私にとって、メールは重要な連絡手段です。仕事上のやりとりは、メールでもよいものはできる限りメールを使うことにしています。プライベートのやりとりは、LINEも多少増えてきましたが、まだほとんどの人とはメールのやりとりです。私は、自分が使うすべてのメールアドレスを、Gmailに集約しています。そのため、私のGmailには、毎日、100通を超えるメールが届きます。100通を超えるメールを受信していると、大切なメールがその他のメールに埋もれてしまう危険性が生じます。すべてのメールを手動できちんと処理しようとすると、メールの処理だけで毎日相当な時間が奪われてしまいます。そこで、私は、メールの処理に、できるだけ仕組みを整えることを心がけています。メールの仕組みを整えて、大切なメールが届いたらiPhoneにもプッシュ通知が届くなど、確実に気づけるようにする反面、義理で入っているMLからのメールは、確認するまでもなく自動的にGmailの奥底に格納され、後で必要になった場合に探せるようにしておく、というようなことをしています。Gmailのフィルタで、メールの仕組みを整えるこのようなメールの仕組みを整えるために、Gmailは、十分な機能を提供してくれます。フィルタという機能が強力です。Gmailのフィルタは、一定の条件に当てはまるメールを受信したときに、そのメールに、自動でいろんなことをする機能です。転送したり、削除したり、迷惑メールにしたり、いろんなことができます。そこで、以下、Gmailのフィルタ機能を使ってメールを処理する仕組みを考えます。「<A>の条件に当てはまるメールを受信したとき」→「そのメールに<B>を実行する」という機能です。iftttと似ています。「<A>の条件に当てはまるメールを受信したとき」が、iftttでいうトリガーです。「そのメールに<B>を実行する」が、iftttでいうアクションです。新しいフィルタを作ると、まず出てくるのが、次の画面です。この画面が、フィルタのトリガーを指定する画面です。この画面は、検索画面と同じです。Gmailのフィルタは、特定の検索条件に当てはまるメールを受信したときに、発動させることができます。From(誰を差出人とするメールか)To(誰を宛先とするメールか)件名(どのような文字列を件名に含むメールか)含む(任意のキーワードを含む)含まない(任意のキーワードを含まない)欄があるのはこれだけです。Gmailは、いろんな検索構文を持っていますので、その検索構文を使えば、もっと細かく指定できます。検索構文は、「含む」の欄に書き込みます。from:(bbb@tjsg-kokoro.com)」と書けば、「差出人にaaa@tjsg-kokoro.comを含む、または、差出人にbbb@tjsg-kokoro.comを含む」という検索条件をトリガーにすることができます。フィルタのアクションフィルタのアクションを指定するのが、次の画面です。できることは、これだけあります。受信トレイをスキップ(アーカイブ)既読にするラベルをつける適用するカテゴリの4つです。そこで、この4つのアクションによって、いちいち確認しなくてもよいメールを、アーカイブ&既読でノイズを排除して、ラベルをつけることで後々に備えるiPhone&Androidに通知がほしいメールとそうでないメールを、カテゴリの指定によって区別するラベルをつけて、受信メールの内容を判別しやすくするという3つのフィルタを説明します。いちいち確認しなくてもよいメールのノイズを排除する自分が受信するたくさんのメールの中には、届いたときにいちいち確認しなくてもよいメールも、たくさんあります。これらのメールは、いってみれば、ノイズです。そのため、フィルタによって、このノイズを排除します。フィルタを使って、受信トレイにこれらのメールが入ってこないようにします。後々必要になるかもしれない他方で、これらのメールの中には、受信したときにすぐに確認する必要はなくても、後々のいつか、確認する必要が出てくるかもしれないメールも含まれています。そこで、削除するのは危険です。そこで、このようなメールは、アーカイブしておきます。アーカイブなら、Gmail内にきちんと保存されていますので、必要が生じたら、見返すことが可能です。見返すにしても、何もとっかかりがないと、探すのも面倒です。そこで、ラベルをつけて、後から見返すことの助けにしておくとよいです。