「DM発送業者への依頼」のみとなりました。ここで属人的な業務が登場します。DM発送は一般郵便物とは異なるので、マーケティング部の【市川さん】しか担当したことがありません。発送直前で業務がストップに!「市川さ~ん、以前お願いしていたDM発送業者の件、お願いします~」あとは発送するのみ、というところまで準備が整った山田くん。発送業者の手続きを済ませ、一刻も早くお客様にご案内したいところです。市川さんの席へ駆け寄りますが、姿が見えません。すると隣の女性スタッフが教えてくれました。山田くんは絶句しました。これまで努力してきたことが全て水の泡に競合他社も同じ様なキャンペーンを出し始めていたタイミングであり、1日も早くDMチラシを発送したかった山田くん。ここ連日、残業続きで準備に追われる毎日でした。チラシのデザインも特急料金を支払いながら、デザイナーをかなり急がせてしまいました。その準備がようやく整ったところでの、突然のアクシデント。完全に属人的になっていたDM発送業務は、マーケティング部の他のメンバーも進め方を知りません。業者の手配から始めなければならず、DM発送は当分延期となりそうです。(この企画、かなり頑張ってたのになぁ...)いつも元気が取り柄でムードメーカーの山田くんもさすがにガッカリ。あと一歩のところで、これまでの努力が水の泡となってしまいました。”あの人”が居ないから仕事をストップしてしまった。こんな経験、皆様もありませんか?属人的な業務は企業としての大きなリスクにも属人的な業務は常にストップする危険がつきまとう業務プロセスは人から人へ、リレーでバトンを渡していくように進行していきます。自分がどれだけ頑張って仕事を早く進めたとしても、この例のように属人的な工程で業務が強制的にストップとなる可能性が常につきまといます。プライベートなアクシデント...など、完全に業務が止まってしまうケースは多々有ります。それは現場の業務に支障がでるどころか、業務内容によっては企業として大きなリスクとなります。属人的な業務をリスクとして捉えている企業は、属人的な業務の見える化に取り組んでいます。属人的となっている業務を洗い出し、その業務の作業工程をフローチャートとして誰でも分かる形で表現し、そのフローチャートを業務フロー型マニュアルとして共有しています。フローチャート形式が適している2つの理由1つは、業務の工程は手順となっている場合が多いのでフローチャートで表現しやすく、誰でも視覚的に分かりやすいという点です。1つは、業務には様々な判断分岐が存在するわけですが、この分岐についても整理して分かりやすく表現できるという点です。難易度の高い業務ほど、この判断分岐が複雑に絡み合っているため、どうしても属人的な業務になってしまいがちです。この難解な判断分岐もフローチャートで整理しながらひも解いてあげることで、誰もが理解できる形で表現できるようになります。業務を掘り下げて階層的に表現することで分かりやすくなる業務フローチャートを作成する時には、作業を1つずつ図形として配置し、線で結んで表現します。この中で属人的になっている作業があれば、その図形に新たなフローチャートをぶら下げるような形で表現すると分かりやすくなります。属人的な作業の図形を選択すると、より詳細な手順をフローチャートで確認できる。その手順の中に属人的な情報が含まれていれば、さらにフローチャートで...と階層的に表現します。すると、必要な時にだけ細かい作業や操作を確認することができる、使い勝手の良いマニュアルに仕上がります。この精密なマニュアルがあれば、新任の方でもすぐに業務を理解することができます。~物流業界を取り巻く環境の変化~RECOMMENDこちらの記事も人気です。業務改善RPA労働人口の現象や政府の働き方改革の対策として注目されているRPA。これまで単純作業をはじめ人手に頼っていた様々な作業を、このRPA技術を利用したソフトウェアロボットに任せることによって、作業時間の短縮、作業時間帯の拡大、業務品質の向上、業務変更における対応性の向上など、労働生産性を向上させるソリューションとして注目されています。当サイトへのご意見や、不具合等を発見された方は、こちらのフォームまでお知らせ頂けると大変嬉しいです。業務可視化NOTEとは「業務可視化Note」は業務改善や業務の可視化にお取り組みの企業担当者様のための情報サイトです。コンサルティング会社やツールベンダー各社が、これまでのノウハウや実績・事例などをもとに、業務改善、業務プロセスの可視化に関するポイント解説をしております。貴社のプロジェクトにお役立て頂ければ幸いです。Reserved.error:。