【問い合わせ電話のかけ方】ビジネスで質問するときに気をつけるマナーポイント2019-12-12ビジネスシーンでは、取り引き先はもちろん、取り引きのない会社に問い合わせの電話をかけるケースがあります。スムーズに質問をし、知りたかったことを聞くためには、どのようにしたらよいでしょうか。電話する会社であれば、あなたの話し方で会社の印象が決まってしまうことも。この記事では、以下の3点を徹底解説します。問い合わせ電話のかけ方、そのための準備について、マナーのポイントについても紹介します。知りたいことがあって電話をしたいと思ったとき、勢いのまま電話をかけてしまってはいけません。電話をかける前に、相手に聞かないと分からないことかどうか、確認する必要があります。電話をかけるとしても、スムーズに電話で話を進められるように、事前の準備も大切です。問い合せる前に自分で調べる関連資料を用意する事前に資料を共有する問い合わせる内容を整理する問い合せる前に自分で調べる問い合わせをしたいと思ったとき、すぐに電話をするのではなく、まずは自分で調べましょう。自分で調べれば分かるようなことを、わざわざ相手に尋ねるのは失礼です。相手に余計な手間をかけさせない、貴重な時間を無駄にさせないための配慮が求められます。関連資料を用意する問い合わせをする内容の関連資料は、手元に用意しておきましょう。話の流れで、確認したい場合などに、すぐ見ることができるようにしておくと、電話口で相手を待たせずに済みます。パソコンも立ち上げておくとよいです。メモがとれるよう、メモ用紙と筆記用具も準備しておきます。事前に資料を共有する問い合わせ内容がシンプルではない場合や、関連する資料などがある場合は、電話をかける前にファックスやメールで送っておくとよいでしょう。事前に相手も資料を確認でできると、話がスムーズに早く進みます。問い合わせる内容を整理する問い合わせの電話をしたものの、話しているうちに聞きたいことの要点が分からなくなってしまうこともあります。電話をかける前に、問い合せたい内容や目的を整理しておきましょう。質問の順番で、箇条書きに書いておくとスムーズに問い合わせできます。事前の確認や準備が済んだら、電話をかけます。その際の注意点をみていきましょう。最初に名乗る電話での挨拶は簡潔に用件を伝えるフレーズ回答を復唱確認する感謝の気持ちを表す最初に名乗る問い合わせの電話をかけるときも、まずは自分の会社名と名前を名乗ります。誰から電話がかかってきたか分からないと、相手は不信感を抱いてしまいます。名乗ったあとは、「○○の件でお問い合わせいたしたく、お電話差し上げました。担当者が分からない場合は、「ご担当の方をお願いできますでしょうか」と尋ねます。最近はメールやラインでのやりとりが多いので、社会人になってから、電話をかけることを苦手に感じている人も多いかもしれません。仕事をする上では、電話をかけることは欠かせません。...電話での挨拶は簡潔に先方の状況もわからないので、電話での挨拶は、できるだけ簡単にすませて本題に入ることを心がけましょう。「おはようございます」や「お世話になっております」などの一言でも、十分和やかな気持ちになります。取引先に久しぶりに電話するような場合は、「ご無沙汰しておりますが、お変わりありませんか」といった心配りは欲しいですね。問い合わせに対する回答を復唱確認する問い合わせをして、相手が回答をしてくれたら、必ずメモをとりましょう。聞いたときは分かっていても、後で記憶があいまいになってしまうものです。お互いの認識がずれないように、回答を復唱して確認するとよいでしょう。感謝の気持ちを表す問い合わせに対応してくれたことに感謝の気持ちを表しましょう。クッション言葉を使うとよいです。最後は、問い合わせに対応してくれたことに感謝し、「お手数おかけしました。ありがとうございます」などのひと言を忘れないようにしましょう。問い合わせ電話の会話例それでは、取り引きのない会社に、商品に関する問い合わせの電話をかけたときの会話例をみていきましょう。例1「○○社の田中と申します。新商品の件でお伺いしたいことがあり、お電話いたしました。どのような内容でしょうか」(詳しい問い合わせの内容を話し、回答をもらう)「ご親切にありがとうございました。私、○○社の田中と申します。取引先へ電話をかける場合、自分の名前や会社名を先に名乗りましょう。取引先の担当者と付き合いが長くなると、接待などで仕事がしやすい関係になるはずです。すると、担当者にラフな口調になったりマナー違反になったりすることも。どんなに相手と仲よくなったとしても、自分から名乗ることがマナーです。会社同士のつながりであることを考え、礼を欠いてはいけません。マナーを怠ると自分が恥ずかしいだけでなく、会社の看板にもキズをつけることになります。まとめ電話をかける前の準備が、いかに大切かお分かりいただけましたでしょうか。相手の時間を無駄にとらせることなく、聞きたいことを要領よく聞くためには、事前に調べる、関連資料を準備する、質問する内容を整理しておくことが重要です。問い合わせの電話をきっかけに、取り引きが始まる可能性もあります。会社の顔として電話をかけていることを、常に念頭におき、良い印象を持ってもらえるように、そして良い関係がつくれるような電話のかけ方をマスターしましょう。仕事をしていて、取り引き先や、社内の人に電話やメールで「伝える」ということは多いと思います。電話をかけるときには、かける前から相手に対する配慮や準備が必要になります。電話を受ける相手は、電話[...]名指し電話の挨拶どうする?仕事をスムーズに進めるスマートなかけ方ビジネスシーンで電話をかけるとき、スマートに電話がかけられるようになるとよいですね。ビジネスマナー[...]電話でのアポイントの取り方!相手の予定を優先してスムーズにまとめる方法ビジネスでは、訪問をする前にアポイントを取るのが基本。電話をかけたら、間違えて違うところにかけてしまったということはないでしょうか。成り立っていますので、お世話になる機会が多いものです。