自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術こんにちは!小鳥遊です。「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」開催にあたり、事前にいただいた質問に回答する「勝手に質疑応答」企画をTwitterで行っております。ツイートのイベントに参加申込をされた皆さまの事前アンケート「仕事上の悩みは?」への回答に、私が勝手に応答していくという企画です。2020関連記事こんな時どうすればいいの?「勝手に質疑応答」まとめ【2019年11月JYYs】こんにちは!小鳥遊です。「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」開催にあたり、事前にいただいた質問に回答する「勝手に質疑応答」企画をTwitterで行っております。この記事をご覧の皆様へ~寄付のお願い~仕事の先延ばしに関する悩み全体のボリュームや詳細な作業内容が見えないタスクを後回しにしがちで、取り掛かるまでに時間がかかってしまいます。見通しがつかないタスクは、取り組みづらくて後回しにしがちですよね。スケジュール感を持つと「今これは最低やっておかなきゃ!」と分かるようになり、後回しにしちゃいけないことに手をつけられるようになります。スケジュール感を鍛えるには、是非こちらの記事を参考に。「仮の手順」「仮の締切」を設定して見直すのが肝です。Done段取りや仕事の見通しを立てることが苦手で、先送りをしてしまいます。たしかに、この作業は仕事を進めるものではなく、かえって「複雑さ」が分かってしまうので、なおさら取り組みにくく感じますね。段取りを組んで、見通しを立てることは、間違いなく先送りの可能性を低くします。先送りには公式があり、対策としてタスク管理はとても有効です。先延ばしの公式と、それから導かれる先延ばしを防ぐ術。Done「タスク管理をする」という作業は、いわば自分の中にある思考に言葉をあてがう作業=言語化です。言語化能力はトレーニングすれば強化できます。繰り返せばできるようになります。言語化スキルは、タスク管理で鍛えられる。Done所要時間の概算ができないのと、先延ばししてしまうのが悩みです。所要時間の概算、難しいですよね。端な話ですが、未来のことなんて誰にも分からないので、正確な時間の見積もりは無理なんです。時間の見積もりが苦手な方は、短く見積もる傾向にあります。私もそうなので、見積もり時間は即2〜3倍することにしています。GTDを有効活用して、一日のスケジュールを立てる。Doneまた、先延ばしにはその原因に公式があるそうなんです。4つ要素があり、それらを1つ1つ変えていけば、先延ばしを防ぐことができるようになっていきます。先延ばしの公式と、それから導かれる先延ばしを防ぐ術。Done仕事量に関する悩みきた仕事を片付けるので精いっぱいの日々です。仕事の効率が悪く、その状況を改善する術がわかりません。きた仕事を片付けられている点で良いと思います。これからどうするか、ですね。タスクの分解に慣れることから始めるのは良い方法の1つです。私が意識しているのは、ストーリー化と具体的な行動として表現できているかです。学べない、タスクに対する「切り口」について。Doneただ、全部のストーリーを埋められなくても、次の一手と最後の一手だけでも良いです。それがやりやすい工夫についてこちらを参考になさってください。安心して物事を進めるのに必要な力。Done日常業務で精一杯で、残業がほぼない職場に異動しても私は残業してしまいます。真面目に取り組んでいて、時間がかかってしまうんだと思います。その良さは残していただきたいと思いつつ、2つのことを。本当にやらなくていい仕事を「やらねば」と思っていやしないか。それでもやるべきとされる仕事の量がそもそも多くないか。責任感はおいといて、客観的に判断したいところです。「時間がない」のは、「捨てられない」から。Done次に、手戻り、物やデータ探しなどの無駄を減らせないか。平均的なサラリーマンは1年に150時間探し物をしているそうです。その分が減らせればとても良いですよね。「時間を創り出す」ことができない、と思い込んでいる人のためのタスク管理。Done仕事上のミスに関する悩み小さなミスが重大なことに思えて、その後全てに支障をきたしてしまいます。他の人から見たらなんてことないミスも、自分の中では「やってしまったー!」と大きくとらえてしまう。自分が今でも持つ厄介な傾向です。