『バンクビジネス』2019年11月1日号より著者バンクビジネスフォロービジネスメールの使い方や書き方によって、受け手の印象は大きく変わります。相手に対して失礼なメールを送れば、印象は悪くなりますし、相手がお客様の場合は信頼を失いかねません。そこで本特別企画では、金融機関の行職員が徹底するべきビジネスメールのマナーや、適切なメールを作成するポイントなどを解説します。メールの送付にはマナーがあります。以下のようなマナーに留意し徹底しましょう。photo/Shutterstock.com)1宛先やCCは高い年次・役職の人から順に並べる行内・外部向けを問わず、複数の人にメールを送るときには、年次・役職の高い人から順に宛先やCCにアドレスを入力します。そのためには、年次や役職などを事前に把握しておくことが必要です。2宛先やCCへの入れ忘れ等がないか確認する宛先やCCに入れ忘れている人がいないか確認しましょう。誤って関係のない人にメールを送信してしまうと、個人情報の漏えいにあたる可能性がありますので、関係のない人が入っていないかも確認しましょう。順で改行し、頭は1字ずつ下げるというように形式が定められていることがあります。定型文が用意されていることもあるので、自行庫の形式や定型文に従って入力しましょう。4件名と本文の初めの数行で要件が分かるように書く件名と、本文の初めの3~4行程度で、要件が伝わるように記載します。重要な要件である場合は重要であることがひと目で分かるように、件名の冒頭に【重要】と記載するといった工夫をするとよいでしょう。5件名や本文に誤字脱字がないか確認する誤字脱字があると、メールの内容が稚拙に見えてしまいます。相手の会社名や担当者名などに誤りがあると、失礼にあたります。メールの送信前には、誤字脱字がないか見直しましょう。6「エビデンスメール」では必要なこと以外書かないエビデンスメールとは、電話で打ち合わせた後にその内容を改めて送るようなメールであり、確認のためや連絡した事実・内容の証跡とするために送ります。この場合は必要事項以外を書かず、簡潔にまとめましょう。7添付ファイルの名称の付け方に留意するファイル名は、基本的に内容を表す名称を付けるほうが好ましいでしょう。外部向けのメールでは、第三者に容易に内容が分からないように、ファイル名の付け方に注意することが必要です。8お礼のメールはできるだけ早く送るお礼のメールはできるだけ早く送ります。外部向けお礼メールの送付が翌日になってしまう場合は、当日中に作成して上席者に文面を確認してもらっておき、翌日は始業時間の9時に送付するとよいでしょう。