it様々な業種と比べても、リフォーム業界はまだまだIT化については発展途上です。それでも以前に比べてはさまざまなシステムやアプリの導入が進んできました。ここで新たに表出するのが「シャドーIT」の脅威です。文字面からはいかにも恐ろしい悪意の塊のような印象を受けますがそんなことはありません。多くの場合、シャドーITは誰かの善意や改善の意思から生まれます。どんな企業にも訪れうる可能性のあるものです。関連シャドーITとはシャドーITとは、会社が許可・管理していない機器やシステムなどを従業員が無断で利用・活用する状況を指します。代表がITやシステムに詳しくないことの多い中小リフォーム業界では、このシャドーITが数多く発生しています。私物のパソコンも活用して、外出先でも仕事できるようにしよう自分のLINE、お客様と友達登録してすぐ連絡できるようにしようスケジュール管理が手帳だと大変だから、個人的にアプリを使おうこういったこと、働いているとよくありますよね。営業マンがお客様とLINEで繋がるということはかなり多くのリフォーム会社で実践されていそうなことです。シャドーITを野放しにしたら起こりうるトラブル管理者側からすれば、若い人が勝手に使うしシステム管理者なんて居ないし、それぞれが働きやすくなってるならそれでいいのでは?という意見の方も少なくないはずです。その気持ちは分かります。・・・シャドーITは放置すると最終的に「会社の信用失墜」に直結することがあるのは正しく理解しておくべきです。私物パソコンのウィルス対策が不十分だったためにウィルス感染。そのまま業務上のデータにアクセスしてしまいデータが破損。複数の人がアクセスするデータだったためほかの社員にも被害が広がってしまう。中に入っていた顧客リストやお客様の現場写真が流出してしまう。個人利用向けのクラウドサービスでデータの受け渡しをしたが、サーバートラブルでデータ消失。どれか1つ起こっても、企業としては大変なトラブルです。これが「会社が業務ツールを管理していないせいだった」となればお客様からの信頼は間違いなく、「この会社は管理ができない」という烙印に繋がってしまいます。シャドーITをどう対策すべきかかといって「シャドーIT禁止!!」と従業員に迫るのははっきり言って、仕事が出来ない経営者のすることです。最終的にはシャドーITが発生しない、禁止にできる仕組みを構築したいものですがまずはもう少し掘り下げてみましょう。実はそこに「業務改善のヒント」が隠されているはずです。1発生のきっかけを考えてみるそもそも、会社で許可・管理していないツールを使うのは社員にとって必要があるからです。現状の働き方に手間や問題があって、それを解決する手段を会社が提供できていないから社員は自分でツールを探して勝手に使うしかない状況になっているのかもしれません。社員が、私物としてどんなツールや機器を使っているか確認しましょう。それを咎めるのではなく、システムを使い始めた原因(何が手間だったのか)を探る必要があります。2仕事での利用を前提とした類似ツールを導入するそもそもシャドーITが問題になりやすいのは、会社がそれを管理できていないからです。管理できていないということは、以下のような情報が未確認になります。情報漏洩や外部攻撃などのトラブルに対する対策と、万が一のトラブル発生時に初動を早めることが大きな目的です。どれだけ便利なツールであっても、個人利用が前提になっていては会社は利用者名簿などを管理することができません。なると、トラブル発生における「いつ、誰から発生したのか」をいち早く察知することができず、初動が遅れて被害が拡大してしまいます。会社がシステムを管理する前提で、業務用システムを活用することを推奨します。いっていいほど「管理機能」がついています。閲覧権限や操作権限の管理、アクセス履歴の管理などしっかり対応することができます。ある程度の利用料が発生するのでツール選びは慎重に。冒頭で説明した「信用失墜」を防ぐ保険代として予算はかけるべきです。まとめ正しく管理できれば、ITツールを使うことはメリットばかりです。この機会に「シャドーIT」という言葉を知っていただいたならこれを成長のチャンスとして社内の現状ヒアリングから始めてみてください。株式会社アイピア営業担当。ITを活用した業務整理や仕組みの改善提案・ツール紹介を行っています。当ブログでは、企業コンサルタントの経験をもとに、業務改善に繋がる簡単なアイデア・ツールの紹介から、利益向上を目指した根本的な仕組み改善案まで提供します。キーワードは「内製化」です。