)であって、本学の役員又は教職員が組織的に用いるものとして、本学が保有しているものをいう。法第2条第5項各号に掲げるものを除く。本学における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。満了する日、保存期間が満了したときの措置、保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。セキュリティ本部及びサステイナブルキャンパスオフィスをいう。本学に総括文書管理者を置き、事務担当理事をもって充てる。総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。副総括文書管理者は、前条第2項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。部局に、文書管理の実施責任者として、文書管理者を置き、当該部局の長をもって充てる。文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。部局に、文書管理者が行う事務を補佐する者として、文書管理担当者を置き、当該部局の教職員のうちから文書管理者が指名する者をもって充てる。文書管理者は、文書管理担当者を指名したときは、速やかに総括文書管理者に氏名又は職名を報告しなければならない。本学に監査責任者を置き、総務部長をもって充てる。監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。役員及び教職員(以下「教職員等」という。)は、法の趣旨に則り、関連する法令、規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。教職員等は、文書管理者の指示に従い、法第11条の規定に基づき、法第1条の目的の達成に資するため、本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本学の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。別表第1に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。前条の規定に基づき、学内の打合せ、学外者との折衝等を含め、別表第1に掲げる事項に関する業務に係る立案並びに事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等(以下「打合せ等」という。)の記録については、文書を作成するものとする。文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を行うものとし、作成に関し指示があった場合は、その指示を行った者による確認を経るものとする。学外者との打合せ等の記録の作成に当たっては、本学の出席者による確認を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方(以下「相手方」という。)の発言部分等についても、相手方による確認等により、正確性の確保を期するものとする。相手方の発言部分等について記録を確定し難い場合は、必要に応じてその旨を判別できるように記載するものとする。文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)、外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し教職員等の利用に供するものとする。教職員等は、次条及び第14条に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物(法人文書ファイル)にまとめること。前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。法人文書ファイル等は、本学の事務及び事業の性質、内容等に応じて、別表第1を参酌して系統的に分類し、分かりやすい名称を付さなければならない。第12条第1号の保存期間の設定については、別表第1に従い、行うものとする。第12条第1号の保存期間の設定においては、法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。第12条第1号の保存期間の設定においては、歴史公文書等に該当しないものであっても、業務が適正かつ効率的に運営され、国民に説明する責務が全うされるよう、意思決定過程並びに事務及び事業の実績の合理的な跡付け及び検証に必要となる法人文書については、原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。第12条第1号の保存期間の設定においては、前2項の規定に該当するものを除き、次の各号に該当するものについては、保存期間を1年未満とすることができる。第12条第1号の保存期間の設定においては、通常は1年未満の保存期間を設定する類型の法人文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付け及び検証に必要となる法人文書については、1年以上の保存期間を設定するものとする。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。第12条第3号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。第12条第3号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。第6項及び前項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう、法人文書ファイル保存要領(以下「保存要領」という。)を作成するものとする。保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。文書管理者は、保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。総括文書管理者は、法人文書の劣化及び散逸の防止を図るため、本学における法人文書の集中管理に関する方策を講ずるよう努めるものとする。総括文書管理者は、本学の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号)第15条第2項に基づき、磁気ディスクをもって調製するものとする。法人文書ファイル管理簿は、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表しなければならない。法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。文書管理者は、少なくとも毎年度1回、管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について、別表第2に基づき、法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等を廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等の名称、廃棄日等について、総括文書管理者に届け出なければならない。大阪大学アーカイブズ(以下「アーカイブズ」という。)は、文書管理者から提出のあった移管対象法人文書ファイル等の移管日を決定したときは、総括文書管理者に通知するものとする。総括文書管理者は、第3項の届出又は前項の通知があったときは、移管・廃棄簿にその内容を記載するものとする。