研修に参加してきました。講師は東京で開業されている税理士の木村聡子先生でした。木村聡子先生は、税理士であると同時に、私が受講していたブログセミナーを主催されている立花岳志氏のセミナーにも参加されているブロガーでもあります。税法の知識をいつもわかりやすくブログで解説されているだけでなく、今回のセミナーテーマにも関わる「あなたの一日は27時間になる。」の時間術の著作も出されているすごい方です。(この本もとても勉強になり、何度か読み返しました。)セミナーは、税理士対象のものでしたが、経理事務をされている方はもちろん、事務作業をされている方なら広く一般に役立つ内容だと思っています。よって私自身の特に印象に残った有効な時間の使い方のためのノウハウについて、振り返りをしてみたいと思います。木村先生でも、1ヶ月振りに毎月定期的に行う業務(税理士なら月次決算で締めた顧問先の会社の帳簿を見るとき等)を行う際は、その業務の処理・注意点等について、思い出すのに困ることがあるとのこと。そのためにも、マニュアルを作り、そのマニュアルををみてから取りかかることで、思い出したりするロスの時間を削減しておられると述べておられました。木村先生も現在は従業員を雇っておられない「ひとり税理士事務所」ということですが、「ひとり税理士事務所」のような個人事業でも、円滑に業務に取り組めるようマニュアルを作っておくべきであると述べられていました。このマニュアルについては、私も、マニュアルと呼べるほど完璧なものではありませんが、顧問先毎に業務処理を行う際のポイント・注意点を電子データでまとめています。私自身も、木村先生の経験と同じく、しばらく振りに特定の顧問先の業務処理をするときに、「あれ?何回かやっているけど、この会社どこにポイントを置いてみるべきだったかな?」と忘れてしまっていることがよくあったからです。(木村先生でもそういうことがあるようで、少し安心しました。)私の場合は、マニュアル(に近いもの)はEvernoteに打ち込んでいます。はじめはWordできちんとした文章で残そうと思ったのですが、そうなると敷居が高くなり、結局マニュアル作成にまで至らないことも。Evernoteなら、きれいな文章でなくても文字を打ち込めますし、ポイントの色替えなどもどきるし、自分にとっては、記録を残しやすい気がしています。会社名で検索すれば比較的スムーズにノートにたどりつけますし、iPhoneのアプリにもありますので、スマートフォンなどからも見ることが出来ること点もメリットです。今回のセミナーの話を聞いて、その重要性が再確認出来たことから、最近少しおろそかになっていた、マニュアルの作成・整理を心新たに取りくんでいく必要性を感じました。上記マニュアルと共にチェックリストも作成する必要があるとのこと。マニュアルとチェックリストの違いについてもご説明いただきました。マニュアルは「何を」「どうする」(例えばAをBする。)、チェックリストは「その結果どうなるのか」(例えばAをBした結果「CとDが一致することを確認したか?」)ということであるとのことでした。説明いただくと、その違いがわかりやすいですね。このチェックリストについては、作成しようと思いつつ、なかなか出来ていないのが私の現状です。私の事務所では、領収書から会計ソフトへの入力までをお願いしている外注の方がいるのですが、入力後のチェックに関しては、全面的に専門家である私がしないといけないとと今までは漠然と思っていました。チェックリストを作成し、そのチェックリストを外注の方にも確認していただくことが出来れば、外注の方の会計ソフトへの入力済データの精度も一層増すことが出来るはずです。なると、ミスもより起こりやすくなることは間違いありません。今後、ぜひ取り組んでみたいと思いました。(3)電話・メールで作業が止めるのを防ぐ努力をする。電話をうけると、集中力が一旦途切れ、現在行っている作業の流れが止まってしまうので、目の前の仕事に集中するためには、なるべく電話を減らすことが必要とのこと。そのためには、お客様とのやりとりは、なるべく電話でなく、メールを多用するようにお願いしていく必要があるとのことでした。私も、最近、電話ではなく、なるべくメールでやりとりするように心がけていました。それは、自分の仕事の集中のため、なるべく電話のやりとりを減らしたいということもあります。電話のやりとりを減らすもう一つ大きな理由は、相手の時間を突然奪う電話というものは相手にとっても迷惑であるのでは?との思いからです。考えて緊急でない要件は、なるべく電話を避けるようになっていました。私の事務所は、一人で運営している事務所ゆえ、私の方から電話して、相手が応対出来なかったときに、その後の対応が難しいこともありました。