社内イントラネットとは?おすすめサービスと事例をご紹介2020/02/02SHAREツイートシェアはてブLINEPocket今や電気やガスと同じように人々の生活になくてはならない存在になっているインターネット。インターネットの活用は個人のみならず、企業でも活用が進んでいます。今回は「イントラネット」と呼ばれるネットワークの仕組みを理解し、どんなサービスがあるのか、どれを導入すべきなのかをご紹介していきます。TEAMまとめ社内イントラネットとは?イントラネットに似た言葉にインターネットがあります。インターネットとは、一言で言うと世界中をつなぐネットワークのことを指します。通信回線を介して、世界中の個人や組織のコンピュータ同士をつなげています。一方で「イントラネット(intranet)」とは、内部(intra)のネットワーク(net)という言葉からなり、インターネットの技術を用いた企業内のネットワークのことを指します。インターネットが世界中をつなげているのに対し、イントラネットは社内をつないでいるネットワークという意味です。社内の情報は、会社全体で共有したいものです。同時に、外部には公開できない機密情報も含まれるでしょう。イントラネットを活用すれば、外部からの閲覧はできず、社内でのみ情報を共有できるようになります。クラウドサービスによって細分化このイントラネットという用語は、一昔前まではよく耳にしていました。業種や規模を問わず、どんな企業でも情報共有の手段として広く活用されていました。最近ではあまり聞かない方も多いのではないでしょうか。その理由は、イントラネットで行われていた社内の情報共有が、クラウドサービスによって細分化されたためです。社内の情報共有やコミュニケーションは、昔よりも重要性が増していると同時に、コストを抑え、簡単に導入できるクラウドサービスが一般化されました。結果的に、イントラネットとは呼ばず「社内wiki」や「ビジネスチャット」、「社内SNS」等という括りで捉えられ、導入企業数は今もなお伸び続けています。ここからは、具体的にどんなサービスがあるのかをご紹介していきましょう。おすすめサービス【社内wiki】まずは社内wikiです。「Wikipediaの社内版」と言うとどんなものかイメージしやすいでしょうか。全社的な共有事項や議事録、業務マニュアルや個人のノウハウまで、幅広い内容を共有できるツールです。社内wikiを導入することで得られるメリットは、まず何度も同じ説明をする手間が省けることです。前提として、1対nに対して瞬時で情報共有ができますので、該当の記事にアクセスすれば、すぐに社内の情報が取得できます。それによって、アナログな情報共有で起きやすい「何度も同じ説明をしなくてはならない」状態から解放されます。その他のメリットとして、「属人化を防ぐ」、「検索可能な状態になる」という点が挙げられます。個人で得たノウハウやナレッジを共有すれば、他の人が同様の事象が発生した時にすぐに対応できるようになります。社内wikiツールには検索機能がありますので、わからないことをいつでも検索して自己解決できるようになるでしょう。社内wikiで迷ったら、まずはQastを選択して間違いはないでしょう。シンプルで使いやすく、はじめてツールを導入する方でも簡単に操作できます。特徴はシンプルな操作性の他、Q&A形式でも情報を溜められることです。Q&Aとして社内でよくある質問や、お客様からよく聞かれる質問を蓄積しておくことで、何度も同じ質問に回答する手間が省けます。社内wikiの選定において、検索機能は重要な要素の一つですが、Qastの場合、スピードが格段に早いためストレスがない上、精度も非常に高いです。複数キーワードや投稿者名での検索、ひらがな検索時にカタカナも検索対象になる等、他のツールにはない機能を備えています。投稿内にファイル添付しておくと、添付されたファイル内の文字列も検索対象になることがポイントです。この検索機能は、他のツールにはありません。WordやPowerPoint、PDF化された文書が多い場合、Qastに添付しておくことで一箇所で情報が検索できるようになります。チャットツールと連携が可能なため、Qastで投稿した際にリアルタイムでチャットに通知したり、チャット上の情報をボタン一つでQastに蓄積していくことも可能です。その他にもフォルダ/タグ付けで分類、テンプレート、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、スマホでの使いやすさ、セキュリティ対応の充実等、シンプルながらも充実した機能を揃えており、最もおすすめのツールです。