文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第1に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。前条第1項の法人文書ファイル等については、文書管理者は、保存期間が満了したときの措置を記載した法人文書ファイル管理簿を総括文書管理者に提出し、同意を得た上で、前項の措置を定めるものとする。総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、アーカイブズの専門的技術的助言を求めるものとする。文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、前条第1項の規定による定めに基づき、アーカイブズに移管し、又は廃棄しなければならない。文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了した法人文書ファイル等を廃棄しようとするときは、あらかじめ、総括文書管理者を通じアーカイブズに協議し、その同意を得なければならない。この場合において、アーカイブズが移管することが適当と判断した法人文書ファイル等については、アーカイブズに移管するものとする。文書管理者は、前2項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして本学において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、アーカイブズに意見を提出しなければならない。この場合において、利用制限を行うべき箇所及びその理由について、具体的に記載するものとする。文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。文書管理者は、前項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。文書管理者は、前項の規定により保存期間を延長する必要があるときは、延長しようとする期間及び理由を総括文書管理者に申し出て、その承認を得なければならない。文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。総括文書管理者は、教職員等に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。総括文書管理者は、教職員等が少なくとも毎年度1回、前項に定める研修を受けられる環境を提供しなければならない。文書管理者は、第1項に定める研修の教職員等の受講状況について、総括文書管理者に報告しなければならない。国立公文書館その他の機関が実施する研修に教職員を積極的に参加させなければならない。この規程に定めるもののほか、法人文書の管理について必要な事項は、別に定める。この規程は、平成23年4月1日から施行する。(平成16年3月17日制定)は、廃止する。この改正は、平成24年4月1日から施行する。この改正は、平成25年3月31日から施行する。則この改正は、平成26年4月1日から施行する。則この改正は、平成26年11月25日から施行する。則この改正は、平成28年4月1日から施行する。則この改正は、平成28年7月1日から施行する。則この改正は、平成29年4月1日から施行する。則この改正は、平成29年5月30日から施行する。則この改正は、平成30年4月1日から施行する。則この改正は、平成30年8月1日から施行する。則この改正は、平成30年10月1日から施行する。則この改正は、平成31年2月26日から施行する。則この改正は、平成31年4月1日から施行する。則この改正は、令和元年9月1日から施行する。移管CD02公開講座に関するもの移管CD03社会教育主事講習に関するもの(研究集録を除く。(放射線業務従事者の被ばく線量測定及び健康診断の結果に係る記録を除く。廃止後CF13毒劇物に関する各種帳簿(受払簿を除く。CF17共同研究に関するもの(共同研究契約書を除く。)廃棄CF18出資金事業に関するもの廃棄CF19発明委員会における審査に関するもの廃棄CF20受託研究に関するもの(受託研究契約書を除く。法定調書に関するもの・源泉徴収書控(給与簿により確認可能なものを除く。FA54計画通知等諸官庁への届出に関するもの廃棄FA56施設維持管理に関するもの(定期検査の結果の記録に関するものを除く。廃棄FF02工事請負契約に関するもの(瑕疵の補修等の請求の際に必要となるものを除く。)廃棄FF03設計監理委託に関するもの廃棄FF04工事の施工監理に関するもの(瑕疵の補修等の請求の際に必要となるものを除く。品質、有効性及び安全性の確保等に関する法律(平成15年7月30日改正施行)HC02入院診療録(医学部附属病院が保存するものに限る。関するもの廃棄HD07先進医療に関するもの廃棄HD99その他10年保存の必要があると認められるもの廃棄HF01診療録等に関するもの・診療録(医学部附属病院が保存する入院診療録を除く。廃棄HF05外来患者に関するもの・診療料金カード等の伝票類(外来基本カードを除く。保存期間は1年であるが、採点後本人に返却することを妨げない。この場合は、保存の対象とならない。同一内容の文書は、当該文書に係る業務を主管する部局が保存しているものを移管する。まとめられた法人文書の中で、作成・取得日が最も早い法人文書の作成・取得年度を記載する。「部局」は、当該法人文書ファイル等を保有している部局名とする。「分類」は、別表第1に定める分類による。ついて同じ取扱いをすることが適当であるものとする。「作成・取得者」は、当該法人文書ファイル等を作成・取得又はまとめた者について、文書管理者単位で記載(例:○○研究科長)する。「保存期間の起算日」は、第14条第8項に基づき、原則として、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日の属する年度の翌年度の4月1日を記載する。「保存期間」は、第14条第7項に基づき設定された法人文書ファイル等の保存期間を記載する。法人文書ファイル等の保存期間の満了する日を記載する。「媒体の種別」は、紙、電子媒体、その他の別を記載する。「保存場所」は、事務室、書庫、データ保管庫等の別を記載する。「文書管理者」は、当該法人文書ファイル等を管理している文書管理者(例:○○研究科長)を記載する。当該法人文書ファイル等を管理している講座、課・係等を記載する。「保存期間満了時の措置」は、第20条第1項に基づき定められた法人文書ファイル等の保存期間が満了したときの措置(移管又は廃棄)を記載する。