業務改善RPA労働人口の現象や政府の働き方改革の対策として注目されているRPA。これまで単純作業をはじめ人手に頼っていた様々な作業を、このRPA技術を利用したソフトウェアロボットに任せることによって、作業時間の短縮、作業時間帯の拡大、業務品質の向上、業務変更における対応性の向上など、労働生産性を向上させるソリューションとして注目されています。業務改善RPA労働人口の現象や政府の働き方改革の対策として注目されているRPA。これまで単純作業をはじめ人手に頼っていた様々な作業を、このRPA技術を利用したソフトウェアロボットに任せることによって、作業時間の短縮、作業時間帯の拡大、業務品質の向上、業務変更における対応性の向上など、労働生産性を向上させるソリューションとして注目されています。前回(第1回)の最後に、「私たちは多くの問題に直面する際に、現象として現れていることを問題だと錯覚しがちです。問題に対して対策を講じるのと、現象に対して対策を講じるのとでは、解決策が全く異なります。本質的な解決に至らないその場しのぎの対処療法に陥ってしまいます」と書きましたが、今回はその続編となります。問題発見として2つ挙げています。問題1として「現場からの問合せが後を絶たない」、そして問題2として「時間がない」です。どこの組織においても「あるある」の問題かもしれませんが、これを例に問題解決として陥りやすい解決策を考えてみましょう。図1の右側に、2つの問題に対して、それぞれ3個と2個――解決策(らしきもの)が書かれています。ここで挙げられた解決策をご覧になられて、皆さんには「こんなの意味ないじゃん!」と思っていただきたいのです。この5つの解決策全てがダメというわけではなく、場合によっては「これしかない」というものもあるでしょうが、その結論に至るまで熟考したかどうかが大事です。「なぜ、問合せが発生するのか?」「なぜ、時間がないのか?」をきちんと考えなければなりません。言葉の裏返し(=問題の裏返し)」を繰り返していると社員は馬鹿になり、思考停止人間ばかり増えてしまうと書きましたが、「昨今、どこの企業でも顕著に見られ、憂うべきことだと感じます。」その原因の1つには、現場が常に時間に追われ、十分考えるだけの時間すらとれないという現状もあります。即座に答えを出さないといけないとなれば、安易な問題解決策になるのもうなずけます。ここで言いたいことは「考える時間が無いから考えない(考えることをやめる)」とならないでいただきたいのです。時間がなくとも、経験豊富なベテランであれば「こうすればいいのでは?」が当たらずしも遠からずの解決策は比較的出てきます。問題に直面してから考えるのではなく、常に疑問を持ち、考え続けている習慣を身につけている人も同様です。この場合は経験や年齢問わず、問題解決のアプローチが上手で、解決策も1つではなく、複数出てくる場合も少なくありません。図2のように、問題発見と問題解決の間に、「考えるプロセス」を入れる習慣づけをしましょう。これが後の業務改善における「原因分析」において、重要になります。原因分析をスキップさせると、ろくでもない解決策ばかり出てきます。便利な言い訳:「時間がない」を考えてみるさて、図1の問題2で「時間がない」ということを挙げましたが、万国共通の便利な断り(言い訳)文句は今も昔も変わりません。我々が企業のコンサルティングで業務改善のお手伝いをしていると、「時間がない」という言葉は、発言者の都合により表現や言い回しは少しずつ変化します。「時間がかかる」「手間がかかる」「めんどくさい」などです。「時間がない」を例に...近い表現・言い回しに注意3つ挙げ、どれも似たようなことを言っているように聞こえますが、より掘り下げて聞く・確認をしていくと、表現や言い回しの微妙な違いを使った真意が見えてきます。差、システムや装置の不具合などを除外し、業務プロセスの視点で「原因分析」としてじっくり考えてみます。「時間がかかる」「手間がかかる」は業務フローがあれば一目瞭然でしょうし、業務プロセス上の問題であれば必ず解決策はあります。3つ目の「めんどくさい」については、2つ目の「手間がかかるからめんどくさい」という理由以外は、本人の問題であるため、先の2つと問題と明確に切り分けができます。この微妙な言い回しの違いを見落とさないようにしましょう。怪しかったら再度、確認をしましょう。次に考えるのは、「なぜプロセスが長いのか?」「なぜやり取りが複雑なのか?」と原因を掘下げていくことが求められます。これについては次回以降、詳しくお伝えします。「現象」と「原因」を切り分けるもう1つ、注意していただきたいことは「現象」と「原因」を切り分けるということです。ある工程で「時間がかかる」ことが問題のようですが、ここでは時間を全部で4つ(T1~T4)に分解しています。このように、どんな時間がかかるかのか?と分解をすることが重要です。時間がかかる種類と要因の切り分け「時間がかかる種類が4つある」ということと、「時間がかかる要因」としても4つ、示しています。これら、「時間がかかる種類(図の上側)」と「時間がかかる要因(図の下側)」がお互いに複雑に関わり合っている場合がほとんどです。図4では、図3で除外した“人の問題(仕事が遅い→個人のスキル、経験等)”を入れています。“業務プロセス”の問題もあります。ここで書かれていない“組織の問題(責任や権限など)”も潜んでいるかもしれません。業務改善においては、業務プロセスだけで解決できない問題も多々あることは、一度でも改善に携わったことがあれば明白です。2回に続けて似たような話になりました。くどいようですが、考えることを疎かにしないことです。今回は「時間」を題材に業務プロセスの側面から考えましたが、次回は現象から原因へ掘り下げていくことについてお話します。株式会社カレンコンサルティングカレンコンサルティングはPlanだけでなく、未来永劫に企業組織が自走できる自立的な組織構築を目指しています。重視し、継続的に成長し続ける企業や組織であるためにハード/ソフトの両側面からPDCAの全ての工程に責任を持って関わっていきます。理論的な知識情報だけに終わらせることなく、実存的な経験情報に基づきご支援をいたします。そこには明確なアカデミックな原理原則と根拠、方法論を示しながら、組織の学習サイクルにフィードバックしていき定着をはかります。経済産業省)管轄の半導体基礎研究所の出向期間を含め、約13年間を設計と研究開発の現場で過ごす。コンサルティングに関わる。IR・各種制度設計と構築を行う。子会社である株式会社UML教育研究所の執行役員/営業本部長を兼任。プロセスコンサルティングに従事。コンサルティング・教育研修・アウトソーシング事業を展開。現場と経営を巻き込んだ新しい『プロセス共有型』のコンサルティングスタイルを提唱している。重要性】フロー型マニュアルで実現できる業務の標準化RECOMMENDこちらの記事も人気です。業務改善RPA労働人口の現象や政府の働き方改革の対策として注目されているRPA。これまで単純作業をはじめ人手に頼っていた様々な作業を、このRPA技術を利用したソフトウェアロボットに任せることによって、作業時間の短縮、作業時間帯の拡大、業務品質の向上、業務変更における対応性の向上など、労働生産性を向上させるソリューションとして注目されています。当サイトへのご意見や、不具合等を発見された方は、こちらのフォームまでお知らせ頂けると大変嬉しいです。業務可視化NOTEとは「業務可視化Note」は業務改善や業務の可視化にお取り組みの企業担当者様のための情報サイトです。コンサルティング会社やツールベンダー各社が、これまでのノウハウや実績・事例などをもとに、業務改善、業務プロセスの可視化に関するポイント解説をしております。貴社のプロジェクトにお役立て頂ければ幸いです。Reserved.error:。