報告の仕方......上司への「報連相」事例・ポイント上司への報告・連絡・相談(報連相)は、仕事に欠かせないもの。多くの方が意味を知り、基本を押さえて行っていると思います。報告の仕方のポイントを押さえると評価され、仕事のしやすい人間関係や信頼関係も作ることができる貴重な機会です。事例も一緒にご紹介します。ビジネスマナーとしても押さえておくことは必須ですので、ほとんどの方が基本を学び、実践していると思います(報告・連絡・相談の上手な使い方)。基本を押さえた人が次に知っておきたいのが、報連相をするときの「伝え方」です。伝え方によっては、上司が受ける印象や、内容に関する判断が変わってしまうことがあります。このあたりを意識して、正しく、わかりやすい報連相ができるようにしたいものです。具体例を見ながら、報連相の勘所を掴んでいきましょう。以下のような案件がありました。あなたなら、報連相をどのように使いますか?【事例1】あなたはイベントの受付責任者として会場に来ています。初日、2日目と予想以上の人が来場し、受付のメンバーはトイレにも行けないほどの忙しさ。休憩時間もとれずに疲れきっている状況です。お客様は長い列を作り、入場までに20分ほど待たせてしまっているので、怒って帰ってしまう人もいました。明日は土曜日なので今日以上の人出が見込まれます。あなたは会社に電話して次のように報告しました。「来場者が思ったより多くて、受付の子は疲れきっています。明日は土曜日ですし、もっと忙しくなるかも知れません。ご相談なのですが、受付の応援にあと二人来られるよう手配してもらえませんか?」ところが、上司は「もう少し頑張るよう言ってくれよ」とだけ言って、対応してくれませんでした。伝え方のどの部分がいけなかったのでしょうか。すれば、事態を正確に把握して対応してもらえたのでしょうか(自分なりの報・連・相を考えてから次を読み進めてください)。報連相の失敗の原因NGな箇所は以下のとおりです。来場者が思ったより多い→具体的にどのくらいかを数字で伝えないと現場にいない人は状況を正しく把握するのが難しい受付の子は疲れきっている→感覚的に伝えると「頑張れ」で終わりやすい明日はもっと忙しくなるかも知れません→忙しくならないこともあるという判断に結びつきやすい言い回し。忙しくなるのが嫌なように聞こえてしまうこともあるこういった伝え方をした場合、上司は正しく状況を理解できないだけではなく、愚痴を聞いているような印象を受けてしまうかも知れません。これでは、「人数を増やす」という正しい判断がしにくくなります。どのようにすれば、正しい判断をしてもらえるのか。現場の要望を通すことができるのか。評価が上がる報告連絡相談の5つのポイントから考察してみましょう。報連相......上司への正しい伝え方・5つのポイント【その1】「伝える情報」と「伝えない情報」を整理する上司は報告の内容を判断するときに、どうしても印象に左右されてしまいます。事例1の場合、「休憩がとれなかった」「疲れた」といった情報は、むしろ伝えないほうがよいでしょう。いった報告をすると「楽をしたいのではないか?」といった、思わぬ先入観を植え付けてしまうこともあります。わかってほしい気持ちが先行し過ぎて、誤ったイメージが形成されそうな言葉を使わないよう気をつけましょう。伝える情報の例)予想以上の来場者があった長い列ができた入場まで20分かかった怒って帰る人もいた受付が増えればクレームも機会損失も減ることが予想される明日は土曜日なので来場者はさらに増える伝えない情報の例)休憩時間がとれなかった疲れきっている【その2】結論から伝える報告・連絡・相談のどの場合でも、話す順番が大切です。ビジネスシーンでは、まず結論を話し、その後に理由や詳細を簡潔に述べるのが鉄則です。意識せずにいると時系列で話してしまいがちですが、これだと要点がわかりにくいため、上司の判断が間違いやすくなることも。事前に順番を組み立ててから話しましょう。例)明日から増員の手配をお願いします。実は......【その3】数字を使う現場にいない人に正しく理解をしてもらうためには、できるかぎり数字を使って話すことがポイントです。数字を使った報連相の例)たくさんの人が来場した→予想の3倍の来場者があった長い列ができた→入場まで平均20分お待ちいただいた明日は土曜なのでもっと人が来るかも知れません→明日は土曜日なので今日の2倍の来場見込みです感覚的な表現はなるべく避け、数字に置き換えられるものは数字で伝えることは、ビジネスパーソンとして評価されるポイントでもあります。【その4】切り口と印象を考慮する事例1では、どんな報告の仕方があるのか。伝え方による印象の違いを見てみましょう。このままでは受付の人が疲れて可哀想ですこのままではお客様をお待たせしてしまいますこのままでは入場者を整理できずにケガ人などを出してしまう恐れもある1の場合、「楽をしたいと思っているのでは?」