編集部にメッセージを送る「furi-kake」は、2020年2月25日(予定)「まいにちdoda」にリニューアルします。記事は変わらずお楽しみいただけます。仕事をもっと効率化するExcel術エクセルとか数字って、なんかイマイチ苦手なんだよなあ。どんなときにどの関数を使えばいいのか分からない...。日頃の業務のなかで、そう感じているビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。スタディ-スキルアップTweetエクセルとか数字って、なんかイマイチ苦手なんだよなあ。どんなときにどの関数を使えばいいのか分からない...。日頃の業務のなかで、そう感じているビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。「Excelと数字の両輪駆動で、仕事は楽しいものになる!」。売上15万部のベストセラー『たった1日で即戦力になるExcelの教科書』の著者で、Excel業務改善コンサルタントの吉田拳さんはそう提言しています。今回は吉田さんに、業務効率化に役立つ「基本的な6つの関数」を教えていただきました。これを読めば、数字への理解が深まり仕事も効率化できるかも...?「Excel」と「数字」との両輪で仕事は駆動する吉田さんは、どんな仕事も「数字」を理解し、経営者の視点を持てるようになれば、きっと楽しいものに変わる、と言っています。数字の理解という側面で、Excelはおおいに役立つとのこと。「私は企業や社会人向けの指導研修を開いたり、著書『たった1日で即戦力になるExcelの教科書』を発表したりするなど、多くの社会人にExcelを使った業務改善の方法を教えてきました。そのなかで、Excelは「数字」を集計・整理できるツールにすぎないこと、最大の目的は「数字を理解すること」にあるのだと教えています。Excelは“数字”と一組で考えなければ意味がなくなってしまいます。Excelのアプリケーションでは400以上の関数を使うことができますが、一般的な業務で使うものはせいぜい60?70くらいに絞られ、なかでも基本的な数字の流れを理解でき、業務でも役立つのは「6つの関数」です。条件によって答えを変える「IF関数」まずは「IF関数」の基本を学んでいきましょう。論理式の条件に応じて指定された値を返す関数で、「もし?ならば?」という法則で結果を表示させたいときに使います。図1のような価格表があったとします。ここでセル【B2】にある商品価格が3,000円以上なら「○」、3,000円未満の商品なら「×」にするという条件で、次のように結果を表示させるとしましょう。この表を作成するため、指定のセルにIF関数の書式を入力してみましょう。=IF(B2>=3000,"○","×")入力書式にある「>=」とは、「≧」(大なりイコール)のことです。セル【B2】の商品価格は「3,000円未満」に該当するため、セル【C2】には「×」が表示されました。セル【C2】を下方向にドラッグコピーすることで、すべての行に同じ関数が適用されます。この例のように、条件に合うかどうかで答えを調整してくれるのが「IF関数」なのです。次に、同じ価格表(図1)を使って5つの商品価格の合計値を表示させたい場合の方法です。ここではセル範囲に含まれる数値をすべて合計するときに使う「SUM関数」を使います。=SUM(B2:B6)選択範囲はマウスでドラッグ指定することもできます。オートSUMボタンもしくはAlt+Shift+=のショートカットで「=SUM()」を自動入力させることも可能です。入力書式のカッコ内にある「B2:B6」は「連続したセル範囲における始点(B2)と終点(B6)」を表します。「商品1、3、5」など、飛び飛びになった複数のセルの合計値を表示させたい場合は「=SUM(B2,B4,B6)」(対象のセルをコンマで区切る)と入力します。マウスで選択指定(Controlキー+セルをクリック)してもOKです。SUM関数は合計に関する関数の基本となり、指定範囲内の合計値を計算するときに利用すると便利です。データの数をカウントする「COUNTA関数」3番目の「COUNTA関数」は、範囲内にある「空白でないセルの個数」を返す関数です。図2のような参列者一覧があり、この表の「男性」「女性」の数を数えていくとします(実際にはこれよりも参列者数が多い表の場合に役立ちます)。ここでは次のように、参列者表とは別に、同じシート内に<男女別>の表を作り、男性・女性ごとの参列者数(名前が入っているセルの数)をセル【E2】【E3】に表示させます。=COUNTA(B:B)-1セル【E2】【E3】には同じような書式が入力されていますが、それぞれの列ごとに数がカウントされていることが分かります。「-1」としているのは、1行目にある「参列者(男性)」「参列者(女性)」のセルをカウントさせないためです。