Business」のみで電話を利用するといった使い方も検討するという。Web会議で交通費や移動時間の無駄を削減もう一つ、ワークスタイル変革を進める上で重要なポイントになるのが会議のあり方だ。会議に置き換えられるものも少なくないはずだ。パートナーである日本マイクロソフトとの打ち合わせも頻繁に行われる。会議にすることで移動時間の無駄をなくし、外出中に会議に参加することも可能だ。移動時間を他の業務に充てられるといったワークスタイル変革とともに、交通費や出張費などのコストも削減。コストに換算すると数千万円の削減になっています」と佐藤は試算する(図2)。インスタントメッセージやプレゼンスの活用でコミュニケーションを最適化できることを前述したが、石田は「ワークスタイル変革のみならず、大きなコスト削減効果を期待できます」と自社での経験を基に話す。Business」による音声通話で通話料を削減できるという。設定変更や電話移設などの運用費も削減が可能だ。電話を担当する総務部門では、社員の異動時に内線電話番号の割り振りなどで手間と時間がかかることもある。Business』を活用すれば担当部門の作業を減らすことができ、社員の異動や拠点の移設などが多い企業にはメリットがあります」と石田は効果を説明する。移動に関わる工数のコストを削減。インスタントメッセージとプレゼンスの活用で無駄な通話を減らすなど、業務の効率化と通話料の削減を可能にしている。Business」を活用してワークスタイル変革を実現した日本マイクロソフトではどんな効果があったのだろうか。同社では、社内の打ち合わせを目的にした出張は原則禁止とする制度を整備。12%削減しているという(図3)。このほか、本間氏は組織力の向上を効果に挙げる。Business」の活用により、「お客さまを訪問中、社内での打ち合わせのために一旦帰社する無駄がなくなり、お客さまに対応できる時間が増えました」と話す。17%アップしたという。「出張費のコスト削減など見える効果に加え、無駄な電話取り次ぎなど見えないコスト削減が可能になり、業務の効率化が促進されます。ツールを入れれば終わりではなく、制度改革などを含め、全体最適化することがワークスタイル変革を成功させる第一歩になります」と本間氏は強調する。ツールが提供される今日、業務に活用しないことが経営リスクになる恐れもあります。当社では企業の要件に応じた導入検討支援サービスなども提供しているので、ぜひ、ご相談ください」と呼びかける。企業を取り巻く社会環境が大きく変わる中、ワークスタイル変革は待ったなしと言える。変革に向けて社内体制をどう整えるのか、既存資産を生かしながらどうステップアップすればいいのか、豊富なノウハウを持つ両社に相談してみてはどうだろうか。会議の活用で出張費などのコスト削減を図るほか、社内用の印刷は禁止しペーパーレス化を徹底。Business」で資料を共有したりすることで印刷に関わるコスト削減とともに環境負荷の軽減にも貢献している。&DINING」は、同社のワークスタイル変革を象徴するような存在。持ち込んで業務を行うのはもちろん、簡単な打ち合わせもできる。社員の多様な働き方をサポートする「社員食堂」だ。