受信トレイをスキップ(アーカイブ)&既読にする、でノイズを排除し、ラベルをつけて、後から見返すときの助けにするというフィルタを作るとよいです。「info@tjsg-kokoro.com」から毎週メールニュースが届くけれど、いちいち確認する必要はなく、後々必要になった場合に確認できれば十分、という場合、フィルタの設定例は、以下のとおりです。a.トリガートリガーは、From欄に「info@tjsg-kokoro.com」を入力するだけです。「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。受信トレイをスキップ既読にするラベルをつける[tjsg-kokoro]の3つです。カテゴリの特徴a.カテゴリとは「適用するカテゴリ」にいう「カテゴリ」とは、受信トレイのタブのことです。Gmailの受信トレイは、メインソーシャルプロモーション新着フォーラムという5つのタブに分かれています。この5つのタブそれぞを、Gmailは、「カテゴリ」と呼んでいます。b.メインとそれ以外の区別メインカテゴリとそれ以外のカテゴリは、iPhoneやAndroidの通知の点で、大きな違いがあります。通知しないから選択できます。ここで「メインのみを通知」を選べば、メインに振り分けられたメールは通知するけれど、それ以外のメールは通知しない、ということになります。カテゴリを自由に使って、iPhone&Androidへの通知をコントロールするGmailは、独自のアルゴリズムを使って、自動的に受信したメールをカテゴリに振り分けてくれます。このアルゴリズムは、けっこう正確です。カテゴリをそのまま使っても、十分便利です。3で記載したように、いちいち確認しなくてもよいメールが受信トレイをスキップするフィルタを設定すれば、プロモーションやソーシャルネットワークカテゴリのメールは、かなり減ります。あれば、プロモーションやソーシャルネットワークカテゴリを、Gmailが想定した使い方で使う必要はありません。カテゴリを、自分なりのルールで自由に使うことも可能です。前述のとおり、GmailのiPhoneアプリ、Androidアプリは、メインカテゴリに届いたメールだけを通知して、それ以外のメールは通知しない、ということが可能です。これを組み合わせれば、受信するメールのカテゴリをフィルタで指定することによって、たくさんのメールの中から、自分にとって重要なメールだけをiPhoneやAndroidに通知し、いちいち通知されたくないメールは通知しない、という運用を実現できます。フィルタの例a.キャリアメールから届いたメールを確実にプッシュ通知する私はキャリアメールを使っていません。キャリアメールの代替手段は、LINEとGmailです。そのため、私のGmailには、ときどき、キャリアメールからのメールが届きます。キャリアメールからメールを送った方は、普通、私がすぐにそのメールを確認すると考えます。そのため、私も、すぐにそのメールを確認することが望ましいです。そのため、キャリアメールから届いたメールは、確実に、メインカテゴリで受信して、iPhoneにプッシュ通知するようにしています。(ただ、キャリアメールから届くメールは、何もしなくても、普通、メインカテゴリに分類されます。このフィルタは必須ではありません。)b.仕事用メールアドレスへの直通メールをiPhone&Androidにプッシュ通知しない私は、Gmailをメーラーのように使うことで、Gmailで、Gmail以外のいろんなアドレスのメールを、受信しています。仕事用のメールアドレスも、Gmailで受信していました。Appsになったので、個人のGmailアカウントで仕事用のメールアドレスを受信することはしていません。)でも、仕事用のメールアドレスに届いたメールがiPhoneにプッシュ通知されると、特に家に帰っているときは、あんまり気分がよくありません。そのため、私は、仕事用のメールアドレスに届いたメールは、iPhoneにプッシュ通知しないように設定していました。具体的には、「プロモーション」カテゴリを、仕事用のメールアドレスを受信するためのカテゴリとして使っていました。仕事用のメールアドレス宛に届いたメールに、「プロモーション」カテゴリを適用するフィルタを作っていました。することで、仕事用のメールアドレスに届いたメールはiPhoneでは通知されませんが、自分で見に行けば、そこに全部届いている、という状態を実現できます。