Drive(グーグルドライブ)はおすすめの情報共有ツールです。Googleドキュメントやスプレッドシートなども使うことができ、WordやExcelを持っていない人でも、簡単に文章を作成・共有することが可能になります。検索したいワードを入れるだけで、情報を見つけることができる会社内で使う場合、容量が無制限なのは大きなメリットです。ドキュメントやスプレッドシートをクラウド上で作成・共有でき、同時編集も可能です。無料のプランでは容量が少なく利用者の管理もできないため、企業で利用する場合は有料のビジネス向けプランにする必要があります。費用対効果:月/600円から始められて、ストレージだけではなく、文章作成や共有ができるのはとても便利です。UIと操作性:シンプルでとても見やすく、多くなった情報も検索をすることで見つけることができるので、情報がどこにあるのかも見つけやすいです。セキュリティ:Googleという信頼度もあり、しっかりとしたセキュリティ体制が整っています。社外連携:共有したあとにコメントや編集を加えることができ、非常に便利です。driveを社内に導入しようと考えている方は多いと思います。Driveではいったい何ができるのか、無料なのか有料なのか、といった疑問を持つ方も少なくないと思います。データを保存することができます。ドキュメント、スプレットシート、プレゼンテーション、PDF、フォルダなどのデータも保存することが可能です。driveではさまざまな文章を作成することができます。Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドなどの文章を作成可能です。GoogleフォームやGoogle図形描画なども作成できます。文書を共有するGoogleドライブ内の情報であれば、他のユーザーと共有することができます。共有の仕方は簡単で、まずは右上にある共有ボタンを押します。次に共有したい相手の名前、もしくはメールアドレスを入れます。最後に、ファイルやフォルダを決めたら「編集者・閲覧者(コメント可)・閲覧者」を選択することができるので、それぞれに権限を設定して完了です。Driveにはこの権限設定があるので、情報を安全に扱うことが可能です。共有した文書をリアルタイム編集できるリアルタイム編集とは、共有した文章を複数人で同時編集することができる機能です。議事録を同時に確認しつつ文書を編集することができたり、提案書などのスライドファイルも同時に編集することができます。意思疎通をGoogle内で完結することもできます。いった書類を写真に撮るだけで、ファイルがPDF形式でドライブに保存されます。この機能を使うことによって、紙媒体のものを、データ化することが可能になります。検索機能で情報を見つけやすくドライブでは画像内の被写体やスキャンしたドキュメント内のテキストを検出することができます。「エッフェル塔」で検索すると、その言葉が含まれるテキストドキュメントや画像を見つけることが可能です。検索範囲を絞ったり、方法を変更することもできるので「過去1ヶ月以内に編集していて、タイトルに〇〇株式会社と入っているプレゼン資料」といった形でピンポイントで探すことができます。セキュリティが高いはじめに、ファイルは共有しない限り非公開の設定なので、他の人に見られる恐れはありません。PC・スマホ・タブレットを紛失、破損した場合、ログインCookieリセット、または、モバイル端末のデータ消去などを使うことで情報漏洩対策になります。Cookieリセットとは、ユーザー名とパスワードの自動入力をリセットすることです。このことにより、無くした端末からのログインを防ぐことができます。モバイル端末のデータ消去とは、モバイル端末が紛失・盗難に会った時に、管理者がその全てのデータ、またはGoogleのデータのみを消去できる機能です。消去するのは無くしてしまったモバイル端末だけなので、他のデバイスや、他の認証済みのモバイル端末であればログインすることはでき、全デバイスのデータが消えるわけではありません。他にもさまざまなセキュリティ設定があります。個人で使う場合には自分でこの設定はできるのですが、組織で使う場合にはこの設定は管理者しかできないので注意が必要です。Driveは、GmailなどのGoogleサービスで使用されているのと同じセキュリティプロトコルのSSLで暗号化されてるので安心です。SSLを使用してパソコンとサーバー間の通信データを暗号化することで、第三者によるデータの盗聴や改ざんなどを防ぐことができます。Googleドライブの料金プラン個人で使う場合には無料の15GBで十分です。下記は有料プランとなっていますが、無理に有料プランにする必要はありません。企業で導入する場合、おすすめは10~30人の小規模会社なら「Basicプラン」で十分でしょう。規模が大きい会社では保存するデータも増えていくので、「Businessプラン」がおすすめです。Driveを企業で導入しようと考えている方は多いと思います。Driveは組織で使う場合と、個人で使う場合では、導入方法が異なります。Suiteという有料サービスに登録する必要があります。Suiteとは、ビジネスに必要なあらゆるGoogleサービスを、一つで管理することができる便利なツールです。Suiteの画面です。ドキュメントやスプレッドシートなどの情報を共有アイテムで共有することができ、カレンダーではチーム全員の予定を管理できるので、会議などの参加確認も簡単にできます。上記の画像に入っているツールの情報を、チーム内で共有することができます。Suiteの料金プランこの中で私がおすすめするプランは、小規模会社で導入するならBasicプラン、大規模会社で導入するならBusinessプランをおすすめします。Suiteサービスを使うことができるからです。あれだけのサービスを使うことができれば、機能としては十分です。容量も30GBあれば小規模会社で心配する必要はないので、無理に容量無制限のBusinessプランにする必要はないと思います。大規模会社の場合は、容量が30GBでは足りないので、無制限のBusinessプランの方がストレスなく作業できます。ユーザーのアクティビティを監視できる機能も付いているので、セキュリティ面の向上が期待できます。Suite)の場合OneDriveの場合どちらを使うべきか?Officeアプリケーションを既に持っている場合には、OneDriveは540円で1TBの容量を使うことができるので、OneDriveを購入することをおすすめします。OneDriveはOfficeアプリケーション(PowerPointやWord)を直接開いたり、保存することができるので連携が便利です。Officeアプリケーションが提供するオンラインサービスです。Driveの方がコスパはいいです。driveはあらゆる情報を保存することができ、複数人での共有や共同編集をすることができる優れものです。Googleドキュメントやスプレッドシートとの連携がとても便利です。文章を作成した後すぐにフィードバックを貰えたり、同時に同じファイルを編集できたりと、業務の効率化をはかることができます。実際に筆者の社内でも使っていますが、情報伝達がスムーズで、作業を効率化することができています。スマホアプリでの使い勝手もいいので、どんな時でも情報を編集、共有できるのはとても便利です。Androidの場合は、あらかじめGoogleアカウントがあるので、登録もする必要がなく導入ハードルが低いのも特徴です。