いかなるメールも即レスを基本とし、一方で、息抜きがてら、ジムに週2回、英会話に週2回。派手さはないですが家庭も円満です。旅行にも必ず行くようにしています。つくこともないですし、ストレスもそれほどありません。種明かしをすると、これは確実にスケジューリングのおかげです。私のスケジュールをお見せします。研修と講演が2回しか入っていない、いわば「打合せウィーク」を抜粋したものです。見ていただきたいのは、3点。これをおさえておくと、バタつくことなく生産的なスケジュールを組むことができます。ほとんどが、2〜4週前までには決まっている前週には、隙間時間を埋めるべく、アポイントを入れている突発の用事があったとしても、移動時間と隙間時間にしかやらない(やれない)もちろん、ビジネスの特性にも左右はされますが、基本は、いかに早く予定を埋めていくかです。旅行やセミナーに参加するなら、3カ月前には予定がわかるはずですし、美容院に行ったり、友人と会う予定なら、1カ月前には決められるはずです。商談もこちらから働きかけると、1カ月前には決められます。早い段階でスケジュールのあいまいさをなくすことが基本なのです。することで時間に振り回されることなく、自分が心地良いペースで仕事を進めていけます。盛り込みすぎで4割のタスクが未完了にTODOリストを作成しても、4割のタスクが未完了のままになってしまうと言われます。実は、TODOリストの作り方に問題がある場合が少なくないのです。ここでは、確実に完了に導くTODOリストを作成するコツを紹介します。(1)タスクを分解する「営業会議の準備」とリストに書くだけではザックリしすぎです。「会議室をおさえる」「出欠を確認する」「議事予定を送っておく」といったように、タスクを分解して具体的な実行リストにしましょう。(2)ムリのない「タスク量」に抑える(所要時間も書いておき、総時間で管理をする)未完了になる人のTODOリストを見ると、つい欲張って盛り込みすぎ、タイムアップになっていることも多いようです。その期間内に終えられる量にすることが絶対の条件です。1つは、タスクごとに所要時間を記入してみてください。「書くほどではない生活のルーティーン」は書かないことです。買う」等は、書かなくても良いことに入ります。絶対にやらないといけないことだけをリスト化しましょう。(3)アクシデントに対応できる「タスク量」に抑えるタスクが未完了になる大きな原因は、予期せぬ「アクシデント」が起こることと言われています。お客様からの電話、依頼メールの対応に思った以上に時間がかかってしまった等です。タスクは詰め込みすぎず、アクシデントが起きても対応できる量にしておきましょう。1日8時間勤務なら、1時間半位の余裕は見たほうが良いでしょう。この(1)〜(3)の流れに沿ってTODOリストを作成することで、タスクのやり残しをなくすことができます。出勤してから、「朝の忙しい時に、TODOリストを作る」なんて、時間のムダ。マラソンで例えるなら、スターターが「パーン」と鳴らした時に、準備でモタモタしているイメージ。始業と同時に、走り出したいところです。TODOリスト作りは、前日までにサクッと済ませておきましょう。作成は「前日の退社前」まで(当日の朝は確認するだけに)長くても「5分程度で」終える忙しい人は「隙間時間」に作っておくでも、どうでしょう。前日に作成するのって面倒だと思いませんか?1分でも早く帰りたいですよね。「隙間時間」の活用なのです。デスクに座ってやらず、帰り道、もしくは日中の移動等の隙間時間でやってしまうのがコツ。手書きのメモでも良いでしょうし、スマホ、タブレットで作成しても良いでしょう。面倒なことは、隙間時間を使ってサクッと終えるのが、正解です。長期スパンのスケジュールは、5分と言わず、10〜20分程度時間をかけ、書き出したタスクをTODOリストに書いておくと良いでしょう。長期をしっかり考え、短期はサクッと。これがTODOリストを考えるポイントです。伊庭正康1991年リクルートグループ入社。営業職としては致命的な人見知りを4万件を超える訪問活動を通して克服。その後は、プレイヤー部門とマネージャー部門の両部門で年間全国トップ表彰4回、累計40回以上の社内表彰を受けた。営業部長、(株)フロムエーキャリアの代表取締役を歴任。