膨大な工数が割かれていたジーネットの受発注業務は、まず顧客から送られてきた見積もり依頼や注文などのFAXの内容を、オフィスに常駐する業務担当者が基幹システムに入力し、金額などの後続処理を営業担当者に引き継ぎ、処理を行っている。同社は本社、3つの支社と43の営業所を日本全国に配置しているが、多い拠点では月間1万枚以上、1日平均で500枚以上のFAXを受け取っている。室長の渡邉雅行氏は、次のように説明する。「まずFAXがある程度溜まってくると、業務担当者の中の誰かが席を立って複合機のところまで取りに行く必要がありました。その都度、業務担当者の手は止まることになりますし、複合機と自席の間を行き来する時間は無駄ではないかと感じていました。業務担当者の机の上には、処理待ちのFAX紙が積まれることになりますが、現時点でどのFAXが処理済みなのか、どれくらいの処理待ちが発生しているかは、業務担当者へ口頭で確認したり、机を見て回らないと把握できませんでした。FAXの内容を基幹システムに入力するのですが、紙であるが故に、処理の前後に他の書類に紛れ込んでしまうこともありました。注文書のFAX紙がどこかに行ってしまい、万が一注文手配が漏れてしまうと、指定納期に間に合わせるためのイレギュラー対応が必要になってしまいます。社内工数の増加だけでなく、お客様からの信用を失ってしまう事態にもなり兼ねません。このような状況から、受信したFAXを電子化して管理・処理できるような仕組みの必要性を感じていました」(渡邉氏)。した数々の問題点は、もちろん各拠点の営業所長や営業担当者からも上がってきていた。世の中で働き方改革が叫ばれている中、経営トップからも“業務効率化により生産性を向上させる”との指示が下りてきていたという。同社にとって受発注業務に関わるFAX処理の効率化は、喫緊の課題となっていた。株式会社ジーネット様がFAX受信における課題をどのように解決し、成功へと導いたのか。導入前の課題、導入後の効果、今後の展開などをまとめました。