その傾向、今でも変わりません。それに負けないくらい自己肯定感を積み上げた感があり、プラマイでプラスを保っているかなと思っています。鍵は「達成感を自分で作り出す」。達成感を自分でデザインできるようになると、自己肯定感を高め続けることが可能になります。そんな話をこちらでしていますのでご参考までに。達成感をデザインして、自分の波を取り戻す。Done今の仕事が好きなのですが、実際の業務ではミスも多いし覚えも悪いです。したら好きのままでいられるでしょうか。好きは最強のモチベーションです。長い目で見れば慣れが解決してくれると思います。嫌いになっていくのは食い止めたいですね。自分用に特別にカスタマイズされた業務マニュアルを作ってみると良いと思います。タスク管理で日々の業務の記録を取れば即マニュアルになります。好きな仕事が今できているのは素晴らしいので、是非好きのままでいられるよう。Doneミス、チェック漏れがたまに発生してしまい困っています。チェック漏れは「チェックする」という手順をあらかじめ入れると、少なくとも「チェックする」のを忘れることはなくなります。私の例ですが、契約書の内容確認を終えて担当者に返答した後に、条文番号が飛んでいたということがありました。会社の法務担当としては初歩の初歩、かなり恥ずかしいチェック漏れでした。間違えたくない!と、基本的なことを再度チェックするという手順をツールに追加しました。Done抜け漏れ、ミスでのピリピリオーラを周囲に漂わせてしまいます。オーラをコントロールするのはかなり大変です。そんなときは諦めて漂わせるに任せてみるのもアリかと。脱したときに「さっきピリピリしててごめん」と言いつつ、平常時はむちゃくちゃ愛嬌振りまいておけば、憎めない人として受け入れてくれたり。私の知っている範囲で、そんな人は結構います。それとは別の方法として、テンパりそうなときほど、仕事を丁寧にするというのを私はやることがあります。疲れているとき用の一日をデザインする。Done失敗を繰り返してしまい、学習しないと周りに思われているようで辛いです。失敗を繰り返して「気にしないで」と言われても、どうしても気にしてしまいますね。私はそれで勝手に落ち込んでいってしまいました。失敗は失敗ですが、それは次に成功に繋げれば成功へのプロセスになります。失敗を生かすということです。失敗を生かすには、まず記録。次に同様のタスクをするときに、より間違わないよう記録をもとに自分を誘います。そのときの臨機応変な判断ではなく、あらかじめレールを敷いておくのです。「気をつける」程度ではなく、確実に自分を失敗しない方向へ導く道しるべが目の前に可視化されていることが必要です。私はこんな感じで対策してます。Done仕事の進め方に関する悩み期限のない仕事の段取りを組むのが難しいです。期限のない仕事に対しては、次のどちらかだと私は考えています。やらない自分で期限を設定するそもそも期限がないなら、やらなくても支障はないですね。他の仕事をやってもなお時間が余ってしょうがないなら2をします。仮にでもいいので期限を設定すると、段取りは組めるようになります。「仕事は緩急つけて」とよく言います。具体的には「仕事をやらない」選択肢も視界に入れることかと。「やる/やらない」の判断基準として、締切の有無は分かりやすいです。話が下手で、考える力がなく仕事の進め方がわからない。仕事の進め方は、次の2つが言えると分かるようになります。最後に何をして終わるかまず最初に何をやるか「最後に何をして終わるか」ですが、大抵はその仕事を依頼してきた人に何かを渡したり送ったりして終わります。「まず最初に何をやるか」ですが、それが分からないというときがあります。それはもしかしたら「考えついていない」のではなく「無視してしまっている」のかもしれません。何をやればいいのかと上司や同僚に聞くのも立派な第一歩です。これを繰り返しやれば、仕事を進められるきっかけになるかと。違う事例なので参考になるかどうかは分かりませんが、こんな記事を。言語化スキルは、タスク管理で鍛えられる。Done純粋に仕事のスピードが遅いのか、それともただ怠慢・怠惰で遅くなってるだけなのかわからなくなっています。超人的にキーボードの打鍵が速いとかでなければ、本来仕事のスピードの速い遅いは、大して変わらないと思います。かかわらず、仕事の速い遅いがあるのは、目的までの最短距離で仕事をするかしないかだと私は考えています。Done「仕事が速い人がいる」のではなく、「仕事を早く終わらせる方法を知っている人がいる」ということだと思っています。