と誤解されてしまうかもしれません。2は1よりも有効ですが、どうせなら「受付を増やすことで怒って帰ってしまう人が減り、利益が上がる」といった切り口にしたほうが響くかもしれません。3の場合、増員しなかった場合の責任を想像させるので要望が受けいれられる可能性が高くなるでしょう。同じ報告をするのでも、切り口を考えるだけで結果が変わることが想像できると思います。【その5】譲歩する100%こちらの希望どおりにしてもらうというのは難しいものです。しても要望を通さなければならない部分については、上級テクとして、譲歩する部分を織り込んでから相談しましょう。意見や推測を伝えることが悪いのではなく、「事実とは分けて話す」というところがポイント。具体的には「これは私の意見なのですが」「状況から推測すると」といった前置きをつけて話せばOKです。例)「先日のグループインタビューの結果、もっとも人気のある色はネイビーでした。女性にはピンクが人気だと言われていますが、最近のデータではピンクの売れ行きが低迷しています。量の多いもの、複雑なものなどの場合、資料を用意しましょう。その場合、ビジュアルエイドの活用も考えてみてください。現物、グラフ、写真など、一目でわかる資料は時間を節約して理解を深めることができる強力なツールです。いずれも重要ですが、「相手の時間を奪う」という側面があるのも事実。社会人2~3年目までは抜け漏れを防ぐことが大切ですが、それ以降は簡潔にわかりやすくすることも考えましょう。■メールでの報連相はタイトルを明確に報連相をメールで行う場合には、タイトルに注意してください。しないタイトルにしたり、CCでまわしたりすると相手に開いてもらえないこともあります。大事な報告が抜けていたとき、「メールしました」というのが言い訳に聞こえることもあります。一目でわかるタイトルにするほか、重要な案件は確認の返信をしてもらうようにして抜け漏れを防ぎましょう。口頭で伝えたことの記録を残すためにメールを活用するという方法もあります。込み入ったことや、確かに伝えたいことを残したい場合には「念のため、メールでも送っておきますね」と伝えれば失礼にならずに証拠を残せます。言った言わないのトラブル防止のために覚えておくと便利です。■報連相にも気遣いをプラス報連相の後に、相手の気持ちを配慮した一言をプラスできるようになると人間関係がよくなります。事例を見ながら、プラスするフレーズの勘所を掴みましょう。上司に紹介してもらった会社に営業に行ったのですが、残念ながら契約をとることができませんでした。相手の気持ちを配慮した一言もプラスしてみてください(自分なりの伝え方を考えてから、読み進めてください)。報告の仕方の例)「せっかく紹介いただきましたのに申し訳ありませんでした。これを無駄にしないよう半年後にもう一度タイミングをみて、再チャレンジしたいと思っています。今回ご紹介いただいたこと、本当に嬉しかったです。結果の報告だけでなく、前向きな言葉や御礼を付け加えれば、残念な結果になっても、それほど悪い印象にはなりません。ダメなのは、紹介していただいたのに何も連絡しないこと。相手はどうなったか気になっているはずですので、どんな結果になっても報告と御礼は欠かさないようにしましょう。ビジネスマナーとしても大事なことです。活用してコミュニケーションを増やす報告は主に仕事を管理する人(上司)に向けて行いますが、連絡は情報を共有したほうがいいと思った相手であれば誰にでもできます。守秘義務などに気をつければ、相談はさらに対象が広がります。会社の中で関係を作っていきたい相手がいるのであれば、連絡や相談をきっかけにコミュニケーションをとってみませんか?人は「知らない人」には冷淡な態度を取りがちです。逆に、ある程度知った間柄の人には冷たい態度をとりにくいものです。職場でのコミュニケーションの回数は、職場での助け合いが増えるというデータもあります。■相談の「根回し効果」を活用する次の会議で提案をしたいが、あの人に反対されそう......。そんなときは、反対しそうな人に事前に相談をし、相手の意見の一部を提案に盛り込みましょう。意見は大勢に影響がないような部分でもOKです。「○○さんにアドバイスをいただいて修正した案なのですが」という形にすると反発が少なくなります。「相談された」という事実だけで心理的反発が弱まるケースも少なくありません。苦手な人にこそ、相談を活用しましょう。面倒に感じることもあるかも知れませんが、報連相にはメリットがたくさんあります。報連相(報告・連絡・相談=ほうれんそう)の基本あなたの「伝達力」診断!職場での結婚報告。楽天市場で話し方・伝え方関連の書籍を見るAmazonで話し方の書籍を見る※記事内容は執筆時点のものです。最新の内容をご確認ください。About公式SNS日々の生活や仕事を楽しむための情報を毎日お届けします。