ついて当サイトの管理・運営はニュースビット株式会社がおこなっています。関連サイト業務効率化の助っ人Access・Excel・Bitシリーズ有効活用Accessを使用したデータベースの専門サイト受注メールをローカルで一元管理データベースに情報を蓄積する単純に「データベースに情報を蓄積する」だけであれば特に難しいことはありません。データベースはデータを利用することが前提になりますので、利用しやすい方法で情報を蓄積することが大切です。通常蓄積されるデータは、どんどん増えていきますから、最初からしっかりと計画してデータベースを作っておかないと後で大変なことになるのです。蓄積された情報を使いやすくすることと同様に大切なのが、データベースへのデータ入力(登録)方法です。データベースは、データが入っていなければ何の役にも立ちませんから入力や更新を誰がどのように行うのかということを決めておくことや、入力が容易であることは非常に重要なのです。今回は、データベースについてある程度基本的なことからいかに情報を蓄積するかについて考えてみたいと思います。Database)とカード型データベースの2種類になります。リレーショナルデータベースは、データ間の関連性を重視したデータベースで、表形式の行(レコード)と列(フィールド)でデータを管理するものです。4項目だとすると、4つの項目をそのままフィールド名と考えればいいのです。この表にデータを5人分入れるとすれば、5行必要ですから、5行レコードが出来ることになります。この表のことを「テーブル」といいます。これではエクセル等の表計算ソフトと大差はないように感じてしまうかも知れませんが、リレーショナルデータベースは、この表をいくつか作成して連携させるところに特徴があるのです。先程の4つの管理項目の他に購買履歴も管理出来るようにするとします。4項目を新たに追加するものとします。単純に先程の4つの項目の後ろにつなげると、購買履歴が1回だけなら登録できますが、2回目、3回目となるとどんどんテーブルが横に長くなってしまいます。フィールド名は同じ名前は使用できませんので、商品名1・・・、数量1・・・、金額1・・・、日付1・・・など番号を付けて予想されうる最大のテーブルを作成しておかなくてはならなくなるのです。いう4つのフィールドを作成します。先程の氏名などを管理しているテーブルと関連づけを行うためにIDというフィールドをそれぞれのテーブルに追加します。このIDで二つのテーブルを関連づけることで、一つのテーブルで管理する場合より格段に便利で使いやすいデータベースになるのです。IDが3の人の購買履歴は、購買履歴テーブルの中からIDが3のものを抽出すれば良いわけで、購買回数が何百回あっても問題ないのです。名刺のデータを管理する場合で考えてみると同じ会社の複数の人と名刺交換をしたような場合、一つのテーブルで氏名等の情報と会社の情報を管理していると、会社の住所が変更になった場合などその会社の全てのデータの住所を変更する必要が出てきますが、会社の情報を分離して別のテーブルで管理し氏名と関連付けておけば、会社の住所を一箇所修正するだけで済むのです。リレーショナルデータベースは、複数のテーブルを作成してそれぞれを関連付けて管理するデータベースなのです。カード型データベースは、1件のデータを1枚の紙に書くように1枚のカードで管理するタイプのもので、管理する項目が少ない場合や、追加する項目が少ない場合などに適したものです。情報は基本的に変更になることはない情報です。このようなあまり変更や追加のない情報を管理する場合は、複数のテーブルに分ける必要はありませんのでカード型データベースが向いているといえます。リレーショナルデータベースと異なり、紙のカードがそのままパソコンの画面にあるようなものですから、初めてデータベースを使う場合は、カード型データベースのほうが違和感がないかもしれません。OSがWindowsになりリレーショナルデータベースでもカード型と同じユーザーインターフェースを簡単に作ることが出来ますので、現在主流なのはリレーショナルデータベースといえます。■テーブル構成を考えるリレーショナルデータベースでどのようなテーブル構成にするかは、使い勝手に大きく影響します。その為、データベースを制作する段階でかなり検討する必要がありますが、この部分はデータベースの知識よりも仕事の流れを知っていることが重要になるのです。「プログラマーは、データベースを作成する技術はあってもあなたの会社の仕事に付いては素人である」ということを忘れてはならないのです。「何をどうしたいのか」ということを整理してプログラマーに説明する必要があるのです。データベースの構成を考えるときにどのような点に注意したらいいかを簡単に説明しますと次のようになります。どの情報を核にするかということ。変化しない情報と変化(増加)する情報を同じテーブルにしないこと。データの入力場所は出来るだけまとめること。インターネットショップで顧客管理を行う場合でデータベースを考えると次のようになります。