itシステム導入でよく聞かれる言葉である「ワークフロー」。「ワークフロー導入で業務改善」など、各システムのホームページには当たり前のように記載されていますが、そもそも「ワークフローってなに?」と思ったことはありませんか?今回は、ワークフローの意味を確認していきましょう。関連そもそもワークフローとはワークフローは、「Work(仕事)」と「Flow(流れ)」という2つの言葉から成り立っていて、「仕事の流れ」「業務フロー」などを指す言葉です。視点によって様々な流れが存在します。承認手続きなどは紙資料の作成や押印など手間が多いので、このワークフローをシステム化して効率化する事があります。この決裁申請・承認システムのことを「ワークフローシステム」と呼ぶ事が多く、それらのシステム提供元が「ワークフロー導入で効率化」と声高に叫ぶので誤解が生まれやすいのです。そもそもワークフローは「業務の流れ」なのだからどんな会社のあらゆる場面に存在するものです。「ワークフローを導入」と言われるとなんだか新しい何かを導入するようですが要するに、そのシステムが持つ操作手順通りに業務をこなせば効率的に仕事がすることができますよ、という「ワークフロー改善」ということです。ワークフローは、「複数の登場人物が関わる」ほどに複雑化するではなぜ、世間一般で「ワークフローシステム=バックオフィス業務や決裁処理」という認識がされているのでしょうか?それは、バックオフィス業務や決裁処理が「業務の煩雑化」を生みやすいからです。組織の中で行われる業務は、たいていのものが「誰がどのように始めて、どんな判断のもとで、誰が完了させるか」という流れがあります。これが「営業活動」なら、営業マンの視点で見れば当然、それぞれの業務のやり方についてブラッシュアップすることはありますが関わる人数は少なく、ワークフローそのものはシンプルです。それでは、これが「消耗品発注」というバックオフィス業務だとどうなるでしょう。消耗品の購買申請をし、それを承認し、承認を受けた書類をもとに総務担当者が発注する...など登場人物が多く、その分申請・承認の数も、発注までに作る書類の数も増えていきます。いったバックオフィスのワークフローは、処理する件数が増えれば増えるほどひとつひとつの対応に抜け・漏れが生じやすくなります。稟議承認のために複数部署に書面を回すために、最終承認に何週間もかかってしまったりそういった「改善できるポイント」が多いこともあってバックオフィス業務を中心とした「ワークフローシステム」が多いのです。システムを使えば、ワークフローがどんなふうに改善できる?システムを使えば、既存のワークフローを「効率的なワークフロー」に変えることが出来ます。業務の属人化を解消できる意思決定のスピードアップを図ることができるペーパーレス化によって、紙印刷のコストや入力等の時間的コストを削減できる大きく分けると、以上のような3点が挙げられます。1業務の属人化を解消できるとくにバックオフィス業務は、「普段やっているその人しか知らない」方法で業務が遂行されていることも少なくありません。なると、その方が業務を開示しない限り状況が分からなったり万が一その方が退職した場合に業務がストップしてしまう可能性があります。申請・承認手続きが関わるものでも、申請書が今誰のところで止まっているのかという進捗が分かるようになり、業務の停滞を防ぐことができます。2意思決定のスピードアップを図ることができる申請・承認のワークフローをシステム上で行うことができればパソコンを使って手軽に申請・承認を行うことが出来ます。申請から決裁までの時間を大幅に短縮することができます。3ペーパーレス化によって、紙印刷のコストや入力等の時間的コストを削減できる業務に必要な書類を印刷しなくても、すべてシステム上で入力できるようになるのでプリント代や郵送費などの削減ができるうえに「あの書類どこいった?」が無くなります。処理済みのデータも、わざわざ印刷してファイリングしなくてもしっかりシステム上に残ってくれるので、書類紛失の心配をせずに過去文書の検索もカンタンになります。まとめ今回は、「ワークフロー」の意味とシステムを活用したvワークフローの改善について紹介しました。1点ご注意いただきたいのは、こういったシステムは、「導入すればワークフローが改善する」ものではありません。それぞれのシステムが理想としているワークフローには違いがあってそれが必ずしも御社にマッチするとは限りません。システムを導入する前に、まずは現状の自社のワークフローを明確にしましょう。可能なら、GROWモデルを用いた「現状と理想のギャップ」を整理したうえでシステム選定を行うのが理想です。株式会社アイピア営業担当。ITを活用した業務整理や仕組みの改善提案・ツール紹介を行っています。当ブログでは、企業コンサルタントの経験をもとに、業務改善に繋がる簡単なアイデア・ツールの紹介から、利益向上を目指した根本的な仕組み改善案まで提供します。キーワードは「内製化」です。