今ではこのような記事が数多く存在しています。逆に、見積をExcelで作ることの何が良いのか、何が悪いのか。今回はそれについてご案内していこうと思います。今現在、外部のソフトや社内ソフトを入れていないリフォーム企業の方々の多くは、エクセルで見積書を作っているかと思います。その際に気を付けていることは何でしょうか。「工事業者によって変わる原価」「作業内容によって変わる工事金額」こういった金額面が一番だと思います。それをExcelで分かりやすく作ろうと思うと、VLOOKUP関数やIF関数、もしくはマクロを使っての計算になりますね。アナログで言うと、一人一人が業者別の単価表を持っていてその単価表を見ながら単価を打ち込む。説明のために時間のコストを使ってしまう事になってしまいます。Excel見積で出来る事・難しい事Excelで見積を作っていく際に一番起こりやすいのは「人的ミス」です。Excelの成熟度別にどのようなことが起こりうるのかを挙げていきます。Excelレベル1出来る事「誰でも見積書を簡単に作れる」これがまず一番ですね。Officeが入っているパソコンを持っていれば、誰でも見積書を作ることが出来ます。工事内容を書いてm2数や工数、単価を入れ、金額部分に「=m2数×単価」を入れたら完成です。このくらいであれば、ひな型もネット上にたくさんあるので誰でも使うことが出来ます。デメリット「工事の単価表を持ち歩き、見積書も作ったら毎回保存していく」このやり方をされている会社の多くは、見積書に関してもシートを分けて保存していたり印刷して紙媒体で保管していたり、というような管理の仕方が一番多いと思います。この際に問題になってくるのは、見積の紛失やデータの上書きをしてしまう事でしょう。紙媒体で保管していた場合、営業マンが持ち出ししていて紛失してしまった、お客様が紛失してしまった際に、もし保存が出来ていなかったり間違った金額で保存してしまっていたら、トラブルになりかねません。Excelレベル2出来る事「工事業者ごとの単価を反映させて見積を作る」これもExcelが少し使える人であれば出来る事でしょう。業者を選んでVLOOKUP関数やIF関数を使って見積書へ単価を反映させて作っていくやり方です。することで、「単価表を持ち歩く」ことが必要なくなります。「安い業者に高い業者の単価で作業依頼書を渡してしまう」ということです。お客様へ出す見積と同時に、業者へ作業依頼の見積を作られている方が多いと思います。間違えた場合、業者からの信頼が下がり、業者離れに繋がってしまいます。Excelレベル3出来る事「お客様・工事業者ごとにPDFで保存」これはExcelのマクロを使って自動的にPDFを保存する方法です。勉強すればネット上にも例文はあるので一日でもこのマクロは組むことが出来るでしょう。出典:【脱エクセルVBA初心者】PDFでの出力とファイル名の指定保存そして閉じるこのようなVBAを組むことでPDFへ出力して保存していくことが出来ます。デメリット「マクロの変更が出来ない、PDFを探すのが大変」この際に起こりうるのがマクロの変更・PDFの検索です。マクロの組み方が少しでも違っていたり、見積書の項目などに変更部分が出てきた時にマクロをその都度直していかないといけないという労力が出てきます。顧客が増えればそれも難しくなってきます。営業マンへの電話でも、社内にいないためすぐに答えられないという事が起こり、顧客満足度の低下につながってしまいます。デメリット誰でも見積が作れる。(出来る人であれば)見積もり作業は軽減できる。Excelの成熟度の高い人に依存しがち。作業の属人化の可能性が高まる。いったところが挙げられると思います。その他、もしExcelのデータ自体が何かしらの原因で消えてしまった場合に、また1から作り直さないといけない、という点もあり得ます。「どうしてExcelでも出来るのにわざわざシステムを導入するのだろう?」という問いには「個人の技術に依存してしまわないように、誰でもスピーディに高品質な見積が作れる環境を構築する為にシステムが必要」という答えになります。まとめExcelで見積を作ることは、機能的に言えば何の問題もないと思います。使う人数も多い分、ネット上に使い方のレクチャーをしてくれるサイトも多いでしょう。社内全ての人が同じレベルで見積を作成できてデータの管理を出来るとは限りません。今一度、社内の見積管理や見積作成の仕方を見直していくのも、今後の会社の発展に必要不可欠と言えるでしょう。株式会社アイピア営業担当。ITを活用した業務整理や仕組みの改善提案・ツール紹介を行っています。当ブログでは、企業コンサルタントの経験をもとに、業務改善に繋がる簡単なアイデア・ツールの紹介から、利益向上を目指した根本的な仕組み改善案まで提供します。キーワードは「内製化」です。