コピー2018.11.20こんにちは、広島県東広島市のITコーディネータ、吉井良平です。今回から、少しずつ自分の作ったシステムの事例紹介をしていこうと思います。過去に作ったものの事例を見ていると、いろんなものを作ってきたなぁ、と感慨深いですね^^2016年1月に一人で仕事を始めてから、ほぼ3年。3年経つと、やはりいろんな経験が出来ているな、と感じます。今回は、独立したての頃に、鳶職の社長さん向けに作った請求書作成システムの事例を紹介しますね。依頼をいただいたのは、岐阜県の鳶職の社長さんです。社員が5人いて、SNSの写真が筋肉ムキムキの「サスケ」に出てそうな方です^^たまたま私のサービスを受けた人のブログを読んでいて、「なんか良さそう」ということで連絡をいただきました。毎月の請求書の処理が大変で、請求書の発行に半日~丸一日かかっているとのこと。「システム会社からの売り込みもあったが、そんなにいろんな機能は必要なく、請求書の発行だけが楽になれば良い、費用も安い方が良い」ということで、エクセルのマクロ(VBA)を使ったシステムを作ることにしました。現状の仕事の流れをヒアリングまずは、現状どのような流れで請求書を発行しているかをヒアリングしました。現状の流れ日々の記録として、手帳に「○月○日、××の現場(△組)にAさんとBさんを手配」というのを書いていっていく。締め日(20日締めと月末締めがある)になると、取引先別に現場と人数を書き出す。取引先別に、請求書の原紙(エクセル)をコピーする。単価(人工:にんく)を入力していく。人工は取引先ごとに違う。時間がかかるポイント手帳の内容がゴチャゴチャして分かりにくい日々の予定を手帳に記しているが、予定と実績が混在していて、どちらが正しいのかが分かりにくい。狭い場所に文字を書きこんでいるため、後で読みにくい。締め日が複数ある「この取引先の仕事は20日締め、この取引先の仕事は月末締め」と締め日が混在しているため、どれを請求して良いのかが、ぱっと見で分からない。取引金額が小さい取引先は、締め日を間違えることもある。転記をしている手帳からメモ、メモからエクセルと、2回も転記をしているため、単純に転記に時間がかかるのと、転記の際のミスがないか、後からチェックをする必要がある。取引先ごとに請求単価が違うA建設は1人あたり2万円/日、B工務店は1人あたり1万8千円/日等、取引先ごとに単価が違う。中には「消費税アップ分を後から値引き」というところもあり、別途計算が必要になっている。一つ一つは大した手間じゃなくても、これらが重なってくるとかなりしんどい作業です。半日~まる一日かかるのも無理はありません。システム化のポイント毎日、その日の作業実績を入力してもらう仕事として、まとめてやった方が効率が良い場合と、その都度やった方が効率が良い場合とがあります。日々の実績は時間が経つと忘れてしまうので、まとめてやると後からよく分からなくなってしまうため、毎日「どこの現場に、誰々が行った」というのを入力してもらうようにしました。入力の際、名前の入力間違いが起こらないように、入力する値はリストから選べるようにしています。締日、取引単価は、マスターから呼び出すようにする締日、取引単価は、その都度確認するのは手間なので、マスター(一覧)から呼び出してくる形にしました。しておくことで、間違うことも無くなります。請求書は、日々の入力分を集計することでボタン一つ出るようにする日々入力されたデータがあるので、請求書はわざわざ入力することなく、ボタン一つで出力されるようにしました。実際にシステムを作った後で、依頼主さんと効果検証をしました。請求書作成時間の短縮これまで請求書の作成に、半日~まる1日かかっていたのが、出力したもののチェックだけで良くなったので、1時間あれば請求書が発行できるようになりました。以前は、締め日になると「請求書を発行しないと・・・」と憂鬱になる時もあったようです。「間違わないように入力しないと」ということで、かなり集中しながら作業をして請求書を発行し終えた後はぐったり疲れていましたが、そのようなストレスも無くなりました。予算的にも「5万円以内で作って欲しい」ということでしたが、充分5万円以内に収まりました。結果として、とても満足していただいたシステムです。ITの専門家にお問合せ下さい実際の動きを見てもらった方が分かりやすいのですが、守秘義務もあり細かい部分はネットで公開することができません。気になった方は、お問合せ下さいね。詳しく説明いたします。今回の事例のように、これまで「面倒くさい」と思いながらも当たり前のようにやっていた業務は、IT化によって劇的に楽になる可能性があります。ホームページ公開しましたホームページを公開しました。新着情報システム製作事例:フィギュアショップの在庫管理システムこんにちは、広島県東広島市のITコーディネータ、吉井良平です。今回もシステム作成事例の紹介で、「小さな会社の在庫管理システム」の作成事例です。在庫管理に関して悩んでいる中小企業はとても多いです。西条の下見に事務所を構えました。こんにちは、デスクワークラボの吉井良平です。この度、「ITコーディネータ」という資格を取得したのを機に、広島大学近くのマッチバコという施設の中に、事務所を設けることにしました。広島県東広島市のITコーディネータ吉井良平です。広島県の中小企業の業務を、総合的にサポートします。オレンジメールTwitterツイートタイトルとURLをコピーしました。