遠隔ミーティング・ラボ2017年1月26日ビジネスの効率アップにつながる電話会議〜さまざまな企業で導入が進む、電話会議の活用事例〜さまざまなビジネスの現場で活用されている電話会議。TV会議、Web会議と比較検討した結果、手軽な遠隔ミーティング手法として導入する企業が近年増えていますが、実際にどういった仕組みでどんな状況において使えるのか、みなさんはご存知でしょうか。気になる電話会議の活用場面を一緒にシミュレーションしたいと思います。電話会議とは、電話回線を使い、複数の利用者と同時に通話ができるサービスのことです。固定電話や携帯電話から手軽にアクセスできるため、設備投資を必要とせず、高品質な音声で遠く離れた場所にいる人と会話が可能なコミュケーションツールとして、世界各国の企業で導入されています。簡単な設定で利用でき、安定した音声通信と低コストを実現させた点が電話会議の特徴と言えますが、どんな状況で活用されているかを、詳しく追ってみましょう。■出先からスマホですぐに会議へ参加クライアントへの打ち合わせ訪問後、決定事項や確認事項のほか、先方から急な要望が発生した際に、会社の関係者や関連業者といった複数の担当者へ早急に情報を共有したい場合には、電話会議が便利です。各者がスマホで参加でき、迅速な意思決定を行うことが可能なため、無駄な稼働コストや時間を削減することができます。地方出張や屋外の現場などでは、整ったネット環境で仕事が遂行できない場合があります。参加者の一部がこのような環境にいる場合、Web会議など、インターネットを介した遠隔会議サービスでは、思うようにつながらない、途中で切れる、速度が遅いなど、会議の進行や運営に支障をきたすことがあります。その点、携帯電話を含めた電話回線なら全国各地、どこからでも接続でき、安定した通話が可能です。電話会議サービスを利用すれば、つながらないというストレスを感じることはないでしょう。■PCでさまざまな資料を見ながら、ミーティングを行えるネット環境が整っている社内での会議にはインターネット回線を使ったWeb会議が有効と思われがちですが、PCからデータを出力したり、資料を作成したりと、すべてをPC上で進めると作業処理の負担が大きくなり、スムーズに会議が行えなくなる可能性があります。電話会議サービスを使い、PCは資料の確認や作成のためだけに利用することで、円滑な打ち合わせを進行できます。■海外の取引先とも簡単にコミュケーションが図れる電話会議は他の会議サービスに比べ、ノイズやエコーが少なく、音声の遅れが生じにくいのがメリットです。運営会社が設置している主要国のアクセスポイントを経由することで、海外とのやり取りでも通話コストを抑えることができます。近年、グローバル・ミーティングに最も安心して利用されているサービスのひとつと言えるでしょう。多様な働き方が生まれ、社員全員がオフィスに勤務する時代ではなくなった現在、テレワーカーとのやり取りにも電話会議は便利です。子育てや介護で在宅ワークを行っている人や、フリーランスとして働き、特定の事務所に常駐しない人とのコミュニケーションには最適です。電話会議を、同日に開催される各イベント会場同士の通信で利用すると、各会場の状況をリアルタイムに把握でき、サポート指示や決定内容をすぐに伝達できる利点があります。屋外などネット環境がない場所でも、携帯電話があればすぐに参加できるので便利です。電話会議サービスは、オペレーターによる司会進行や会議録音機能などのオプションを兼ね備えているだけでなく、セキュリティ対策も万全です。専任オペレーターが接続状態を管理し、外部からの不正アクセスを検知するなど、大切な会議そのものを守る仕組みがあります。以上の通り、電話会議サービスの導入にはさまざまなメリットが存在しますが、日常のビジネスシーンでもっとも多く活用されているようです。一例として、全国に支店や事業所を持つ企業は出張費などを削減できるという目に見えた費用対効果が得られやすいため、積極的に導入を進めています。「会議を開きたいが、なかなか会議室の予約が取れず、打ち合わせできない」という悩みから電話会議サービスを導入する企業や、複数の部署を横断したプロジェクトを遂行する際に、担当者それぞれのスケジュールを合わせることが困難な場合でも、電話会議なら出先からアクセスできるため、時間調整がしやすいという企業が増えています。電話会議サービスは、チームですぐに情報を共有したいときや、会議の参加者同士で早急に問題を解決したいという場合に大変便利な遠隔コミュニケーションツールです。たくさんの人が手軽に利用できるため、その活用の可能性はまだまだ広がりを見せています。迅速で安全・安心、かつ通話品質の高い電話会議を一度試してみてはいかがでしょうか。Asia株式会社<コーラス・コールアジア>のご協力のもと、株式会社アンシャンテが運営しています。