「失敗しないための社内SNSのルールを知りたい」このようにお考えの経営者・人事の方もきっと多いはず。優れたビジネスチャットツールとして注目されている社内SNS。闇雲に社内SNSを導入しても失敗してしまうことも多いのです。そこで今回は、社内SNSの導入・運用で失敗しないためのルールを徹底解説します。本記事のポイント社内SNSで失敗しないためのルールがわかる社内SNSのメリット・デメリットがわかる社内SNSの活用事例を学べるあらかじめ「ルールの設け方」を知っておけば、いざ社内SNSを導入しても困ることはないでしょう。社内に定着し、気づけば会社の風向きも大きく変わっているはず。参考にしてみてください。【社内SNS製品紹介】エンゲージメントクラウド「Talknote」まとめ社内SNSの運用で失敗しないために一番大切なこととは?まず、社内SNSの運用において一番大切なこと。それはズバリ「目的の設定」です。「自分たちは何のために社内SNSを取り入れるのか?」ということ。アメリカのとある企業が実施した調査によると、社内SNSを導入した企業のうち「成功した」と感じている企業は、たったの10%という結果に。この結果には「目的があいまいだった」「社内SNSの活用を社員に丸投げにしていた」といった理由があげられます。企業によって導入の目的は千差万別。「社内コミュニケーションを活性化させたい」「業務をスムーズにしたい」「タスク管理を容易化させたい」など、さまざまな目的があるでしょう。その目的達成に向かって社員を引っ張るのは、経営陣であり管理職です。経営判断を担っている上層部が、社内SNSをルールなしであいまいに導入したところで、社員はどうして良いかわからないでしょう。全社員が一丸となり、組織に一体感をもたせるためにも、社内SNSを導入する目的をハッキリと定めておく必要があるのです。失敗しないための社内SNSのルール徹底解説それでは、社内SNSに失敗しないためのルールを解説します。10のルールをピックアップしているので、ぜひご活用ください。チャットの利用時間を決めるいつでも・どこでも使えるのが社内SNSの大きなメリット。24時間どこでもやり取りができてしまうがゆえに、仕事とプライベートが混同しやすくなるのです。公私混同を防ぐためにも、「基本的に勤務時間内のみ」「勤務時間を超えたら翌日に持ち越す」など、チャットの利用時間を決めると良いでしょう。チャットルームを開設できる人を決める社内SNSには、部署やプロジェクトごとにチャットができる「グループ機能」が備わっています。この機能によって業務効率は大幅にアップしますが、誰でもグループが作れる状態だと、ごちゃごちゃしてしまい、かえって情報整理に時間がかかってしまうことも。そのため、「管理職以上の社員」「プロジェクトのリーダー」など、グループを作れる人を決めておくのがオススメです。所属や実名を明記する社内SNSでのチャットにおいては、「誰が発言しているのか?」がとても重要です。そのため、部署や実名を明記するなど、プロフィールの設定を徹底しましょう。本人だとわかる顔写真のアップロードもルール化させておくのがオススメです。プロフィールが充実していると、顔を合わせたことのない他部署の社員とのやり取りもスムーズになります。いざ会ったときに「このまえ社内SNSでチャットしたときの...!」と、親近感が湧き、会話も盛り上がるでしょう。メッセージの返信について明文化するメッセージに対する「返信」についてのルールも適度に決めておくのが良いでしょう。自分の投稿に対して反応があるのは嬉しいことですよね。返信が早かったり、褒められたりすると、社員のモチベーションも高まります。逆にルールなしでチャットをおこなうと、報告が一方的になってしまい、社内SNSがなかなか定着しない可能性もあります。チャットルーム内での「権限」を決めるチャットルームの権限とは「アクセス権限」のこと。基本的に社内SNSの権限は、管理者・メンバー・閲覧のみ、の3つに分かれています。グループ外のメンバーで、チャットの閲覧のみ許可された人グループ外のメンバーを入室させたときに、情報が漏れてしまうリスクがあります。そのため、とくに「チャットルームの閲覧権限」「共有ファイルの閲覧権限」などは別管理しておくのが吉です。