・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる・既読人数、誰が既読か、を確認できる・大手向けのセキュリティプラン(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン)あり▼Qastを社内イントラとして活用している事例はこちら【株式会社ユーザベース様】一番の決め手は“気軽さ”。大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿する、という使い分けになるでしょうか。止め機能を使えば、HOME及びフォルダにて記事を固定することが可能です。特定の記事だけを外部に共有することができるため、業務委託の方などに特定の情報を共有することも可能です。メンバー個々のアイコンとプロフィールが表示可能なほか、Webhookで各種サービスとの連携も行えます。5名までは期間指定なく無料で使えるので、少人数でまずはツールを試してみたい方におすすめです。「最初から完璧なものなんてない」をスローガンに、とりあえず情報を公開し、その後少しずつ情報を作り上げていく使い方を想定しています。Progress)機能というドキュメントを書き途中の状態で共有する機能です。この機能によって、記事が不完全であることが明確なまま情報を共有できるので、「早めの情報共有」が可能になります。記事のバージョン管理ができるため更新のチェックや、過去記事へロールバックも可能です。情報の分類は、タイトル編集をするだけでだけで階層化して整理ができるカテゴリと、タグによって管理が可能です。インターフェイスが英語のため、グローバルな利用を検討されている企業におすすめです。トライアル期間は他のツールよりも長く60日のため、無料期間中に多くのドキュメントを作成できるでしょう。【ポイント】Confluenceは、海外製品のため英語での利用が可能です。海外支社のある企業や、グローバル人材を採用している企業におすすめです。議事録はもちろん製品管理や企画管理など、予めテンプレートが豊富に用意されています。最初にどのように書いて良いのかわからない企業にとって、豊富なテンプレートが手助けとなるでしょう。投稿された内容を、PDFやワードに変換することも可能です。記事を協力して編集するだけでなく、フィードバックを提供できます。協力を依頼するチームメンバーにメンション、チームの意志決定プロセスを可視化します。分類方法はタグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」という形で分類できますが、慣れるまで時間が必要かもしれません。社内イントラの中では、「コミュニケーション」を行うこともできますが、その機能を代替するのが「ビジネスチャット」ツールです。ビジネスチャットツールを導入することで、これまでよりも社内コミュニケーションが円滑になるでしょう。従来、多くの企業で使用されてきたメールでは、定型の挨拶文等が必要で、簡単な情報共有を行う場合でも、不要に時間を要するものです。チャットツールであれば、文化として定型文を必要とせず、すぐに本題から入ることができます。<業務のスピードアップにつながる上、絵文字などで反応を示すことで、さらにコミュニケーションが増えるという利点もあるでしょう。社内wiki同様、口頭での会話と違い、履歴が残りますので過去の会話を遡って確認することが可能です。【ポイント】サンフランシスコに本社を置くSlackですが、2018年に日本支社が開設され、日本語対応も完了しています。誰でも使いこなせるシンプルなUI(ユーザーインターフェース)や、動作のスムーズさ等、使い勝手の良さはもちろんのこと、外部ツールと連携しておけば、さらに利便性が向上します。GoogleカレンダーやGoogleドライブ(その他900以上)等と連携しておけば、更新情報をSlackで受け取ることができるようになります。メールのような挨拶文や定型文は存在せず、すぐに本題に入ることができ、会話の内容ごとにチャンネルを作ってコミュニケーションを分類することが可能です。しても感情が伝わりにくいテキストでのやりとりですが、Slackではリアクションボタン(絵文字)を押して、「いいね」以外の反応を示すことができます。