今回は企業を守る視点での文書管理の効果について説明します。災害時の対策はできているかということを思いつかれるかもしれません。文書管理の視点でも同様に企業を守るポイントがあります。1.法定保存文書を保存する2.訴訟などに備える3.バイタルレコードを管理する今回はこの3つのポイントをあげてみました。1.法定保存文書を保存する■法定保存文書とは企業が保有している文書には、その保存期間を法律で定められているものがあります。これを「法定保存文書」といいます。業種や設備によって関連する法律は異なります。あれば、銀行法などとなります。同じ文書が異なる法律で規制されていることもありますが、その場合は長い保存年限に合わせて管理します。関連する法律を確認し、業務上作成される文書を確定することが必要になります。法定保存文書を確定したら保存年限を示した台帳を作成し、だれが見てもわかるように保管します。企業は何かしらのトラブルに見舞われることがあります。そのための証拠として文書を整備し保管しておく必要があります。顧客との取引内容を示す文書として、それを越えた保存年限を設定している企業が多く見られます。■文書を整理・保管していないとどうなるのか訴訟やトラブルに見舞われたとき、その企業の関係者は自らの正当性を証明するために証拠を揃えなければなりません。記録がその証拠となります。文書が整理保管されていなければ、その記録を探すのにとても労力がかかります。したら、証拠となる文書が見つからない、あるいは十分に揃わないかもしれません。記録が見つからないので、関係者への聞き取りから行うことになれは、それにかかるコストは大幅に増加します。■関係文書をホールドする訴訟やトラブルに見舞われた場合は、もう1つ忘れてはいけないことがあります。決められた保存期限とは別に設定しておくことです。管理台帳には文書の保存期限が明示されて、ある一定期間が来ると倉庫保管や廃棄されることになります。進行中の訴訟やトラブルに関係した文書がその中にあればそれも同じように処理されてしまいますので、その点には注意が必要です。3.バイタルレコードを管理する■バイタルレコードとは事業を継続する上で必要不可欠な記録をバイタルレコードと言います。その記録が失われれば、事業に支障をきたしてしまうようなものです。建物自体が破壊されてしまうことも少なくありません。日本企業がテロに巻き込まれる可能性も大きくなって来ています。安全に管理することが必要になります。手遅れにならないうちに!記録・文書の視点からのBCP対策を考える■バイタルレコードを確定するでは、具体的にバイタルレコードとはどんなものなのでしょうか。