PLUSのユーザー限定サービスです。請求書が届くまで伝票が入力できないので、毎月月末に業務が集中していました。M&Aにより取扱製品が急増したため関連部門の各取引先も増え、支払伝票の枚数が多くなっていました。経理部門で集中して行っている。請求書や証憑の入手が月末ぎりぎりになっている。管理項目が無く、手作業で残業の日々でした。上記のような課題と原因のため、月次報告の際には経理部門が総出で残業する、というのがルーチンになっていました。このままでは、業務の非効率性だけが問題ではなく、経理部門としてより経営に対して付加価値の高い仕事を行っていくことに限界があると感じていました。原因Excelを用いて月次報告用資料を毎月作成している。会計システム上に「地域」や「商品分類」といった管理項目が存在していない。子会社からの報告の精度がバラバラで、グループ間での取引実績に差異があっても調整できない状況でした。四半期ごとの連結決算業務で特に大変だった点は、(1)グループ各社から必要な情報を正しく収集すること(2)グループ間で認識している債権・債務などの金額に差異がある場合、その原因を調査し正しい数字に修正すること・・・の2点でした。これらの課題を解消するために、グループ各社からの報告用フォーマットを工夫したり、各社の進捗確認表を作成するなどの工夫を行いましたが、これといった効果がみられず、悩んでいました。連結決算業務は親会社の努力だけではなかなか効率化が難しいものです。グループ各社の状況を管理し、“待ち”の状態になることが往々にしてあるためです。連結用の報告フォーマットがわかりづらく、正確な情報が上がってこない。グループ会社間で取引残高を正確に把握する術がない。『資産管理業務の効率化』を実現!課題:資産管理の問題は3重で発生する資産管理業務では常に問題は1つではなく、複合的に発生していました。管理などが各支店に依存していました。そのため、管理に手間がかかる、償却費を正確に予測できないなど、問題は常に複合的に発生してました。古くから利用していたオフコンが老朽化しており更新時期が到来したため、システムの入れ替えを行う必要がありました。申告先...支店や営業所が存在する全ての市区町村に申告書を郵送。購買部というように、管理する部門やシステムがバラバラでチェックができない状況に。同じ勘定科目でも、立場や目的によって集計の仕方が異なるため、手作業による組み替え処理が頻繁に発生していました。当時は店舗別の業績評価資料の作成にとても頭を悩ませていました。いった役職によって評価対象となる数字の集計の仕方が異なります。店舗損益を算出する場合も目的に応じて集計する必要があります。店長の業績を評価する際に、設備投資(減価償却費)やテナント料など固定費を含めてしまっては不公平になってしまいます。逆に、地域全体の業績に責任をもつ一部のエリアマネージャや、出店計画を管理している部署においては、これらも含めた集計が必要です。このように、一口に店舗損益の評価といっても、さまざまな集計の仕方が必要になるため、資料の作成にはかなりの手間がかかっていました。経営層からは『新店/既存店別』や『路面店/テナント別』、『業態別』などさらに複雑な集計を必要とする資料の提出が求められてもいました。役職や立場によって“利益”の考え方が異なるため、手作業による数字の組み替え処理が発生。資金繰り表が活用されていないことが本当の問題点だと感じていました。資金繰り表や資金繰予定表の作成に手間がかかっていることは、誰もが問題視しているポイントでした。本当の問題は資金繰り表を作成する目的が明確でなく、せっかく作った資料が活用されていないことにありました。その根本的な原因は『タイミング』です。銀行預金の残高は日々動いていきますし、営業活動を行う中で入金・支払の予定もどんどん追加されていきます。資金繰り表や資金繰予定表をいちいち手作業で作成していたのではタイムリーさに欠けてしまい、結果として活用されない資料ができあがっていたのです。正確に把握する術がなく、担当者個人のカンと経験に頼らざるを得ない状況にあった。