知ってるあなたも再確認したいメールマナー|マナトピ学びのトピック、盛りだくさん。特集ライフシゴトお役立ちブレイク生涯学習のユーキャン2015.03.04指摘されたら時遅し。実際に顔を合わせるより、メールでのやりとりが多いビジネスシーン。そのマナーはとても大切です。気づかないうちに"失礼な人"のレッテルを貼られてしまわないよう、今一度メールマナーをおさらいしましょう!鉄則1:読む相手を第一にビジネスのメールマナーで最も大切なのは、“相手のことを第一に考える”ことです。相手の立場に立った、分かりやすいメールを書いて、気持ちよく仕事を進めましょう!件名は明確に件名は本文の要約です。内容が一目で分かるようにしましょう。重要な場合や緊急時には、たくさんのメールの中でも目を引くよう、文頭に【要返信】や【重要】といった相手のアクションを促す工夫をすると、優先的に読んでもらえやすくなります。緊急でもない時に使うのは、かえって迷惑となります。本当に重要な時にだけ使える工夫として覚えておきましょう。(例)×件名:打ち合わせ場所変更について○件名:【至急ご確認】3月4日(水)打ち合わせ場所の変更につきまして本文は簡潔に改行で読みやすく一行は短くし(30文字程度)、切りのいいところで改行しましょう。段落の間にも一行空けると読みやすい文面になります。結論から書く結論から伝えることで、話の筋を理解しやすくなります。ビジネスでは簡潔に伝えることが大切です。一読して内容が理解できるようにしましょう。箇条書きで書く一度のメールで複数のことを伝えるときには、箇条書きにして伝えましょう。すべて文章にした方が一見丁寧に見えますが、かえって、要点が分かりにくいメールになってしまいます。鉄則2:宛先・引用の機能を正しく使う意外と曖昧な使い方をされているメールの機能。理解せずに使っていると失礼なことになりがちです。使い分けて、デキるビジネスマンに!To・CC・BCCの使い分けメールの内容を誰にどんな目的で伝えるべきかを考えて、使い分けることが大切です。送る必要があるが、ToやCCに入っている人にそのことを知られたくない人(BCCに入れたアドレスは他の受信者に表示されません)※特に個人情報の保護という意味で、送り相手がそれぞれ面識のない場合は、必ずBCCに入れるようにしましょう。「返信」と「全員に返信」を使い分ける差出人からのメールが同報送信(CCやBCCを使って複数人に送ること)の場合、受信者全員で共有すべきことであれば、「全員に返信」を選びましょう。ミーティングの出欠確認などです。差出人にだけ伝えればよい内容なら、「返信」を選びましょう。共有する必要のない内容を全員に送ると、ただの迷惑メールとなってしまいます。引用はポイントで返信の際、相手の文面をコピー&ペーストして利用するのが引用です。引用箇所の頭には引用符「>」をつけるのがルール。相手のメールに対して各要所でコメントする必要がある時に活用できます。全文を引用すると文面が長くなってしまいがち。引用は要所だけにして簡潔にまとめましょう。返信文の冒頭に「以下、引用にて失礼致します。」と一言添えると、より丁寧な印象に。鉄則3:“つい、うっかり”に気をつけるカジュアルなメールビジネスメールは、友達とのメールとは違います。冒頭には、前置きや挨拶を入れましょう。メールであれば、「はじめまして。」普段からやりとりがある相手なら「お世話になっております。大量のメールをやりとりしているとついやってしまいがちですが、気づかないうちに不躾なメールを送っているかもしれません。メールはニュアンスが伝わりにくいもの。誤字脱字も含めて、必ず確認作業をしてから送りましょう。添付忘れ送信前の添付確認も忘れがち。万が一、添付し忘れてしまった場合は、丁寧に断りを入れて送り直すようにしましょう。分割して送らなければいけないような大容量のデータや機密性の高いものは、ファイル共有サービスにUPする方がベターです。「送信するデータ容量が大きすぎて相手がメールを受信できない」「情報漏洩のリスクが発生する」等、受信側に迷惑がかかってしまう事態を避けることができます。鉄則4:メールは万能じゃない緊急の件や分かりにくい場合は、必ず電話をするメールは相手の都合で読まれるもの。〈鉄則1〉で紹介したように緊急や重要な場合は件名でそれを伝えるとともに、必ず電話でも連絡をしましょう。内容が複雑で文面だけでは分かりにくい場合も同じです。メールに頼り過ぎるのは禁物。後でトラブルにならないためにも、重要度の高い件は必ず電話で伝えるようにしましょう。メールの常識も少しずつ変わり続けるものです。返信の時に件名を書き替える、お互いの文面を残したままやりとりをするなども、メールでのやりとりが多くなった時代だからこそ生まれたルール。大切なことは相手の気持ちを慮ること。したメールマナーを身につけて、相手の信頼を得られるビジネスパーソンになりましょう!秘書検定講座へのリンクコミュニケーション・スキルアップ講座へのリンク生活心理学講座へのリンク脱「させていただく」症候群!本当に正しい敬語を使っていますか!?礼儀正しい言葉遣いとして「おっしゃられる」という表現を耳にした事はありませんか?実はこれは、間違った敬語なのです。気をつけて丁寧に言おうとしたつもりが、とんだ恥をかいてしまうことに......。豊富なコミュニケーションスキルが身に付く!「聞く」、「伝える」の総合力を手に入れてよりよい人間関係を築けます。楽しく!自分らしく生きるヒントを学びます。断捨離で後悔しない!みんなが捨ててよかったモノ&後悔...1日たった3分で、滑舌を良くして印象を上げる「言葉の体...文字の書き方であなたの性格が丸わかり!文字の『癖』に...元「片付けられない女」が教える!片付け上手になるため...今さら聞けない「簿記」の資格。心理テストで性格診断!その結果からぴったりな講座をご紹介。保護と取扱いについて。