公表できない話は、理由を添えて「言えない」ことを明確に伝える。その場限りに適当なことを話したり、中途半端な知識で伝えないこと。事前に資料や写真・映像などを用意し、説明は簡潔・明瞭に行う。数字や固有名詞に間違いがないか注意を払うこと。即答できない場合は、いつまでに回答できるか伝えたうえで、確実に調べて連絡する。間に合わない場合は、再度、回答時間を連絡しておくこと。記者からの問い合わせに対しては、たらい回しはしない。以上4つの対応を常に心がけ記者に接しよう。それに加えて、自社のみならず業界全般の知識を身につければ、自然と記者から頼りにされるようになる。特定のメディア(1社あるいは数社)のみ情報を提供するリーク、個別に取材を受けた時に提供する場合(取材対応)などいくつかあるが、ここでは公式な記者発表について説明したい。記事になりやすく注目も集めるのが、トップによる記者発表であるが、これは頻繁にできるわけではない。広報担当者にとって一番馴染みがあるのが、資料での情報提供(リリース発表)である。これには資料配布を行う際、案件担当者が直接記者に説明を行うレクチャー付きの場合もあるが、一番多いのが資料だけ配布するケース(資料配布)だ。レクチャーが付かないので、どのような文章で、どう見せるかが担当者の腕の見せ所となる。いずれの方法でも、発表のタイミングが重要であり、話題となる時期を上手く見計らって発表したい。タイミングを待ったほうがよいケースもあるが、不祥事が発生した場合は、出来る限り早く発表することが望ましい。ニュースリリース大体の企業には、自社のレターヘッド入りの定型フォームがあると思うが、基本のスタイルを掲載しておくので参考にしてほしい。【図表1】リリースは、まず記者の目にとまって読んでもらえることが大切。その次に、内容がすぐに理解できて、必要なことが網羅されていること、そして「記事になる!」と思わせるニュース性があることだ。そのためのポイントは、以下の通り。Center(以下KKC)】(3)外国語には原語を付ける(4)専門用語には解説を5W(誰が、誰を対象に/いつ/どこで/なにを/どういう理由で)1H(どのように)を入れるのは基本。金額、数量、期限などの数値や、将来の展開なども入れる。