これから始まる副業、会社の仕事と違い締切も取り組む順番も自分で決めなければならず、不安です。副業も会社も仕事も「締切までに、請け負ったことを完了させる」という意味では変わらないと思います。仕事の目的と締切を自分で決めるにあたり、ハードルの高さを感じると思います。組まないよう気をつけつつ、ある意味エイヤッと決めてしまえば、案外やれます。スケジュール感は「仕事の目的と手順を明確にして」「それら全てに締切を設定して」「実現可能か見返す」ことで鍛えられます。Done段取りがうまくできず、仕事が他人の2倍近くかかってしまいます。段取り力を鍛えるのは、ひたすら段取りを書き出して実行しては直すことだと思います。毎日何回も反復練習して段取り筋を鍛える、という感じです。鍛え方ですが、いきなり自分だけで完璧に段取りをしようと思うと、そのギャップに落ち込みがちです。自分なりの段取りを先輩などにコーチしてもらうと良いと思います。仕事が出来る人は段取り能力がある。その能力を身に付けるには。Doneさらに、「具体的な次の一歩」を書き出すこともあわせてやると良いかと。その一歩一歩が段取りになっていきます。タスクペディアは、とりあえず少し進める、がやりやすい。Done考えがまとまらず先走って仕事を進めてしまい失敗するケースが多く、じっくり腰を据えて考えられません。分かります!メールの通知や周囲の話などにも反応してしまって、一向に仕事が進まないという経験よくあります。「準備と実行を分ける」が鉄則です。私の場合、具体的にはタスク管理ツールへの入力をしてから仕事に着手する、ということです。休み明けは気を付けています。急がば回れ、長期休暇明けは特に。Doneそして、実行中も他の仕事に気を取られてしまったりするので、気が逸れないよう集中できるようなタスク分解を心がけています。「時間を創り出す」ことができない、と思い込んでいる人のためのタスク管理。Doneマルチタスクができません。仕事の優先順位が分からず、仕事のスピードに頭がついていかなくて頭が真っ白になってしまいます。仕事の「マルチタスク」は、パソコンのような同時並行処理ではありません。マルチタスクをこなしている人をよく観察していると、複数タスク間の小さな作業を入れ替わり立ち替わりし処理しているだけなのが分かります。複数の料理をいっぺんに作るときを思い出してください。野菜を切りながら鍋の中はかき混ぜられません。マルチタスクは、実はシングルタスクの連続なのです。これができると、優先順位もつけられ、仕事のスピードに慣れるかと。Done割り込みタスクに気を取られて、もともとやっていたことに戻ってこれません。割り込みタスクはどうしても発生するので、それでもなるべく平常運転ができるようになるのが良いかと。そこで、割り込みタスクが発生するのをあらかじめ想定して、予定に余白を残しておくのをおすすめします。GTDを有効活用して、一日のスケジュールを立てる。Doneそして、割り込みタスクがきても慌てず焦らず、ツールに入力しては実行するという流れを守ると、私は安定して仕事ができるなと思っています。割り込みタスクという伏兵にも継続して勝ち続けるには。Done物事全体を俯瞰しつつ自分の仕事を進めることが難しいです。誰でもたくさんの仕事を抱えつつやってるんですよね。ある仕事をやっていたら、知らぬ間に別の仕事が火を噴き始めたりします。空からの視点と地面での視点の両方を切り替えながら進めるしかないのではないかと私は思います。具体的には、全タスクの一覧と、各タスクの詳細がリンクしつつ切り替えられる仕組みがあると良いです。タスク管理支援ツール「タスクペディア」はまさにその仕組みなのですが、同じような仕組みを作れれば紙でもなんでも良いです。自作タスク管理ツールのポイントは、4つと5つ。Doneスポンサーリンク対人関係に関する悩みコミュニケーションがうまく取れなくて悩んでいます。コミュニケーションを「うまく」とる必要はないです。自分にとってうまくコミュニケーションがとれた状態とは?と考えてみると、案外分からないものですし。少なくとも仕事場では、映画やドラマのようなやり取りはあまり起こらず、淡々としているものだと、私は感じます。その「淡々」レベルで良いのだと、ハードルを下げてみるのもありなのではないでしょうか。「淡々」レベルとは、具体的には報連相ができること。そのために使える公式があるのでご紹介します。上司への報告は、タスク管理ツール通りに、機械的に。Done人に仕事の質問をすると焦ります。