種別なしe000000001e000000007e000000007e000000008e000000010e000000010e000000011e000000014e000000013e000000020e000000020e000000021e000000024e000000023e000000029e000000030e000000031e000000034e000000035e000000037e000000038e000000040e000000041e000000043e000000044e000000046e000000046e000000047e000000050e000000049e000000052e000000052e000000055e000000056e000000058e000000059e000000061e000000062e000000064e000000065e000000067e000000068e000000071e000000072e000000074e000000074e000000075e000000078e000000077e000000080e000000080e000000084e000000084e000000085e000000088e000000087e000000090e000000090e000000093e000000094e000000096e000000097e000000099e000000100e000000102e000000103e000000105e000000106e000000108e000000109e000000111e000000111e000000112e000000115e000000114e000000117e000000117e000000120e000000120e000000121e000000124e000000123e000000126e000000126e000000129e000000129e000000130e000000133e000000132e000000136e000000137e000000139e000000139e000000140e000000143e000000142e000000147e000000147e000000148e000000151e000000150e000000155e000000155e000000160e000000160e000000161e000000164e000000163e000000166e000000166e000000167e000000168e000000170e000000170e000000173e000000173e000000177e000000178e000000180e000000180e000000181e000000184e000000183e000000188e000000189e000000191e000000192e000000194e000000195e000000198e000000198e000000199e000000202e000000201e000000205e000000205e000000206e000000209e000000208e000000213e000000213e000000218e000000218e000000222e000000222e000000228e000000229e000000231e000000232e000000234e000000235e000000237e000000238e000000240e000000241e000000243e000000244e000000246e000000247e000000250e000000250e000000254e000000254e000000255e000000257e000000259e000000259e000000263e000000263e000000264e000000266e000000268e000000268e000000273e000000274e000000276e000000276e000000277e000000280e000000279e000000282e000000282e000000285e000000286e000000288e000000289e000000291e000000292e000000294e000000295e000000297e000000297e000000298e000000301e000000300e000000301e000000302e000000304e000000304e000000305e000000308e000000307e000000310e000000311e000000313e000000313e000000314e000000317e000000316e000000320e000000320e000000323e000000323e000000326e000000326e000000327e000000330e000000329e000000333e000000333e000000340e000000340e000000343e000000343e000000346e000000346e000000351e000000352e000000354e000000354e000000355e000000358e000000357e000000361e000000361e000000366e000000366e000000370e000000370e000000371e000000374e000000373e000000377e000000377e000000378e000000380e000000382e000000382e000000383e000000386e000000388e000000388e000000389e000000392e000000391e000000392e000000395e000000397e000000398e000000400e000000401e000000403e000000404e000000406e000000407e000000410e000000410e000000414e000000414e000000417e000000417e000000421e000000422e000000424e000000424e000000425e000000428e000000427e000000430e000000430e000000433e000000433e000000436e000000436e000000437e000000440e000000439e000000442e000000442e000000446e000000446e000000447e000000450e000000449e000000452e000000453e000000455e000000455e000000456e000000459e000000458e000000461e000000461e000000465e000000465e000000469e000000469e000000470e000000473e000000472e000000475e000000476e000000478e000000478e000000479e000000482e000000481e000000486e000000488e000000488e000000492e000000492e000000497e000000502e000000502e000000503e000000507e000000512e000000512e000000513e000000517e000000522e000000521e000000525e000000530e000000529e000000533e000000538e000000537e000000541e000000546e000000545e000000549e000000554e000000553e000000557e000000562e000000561e000000565e000000570e000000569e000000573e000000578e000000577e000000581e000000586e000000585e000000589e000000594e000000593e000000597e000000602e000000601e000000605e000000610e000000609e000000612e000000625e000007078e000007099。