ファイル共有の権限も明確に決めておくチャットルームの権限だけでなく「ファイル共有の権限」も明確にしておくのが良いでしょう。docs(グーグルドキュメント)やDropbox(ドロップボックス)など、さまざまなファイルを共有することになります。全員に対等な権限を与えると、情報漏れが起こったり、他グループのメンバーが間違えて編集しまったりすることも。そのため、ファイルの閲覧・編集権限は、チャットの権限とは別管理でおこなうのが得策です。勤務時間内に他のツールは使わない社内SNSを導入したら、基本的に他のツールは使わないようにしましょう。社内SNS以外に、メールやLINEといったツールを情報伝達ツールとして使っている企業も少なくないはず。他のツールでの通知が残ったままだと、だらだらと惰性でやり取りをおこなってしまい、社内SNSへの切り替えが進みません。情報漏れのリスクも高まります。一部で試験的に社内SNSを使ってみる社内SNSをいきなり全社に導入するのは、時間的・経済的にリスクをともないます。全社導入を考えているのなら、まずは一部で試験的に導入するのが吉。一般社員ではなく、まずは「管理職のみ」を対象にするのが良いでしょう。管理職が率先してツールを使っていると、社員もツールの利用に積極的になります。全社的に社内SNSを浸透させるためにも、管理職での試験的なツールの導入は重要といえるでしょう。丁寧すぎる挨拶はしないようにする社内SNSはスピーディーな情報共有ができることから、メールのような「堅苦しい前置き」はしないほうが良いでしょう。長文での挨拶をすると、ビジネスのスピード感が失われてしまいます。最初に「お疲れ様です」「お世話になっています」といった一言を添えるのはOKです。丁寧さは保ちつつ、スピード感を失わないメッセージのやり取りをおこないましょう。導入の目的を明確にする最初でも述べたように、「何のために社内SNSを導入するのか?」を明確にしましょう。社内コミュニケーションを円滑にしたい、会議の回数を減らしたい、情報漏れを無くしたい、仕事にスピード感をもたせたい、など目的は企業によって千差万別です。ゴールを決めておくことで、課題が見つかったときに「何ができていて、何ができていないのか」が明確になります。社内SNSのメリットデメリット続いて、社内SNSのメリットとデメリットを見ていきましょう。社内SNSの3つのメリット社内SNSのメリットは以下のとおりです。コミュニケーションがオープンになる世代や部署に関係なくフラットにつながれるノウハウの共有・蓄積がスムーズになる1つ目は「コミュニケーションがオープンになる」という点です。いつでも・どこでも・メンバーの誰とでも情報を共有できる社内SNS。個人間のやり取りだけのメールに対して、グループ内でチャットができるなど、オープンコミュニケーションが可能となります。2つ目は「世代や部署に関係なくフラットにつながれる」ことです。社内SNSは、オンライン上で社内メンバーとつながれるため、若手・ベテラン問わず、今まで接点のなかった社員とも交流できます。3つ目は「ノウハウの共有・蓄積がスムーズになる」という点。会社にとって、一人ひとりの社員がもつノウハウは大切な資産といえます。社内SNSによる活発なコミュニケーションによって、そういったノウハウを共有できるのです。社内SNSの3つのデメリット社内SNSのデメリットは以下のとおりです。コミュニケーション疲れが生まれる手間とコストがかかる公私混同しやすい1つ目が「コミュニケーション疲れが生まれる」という点です。オープンなコミュニケーションができるのは社内SNSの大きなメリットですが、「返信しなければ...」という使命感に駆られるケースもあります。便利とはいえ、社内SNSの使いすぎには注意が必要です。2つ目は「手間とコストがかかる」ことです。社内SNSを社内に浸透させるには、時間的・経済的なコストがともないます。社員に対するツールの使い方の研修や、社内SNS導入の費用がかかるわけです。したコストも見据えて、社内SNSを導入する必要があります。3つ目は「公私混同しやすい」という点。社内SNSには、いつでも・どこでも使えるがゆえに「仕事とプライベートがごちゃ混ぜになってしまう」といったデメリットがあります。