動悸がするまでになります。その原因は、次の2つではないかと思います。考えすぎている気持ちに余裕がない考えすぎているのは「これを聞いたら怒られるんじゃないか」と思っていたからだと私の経験上思います。聞きたいことがあれば、聞けば良いと割り切るのが大事かと。Doneまた、気持ちに余裕を持てば、焦りはかなり抑えられます。脳内メモリを解放して、想像力を働かせる余地を自分に作ってあげる、というやり方です。タスク管理で気遣いができる人になる。Doneどうしても自分と周りとで仕事の出来具合を比較してしまいます。同期が一足早く出世したり。比較対象を過去の自分にできれば良いのですが、それができないこともありますね。あれば、会社(今の組織)の外に目を向けてみましょうか。趣味のサークル、地域の集まりなど。1つの価値観の中だけで生きていると、そこで上位にいけなければ辛いだけですが、社外に第二第三の居場所を持つと、「だから何?」と考えられるようになります。ところで最初に書いた「過去の自分を比較対象とする考え方」ですが、たとえばこんな考え方があります。Done苦手なタイプの人だと萎縮してしまって、頼みごとや相談がなかなかできません。できれば、苦手な人とは距離を取りたいですよね。そんなときは「これをしないと仕事が進まない」と思える状況にするとやりやすくなります。「仕事を完了させる」と「苦手な人に話しかける」だと、前者が大事ですね。仕事完了するためには、まずあの苦手な人に話しかけることが必要だ!と思えれば、重い腰も上がりやすいのではないかと。ある仕事を始めてから完了するまでのプロセスに「苦手な人に相談する」があるとき、その流れに必然性が感じられるようにする。一連のストーリーを作れるようにタスクの段取りを組めるようになると良いです。労働生産性を上げたければ、ストーリーテラーになろう。Done自分はやっているはずなのに、周りによく「やることやりなさい」「真剣に働きなさい」と言われてしまいます。やるべきことを把握しているそれらを完了させているこの2つを日常的に周囲へ知らせると良いかと思います。そのためには、くどいくらいに報連相をすると良いです。「おっ、やってるな」「ああ、やってくれたんだな」と知らせることができます。結果的にこれが自分の仕事のアピールになります。そのアピールにも方法があり、あまり要領を得ないと逆にイライラさせてしまいがちです。イライラさせない報連相のコツはこちらです。上司への報告は、タスク管理ツール通りに、機械的に。Done遠周りな言い回しをしてしまって、自分の意図が伝わりにくいです。対策として次の2つをおすすめします。箇条書きクローズドクエスチョン箇条書きにまとめる習慣を持つことで、頭の中の思考も箇条書きになり、説明しやすくなります。クローズドクエスチョンとは、「はい/いいえ」や選択肢を選ぶだけで答えられる質問のことです。相手が答えやすくなります。この2つを意識するだけでかなり分かりやすく伝えられるようになります。タスク管理をするツールを利用して、こんなことも。報・連・相をきれいに行うためには、タスク管理ツールが必須である。Done振られた案件をどこまで確認すればわかりましたと言っていいものか混乱してしまいます。極端な話、いつの時点でも「分かりました」と言っていいです。後で聞くのも悪いことではありませんし。言うとすれば、いつまでに誰に何をどうする(どういう方法で)上記に全部当てはめられれば確認終了と考えて良いと思います。それらをぎゅっと凝縮するのが「仕事タスクの名付け」作業です。たかがタスクの名前ですが、侮れません。Done直属の上司の言う通りの仕事を実行したのにこれではないと言った言わないの関係になってしまっています。言った言わないは解決できないことが多いので、時間の浪費にしかならなかったりします。「そんなつもりじゃなかった」「言ってない」とならないためには、「具体的に言語化」して「記録する」のが強力です。Doneただ、相手と敵対関係になってから刀を抜くのではなく、最初からお互いの合意をとっておくのを強くおすすめします。Done自分のタスク管理だけでなく、人の仕事の割り振りも求められるようになり、困っています。評価されてその立場になっているのですね。仕事の進め方の共有をおすすめします。部下がどのように・どのくらい仕事を進めているか。隣にいたとしてもあまり分からないものです。頭の中を覗きたいくらいですよね。その頭の中を覗く方法が、仕事のタスクを管理するツールを共有(または同じツールを使う)することです。