仕事柄、所員の出張が多く、経費精算やチケット手配などの事務処理に課題を抱えていた。それらの処理をExcel中心で行っていたため、経費精算も煩雑で担当者に大きな負担がかかっていたという。そこで業務プロセスの見直しに踏み切ることになった。同事務所がたどり着いた効率的な経費精算プロセスとは?月20件以上の出張。関する専門性の高いコンサルティングサービスを提供してきた。Company)を活用した資産証券化のビジネスも業務の柱の1つである。これまでに、国内のパイオニアとして専門チームを組織化し、約7000社もの実績を積んできた。コンサルティングサービスやSPC案件において、全国への出張が多く、所員が各地を駆け巡ることは日常茶飯事であった。「たとえば30名ほどのコンサルティングサービスの部門では、国内の出張が月平均で約20件、海外の長期出張も5件以上あります。そのような状況で、特に大きな課題になっていたのが出張の経費精算だ。これまで同事務所では、経費精算の処理をExcel中心に回していた。手作業で行うデータ入力では、ミスの発生や、増え続ける出張精算への対応に苦慮していたのだ。抜本的に経理・会計システムを刷新し、パッケージソフトを組み込んで、効率の良い経理精算を進めたいという思いがあったそうだ。「経費精算から会計システムまでに余分な作業が年間で2500時間にも上っていました。Excelでの余分な業務が発生していたため、Excelの経費データを整えて、そのあとの会計システムにデータを打ち込むのに多くの時間と手間がかかっていたのです。花村氏もともと同事務所では会計システムにクラウド会計サービスを利用していた。これにも経費精算の機能は内蔵されていたのだが、その機能は、どちらかというと中小企業向けのサービスだった。数百名の人員を抱える同事務所では、規模・コスト・機能がマッチしなかったのだ。そこで同事務所にとって最適な経費精算のツールを検討することになった。具体的に、同事務所が新たな経費精算システムの検討を始めたのは2018年6月からだという。NEOは、出張手配システムと出張経費管理システムを併せ持ち、出張の煩雑な手続きを自動化してくれるという大きな特徴があった。「選定の決め手になったのは、出張時にチケット手配や支払いができ、会計システムにワンストップでつなげられる点でした。NEOは、JTBの出張・チケット手配のノウハウを生かした経費精算・管理ソリューションとして、すでに500社以上、80万以上のユーザーが利用している。個別対応が多い面倒なチケット手配や経費精算手続きを効率化し、代金立て替えの負担も軽減できるメリットがあった。システム申請と同時にオンラインチケットを手配でき、出張者の立て替えによる手間を解消できるまた、勘定科目の自動仕訳機能も魅力的だったという。所員が経費精算時に摘要項目を選択するだけで、勘定科目や税区分などを自動的に紐づけてくれるのだ。部門ごとの販売管理費や原価のコントロール、源泉税にともなう精算にも対応している。会計システムに対して、仕訳データの自動連携が可能だ。経理担当部署としては、自動仕訳機能は業務改善のポイントの1つになった。面倒な勘定科目の仕分けを自動化して、業務効率アップに貢献。社員が精算時に摘要項目を選択するだけで、勘定科目や税区分などを自動的に紐づけてくれる「総合振込の機能を使って、インターネットバンキングへの支払いが一括で行えるようになった点も、我々にとって大きなポイントでした。NEOの導入を決定した5カ月後の2019年4月には、花村氏が所属するアドミニストレーション部とシステム部から導入を開始し、コンサルティング部、フィナンシャルソリューション部(前出のSPCファイナンス関連部門の正式名称)、事業開発室などの各部門へ順次展開し、今夏に全部門への導入を完了したという。導入の際には、従来までの業務処理プロセスが変わってしまうこともあり、それを所員に説明し、納得してもらうのに苦労したという。花村氏は「導入にあたり、特にヘルプデスクのようなものを設けていなかったので、経理担当部署側ですべての問い合わせに対応することになってしまい大変でした。業務の特性上、部門ごとに支払い内容も異なっており、製品導入前の業務プロセスの変更にも難儀しました」と振り返る。上流側でデータを入力したあとに、経理担当部署側で確認して、会計システム側にデータを流すためには、上流側で上長が承認をしなければならない。その承認が部門によっては統一されておらず、経理担当部署が代行することもあったそうだ。そこで、全社的に承認プロセスやフローの整合性を取って、統一しなければならなかったのだ。「これまで経理担当部署側が代行していた承認業務を、フロント側の各部門に分散し、各人で行ってもらうことになりました。NEOが無事に稼働を始めた。い、チケット手配なども部分的に使い始めているという。「これまでは、経理担当部署側では、手作業による二重作業がいくつか発生していましたが、業務プロセスが整備され、無駄な作業が減りました。肌感覚として、だいぶ効率的になったという実感があります。コピー機能によって、請求書や交通費の精算などで同じ伝票を迅速に繰り返し処理できるため、現場部門でも評判が高まりました」(花村氏)効率化のコツは、統制面から見直してみること今後は、現場部門の協力を求めつつ、領収書など紙ベースの書類をなくし、ペーパレス化の実現を見据えていく方針だという。NEOは、改訂された電子帳簿保存法にも対応しており、スマートフォンやスキャナーで取り込んだ領収書や請求書へタイムスタンプを付与し、エビデンスのある経費精算の申請や、検索機能を利用した原本データとの突合なども容易に行える。ほかにもチケット手配について本格的な活用を目指していく方針だ。このあたりは、JTBビジネストラベルソリューションズのサポートセンターに問合せながら進めていく予定だという。セキュリティ面では、取引の関係により重要書類を扱うため、厳重な対策を採っている。NEOのデータも、一度暗号化してから社内外に流すという徹底ぶりだ。そのため事務所内のPDFデータの内容が把握できないといったことも起きていた。今後は利便性の観点からの「カイゼン」も視野に入れているそうだ。NEOを導入する際に、統制面から業務プロセスを見直すと、さらに全体の効率が上がると思います。そこで空いた時間を分析系などの業務にあてることで、より深いところで経営面への貢献ができるようになると思います」と期待する。ビジネスサービスパナソニックグループから独立。新システム移行最大の壁は「経費精算」だった2015年のパナソニックのグループ再編によって独立した同社は、パナソニックグループのシステムから離脱し、独自のシステムを構築することになった。き方改革」を促進し、「本業」へリソースを集中させることができました。池田模範堂様では、全国の営業拠点訪問や学会への参加など、頻繁に出張が発生します。従来の出張時の申請・精算処理は、必ずしも効率的とはいえない状態でした。ようになりました企業グループから離れ一企業としてスタートするのに伴い、システムを再構築。NEO」の導入を決定しました。現金精算が「J’sNAVI」で激減。2007年に「J’sNAVI」を導入する前は、経費担当お一人にかかる負担は相当で、誤作業による手作業倍加も頻発していたといいます。最新の導入事例パナソニックグループから独立。「働き方改革」を促進し、「本業」へリソースを集中させることができました。ようになりました毎月高額な現金精算が「J’sNAVI」で激減。関するご相談、ご質問などお気軽にお問い合わせください。ISMS認証を取得しました。