改正されるなど、導入が容易になった文書の電子化。2016年に入り、さらに帳票類の電子化・電子保存のニーズが高まっているといいます。いえ、実際に紙文書から電子化へ踏み切るのは業種や取引先との兼ね合い、社内事情から考えても困難が伴うもの。そこで今回は、数年前から電子化をテーマにしたセミナーなどを開催し、自社でも電子配信サービスを展開しているコクヨ株式会社の@Tovas推進グループリーダー・三浦洋介氏とチーフプランナー・吉村茉莉氏に市場の実情や自社の取り組みについてお聞きしてきました。e-文書法や電子帳簿保存法の改正によって昨年、または一昨年から変わったことやお客様が意識しはじめたことなど、実際に現場で感じていることはございますか?三浦氏:例えば弊社のサービス※@Tovasのユーザー様に、「次に考えていることはなんですか?」と聞いてみると「電子保存とかe−文書法が気になるよね」っていう話になることは多いですね。法改正の前までは情報収集レベルだったものが、今では具体的な落とし込み方まで考えている企業様が増えてきています。※@Tovasとはコクヨが提供する「電子取引に関わる帳票データの送受信と、履歴取得をサポートするサービス詳細URL:http://www.attovas.com/吉村氏:そうですね。「意識はされているものの、実行はまだ先」というお客様が多かったのですが、弊社で数年前から行っている電子化セミナーでの質問も、昨年末頃からは「弊社のこの帳票、この業務ではどうしたらいいですか?」という風に、質問が具体的になってきています。以前よりも本気で取り組もうというお客様が多くなってきているなと感じます。セミナーにいらっしゃるお客様の傾向などに特徴はありますか?三浦氏:主に経営企画や監査室の方などがいらっしゃっています。ニュースや新聞などで取り上げられるのは、紙文書のスキャナ保存や領収書の要件が変わった、という話が多いんです。セミナーでは電子から電子への保存や、電子取引についても取り上げるので、「電子化は意外とテーマが広かった」ということに、セミナーに参加して気付かれる方も少なくありません。吉村氏:昨年までは、お客様に提案するために「自社でまずやってみよう!」というベンダー様が多かったのですが、今年はユーザー様が多い印象を受けます。いらっしゃるユーザー様の業種には特に偏りは感じませんね。そんな壮大な「電子化」というテーマの中でコクヨが心がけている事や推進していきたいことはありますか?吉村氏:弊社が注力していきたいのは、電子帳簿保存法の第10条(※電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)にあたる部分で、企業と企業の間で取引される帳票類、いわゆる「電子取引」の領域です。この条項では、「電子取引を行った場合は、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない」と規定されています。保存は企業の「義務」なのです。取引関連の書類は紙での保存が原則ですが、特定の要件を満たせば電子で保存することもできます。このとき、電子で発行した書類を電子で保存するのであれば、電子帳簿保存法の申請は不要となっています。その他これらに準ずる書類に通常記載される事項。FAXやEDIなどもそれにあたる。(メールの場合は件名や本文分も含む)吉村氏:この「第10条」を理解し、発行量が多い取引関連の帳票を電子化していくことが、業務上のメリットにつながると考えています。我々としてはこの部分をきちんと啓蒙していきたいと考えています。三浦氏:加えて弊社の@Tovas(http://www.attovas.com/)による郵送等の電子化という「送る」機能と、連携製品であるJFEシステムズ社のDataDelivery®(http://www.jfe-systems.com/products/datadelivery/datadelivery.html)による「保存」を組み合わせて、「法律に則ってきちんと電子化した上で、コスト面などでもメリットを出していきたい」と考えている企業様のお役に立てればと思っています。「e-文書法」に対応するための新規システム導入や既存システムの改修は、コストがかかってしまうため、踏み切れない会社が多いことも事実ですからね...。吉村氏:そうなんです。「e-文書法」への対応で楽になるのは、主に税務調査時の対応業務で、実際日々の業務を担当されている方には意外とメリットが出にくかったりするんですね。三浦氏:そこで、元となる帳票を電子化するのであれば、それを周辺業務にも活かしませんか?ということを弊社では提案しています。