【ビジネス文書の書き方】相手にイラッとされてない?!紙文書作成の大原則2019-05-01紙文書の作成は、思い違いを防止して明確に伝えることが目的です。目的のために色々な形式がありますが、その形式にも意味があります。紙文書はメールやFAXよりも誠実さが伝わり、相手との信頼関係を築くことにも役立ちます。トラブルの予防にもなりますし、トラブルが起きてしまった際には証拠にもなります。紙文書では、情報を確実に間違いなく作成しておくことが大事です。紙文書にはいろいろな種類がありますが、その基本は確実に抑えておかなければなりません。紙文書作成の目的や流れをマスターしておきましょう。3つの種類があります。これらの3つの内どの文書を作成するにせよ、一番大事な事は「簡潔に」「明瞭に」用件を伝達することです。そのためには、5W3Hの基本を忘れないことです。Much(いくら)文章を構成する上での基本パターンですから覚えておきましょう。一点大事なことは、まず結論から言うことが大切です。理由やいきさつなどの細かいことは、結論の後で大丈夫です。紙文書の中でも、社外文書はその書類自体があなたの会社のイメージと密接につながっています。不明瞭な文章や不正確な言葉づかいなどは、信頼関係に影響を与えるかもしれませんので、丁寧に作成してくださいね。ビジネスの結果に影響するのがビジネス文書だということを理解して作成しましょう。文書作成の流れ文書作成には流れがあります。流れを無視して文書を作成すると、目的のはっきりしない文書になりますので、流れはきちんと把握しましょう。step1文書の目的を決めるまずは、どういった目的で文書を作成するのか「目的の明瞭化」で何を伝達したいのかを明瞭にします。次に、文書を送る相手の決定です。個人なのか会社なのか、以前より関係のある相手なのか初めての相手か、目上の人か社内の関係者なのかなどを確認しなければいけません。続いて文書作成に入ります。会社によっては様々な定型フォーマットが用意してあることも多いので利用しながら作成しましょう。作成したら必ず読み直して校正しましょう。読み直すことで、誤字脱字を発見したり、情報がきちんと伝わっているかや読みやすいか読みにくいかなどが分かります。step4相手に届ける最後に投函や手渡しなどの方法で相手に届けます。ビジネス文書のハンコ紙文書は、押印することで重要書類となります。朱肉かスタンプ台を使います。社内での文書を回覧などの確認印や休暇届などの簡単な文書では、スタンプ型印鑑でもOKの場合が多いようです。何と言っても、誤った押印は重大なトラブルの要因となりますので、取り扱いには慎重を期してください。社内の人への伝達事項や届け出などに使われる文書です。社内で使うビジネス文書は、大きく分けて以下の4種類があります。対して使うビジネス文書です。イベントや式典、催事などの招待文書ビジネス文書の内容とチェック事項ビジネス文書はどのように書けば良いのか?また、その内容のチェックの仕方などをお伝えします。ビジネス文書の内容ビジネス文書を作成する目的は、用件や内容を正確に、また簡潔で明瞭に伝達することです。文章作成する際に踏まえておかなけれならない点があります。基本的なことですが、結論を重視するということです。書き方の順番として、先に結論を記載し、その後に趣旨や経過などを書いていく形がベストです。標題は、内容がひと目で理解できるようにしておくと良いでしょう。明快な文章にすることも大事です。ひとつの文章は短いものにしてください。読んだらすぐに内容が理解できる感じが良いです。用件が複雑で何項目かある場合には、箇条書きが良いと思います。分かりにくい言葉は使わないことも考慮してください。仲間内だけで通用する略語や専門用語などは避けるようにしましょう。ビジネス文書見直しチェックビジネス文書に誤りがあると、意外と大きなトラブルになってしまったりします。最終的に発行する前には必ずチェックしましょう。最初は誤字・脱字のチェックです。次に慣用句などに間違いがないかです。ここを間違うと、常識が疑われると共に、相手にも失礼になります。読み直すと、表現がおかしい箇所があったりします。誰が読んでも理解できる表現になっているかが大事です。相手側の社名や氏名や役職に誤りがあると大変に失礼ですので、そこも慎重にチェックです。同時に、日時や場所等も確認してください。意外と敬語と謙譲語を混同してしまっている方も多いので注意しましょう。まとめ紙文書作成の大原則は以上の通りです。慌てずに一つ一つやっていけば大丈夫だと思います。万が一間違えてしまうと相当に失礼だったり、大きなトラブルにもなりかねませんので、あくまでも基本を押さえつつ慎重に作成しましょう。用件authorこの記事も読まれてます社外文書の書き方は?あってるか不安にならない作成のコツ社外文書は、基本的に会社の意思を社外へ示すものという使命があります。自分が作成した文書だとしても、[...]【ビジネス文書の基本】もう迷わない!紙文書・メール文書・FAX文書の使い分け社会人ともなれば、多くのビジネス文書を取り扱うことになります。社交文書は、会社同士のコミュニケーションを深めるツールとして重要です。事務的なビジネス文章は社外文[...]【社内文書の書き方】言葉が見つからない!?効率重視が求められる作成のコツ社内文書は、余計なものを一切省くのが基本です。