これら3つのテーブルをそれぞれ関連付けることで、様々な分析などが簡単に出来るようになるのです。このようにテーブルを分離したほうが良いかを簡単に説明しますと、一人の顧客は何度も注文する可能性があるので、顧客情報と注文の情報とは分離したほうがいいのは先の説明のとおりです。次に注文情報を二つのテーブルに分離している理由ですが、注文は複数の商品の場合があるということです。あるAさんがBさんにCという商品を一つ送るだけなら注文テーブルを分ける必要はないのですが、Cさんに2つ以上の商品を送ることがある場合注文テーブルが一つでは処理できなくなるのです。■蓄積する情報についてデータベースにどんなデータを蓄積するかも非常に重要です。必要のない情報をいくら集めても意味がないことは説明するまでもありませんが、利用しやすい形でデータを蓄積することは非常に重要です。WEBサイトの注文フォームで良くあるのが、郵便番号を最初の3桁と後の4桁に分けている場合や、名前を姓と名で分けている場合、住所を都道府県名とそれ以下で分けている場合などです。フォームからも入力しにくいばかりでなく、そのままではデータベースに蓄積しても使いにくいものになってしまいます。年齢を聞いても誕生日が分からなければ、毎年年齢を更新しなければ折角聞いた年齢は意味の無いものになってしまいます。同一の家族であるにもかかわらず、それぞれ別々にデータが登録されるとメールや郵便物などが一家に何通も届くことにもなってしまいます。メールではコストは気にならないかもしれませんが郵便物となると経費も無駄になってしまいます。それと、データの重複も避けなければなりません。同じ人がいくつもダブっていると、データベースを利用してメールを送る場合など、いくらパーソナライズしても機械的に処理していることがバレてしまいますし、何通も同じ内容のメールが届いたのでは、SPAMメールと変わらなくなってしまいます。データの管理がいいかげんであると判断され結果として企業の信用までも失いかねないのです。データを使いやすい形で蓄積し、メンテナンスをきちんと行うことが非常に大切になるのです。理論上完璧なデータベースが出来たとしても、データが入力されていなければ何の役にも立ちませんので、まず、はじめにやらなければならないのは、今までのデータを移行する作業です。いまどき少ないとは思いますが、手書きの台帳等に管理している場合は、手作業で入力する必要がありますし、エクセルなどの表計算ソフトなどで管理している場合は、CSV形式と呼ばれる各項目をカンマで区切った形で出力すれば、ほとんどの場合、新しいデータベースに読み込ませることができます。他のデータベースソフト等で管理している場合も同様にCSV形式に出力すれば移行できます。実際はそれほど簡単ではなくテーブルの管理項目も変わっている場合などは読み込ませる際にいろいろと工夫する必要が出てくるのです。その為、大量に既存のデータがある場合は、データを移行するための専用プログラムを用意することが必要になる場合もあります。次に、新規にデータを入力することになりますが、手作業で入力する場合と自動で入力する場合があります。インターネットマーケティングでは、顧客からの注文情報等は少なくともメールで受信するわけですから情報としてはデジタル情報になっているわけです。したがって、出来るだけアナログにせずにデジタルのままデータベースに取り込みたいものです。理想的には、WEBサーバーと連動するデータベースを用意できればそれにこしたことはありませんが、その為には自社サーバーが必要となります。レンタルサーバーではデータベースの使用を認めていない場合が多いからです。したがって自社サーバーを用意できない場合は、当社のBitplusPROのようなメールを直接データベース化出来るソフトウェアなどを利用してデータベースに出来るだけ手間をかけずに情報を取り込むことが大切になってきます。手作業で入力する場合でもバーコードスキャナーや名刺スキャナーなどを利用することでかなり効率よくデータを取り込むこともで出来ますし、仮に手作業で入力する場合でも、入力を専門のスタッフが行うのではなく営業社員が各自入力するようにしたり、携帯電話等の端末から入力できるようにするなどの工夫も大切になってきます。データベースにいかに手間をかけずにデータを入力できるかが、そのデータベースを活用するための重要なポイントになるということです。■まとめ今回は、データベースの説明が大半になってしまいましたが、データベースはインターネットマーケティングにとって必需品であり、なくても何とかなる程度のうちに用意しておかないと注文が殺到するようになってから慌てても間に合わないのです。これから年末になってお歳暮やクリスマスなどのシーズンとなり、普段より注文が増えると思います。データベースを導入して、過去の情報分析して、的確な戦略を立てることが、インターネットマーケティングにとって重要なことなのです。▲ページトップへ戻る■新たな記事が追加されたり更新された場合などメールにてご案内させていただきますので、是非下記よりご登録ください。