企業規模問わず現在紙で稟議処理をしている企業で、業務効率アップのためにワークフローの導入を検討している方。電子化しなければ時代に取り残される」という焦りはあっても、Excelで作成した紙の稟議書で未だに決裁処理をしている会社は多い。確かにExcelでのフォーマット作成は手軽で、紙の処理はなじみやすい。紙の処理には「出張者などがいるための処理の停滞」「書類のファイリングの手間」「集計作業を再度行う必要がある」といった問題があるのも否定できないはずだ。紙の決裁からワークフローシステムへの移行を検討する場合、必ずといって直面する問題がある。読めない」などである。コストをかけても十分にシステムが稼働するかわからないという不安から、ワークフローシステムの導入に踏み切れない企業も多いのが実状だ。そのままでいいのだろうか。現在は、Webベースのワークフローシステムが主流だ。Webベースのシステムには、最新環境への更新が楽で、メンテナンスの負荷が小さいという魅力がある。セキュリティ確保も比較的容易な点が、Webベースシステムが数多く開発されている理由だ。Webベースのワークフローシステムは操作性が良いとは言い難く、レスポンスも悪いため稼働が上がりにくいという弱点もある。システムの柔軟性に欠けるため、自社システムに合わせたワークフロー構築は大変な作業になり、ちょっとした変更も外部委託をして、コストと時間をかけて対応しなくてはいけないという、運用上無視できない問題点もあるのである。ワークフローシステムが浸透しない原因は、使いにくいWebベースのシステムにあるといっても言い過ぎではないのだ。EX」は、Excelで作成した稟議書を、そのままワークフローにのせられるワークフローシステムだ。Excelで作成した稟議書があるなら、それを利用したシステム構築が容易にできる。新規作成したExcelシートをワークフローにのせるのも簡単だ。どんなにパソコン操作が苦手な人でも、メールとExcelの処理には慣れているという人は多い。見慣れた操作画面なら、紙からの移行もよりスムーズに行えるので、システムが十分に活用されるのか、といった不安は無用だ。書類に修正が必要になった場合に、社内の人間が簡単に手直しできるのも、Excel書類をそのままワークフローに導入する魅力のひとつ。導入しやすく、メンテナンスもしやすいのがこのシステムの良さだ。EX」のクライアントソフトのメイン画面は、メールソフトの処理画面とよく似た構成だ。承認申請で自動的にワークフローシステムにExcel書類が流れるという仕組みだ。管理者によって用意されたテンプレート以外に、各人が作成した書類を回覧したり、添付書類をつけることも可能。電子捺印ツールはExcelにアドオンされ、承認作業も簡単にできる。クライアントソフト上では、自分が関わる申請書類の承認状態も一目でわかる。レスポンスが良く、なじみやすいインターフェイスで、システム導入当初から高い稼働率が期待できる製品である。本製品は、セキュリティも堅牢だ。Webサービスを採用。HTTPポート(ポート80番)のみを使って通信が行われるため、FireWallに新たなポートをあける必要がなく、現在のネットワークのセキュリティレベルを変える事なく導入可能。EXサーバーから配布されるキーにより暗号化してやりとりされる。データをワークフローシステムに流す事はできず、データの改ざんなども防止できる仕組みだ。特長4運用も容易/最新版アプリケーションを自動配布ワークフローシステムで問題になるのは、クライアントソフトのバージョンアップなど、最新環境への更新作業によって管理者に負担がかかってしまうこと。本製品ならその心配もない。EXは導入時に各クライアントパソコンに、クライアントソフトをインストールする。クライアントソフトでの作業はこの最初の1回のみだ。その後のクライアントへのアプリケーションの配布には、ノータッチデプロイメントを採用。2回目以降は、サーバー上のファイルを更新するだけで、自動的にクライアント環境がアップデートされる。管理者は、サーバーに最新ソフトを用意するだけと、メンテナンスも実に簡単だ。出張報告書を部内で決裁するケースを例に、ワークフローの流れを簡単に紹介しよう。申請者は出張報告書のテンプレートを開き、稟議文書を作成する。申請者が申請操作を行うと、稟議文書は管理者によってあらかじめ定義された役職の階層に沿い、自動的に申請者の上長を判断して、課長に申請書を回す。この際、課長には承認する文書がある旨、メールによって通知される。課長の承認を得た稟議文書は、自動的に上長を判断し、部長に回される。部長が承認し、稟議が完了すると、申請者に稟議書が承認されたという報告がメールで送られ、一連の決裁作業が終了する仕組みだ。申請者や承認者は、稟議文書が現在どこに進んでいるかを確認でき、必要があれば稟議の途中で稟議ルートを変更する事も可能だ。稟議ルートの設定には、同一ユーザーがいる場合のスキップ動作や、承認者が複数いた場合の承認方法の選択なども可能になっている。休暇申請書を総務課で決裁する例を紹介しよう。この場合、部内決裁パスと違い、最後の承認者の対象が個人ではなく、部署になっている。部署内の決裁では、各段階での操作対象を役職から選択していったが、この例のように、各段階での申請者・承認者を部署でも選択可能だ。この他に、「部署と役職」「特定の社員」から選択するといったこともできる。このように、承認者を柔軟に選択できるのも、本製品の特長である。差し戻しの機能ももちろんあり、差し戻しの可否の設定も可能になっている。その3動的分岐の稟議ルートで回す場合ハード購入申請書を、動的分岐の稟議ルートで回す例を紹介しよう。本製品では、稟議書の設定された項目の値(金額や単語)により、稟議ルートを動的に変更することが可能になっている。いう稟議ルートをとるというように、複雑な稟議ルートを動的に割り当てることができる。閲覧権限機能もあり、稟議ルートに設定されていないユーザーでも、例えば総務課に所属するユーザーは全ユーザーの休暇申請書を閲覧できる、ということも設定可能になっている。本製品は、以上の機能以外にも、以下のような数多くの機能を有している。・回覧の各タイミングで履歴ファイルが残り、本人による改ざんも抑止可能。フォームを利用しているので、Webシステムでは実現できないショートカットキーによる操作など、スマートな操作系を実現。・ワークフロー管理ツールで承認ルートの管理などもドラッグ&ドロップで簡単に行え、システムメンテナンスも簡単。・カスタマイズシステム向けに、別途ワークフローエンジン部のみの提供も可能。オプションで「導入サポートサービス」「年間保守サービス」プログラムも用意されており、ワークフローをはじめて導入するという場合も安心だ。本製品の詳細な機能は、担当者によるデモによって見ることができる。http://www.knowlbo.co.jp/掲載されておりますサービス内容・料金などは掲載日時点のものです。変更となる場合がございますのでご了承ください。