■「病院内のIT運用を見直して医師や職員の満足度向上へ!」連載記事について大規模病院のITサービスデスクにおいて運用サポートの経験を持つ専門家が実体験をもとにITサービスマネジメントの改善方法を全5回にわたりご紹介します。ITサービスマネジメントの課題の解決の一助となりましたら幸いです。前回は病院に対する「所要時間の明示~運用へのメリット」をお伝えしました。病院内全体の依頼種別に応じた所要時間の基準を決定し、回答しづらい依頼にも適切に対応出来るようにしましょうという内容でした。第3回ではデスク周りに溜まった資料や書類をITSMで整理するための手法をご紹介します。メール」「対面」の何れか形で来ると思われますが、これに加えて病院では院内図面やその他諸々の紙資料が散乱している環境です。そのためIT部門のデスク周りに、資料が山積しているのをよく見かけますが、デスクが大荒れな状態だと管理が煩雑になり様々なリスクが付きまといます。申請方法を統一するそもそも申請書類関連は紙文書でなくてはならないのは何故でしょうか?電子承認等を導入すれば遥かに作業効率が上がることは明白ですが、スタッフの変革に対する抵抗(今あるものを変えたくない)効果がどの程度あるかわかりにくい(測定しにくい)という理由から現状維持を続ける企業も多いかと思います。そのため先ずは出来ることから、ということで依頼をデータ形式で統一する事から始めてみるのはいかがでしょうか。本来は「電子メール」で統一したいところですが、依頼の都度、電子メールを作成するのは相手の方々から手間が掛かると言われそうです。私の病院では院内でデータ共有フォルダを作成し、そこに依頼ファイルをデータで格納してもらう形を取っておりました。依頼ファイルの内容をコピー&ペースト出来るため、タイピングミスによる文字間違えが無くなる。回答とクローズ依頼完了報告は電子メールもしくは口頭でも良いですが、依頼書ファイルに回答を記載し、電子メールで返信するのも良いかもしれません。~【申請方法の統一と申請文書のデータ化で期待できる課題解決】バラバラな申請方法から統一されるため、案件の対応漏れを防ぐ事ができる。申請文書の搬送が省略できるため、工数の削減・効率化に繋げる事ができる。申請方法が統一されることにより、IT部門は申請ルートが限定されるため、作業効率を大きく上げることができます。紙文書のデータ化についてですが、医療現場における紙媒体はまだまだ必要とされており、「電子化のメリットに対する認識の低さ」や「利用者の変革への抵抗」を含めると全てをデジタル文書化するまでにはもう少し時間が掛かりそうです。”電子化”という言葉が身近なIT部門から、こういった取り組みを行うことが将来の医療業界ペーパーレス化の展望に繋がる大事な一歩なのではないでしょうか。れい)株式会社フェスITSM事業部に所属し、2019年11月よりManageEngineのITSM分野のアンバサダーとして従事。大規模病院のITサービスデスクにおいて運用サポートを経験。10年間で1万5000件を超える案件に対応。電子カルテの問い合わせ窓口や操作研修の実演、端末・プリンタの設置対応をはじめ、カルテのテンプレートを500件以上作成。電子カルテの頻用項目の簡略化による意思の入力負担軽減に加え、後利用・研究に活かせると言った所謂”医療ビッグデータへの活用”に繋がる部分で、多数支援を行った。院内会議の調整や関係各所との折衝を含め、医師や看護師といった方々と積極的にコミュニケーションを取ることで、院内の負担軽減に繋がるような提案を繰り返し行ってきた。Plusツール導入で実現する医療機関のIT部門負担軽減ソリューションたらいまわしの電話をなくして更なる負担軽減を!案件だけじゃない!所要時間も「見える化」で医師や看護師と合意ある調整を!病院内のIT運用を見直して医師や職員の満足度向上へ!フィードバックフォーム当サイトで検証してほしいこと、記事にしてほしい題材などありましたら、以下のフィードバックフォームよりお気軽にお知らせください。Plusは、ITIL準拠のサービスマネジメント(ITSM)を実現するサービスデスクソフトウェアです。ナレッジ管理などの機能を備え、IT運用管理業務の効率化を支援します。Plusでは、自社環境にインストールするオンプレミス利用とパブリック・クラウドサービスのオンデマンド利用(SaaS版)とオンプレミスのソフトウェアを利用したプライベート・クラウド利用をご用意しています。製品サイトセキュリティセキュリティ強化のための基礎知識やソリューションをご紹介しています。