役立つ情報をお届けするサイトです。作業にたいへん苦労されます。体得されたノウハウが、社内で継続されないケースがみられます。のち役に立つことも多いのです。何が「必要な資料」か社史や記念誌の編集に当たっては、資料が何でもかでもあればいいというわけではありません。基本的には全社的な公式記録、しかも5W1Hに基づいたものが大切です。文書としてすでに整理され内外に発表されている、下記資料を集めると、会社の動きがある程度把握できます。カタログやパンフレット4.創業者の資料や株式公開時の提出資料などさらに、そういったものを部門ごと、事業所ごとに集めると、いわゆる各論に当たる部分が把握できることになります。製造部門であれば主要製品の開発や販売に関すること、技術開発に関したものになります。ごとの動向や、取引先との関係、業界の動きなど会社を取り巻くさまざまな情報があります。やって「収集」するかまずは、担当者で集められる資料をリストアップします。案内、カタログやパンフレットは比較的簡単に収集できるでしょう。次は各部署に依頼してどのような資料が残っているか調べます。この段階で、会社内にどのような資料が保存されているか全容がつかめます。含めたマスコミなどへの調査や取材で社史編集のために必要な資料の不足分を補うことができます。どのように「整理」するかそうやって集めた資料に基づいて、縦軸に年度(年次)ごと、横軸にテーマごととしたマトリクス表、つまり「資料台帳」を作成してみると、どの部分の資料が不足しているかが一目瞭然にわかります。そこで、その不足の部分を埋める方法を考え、収集すれば資料はひととおり揃うはずです。その次に、縦軸に年度を、横軸に情報の分類項目を配したマトリクス表の「年表台帳」を作ってみると、会社全体の動きがさらに鮮明にわかります。ここでいう情報の分類項目とは、経営全般に関わることか、総務に関わることか、営業に関することか、あるいは製造や技術開発に関することかということです。この「年表台帳」は、分類項目の設定によって成否が決まりますから、慎重に検討してください。この台帳にはどの程度まで書き込めばいいのかということをよく質問されますが、この台帳の目的は出来事の一覧性を持たせることですから、事柄のすべてを書き込む必要はありません。最低限、5W1Hがつかめるような記述であればいいでしょう。実際に原稿を書くときには、年表台帳は索引の役割となり、実際は元資料や取材を参考にするからです。いまや、パソコンは身近なものですから、それをフル活用して年月日、資料の出所、分類、事項の列を考えてランダムに入力しておいても、フォーマットを統一しておけばソートで並べ換えができますから、多人数で、例えば各職場別に入力してもデータの合成は簡単にできます。いったことを、職制にのっとった仕組みにしておくと、社史や記念誌の編集にあたっては資料収集や整理の手間がうんと省けます。文明の利器というものは、活用してこそ価値があるのです。どんな「保存方法」がいいか収集した資料は、文書や写真、インタビュー記録など社歴が古いほど膨大なものになります。そこで、いくつかの考え方が生まれてきます。そのまま残した記念館をつくるといった考え方です。この発想は、「企業博物館」として数多く見られます。百聞は一見に如かずということで、それなりの説得力もあり、さまざまな人の目にふれることで後世の参考になることは間違いありません。次には、記念館というたいそうなことはできないが、現物はきちんと保存するといった考え方です。この場合は、社内に「資料室」といった形のものを設けることができればいいでしょう。劣化しますから、それに対する対策は不可欠で、それなりの手間や費用は必要です。コンピュータや情報通信機器を活用して、デジタル情報として残す方法もあります。文書であればそのままスキャナーで読み込む方法もあれば、ワープロ文書にする方法もあります。決算報告書のように書式がととのったものであれば、表計算のソフトで保存することも可能です。写真の場合は、収集した写真をすべて複写して同一サイズにプリントし、ネガと一緒にきちんと保存するというアナログ的な方法もあれば、スキャナーで読み込んでなんらかの保存用媒体(例えばCD-ROMやCD-R)に残すという方法があります。パソコン等を活用する場合に注意しないといけないのは、機器の変化によってそれ以前のデータを再現不可能にならないようようにしておくことです。ワープロからパソコンに代えてそれまでのデータを無駄にしたといった経験はかなりの人がお持ちだと思います。そのような仕組みをどこまで管理できるかというのが大切なのです。その一方で、社史編纂を機会に資料をすべて破棄してしまう、という考えもあります。重要な事項や会社のエッセンスはすべて網羅し掲載する、という方針のもとに社史を編纂し、過去の資料の役目を終わらせようという考え方です。現在の情報量の多さや時代の流れの速さを考えますと、過去の情報は社史に掲載したことですべてであると割り切ることも、現実的な選択であるといえます。結局は、どのような資料を、どのようなやり方で集め保存するかというのは、それぞれのセクションの個人に委ねられるのではなく、会社としての仕組みをいかに作るかということにつきます。個人の判断や気持ちに任せれば、当然のことですが個人差が出ます。それを避けるためには職制上の規約、厳しくいえばマニュアルを作成して「これだけのことはしなさい」というのがいちばんです。いった積み重ねが、5年後、10年後の社史や記念誌の編纂段階で価値を持つことになるのです。プライバシーポリシーお問合せサイトマップサイトポリシ。