支払業務を徹底的に効率化する!課題:きっかけは電子記録債権、でも課題は・・・あらためて業務を見直してみると、当社のやり方にはさまざまな問題があることがわかりました。電子記録債権を新たに利用するために支払業務の見直しを始めました。見直しを進めていくなかで、手作業による業務がとても多いことに気づいたのです。具体的には、この業者さんには月末までに銀行振込、こっちは15日締めで小切手を・・といった『支払金額の割振』や、個人への支払における『預り源泉税計算』などです。当社は広告業なので、ライターさんやデザイナーさんなど、“個人”への支払が多く発生しており、源泉所得税の計算や支払調書の作成にとても時間がかかっていました。今年からは復興特別所得税も加算され、これらの計算もますます煩雑になっています。当時利用していた会計システムには、電子記録債権用の支払データを作成する機能がなかった。仕入先毎に異なる支払方法や支払サイト別に金額を振り分ける処理を手作業で行っていた。課題:小口現金による精算処理は高リスクミスも起こりやすく、現金の管理も大変でしたが、我々の都合で今のやり方を変えるのは難しいと思っていました。私が入社した頃から今のやり方で、これが当たり前だと思っていました。冷静に考えれば“事務所に現金を置くこと”は、とても危険です。現金補充の手間もさることながら、本社経理部からは拠点側の金庫の中身が見えず、内部統制上、大きな問題です。一方の拠点側でも、現金を扱う上では数え間違いの可能性もありますし、お金の出し入れが発生する以上、毎日必ず帳簿を合わせる必要があり、当然盗難の恐れもあります。日々の経費精算には手書きの経費精算書を利用しており、経理担当者はそれを元に処理を行っていた。拠点ごとに金庫を設置し、小口現金を用意して精算処理を行っていた。経理部永遠のテーマ!仕訳入力ミスを減らすには?課題:経験値が必要な仕訳処理、判断ミスをなくすには?例えば、旅費交通費には一般管理費と製造原価、消費税にも課税、非課税といった判断ポイントが。科目の仕訳には複雑な判断が必要なものがあります。製造業であれば、同じ旅費交通費でも一般管理費ではなく製造原価の可能性があります。複雑な判断が必要です。した判断に迷った時、経理メンバーは経験豊富な上司に聞くのが一番確実ですが、上司が忙しそうにしていたりすると、なかなか聞きにくいもの。「そういう時にメンバーは自分で調べながら判断するのですが、そこで判断ミスが発生します。余計な時間がかかり、作業効率が悪くなるという問題も・・・。メンバーから相談されればその都度、仕事の手を休めなければなりません。加えて複雑な判断が必要な仕訳は、チェック作業で間違いに気づきにくい場合も。今後、税制改正や会計制度の変更なども出てくるでしょう。仕訳時に判断すべきポイントはさらに増え、複雑さも増していくことが予想されます。その極意は?課題:“人手”による入金管理がとても煩雑。人手に頼った煩雑な業務フローのため、迅速な入金消込処理ができない毎日数多くの入金がある中で、お客様を特定するだけでも多大な手間がかかっていました。そのため、債権の消込作業にもなかなか手が回らず、『得意先ごと』にしか行えない状況に。どの振込がどの取引についてのものなのか調べるためには、いちいち請求書を確認しなければなりませんでした。手形や現金での入金が別管理になっている入金が全て銀行振込であれば良いのですが、一部、手形や現金での回収もありExcel上での管理を煩雑にする要因にもなっていました。今後は電子記録債権の活用も視野に入れており新たな管理手法を考える必要がありました。未回収金のリストをすぐに発行することができない上記のような人手による作業で入金管理をしていた結果、未回収金のリストを作成するのにも時間がかかり、実際の回収を各営業担当者に依頼するタイミングも遅くなるという状況が常態化していました。これを放置し続ければ回収遅延、最悪の場合には、貸倒れにつながる恐れがあります。未回収金を正確に把握して回収促進をするためには、今のままのExcel+人手だけでは解決できないと考えました。