受け取った情報をそのまま他の人へ伝えることができる、メール転送機能。手軽すぎてマナーやルールがあまり浸透していないのか、受信者を困惑させる残念な転送メールをよく見かけます。今回は、複数ある転送時のポイントの中から、メールの冒頭で重要な役割を果たす「転送時のメッセージ」について、説明いたします。残念な転送メール事例に共通することは「転送の意図がわからないこと」もしも、本文に何も書かずに転送している場合は、改めましょう。受信者は「そもそも何のためにこのメールが自分に転送されてきたのか」わかりません。本文にメッセージを書いていても、転送目的がはっきりと書かれていなければ同じこと。具体的に、私が経験した残念な転送メールの1つをご紹介いたします。そのメールの冒頭には「先日発生したトラブルの概要について、Aさんからのメールを転送します」と記載されていました。最後まで読んでみると、まだトラブル対応が完結していない様子。仮にこのメールが「参考」のために送信されたのなら、内容を「読めば」終了です。このメールの流れでは、転送者が私に対してトラブル対応の続きを「依頼」している可能性も0ではありません。「参考転送」だと思い込み、このメールの処理を終了させた場合、トラブルは収拾しない上に「長野さんに依頼したのに、放置された」と思われてしまう恐れもあります。何気なく送った転送メールが、受信者にストレスを与える転送者の意図がわからない場合、受信者は「転送内容を何度も読み返す」また「転送の意図を、問い合わせる」等、ムダな時間と手間がかかります。そもそも「どうして自分に送信したのだろう」「何をすればいいんだろう」「もしかして、送信先を間違えたのでは...」そんな風に相手を考えさせている・悩ませているということが、すでに相手の時間を奪い、ストレスを与えていることを忘れてはいけません。このようなトラブルを起こさないために解決法としては、メールを読んだ後、受信者がどうすればいいのかを、明確に記載しておくこと「参考・情報共有のための転送なのか、処理依頼のための転送なのか」を記載することです。トラブルが発生した場合に備えて、参考までにご覧ください」もしくは「本件の解決に向けて、続きの対応をお願いします」と一文加えるだけで、解決します。冒頭の一文が明確になれば、全く違う印象になる転送の目的や理由の記載が冒頭にあれば、受信者はメールの内容について、想像しながら読むことができます。「情報共有」とあれば「全体図を把握するように」読み進めます。イメージしつつ読み進めることができるでしょう。相手に起こしてほしい行動がある「あの人の転送メール、いつも意味が分からない」相手にそんな風に思われていたら。ビジネス上の印象としてマイナスであることは間違いありません。冒頭の、たった一文の書き方次第であなたの印象は大きく変わります。何のために転送をするのか、相手にどうして欲しいのか。伝わる文章を、心がけてください。ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。社員など、さまざまな相手と、メールでやり取りを行ってきた経験から、メールの重要性を痛感。現在は講師として、講演や執筆などでビジネスメール教育の普及を行う。インタビューを通して、業務効率化やコスト改善など、取り組みを考えてみました。BOTと会話することで、手軽にビジネスドキュメントを作成できる新しいサービスです。スマートフォンからの編集・プレビューがかんたんに!スマートフォンに最適化したテンプレートを用意しました。スマホ、パソコン、ブラウザ上で履歴書がつくれる!自宅でも外出先でも、必要なときにいつでも履歴書を作成できます。法人リストを簡単に作成し、圧倒的に効率よく営業できます。初期費無料で、1ヶ月7000円(税別)からご利用いただけます。株式会社アイ・コミュニケーションビジネスメールの教科書は、株式会社アイ・コミュニケーションが運営するビジネスメール情報専門サイトです。ビジネスメールのマナーやルール、書き方や送り方、心の伝え方や活用術を公開しています。仕事でメールを使うビジネスパーソン、これからビジネスメールを使う学生や就職活動生に向けて、ビジネスメールの教科書では、テクニック集、文例集、調査データ集などさまざまなコンテンツを提供しています。ビジネスメールを学ぶのに最適な書籍やセミナー・講座もご案内しています。お問い合わせも承っております。