安南ツイートメールの「読みやすさ」は「見やすさ」です今回は、読みやすいビジネスメールを書く方法についてお伝えします。以下の例をご覧下さい。同じ内容を伝えるメールです。あなたなら、どちらが「読みやすい」と感じるでしょうか。例1お世話になっております。PersonaliTVの佐藤安南です。次回の構成会議の日時と場所が確定しましたので、ご確認くださいませ。日時は2/27(木)13:30-15:30、場所は弊社第1会議室です。資料は当日こちらで用意いたします。不明な点がありましたらお気軽にお問い合わせください。例2お世話になっております。PersonaliTVの佐藤安南です。次回の構成会議の日時と場所が確定しましたので、ご確認くださいませ。場所:弊社第1会議室*資料は当日こちらで用意いたしますご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。どちらのメールも、挨拶・名乗り・要旨など、メールの基本をきちんと押さえて書かれています。どちらの文章も分かりやすく簡潔ですね。内容や文章表現がほぼ同じでも、パッと見て内容を理解しやすいのはどちらかとなると、やはり例2のメールだと多くの方が答えるでしょう。本や雑誌、新聞などであれば、例1のようにぎっしりと文字を詰めて書かれているのが普通です。これは、多くの情報を、文脈にそって詳細に伝えることが求められるメディアだからです。メール、特にビジネスメールの役割は、「用件を確実迅速に分かりやすく相手に伝えること」です。多くの場合、ビジネスメールで伝えられる用件は1つだけです。ビジネスメールは「じっくり読んでもらう」ものではなく、「パッと見て理解してもらう」ツールなのです。例2のメールを「分かりやすい」と感じるのは、挨拶・名乗り・要旨などの要素ごとに空行が入ることで、文章が意味の上だけでなく視覚的にもグループ化されているからです。グループ化された文章なら、パッと見ただけですぐに内容を把握することができます。ビジネスメールの読みやすさを大きく左右するのは、視覚に配慮したレイアウトなのです。「見やすい」レイアウトにするためのポイントとは?では、メールを「見やすく」するレイアウトのポイントは、どのようなものでしょうか。前段でもお伝えしたように、項目や意味のまとまりごとに一行空け、文章をグループ化することが大切です。グループ化することで、メール全体の構成も分かりやすくなり、どこの部分が一番大切なのか、より明確になります。グループ化する時に気をつけていただきたいのは、文節で適度に改行すること、そして一文をできるだけ短くするということです。一文がダラダラと長すぎる文章では、いくら改行しても読みにくさは解消されません。例2のメールにもあるように、重要な項目は箇条書きを使うこともポイントです。「■▲●*」などの記号や、「—-」などの罫線を使うと、重要な情報がどこなのか、いっそう分かりやすくなります。漢字を使いすぎないということもポイントです。難しい漢字や熟語が多く使われていると、その漢字を読むことに多く時間が費やされてしまいます。送信ボタンを押す前に、少し離れたところからメールを眺めて見ましょう。全体が白っぽくスッキリしていると感じるメールが「見やすいメール」のレイアウトです。これからはぜひ、メールも「見た目」を意識して書くように心がけて下さい。ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。映像ディレクターTV番組取材を通じて数多くの人々とメールを交わしてきた経験から、メール教育の必要性を痛感。現在は認定講師として企業研修などに携わる。親子向けのメール教育にも尽力。インタビューを通して、業務効率化やコスト改善など、取り組みを考えてみました。BOTと会話することで、手軽にビジネスドキュメントを作成できる新しいサービスです。スマートフォンからの編集・プレビューがかんたんに!スマートフォンに最適化したテンプレートを用意しました。スマホ、パソコン、ブラウザ上で履歴書がつくれる!自宅でも外出先でも、必要なときにいつでも履歴書を作成できます。法人リストを簡単に作成し、圧倒的に効率よく営業できます。初期費無料で、1ヶ月7000円(税別)からご利用いただけます。株式会社アイ・コミュニケーションビジネスメールの教科書は、株式会社アイ・コミュニケーションが運営するビジネスメール情報専門サイトです。ビジネスメールのマナーやルール、書き方や送り方、心の伝え方や活用術を公開しています。仕事でメールを使うビジネスパーソン、これからビジネスメールを使う学生や就職活動生に向けて、ビジネスメールの教科書では、テクニック集、文例集、調査データ集などさまざまなコンテンツを提供しています。ビジネスメールを学ぶのに最適な書籍やセミナー・講座もご案内しています。お問い合わせも承っております。