COUNTA関数とは別に「COUNT関数」という関数がありますが、こちらは「数値が入ったセルの数のみ」をカウントするもの。用途に応じて使い分けてください。「SUMIF関数」と「COUNTIF関数」4番目の「SUMIF関数」と、5番目の「COUNTIF関数」は、これまでに紹介した関数の組み合わせです。「SUMIF関数」は検索条件に一致したセルの値のみの合計を計算する関数、「COUNTIF関数」は『検索条件』に合うデータの個数を指定した『範囲』から検索する関数です。「SUMIF関数」は、指定された検索条件に一致するセルの値を合計します。図3のような売上表があり、担当者ごとの売上合計金額を表示させたいとしましょう。ここでも売上表とは別に<担当者別売上合計>の表を作り、まずは山田さんの売上合計をセル【E2】に表示させます。セル【E2】を下方向にドラッグコピーすることで、渡辺さん、佐藤さんの行にも同様の関数が適用されます。=SUMIF(A:A,D2,B:B)入力書式のカッコ内は、コンマで3つに区切られていますが、これは“A列の範囲のなかで、「D2」があったならば、B列の範囲でその合計値を出す”という意味になります。一方の「COUNTIF関数」は、指定された範囲に含まれるセルのうち、検索条件に一致するセルの個数を返す関数です。それぞれの数をカウントしていきます。ここでも商品表とは別に<評価表>を作り、まずは「○」の数をセル【E2】に表示させてみましょう。セル【E2】を下方向にドラッグコピーすることで、「△」と「×」の行にも同様の関数が適用されます。=COUNTIF(B:B,D2)入力書式のカッコ内は“B列の範囲のなかで、「D2」があったならば、その数をカウントする”という意味になります。「VLOOKUP関数」は“垂直方向に探す”最後に「VLOOKUP関数」です。Vertical(バーティカル)とは「垂直」、Lookupとは「探す」という意味で、“垂直方向に探す関数”だといえます。図5のような売上管理表があったとします。D列では「単価×個数」が自動計算されるようになっています。商品が売れるごとに、いちいちその商品の価格・個数を入力するのは、手間がかかりますしちょっと面倒ですよね。そこで、VLOOKUP関数を使って、もっと便利な売上管理表に“改善”してみましょう。マスターとなる<商品価格表>を用意しておきます。セル【B2】にVLOOKUP関数を入力してみましょう。=VLOOKUP(A2,F:G,2,0)カッコ内にある入力書式はすなわち、“「A2」の文字列を、「F列?G列の範囲」の1列目から探し出し、(範囲内左から)「2列目」のセルの値を入力する”ということを表しています。VLOOKUP関数があることで、2行目に商品名(A)と個数を入力するだけで、<商品価格表>から自動的に単価が選択され、かつ、小計が自動計算されるようになります。セル【B2】を下方向にドラッグコピーすることで同様の関数が適用されます。今までは都度入力し計算していたものが、エクセル技でこんなにも簡単に分かりやすく変えられるのです。まとめ吉田さんはこれらExcelの関数をただやみくもに覚えるだけで「即座に業務が改善する!」という誤解をしてほしくないと繰り返し言います。ビジネスパーソンはExcelの関数を利用して会社のお金を集計・整理し、会社のお金の動きを知ることが大切。会社経営はまずは売上があり、そこから原価が差し引かれ、最終的に利益が残るという構造で成り立っているからです。利益が残らなければ、会社は運営できず、従業員である皆さんの給料も支払えません。Excelの関数を活用し、数字の動きを理解する必要があるのです。理解できるようになると、仕事が前向きで楽しいものへと変わることでしょう。吉田拳(よしだ・けん)Excel業務改善コンサルタント。メルシャン株式会社に在籍していた当時に業務効率化のためExcel技術を追求。Excel研修を開催するなど、指導実績は2000名を超える。Excel自動化の教科書』(同)と合わせ、シリーズ累計で19万部を突破した。※この記事は2016/09/15にキャリアコンパスに掲載された記事を転載しています。実際に働く人たちに聞いた、職業あるある。印刷が上手くいかない時に押さえるべき基本もっと見るfuri-kake(フリカケ)とは日々の仕事で悩んだり、不安に感じたり、うまく言語化できないけど「なんかモヤモヤする」。furi-kake(フリカケ)は、そんなモヤモヤした原因に気づくことのお手伝いし、分かるきっかけを提供します。詳しく見る読者登録をすると、最新情報が届きます!※はてなのアカウントが必要です。Reserved.スターをつけました引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。