具体的にはその後その相手先から折り返しの電話をいただいても、今度は私の方が、手が塞がったり、電車の中であったりと電話に出ることが出来ないことも。申し訳なく思うこともしばしばあり、電話よりメールを使うことが増えました。メールは文章を作成するので、電話より時間がかかる気はしますが、おたがい空いた時間で返信の処理が出来るというメリットがあります。電話が少なくなることで、確かに仕事が途切れなくなった気はしています。逆にメール(一部の方とはLINE)でのやりとりが増えたことで、メールが来ていないか気になってしまい、ついつい頻繁にメールチェックしてしまいがちになっていました。なると、電話ほどではなくてもやはり集中力が途切れてしまいます。お客さんからのメールがないかを気にすることで、営業メールに気をとられたりすることもしばしばあるからです。そのような状況にならないよう、木村先生は、メールのチェックを午前と午後の二回とルールを決めておられるとのこと。加えてパソコンメールやスマホのすべてのアプリの着信通知を「オフ」にし、集中が途切れないようにされているとのことでした。私は、着信通知については、なんとなくそのままにしていたような気がします。パソコンメールも受信とともに音がなっていたし、スマホのアプリも結構いろいろな通知がされるがままになっていました。なんとなくと言ったのは、無駄な通知音に気をとられるのをうすうす自覚しつつも、それでも時には役立つような通知があるので、結局、相当数のアプリの通知をオフに出来ず、オンにする状態となっていました。このセミナー受講後、パソコンのメール通知及びスマホのアプリの通知のほぼすべてをオフにしました。役立つお知らせを知らせてくれるというメリットより、集中力が途切れるというデメリットは大きいと気付いたからです。2.それでも克服すべき自分独自の課題このセミナーを通して、木村先生のアウトプット力のすごさに驚かされました。同時に、その時間術・仕事術の技術的なことももちろん、木村先生が集中するためにいろいろなアイデアを出され、その実行にすごい意思を持って取り組まれているということに気づけたのは収穫でした。セミナーで学んだことで、自分に取り入れることのできるところは、翌日からトライしています。「集中」ということでいえば、自分にとっては、乗り越えないといけない独自の壁があります。それは、自分の一つのことにこだわりすぎてしまう性質です。大きな課題を抱えて心が動じてしまうことがあると、いつもそのことが頭から離れず、目の前の事に集中出来ないということがしばしばある気がします。マインドフルネスで言われる「今ここに集中する」という状態になっていないことが多い気がします。昔からこのことは自分でも自覚しているのですが、こればかりはなかなか直せないですね。年齢を重ね、経験が増えると心が動じることも減るのかと思っていましたが、なかなかそうはなれていません。前向きにこのことをとらえると、常に一つの事を頭の中で考え続けることで、結果的には深く掘り下げて考えるので、いいアイデアが思いついたり、解決策がふと思い浮かぶこともあります。それ以上に、大きな課題に心が動じてしまい、その課題にとらわれることで、能率という大きなものを失っている気がします。それを克服するには、木村先生のように自分にあった自分を集中させるルールを自分に課してそれを強い意志をもって徹底していくことが必要なのでしょう。今後、自分なりに常に今ここに集中することが出来るように、行うべきこと、及び逆に行うべきでないことを決めて、徹底して実行いくように心がけていかねばと思います。大阪の大東市(最寄駅:JR学研都市線の住道駅)で税理士事務所を開業中。このブログでは、税金・年金・お金の運用など日々の業務で気づいたことや、幼少の頃身体が弱かったことから常に健康で生きていきたいという思いで日々取りくんでいること等を記事にしています。(全て見る)数万円で買えるBrotherのモノクロレーザー複合機を使用中。携帯靴べらに鍵をセットすることで靴べらを使うことを習慣化できました。『健康診断という「病」』という書籍で会社の定期健診の意味を改めて知る。ひとり税理士事務所での税務会計の顧問契約。価値観を共有出来る人でないと長期的な契約を結ぶのは難しい。数万円で買えるBrotherのモノクロレーザー複合機を使用中。スモールビジネスに高価な複合機は不要では?携帯靴べらに鍵をセットすることで靴べらを使うことを習慣化できました。『健康診断という「病」』という書籍で会社の定期健診の意味を改めて知る。国民年金の保険料2年前納のクレジットカード払は国税のクレジットカード払より有利ゆえ、トライしてみました。繰越は有人店舗内のATMでしか出来なかった。通帳で合計記帳にならないよう銀行ごとのルールを知ること。