請求書を郵送から電子配信にすれば、1通当たりの送信コストが200円から10円になるといった、目に見える効果がでます。以前であれば、請求書は紙でなければ、という根強い慣習もありましたが、最近は電子化やクラウド化というものに対して、抵抗のある人が減ってきているのを感じます。吉村氏:クラウドサービスという点で引っかかる企業様はだいぶ少なくなりましたね。お客様の中で前例などができて判断基準やルール、それに付随するヒアリング項目みたいなものが出来上がってきているからだと思います。郵送を電子へ、という点では、受け取る相手の方がいますから、進める上では配慮が必要です。導入に際し横を気にするというか、「同じ業界で同じ規模感の会社」が導入しているかどうかを、気にする方は多いと感じます。「他の会社はどうしているの?」などと聞かれることが多いです。その時は事例などを詳しく説明します。重要なのは、誰にメリットがあるのかということ。電子化により、「帳票を受け取る側」のメリットが多くなれば、電子化は進みやすくなるなと思います。郵送よりも早く届くから、業務の時間を短縮できてお互いがwin-winになる、とか。吉村氏:それもあるのか、弊社の@Tovasはお客様の先で帳票を受け取られている企業様からのお問合せもありますね。「この送ってきているシステムなんていうの?」というような形で。ある意味では、お客様が広めてくださっている。本当にありがたいことです。実際、コクヨの取引先で請求書や注文書などがデータでくる件数は増えていますか?三浦氏:急激に増えているということはありませんが、少しずつ増えてきている感じはします。吉村氏:やはり、保存の話なども絡めた引き合いは増えているので、取引先の方や市場を見ても機は熟してきている気はします。電子化によって「誰が得するか」をしっかりと明確にしていく必要があるとは思います。結局現場の方が便利にならないともったいないですから。三浦氏:電子帳票システムの検討が進んだ先で、業務へのメリットが見いだせない場合には「導入しない」という選択をされる企業様も増えてくる気はします。それも無理はないかなという感じもしますね。現実的には電子で帳票作成して一回紙に出力してまた電子化する...ということをやっている企業様が大多数だと思うので、今後確実に市場は広がっていくとは思います。吉村氏:今、電子化の話が頓挫しても、必ずもう一回電子化を検討する時がくるとは思いますね。それでは最後に、今年目指したいことや、3年5年スパンでお考えになっている未来のことをお聞かせ願えたらと思います。三浦氏:基本的には多くのヒトの役に立ちたいんです。コクヨの企業理念にも通ずる、「商品を通じて世の中の役に立つ」。これを目指しています。@Tovasは帳票を「送る」を効率化することに特化したサービスですが、今後もITとアナログの狭間に落ちている課題を拾っていき、コクヨとして支援できるものを次から次へと生み出していきたい。@Tovasはその第一歩なんです。弊社は紙も電子も両方出来るので、特に中堅・中小規模のお客様が紙と電子で迷っている時に、その企業様に合った提案をしていきたいと思います。吉村氏:我々のお客様である中堅・中小規模の企業様は、相手に合わせる必要性があるんですよね。「こういうこと出来たらいいのに。取引先の方はこう言っているし...」みたいな。相手に合わせるということと、社内の業務効率化は切り離していいと思うんです。「自社内の業務はペーパーレス化されているけど、取引先には紙で届く」というような、「取引先のメリットを保ちつつ、自社の業務効率化をする」サポートをしていけたらなと思っています。本日はありがとうございました。編集後記:紙の商品からデジタルサービスまで幅広く手掛けるコクヨ。そのプロダクトの中には企業理念である「商品を通じて世の中の役に立つ」という想いが強く反映されていました。創業から100年以上。時代の変化に伴い求められるものが変わっていく中で、その流れを感じとり商品として落とし込んでいく。これから先もコクヨが創っていくプロダクト、そして未来から目が離せません。されたe-文書法はなにが変わったのか?わかりやすく解説!2005年4月に施行され、2015年9月に改正が行われたe-文書法。今回は、2015年9月に改正が行われ規制緩和されたe-文書法について、わかりやすく解説をしていきたいと思います。40代〜50代のサラリーマン221人にその実情を聞いてみた現在の企業はどれほど帳票類のペーパーレス化(電子化)が進んでいるのでしょうか。今回は、40代〜50代のサラリーマン221人にペーパーレス化の実情についてお聞きしました。