現場監督として20年以上のキャリアを積む。世界一わかりやすい基礎講座を目指している。教育・育成について日々研究の藤原です。今回は、書類や図面の整理についてです。図面であったり、エクセルデータであったり写真もありますね。ようするにパソコン上に保存するときのルールについてです。あなたは、書類のタイトルをどのように付けてますか?そして書類全体をどのように整理・分類してますか?さらに現場内で共有できる体制を作ってますか?もし、どれかひとつでもルール決めをしていないなら、、、すぐにでも手を付けたほうがいいです。事故が起きるリスクが高まるから!どうして書類と事故がつながるんだ?飛躍しすぎだろ!もっともな意見です。書類の整理でコミュニケーションがシンプルになるまず基本は、日付を書類名(ファイル名)の頭につけることですねそれも西暦で。20180312打合せ議事とか、180312変更案など。和暦は変わるのでやめたほうがいいです。私は西暦の下2ケタ+月日ですね。編集中とかの場合は@をつけたりします。180312@事前検討みたいに。すると、この書類はまだ編集途中だとすぐ見てわかります。あと、何回か更新したりするファイルがあるとき。あなたは上書きしてませんか?あ、あ、しまったーってなったことないですか?名前を付けなおして、新規保存のほうがリスク回避になります。やっていくと↓こんな風に同じようなファイルが増えてややこしいですよね?そこで古いファイル用にひとつフォルダを作っておくんです。すると、最新版が表示されて、かつ、何かあったときのための過去ファイルはoldフォルダに残っているわけです。意外と便利で、私もずーっとこのやり方です。つぎに、現場なり会社でのファイルの整理です。決まったひな形があるなら、それでいいと思います。いうものがないなら、ちょっと参考例を載せます。これは、私が以前いた会社で使ってたフォルダ管理法です。英語表記は別になくても支障ないです。フォルダの最初の数字は必要です。毎回上から下まで見て探すという余計な手間がでてくるので。このように、ファイルの管理方法を決めておくと現場が変わって、メンバーが変わっても、いつも同じ手順で、説明なしに整理できます。このファイルは、常にこのフォルダ。Aさんが作業しても、Bさんがファイルを探してもいちいち探したり、どこに保存したかわからないとかそういう不具合が起こりません。次はみんなで見れる・使えるようにします。いまではクラウドといって、外部のサーバーにデータを保存して、ネット環境があれば、どこでも誰でもアクセスできる仕組みです。ほんとかんたんに言えば。クラウドまで活用するのはハードルが高い。現場単位であれば、共有ハードディスクをLANでつないで使うという方法があります。仕組みはここでは述べませんけど。今回も読んでいただき、ありがとうございました。建設業の未来を切り開きます。現場監督として20年以上のキャリアを積む。世界一わかりやすい基礎講座を目指している。現場監督として20年以上のキャリアを積む。世界一わかりやすい基礎講座を目指している。