ラベルの特徴Gmailには、フォルダー機能がありません。そのかわり、Gmailは、ラベルという機能を持っています。ラベルとフォルダーは、似ています。どちらも、メールを分類して整理するために使える仕組みです。ラベルを使えば、フォルダーではできないことを実現できます。フォルダーとちがって、ラベルは、ひとつのメールに複数のラベルを貼ることができるからです。いうコウモリ問題を回避できます。整理ではないラベルの役割Gmailは、検索機能が優秀です。検索を使えば、かなり自由に、目的のメールを拾い出すことができます。そのため、メールの整理のためにラベルを使う必要性は、あんまり高くありません。ラベルがどんなことに役に立つかといえば、受信したメールの内容を判別しやすくすることに、役立ちます。Gmailでは、あるメールスレッドにつけたラベルは、メールスレッド一覧画面でも、メールスレッドを開いた画面でも、どちらも目立つように表示されます。そのため、メールの内容に応じてラベルをつければ、そのメールがどんなメールなのかを、ラベルだけから、ある程度判別することができます。ラベルには、色をつけることもできます。色つきのラベルをつければ、よりわかりやすく、視覚的にメールの内容を判別することができます。このように、Gmailのラベルは、メールを整理するためではなく、メール内容を判別する助けとするために使うのがよいと、私は思っています。フィルタの例a.キャリアメールから届いたメールの送信者名をラベルで表示するこの応用のひとつが、メールの送信者を、ラベルで判別する、という方法です。Gmailで、受信メールの差出人を判別するために、ラベルを使う:キャリアメール代替としてのGmailの使い方Gmailをキャリアメール代替として使うと、受信したメールの差出人表示を自分でコントロールすることができない、という問題があります。そのため、差出人を判別するために、メールをやりとりする相手ごとに、個人名のラベルをつければ、そのメールの差出人が誰なのかが、ラベルによって、一目瞭然になります。b.どのアドレスに届いたメールなのかを区別するまた、Gmailで複数のメールアドレスを送受信している場合は、どのメールアドレスに届いたメールなのかをラベルでわかりやすくする、という方法が考えられます。このためのフィルタは、Gmailに新しく受信するメールアドレスを追加すると、Gmailが、自動的に作ってくれます。6.フィルタによるメールの仕組みは、ボトムアップで整える以上が、私が、Gmailのフィルタを使って整えている、メールの仕組みです。してまとめて書くと、ずいぶんと面倒なフィルタを作っているように見えます。実際は、いつの間にかできてきた、という感じです。Gmailのフィルタは、作るのも、削除するのも、編集するのも、簡単です。そのため、日々メールを受信したときに、「このメールはいちいち確認する必要ないよな」とか、「このメールはiPhoneに通知したくないな」とか、「このメールにこんなラベルをつけると判別が楽になるな」とかを感じたら、その場でさっとフィルタを作るようにしています。していると、日々メールを処理する中で、ボトムアップで、少しずつメールの仕組みが整います。Gmailのフィルタは、とても強力です。うまく使えば、メールの快適さをグンと高めてくれます。Googleカレンダーは、スケジュール帳として使うのが一般的です。毎日投稿が大切といわれているけ記事を読むAndroidで撮影した写真を整理する仕組みスマートフォンに機種変更をしてから、スマートフォンで写真撮影をする機会が増えました。なんと、ついに、できちゃいました。irodrawEdition」をキーボードから使うための導入準備(Mac)諸事情により、Macの環境を再度設定しています。→もっと見る『クラウド時代の思考ツールWorkFlowy入門』WorkFlowyの本を書きました。子育てに没頭中のワーキングパパです。1980年代生まれ、愛知県在住。好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。このブログは、毎日の暮らしに彩りを加えるために、どんな知恵や情報やデジタルツールがどのように役に立つのか、私が、いろいろと試行錯誤した過程と結果を、形にして発信して蓄積する場です。