公私混同を防ぐためには、ツールの利用時間を制限するなどのルールづくりが必要です。続いて、社内SNSの活用事例について見ていきましょう。ここでは、弊社が提供する社内SNS「Talknote」を導入した企業の事例をご紹介します。利用者の自宅に出張する「歩行困難な高齢者向けの訪問鍼灸マッサージ」を提供する会社です。東京都町田市にある「ゆうき堂治療院」をメインに、横浜と川崎に合わせて4つの拠点を展開しています。これまでLINEやメーリング、SMSなど複数のツールを使っていたという同社。スピーディーかつ効率的な情報共有に苦戦していたそうです。情報共有のロスが「自宅訪問」というサービスの質にも悪影響を与えかねないと考え、「Talknote」を導入することに。最初は社内の幹部だけが利用する「トライアル期間」を設けた社員同士がそれぞれの投稿に対して「いいね!」することを習慣化させたいいね!を押していない社員には、リマインドや直接メッセージを送ることで抜け漏れを防止した社員が楽しく働けるような「ルール」を決めたことで、社内コミュニケーションを活性化した事例です。株式会社デジタル通信は、首都圏で中小企業向けのIT支援サービスを展開する会社です。電話やLAN工事をはじめ、ネットワークやサーバー構築といったインフラ構築など、多様なITソリューションをおこなっています。以前まで、外資系のグループウェアを利用していたという同社。業務に関する共有が間に合わなかったり、トラブル対応が属人的になったりと、使いにくさを感じていたそうです。そんな中で、使い勝手の良いツールをいち早く社内に浸透させたいと考え、「Talknote」を導入することに。「伝言メモ」というグループを作成し、そのグループの投稿を確認したら必ず「いいね!」を押すように徹底した企業理念に関わる行動指針を共有するグループを作成し、そのグループを起点に定期的な勉強会をおこなったこれまで電話で確認していた問い合わせ内容を、Talknoteのグループに集約したグループ機能やいいね!機能を活用することで、Talknoteを「社内コミュニケーションのインフラ」として浸透させた事例です。社員のエンゲージメントを高める社内コミュニケーションツールとして、弊社が提供しているエンゲージメントクラウド「Talknote」をご紹介させてください。Talknoteは、社内コミュニケーションの解決をはじめ企業理念の浸透、業務の効率化を期待できる社内コミュニケーションツールです。使い方はいたってシンプル。Talknoteは「グループ」「メッセージ」「タスク」の3つの機能のみで構成されているため、SNS慣れしていない方でも簡単にお使いいただけます。その利便性から、すでに約1,000社の企業様に利用いただき、多くの企業様が高い満足度を感じています。Talknoteでは、導入を検討する法人向けに「無料体験会」も実施。専任のコンサルタントによって、Talknoteの機能や活用事例について詳しい説明を受けられます。Talknote無料体験会お役立ち資料が無料ダウンロードできます3分でわかるTalknoteサービス資料Talknoteの機能や導入企業企業の事例、実績などをご紹介します。社内SNSルールまとめ本記事では、社内SNSについて、以下のようなルールをお伝えしてきました。チャットの利用時間を決めるチャットルームを開設できる人を決める所属や実名を明記するメッセージの返信について明文化するチャットルーム内での「権限」を決めるファイル共有の権限も明確に決めておく勤務時間内に他のツールは使わない一部で試験的に社内SNSを使ってみる丁寧すぎる挨拶はしないようにする導入の目的を明確にする1〜10のルールについて解説してきましたが、どのルールも社内SNSを有意義に使うためには重要です。ルールが浸透するまでに時間がかかることもあるかと思いますが、経営陣や管理職のメンバーを中心に、ぜひ実践してみてください。あり】2020/02/19社内コミュニケーション活性化のためのイベント事例5選+2【2020年最新版】2020/02/191on1ミーティングを効率化するツール5つをご紹介2020/02/19失敗しない、1on1ミーティングの進め方。