幹事のコツ団体旅行の幹事になると、何をして良いのか分からなくなる人が大半ではないでしょうか。旅行の目的やどんな旅行にするかイメージを固めるのがいちばん。その計画に基づいて、予算や日程、行き先を決め、旅行会社に相談・見積依頼をお願いしましょう。ここでは、団体旅行をスムーズに進めるコツを伝授していきます。団体旅行の幹事を任されたら、まずは情報収集。過去に出かけた旅行先や前任の幹事さんにヒヤリングをしましょう。その上で、参加者へアンケートをとると、みんなが希望している旅への傾向がつかめるはずです。具体的に決めていきます。みんなからのアドバイスを聞き、それらをジャンルごとにメモしたり、リストアップしていきます。旅のテーマの決め方ですが、メンバーの親睦を図りたい、一緒にスポーツを楽しみたい、普段忙しいので徹底してくつろぎたいなど、目的をしっかり持つことが大切。旅行会社へ伝えることで、よりベストなプランを提案してもらいやすくなりますよ。アンケートやミーティング等でこんなイベントをやりたい、宴会やパーティ、二次会への希望などが挙がっていれば、それも参考にしながら組み立てていきましょう。今年度の社員旅行を担当することになりましたです。今回、社員旅行を企画するに当たり、皆様のご意見をお聞かせください。旅程の希望はありますか。日帰りがよい1泊2日程度2泊3日程度2.行く先での希望はありますか。(参考:昨年の旅行はでした)3.今回の旅で重視したい目的はなんですか?(メンバーの親睦、違う部署同士の交流、慰労、スキルアップ・・・etc.)4.旅行で特に重視したいポイントを記入してください。イベント、スポーツ、ショッピング、食べ歩き等)・宿泊先(風情のある旅館がいい・温泉がいい・アミューズメントが多い等)・料理(バイキングは嫌・名産品が食べられる等)・宴会(飲み放題がいい・余興があるとよい等)・その他ご意見やご希望などがございましたら、ご自由に記入ください。会社で普段から積立しているようであれば、その金額内で考えるか、追加分を各自で負担するのかを決めていきます。団体旅行が個人旅行と決定的に違うのは、予算の決め方や実際にかかる旅費です。参加者の人数がどうしても多くなるので、予算が多めにかかったり、予算管理をしたりするのが大変です。参加者が楽しめることが大前提ですが、幹事さんは予算をオーバーしないように、予算内で可能なこと、不可能なことを把握しておく必要があります。団体で泊まりやすい宿、団体で行くのが良い時期なども変わってきます。個人旅行と同じ感覚で捉えてしまうと、団体旅行を成功させるのが難しくなってきます。そこで、団体旅行をリーズナブルに、より楽しむために、旅行会社(旅行代理店)とじっくりと相談することが不可欠です。団体旅行を取り扱う旅行会社は、その道のプロですし、過去の前例もたくさんありますから、グループに合った予算編成や旅行内容を提示してくれます。これにより、希望に近いプランや手配を行うことが簡単になります。[旅活]では、希望条件と連絡先を入力するだけで複数の旅行会社に一括見積りを取ることが可能です。各旅行会社にわざわざ出向く必要もありませんし、なおかつ、条件に見合った旅行会社からのレスポンスがすぐに返ってくるので安心です。幹事さんは1人1人のニーズに沿った団体旅行を手配しなければなりませんから、個人のケースとは違い、参加者の意向をまとめておきたいところ。そんな時、当サイトに参加いただいている旅行会社では、それぞれの要望に合った提案もしてくれるので、手間が省けます。無料で相談を受け付けています。旅のテーマや予算、日程、行き先、立ち寄りを希望している観光地など、おおよその企画が固まったら、旅行会社へ見積りを依頼をしましょう。具体的な旅の行程表や立ち寄り先の資料、ホテルのリーフレットなどを送ってもらうことも可能です。行き先に迷っている、日程により、費用が安くなるようなら変更したい、具体的な観光先もアドバイスしてほしいということであれば、だいたいの内容が決まった段階で相談するのも手です。その場合、仮の日時や予算、行き先を入力して「同じ予算でおススメの行き先を提案してほしい」、「同じ内容でより安くなる日程を教えてほしい」など、備考欄に幹事さんの希望を書き添えるようにしましょう。旅行会社からプランと見積りが届いたら、まずは内容をじっくり比較。交通手段や往路、復路の周るルートや日程に無理が生じないかチェックします。旅行先では混み具合によって時間も前後しますから、なるべく余裕を持ったスケジュールにしておきたいところです。ホテルや旅館の宿泊先は、料金主体ではなく、あくまでテーマや目的に沿った選び方が重要です。確認したい項目は、旅行会社へどんどん質問しましょう。案内文(メール)の書き方例お願いする旅行会社を決めたらいよいよ契約。案内状を作成し、参加者へ渡しましょう。案内状には旅行の目的や具体的なプラン、日時や集合場所などを記載し、最終的な参加の有無をたずねます。都合が悪くなった場合の連絡先なども忘れずに記載しましょう。タイトル:社員旅行のお知らせお疲れ様です。毎年恒例の社員旅行の日時が、下記の通り決まりましたのでお知らせします。今回の幹事は□□部の××が担当します。http://www.0000/・2日目は温泉寺、玄武洞などの観光を予定=========================参加費は旅行積み立てより充当します。現地での買い物や個人的な飲食代は自己負担ください。当日の出欠は本メールで件名を変えずに●月●日(△)までに返信してください。人数が決まったらさっそく見積りをお願いしよう≫チェックリスト幹事さんになったら、旅行までの企画や準備段階で、チェックリストを作成しておくと便利です。チェックリストを見ながら、終了したものにはチェックを入れていきましょう。最低でも団体旅行の2ヶ月前までには、大まかな流れを掴んでおく必要があります。旅行を楽しいものにできるかどうかは幹事さんの腕次第!プレッシャーを感じてしまう人もいるかもしれません。ここでは、旅行幹事の役割を理解し、自信と余裕をもって対応できるようにアドバイスします。幹事は裏方に徹しよう!幹事の仕事は「仕切る」ことにあらず。参加者全員の状況を見ながら、みんなが満足できるように気配りや気遣いできることが成功の鍵になります。準備は万全にどんなことにもハプニングはつきもの。事前に予測して準備するのはもちろんのこと、万が一のトラブルにも対処できるよう、気持ちに余裕を持ちましょう。周りを上手に動かそう幹事のやるべきことは実にたくさん。信頼のおける仲間や幹事経験者の人にサブ幹事として助言やサポートをお願いしましょう。宿泊先や運転手さんなどへの心配りをまずは、あいさつと自己紹介。楽しい旅行にするためにも良い関係を築くことは大切です。バス旅行なら運転手さんへ、旅館についたら仲居さんへ心づけを渡すのもいいでしょう。幹事はお酒を控えめに・・・テンションを上げるためにもある程度は飲んでもOKですが、まとめ役の幹事がつぶれてしまっては困ります。1次会までは控えめにを心掛けましょう。お酒を飲むと人が変わってしまう人の情報を事前にチェックしておくと、トラブル防止になります。