絵文字をオリジナルで作成(カスタム絵文字)することも可能です。その他、ビデオ通話機能もあり、複数人でオンラインミーティングを行うこともできます。国産のChatworkは、メール・電話・会議に代わる社内コミュニケーションツールとして成長を遂げています。テクノロジーに精通していない人でも簡単に使えるのが特徴です。チャット機能の他にも、ビデオ通話/音声通話、タスク管理、ファイル共有なども可能です。チャット機能一つをとっても、6つの機能が備わっているなど様々な使い方ができるツールです。その他の特徴として、マルチデバイスに対応、ショートカットキーの豊富さ、そして他サービスとの連携が挙げられます。世界でもっとも利用されているOS「Windows」を開発しているマイクロソフトが、「Office365でチームワークを実現するためのハブ」としてリリースしたコミュニケーションツールがこの「Teams」です。Office365を始めとするマイクロソフトの様々なサービスとシームレスに連携できる他、チャット、ビデオ会議、ファイル管理などで、社内コミュニケーションを一元化できるでしょう。他の2つのチャットツールと違う点は、メール不要という考えではないことです。Outlook(メールサービス)とも連携することで、社内コミュニケーションをより円滑にしようというイメージです。チャットツールとしてのシンプルさは上記の2つに比べて少し劣りますが、クラウドサービスのブランドを統一したい企業にはおすすめです。社内SNも、気軽に情報発信を行う手段の一つです。チーム内はもちろん、部署の垣根を越えてのコミュニケーションも取りやすくなります。その機能は情報発信だけに留まらず、タスク管理やスケジュール管理などの機能も備えられており、イントラネットを一つのツールで代替しようとする方は社内SNSがおすすめです。【ポイント】Talknoteは、大きく分けて3つの機能が搭載されています。メッセージ機能、タスク管理機能、グループ機能です。特徴としては、特許を取得しているアクションリズム解析という、社員の離職意向などに繋がる可能性のある気持ちの変化を早期に発見する機能です。アクセス時間や投稿量などの利用データを解析し、利用者個々の仕事におけるリズムを見つけてくれます。投稿の減少が見えるならば、会社への気持ちや意欲が薄れてきている可能性があります。コミュニケーション不足が招く離職を防ぐことへつながるでしょう。オーバーワーク検知機能により、規定の勤務時間より長いことが続く場合には、いち早く人事担当者もしくはそのメンバーの上長にアラートを送信されます。早期に状況を確認することで、人材の離職やメンタルヘルスを防ぐことができます。Talknoteを導入し、活用することで、社内の情報共有だけではない効果を得られることができるでしょう。「人と組織」の強さが、企業の成長を左右する、をコンセプトに作られた「TUNAG」。企業や組織の課題抽出から施策設計のコンサルティング、ツール導入や運用の支援、定期的なフォローまでを一貫して行ってくれます。Facebookに代表される一般的なSNS機能を全て完備しつつ、社内コミュニケーションのキッカケを生みだす仕組みが多数存在します。ビジネスシーンに求められるセキュリティや管理機能を備えたメッセージ機能の提供をはじめ、目的に応じて柔軟にカスタマイズできる制度管理機能があります。ポイント設定、利用フォーマットなど、様々な機能や設定を組み合わせることで、組織の課題に合わせて、柔軟に社内制度を運用することが可能です。専任コンサルタントが他社の成功事例を踏まえて、制度活用方法をフルサポートしてくれるのも特徴の一つです。コミュニケーション手段として、ドキュメント作成ツールとして、ファイル共有として等、様々な使い方が考えられます。コミュニケーション内容がデータとして蓄積されるため、そのデータを分析し、組織改善につなげることが可能です。最近では「オンライン会議」機能を充実させており、目的なく開かれる社内会議を削減する取組みをされているようです。行うプランありまとめいかがでしたでしょうか?社内イントラネットは、今や形を変えて様々なクラウドサービスとなって進化してきました。働き方改革の文脈で、業務効率化や生産性向上を促進するのはもはや必須の時代に突入しました。今回ご紹介したツールを活用し、「情報共有」に関する業務の見直しを行ってみてはいかがですか?Qastいつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。