Done仕事をなかなか覚えられず、人に聞くのも怖いです。覚えられない→ますます聞くのが怖くなるというループに入ってしまうとなかなか抜けられないですよね。仕事を覚えるというのは、その作業を繰り返すことでできます。一回はやり方を聞くことと思いますので、そのときは「その仕事をやる」ではなく「やり方を記録する」と考えると良いと思います。記録したメモなり何なりをもとにやってみて、おかしければ聞く。「ここが分からないんですが...」と特定して聞けば、相手も答えやすいです。言われたことをメモする。メモを修正する目的で聞く。これなら、必要以上に怖がることなく仕事を覚えられるのではないかと思います。メンタル面に関する悩み業務が大量になったり、やり方がわからない仕事を前にすると、不安になって何をすればいいかわからなくなり、逃げ出したくなってしまう。実はこの先には(私だけかもしれませんが)「休職」が待ち構えていました。日常の延長線上なんです。いつのまにか到達してしまうんです。慎重に、少しマジに対策を打つのをおすすめします。不安になってしまうのを避けるには、ひたすら「これはできる」と思える細かい作業を大きなタスクから切り出して目の前に置くことです。Done他人のためには頑張れるが、自分のためには頑張れません。他人のために頑張れるという感覚、分かります。仕事を進めるための強力なモチベーションになります。本質的に「自分のための仕事」は存在しないと私は考えています。自分のためのように見えていても、他人のためと考えることが可能です。会社などの組織に属していれば、まったく他人が関わらない行動をすることは不可能といっていいと思います。「これは他の人のためにやる」と考える方法は、「なんのためにやるか」を明確にする(言語化する)ことです。関連する話をこちらの記事でしているのでご参考までに。その仕事は誰の役に立っているのか。Done現職の商品や会社での出世などに興味が持てないので、仕事へのモチベーションが低く、仕事に身が入らない。仕事にやり甲斐がなかったりしてモチベーションが上がらないことはありますね。仕事は食うため、それ以外の活動、例えば趣味や家庭生活などにやり甲斐を見いだす方法もあります。副業解禁の流れもあり、複数の仕事に依存する働き方もあります。勤めている会社があるなら、そこで少しでも多くモチベーションを上げたいですよね。可能であれば、その会社の上層部、できればトップに、今考えていることや理念を聞いてみると良いかと。会社の事業などに興味を持てたりするかもしれません。私は、今の会社の代表の考えていることや理念を直接聞く機会があり、共感したので会社で働くモチベーションが上がりました。ご参考までに!転職活動中なのですが、パワハラ的なものを受けて求人を見ても自分が仕事をこなせるかどうか不安になってしまい、なかなか前に進めません。パワハラは心に直接大きな影響を与えるから厄介ですよね。パワハラを受けても大丈夫な強靭なメンタルの作り方は残念ながら分かりません。パワハラを受けても自信を失わない、少なくとも物事を進められるようにしておくのが良いかと。自信を失わない技術はこちらの記事を。達成感をデザインして、自分の波を取り戻す。Doneタスク管理に取組み始め、少しは楽になりました。仕事ができていないと感じています。取り組み始めていること、とても素晴らしいと思います。あとはどれだけ拡張するかだと思います。時間を重ねてタスクを相当数こなすことで自信が生まれてきます。タスク管理の範囲の拡張。突発タスクにもできるだけタスク管理ツールに書き加えてから対応を開始するのを徹底すると、より目の前の(細分化された)作業に集中できます。可処分リソースの拡張。生まれたら、そこにタスク実行をねじ込まずに、あえて空白(休憩・何もしない)を入れます。適切にタスク管理をしていれば、あとは体力の問題です。「この仕事を今やるのは正しいのか?他に緊急でやるべきことがあるのでは?」などと考え、手が止まる上に頭がひたすら疲れてしまいます。絶えず周囲に気を配っていると、すごく気疲れしてしまいますよね。どれをやる?他に何かやらなきゃいけないのがあるんじゃないか?と、まるでウォーリーを探せを常にやりながら、次にやるべきことを見つけ出すような状態になっているのだと思います。タスク管理の真骨頂を生かす状況です。以前、こちらでプレゼンをしたときの記事が参考になるかと思います。イベント登壇してきました。Doneタスク管理に関する悩みタスクペディアにいれることすらも先延ばししてしまう。タスクを書き出すこと自体がつらいです。