【仕事】異動に伴いキャビネットを片付けたら、ほとんど捨てるものだったこの広告は、90日以上更新していないブログに表示しています。2017-03-19【仕事】異動に伴いキャビネットを片付けたら、ほとんど捨てるものだった【仕事】-【新入社員】3/16は4月からの新年度から別部隊が同じフロアにくることからキャビネットの割り振り変更があった。私も異動の対象者のため、キャビネットの中身を次の部門の場所に移し替えた。次の机への引っ越しはまだである。今の仕事を10年やっていただけに、キャビネットから過去の遺産(書類)がたくさん出てきた。・原料メーカーからの送付状などなどとりあえずの書類が山ほどだ。今となってはただのゴミ。いやもっと前からただのゴミなのだが、片付けるのがおっくうになだけで、放置していた。これからは定期的に廃棄する必要がある。半年以上見ない書類の95パーセントは捨てても良いものだ。【いつか使う】は、【大抵使わない】のである。検討中の紙媒体は、既にデータ化済みであれば、廃棄。シュレッダーでわからないよう粉々にする。実験でできたサンプルも検討中であればとっておくが、どんどんと溜まる。一定期間を過ぎれば廃棄すればよい。目安は1カ月~3カ月といったところか。開発の流れとしてまとめた書類や実験サンプルも、大切に残しておいたが見返す機会はない。過去に取り寄せたサンプル依頼の書類も現物が届けば、廃棄するべきだ。届いたサンプルの物性表はすぐにスキャナーで取り込んで電子化すればよい。原料カタログは、個人持ちである必要もなく、課で保管場所を作って1か所にまとめておいた方が良い。・顧客との取引上、捨てられない契約関連の書類(秘密保持契約などのコピー)・特許上捨てられない書類(特許事務所の見解書などのコピー)原本は別の部隊が持っているかもしれないが、現在進行中の内容は、引き継ぐ必要がある。開発が終わったら廃棄。開発が中断したら廃棄。生産されるものに関しては継続して調査。危険特許の書類はまとめておく。部門でまとめておく住所を決める。特許の観点から考えると、公知文献にもなりうるので廃棄前にはスキャナーで取り込む方が良い。完了済みのものから廃棄。それまでは対応中の棚に入れる。原料のスペックや生産ロットの実績値、安全情報シート(SDS)などはスキャナーで取り込んで電子化。原料のロットぶれの確認ができる。これからは顧客先が変わるため、1年顔を合わせない人の名刺は廃棄する。名刺は会社名を50音順で並べておくと、探す時に便利。もらった時に日付を記入すると廃棄するときの目安になる。・実験ノート白いノートなのに、文章を書くと機密書類となる。見直す時には便利だが、綴じてあるのでシュレッダーにかけられない。皆はどうしているのだろう。実はレポート用紙の方が勝手がよいか?本当は捨て方を考えなければならない。自分の人事関連の書類。