新しいコンセプトを持った歯科医院を立ち上げるのに、内装デザインをラヒムに依頼して徹底的にこだわってきました。それが出来上がるのを想像しただけでなんだかわくわくしてきます。何だかちょっぴり物足りなさを感じていました。思っちゃったらもう大変です。体がむずむずして、したくてしたくてたまらなくなるのです。「とにかく動き出そう」そしてまたまた大変な苦労が始まるのです。「もの作りって楽しーい」さて今回はちょっと思考を変えて、そのシステムを動かすためのソフト作りの話です。考えてばらばらに動いていたものがあるとき偶然にも重なってひとつのソフトが出来上がりました。僕は結構強運の持ち主かもしません。そのどたばたを聞いてください。神宮前矯正歯科の問題解決に向かって当時、私たちの診療所ではたいへん大きな問題を抱えていました。次の予約がなかなか取れないのです。一度予約の変更をすると1ヶ月2ヶ月待ちが当たり前。電話で次の予約を取るにも希望日が取れないため「申し訳ございません。「申し訳ございません。その日もいっぱいで・・・・」1つの予約を取るのに20分から30分かかります。その日で・・・」そんな電話がひっきりなしに1日中鳴り響きます。そのため電話が繋がらず患者様からお怒りのメールが。電話を2回線に増やしましたが問題解決にはならず、ひっきりなしに電話が鳴って結局繋がらず。電話のほとんどは予約変更の電話です。当日のアポイント帳を見ると空いている時間が・・・。当日のキャンセルが多くて、一日終わってアポイントを見ると、アポイント帳には空きがたくさんあるのです。そのためにその先のアポイントが取れなくなっているのです。「せめて当日キャンセルだけでも失くしたいなあ。2日前のキャンセルならキャンセル待ちの人に連絡が出来るから何とかなるし。アポイント帳を埋めなければ後からの予約が益々取り難くなるよね。スムーズなご案内が出来るようにしなければ電話が繋がらないよね」そこで考えたのがポイントシステムでした。「治療費や歯ブラシなど、お金を払ったらポイントがもらえれば患者様は喜ぶよね。そこで当日キャンセルのときだけポイントをちょっとだけいただけばキャンセルが減るんじゃないかな。いいアイデアだと思わない?」(今はこの問題は違う方法で解決しましたが当時はこのように考えていました)最初はそんな思いでした。「とにかく、ポイントカードの会社に話を聞いてみよう。何か道が開けるかも」インターネットで調べて数社とアポイントを取りました。話を聞くといろいろなことが出来ることがわかりました。「このカードはリライタブル(500回まで書き換えられる)になっているのか。凄いな、どんな仕組みなのかな?次のアポイントも記入できるの?字数制限はあるけど、好きなことを書くことも出来る?なるほど便利だな。各業者が独自のソフトを持っていていろいろなことが管理出来ます。必要なものをポイントカードに出力できます。出力できるものに制限があったり、そのソフトに今の現状を合うようにしなければならず、かえって受付業務が煩雑になりそうです。「ちょっと現実的ではないかな・・・」そんな時ICカードがあることを知りました。JRのスイカのようにピィッとすればいいやつです。そのほうがどうも応用範囲が広いようです。ICカードの業者を呼んでいろいろ話を聞きました。ICチップに番号が仕込まれていてその番号をカードリーダーが認識するのだそうです。後は自分たちに都合のいいようにソフトを作ればいろいろなことができるのです。その仕組みを聞いているといろいろな創造がどんどん膨らんできました。「ピィッとすれば認識されるのだから、えーと、そのカードリーダーをいろいろなところに置いてみると・・・・」たとえば各診療室に置けば、患者様が今どこの診療室に何時に入って何時に出たか、どのドクターが見ているのかがわかります。私たちのような各診療室が個室になっている場合や隣のビルにも診療室がある場合、全体が見渡せるので凄く便利です。在庫室に置けば、誰がどれだけのものを持って行ったかが解り、在庫管理が出来ます。受付に置けば、患者様の予約や清算や領収書発行が簡単に出来、もちろんポイント付与も自動的に出来ます。私は以前からもうひとつ解決しなければいけないことがありました。それは受付での清算業務が煩雑なことです。患者様が一度にいらっしゃると受付がばたばたします。待たせないように前持って領収書を発行しておくのですが、それが返って仇となります。他の物品を買ったり、クレジットカードの仕様になると領収書の再発行になります。そのため毎日のように1日の売り上げと現金が異なるのです。それをあわせるために毎日のように受付が夜遅くまで仕事をしていました。レジを買えば合うようになるかと思い購入しました。私の中にあった1つの解決方法。それはキャッシュレスでした。受付で現金が発生しなければ金額が合わないこともなくなります。それにより清算業務から開放されればその分患者様に対応できる時間が出来ます。すれば今以上のより良いサービスが提供できるようになります。それが出来ることがわかったのです。前もって入金していただいていれば、ピィッとすれば清算が終わり、ポイントが自動的に加算されるのです。なんと夢のようなシステムです。無理??でもそこの会社の方に言われました。「確かにあなたがおっしゃっているものを作ることは可能です。問題はそれを動かすソフトを作ることです。作るとなると数千万円は掛かりますよ。普通このような話はどこかのソフト会社がこのような企画をし、ソフトを製作して病院に販売するというのはあります。今回のように一歯科医院からこのような話を聞いてきたのは初めてです。ははは・・・ちょっと話だけでも聞いてみたかったので」やっぱり大手はほとんど相手にしてくれませんでした。某大手会社なんかは約束した時間に結局連絡もなく来ませんでした。「ま、こんなもんかな。諦めないぞ」ICカードにも出来ないことがありました。それはカード上にリライタブル(毎回書き直すこと)出来ないことです。これだとお約束カードとしては機能しません。次のアポイントの日時が印字されなければ意味がありません。私たちはさらに調べてリライタブルの技術を持っている大手の会社にアポイントを取りました。「リライタブルは特殊なフィルムの上に熱を加えながら書き換えています。問題はその熱でICチップに影響が出ないかどうか。展示会で実験的にそのようなことをやったことはありますが実用化までには至っていません。技術的には可能です」ICカードとリライタブルの技術を組み合わせれば理想の形が出来上がります。何か希望の光が見えてきました。そこの会社の方にも言われました。「技術的には可能ですが、まだ実験段階で。「今は無理かも知れないけど、ちょっと話を聞いてみたかったんで。はははは・・・・」やっぱり今は無理かなと思い、その話は一時消えていました。今回新しい歯科医院を作り上げる上で、そう、新しいコンセプトを作り上げる上で、どうしてもこのシステムを実現化したくなりました。夢が現実にそこで、今使用しているソフトの会社の人にだめもとで相談してみました。プラスチックカードは印字できないですよね。私は今までの経過を話し始めました。リライタブルのシールをICカードの上に張れば実現可能なことを話しました。「ちょっと面白そうですね。希望の日が見えてきました。柔軟な考え方をし続けていけるように努力していこうと改めて思いました。してソフト開発のための打ち合わせが始まりました。そんなある日そのソフト会社の会長が別件でいらっしゃいました。雑談の中で自分の夢や、コンセプトを思い切って話してみました。先生のような考え方をしてらっしゃる先生は今どき珍しいですね。