Warp」で全社統合文書管理システムと人事マスターとのID連携を実現。これまで手作業で行っていた人事異動の際の「文書アクセス権の変更作業」が不要になったばかりか、異動直後でも新組織の文書閲覧が可能になるなど利便性が向上した。創製を通じて病気を治療し、人々の健康な生活に貢献している。そんな同社のICT基盤を統括・管理するのがICT基盤グループだ。同部は全社員が利用するデバイスやアプリケーションを一括管理している。課題に同社ではかつて、契約書や稟議書、手順書など社内完成文書を登録する文書管理システムがそれぞれの部門主導で構築、運用されていた。そのため社内には複数の文書管理システムが存在、約6,000人に及ぶ国内従業員の人事異動ではそれに伴う個々の文書アクセス権変更に煩雑な手間を要していた。「人事異動があった際には、手作業で異動元と異動先の双方のシステムからIDの削除や登録を行わなければなりませんでした」と、小林氏は従前の課題を振り返る。そこで、この課題を解決するため、同社は全社的な統合文書管理システムの構築に乗り出した。「各システムに分散していた文書を1カ所に集めることで業務効率が向上します。同時にID管理を一元化し、各文書に対するアクセス権限のコントロールを徹底することで、セキュリティの向上も実現しました」と小林氏は語る。新たな統合文書管理システムの構築は、ICTマネジメント部主導で進められた。後々のメンテナンス工数などを考慮し、スクラッチ開発は避け、市販の文書管理パッケージソフトウェアを採用することとした。Warp」で社内人事マスターとID連携し、自動的に組織情報や社員情報が更新される仕組みとした。Warpは使い勝手も良く、これならID連携の仕組みを容易に構築できると考えました」(小林氏)。Warpの導入により、統合文書管理システムと人事マスターとのID連携処理はスムーズかつシンプルに実装できた。Warpが差分を抽出し、統合文書管理システム所定の形式に変換した上で引き渡す。この最新のID情報に基づいて、統合文書管理システムは差分更新を行うのである。Warpが文書管理システム上の現行ID情報とマッチングすることにより判断しているという。したID連携により文書管理システムのアクセス権は自動変更され、人手による煩雑な作業は不要となった。Warpは任意のフォルダーのファイルを指定時間に読みに行くようスケジューリングできるので、人事異動日の日付変更直後からアクセス権を自動変更できるのは助かります」と話す。小林氏は「新しい部署に異動した社員は、翌日の出勤時からすぐに必要な文書を閲覧することができ、従来のように異動後しばらく新部署のファイルにアクセスできないという業務の遅滞はなくなりました。以前所属していた部署でのアクセス権限に基づく文書は即時閲覧できなくなるため、セキュリティポリシーも徹底されるようになりました」と語る。「いつ」「誰が」「なにを」アクセスしたかも、正確にトレースできるようになり、この面でもセキュリティの向上が図れたという。文書管理システムに取り込まれるID情報には「上長は誰か」という情報も含まれるため、ワークフロー処理も実現できた。Warpを介して統合文書管理システムに反映されます。周知文書など承認の必要がある文書を登録する際のワークフローがこの上長情報を参照することで、人事異動直後でも新たな上長に対して正しく承認依頼を行うことができます」(吉信氏)。Warpを使用してからはシステムが可視化され、担当者やパートナー変更の際の引き継ぎも楽になり、メンテナンス性も向上したという。WarpをID連携以外のケースにも適用し始めている。Warpを利用し始めた。統合文書管理システムに何らかの不具合またはスレッドのダウンが発生すると、サーバにエラーログファイルが生成される。Warpで読み取ってチェックし、しきい値を超えた場合に管理者に伝える仕組みとしたのだ。スレッドのダウンは日常的に起こることから、そのことだけで問題が発生しているとは断定できず、常にエラーファイルの中身を目視で確認する必要があった。Warpにエラーファイル数を監視させることにしたという。「統合文書管理システムで発生するさまざまな不具合の中には、コンソールで監視しているだけでは死活状態が判定できないものもあり、ユーザーからクレームを受けて初めて障害に気づくというケースもありました。Warpを利用したこの仕組みによって、迅速な不具合の検出が可能となり、サービスレベルの向上に大きく貢献しています」(吉信氏)。システム監視ツールを導入すれば同様のことは実現できるが、手間とコストがかかる。Warpの簡単なフローでエラー監視が実現できたことは大きな成果だという。Warpが自動的にそのタイトルとリンクを社内ポータルサイトの特定位置に掲載するようにした。これにより社員が必ず参照しなければならない文書が、ポータルサイト上で一覧できるようになった。Warpが数分のうちに社内ポータルにリンクを掲載するという仕組みを利用している。Warpならば、わずか数日間で開発、サービスインできたという。「従来のようにその都度Webシステム担当者に掲載を依頼する手間もなくなり、『とても便利になった』と総務担当者からも好評です」(吉信氏)。次に計画しているのが、統合文書管理システムの海外拠点への展開だ。「国内の既存ユーザー約6,000名に、新たに海外拠点のユーザー約1,000名が加わることになり、システムの大規模化に対応しなければなりません。ユーザーインタフェースの英語化、海外の個別事情に配慮した新たな情報統合など、検討すべき課題はまだ山積みです」(小林氏)。ワクチンなどの医療用医薬品のほか、OTC医薬品(一般用医薬品)も手がけている。データ連携の基盤製品で、企業内の新旧さまざまなシステムやクラウド上のデータをスムーズに連携し、コストの削減や業務の効率化をサポートします。業種や規模、用途を問わずさまざまなシーンでお使いいただけ、ノン・コーディングにより非エンジニアの方でも手軽にデータ連携がはじめられます。無料トライアル標準価格480万円、月額課金24万円~。Warp製品の技術情報やTips、また情報交換の場として「ADNフォーラム」をご用意しています。Warpユーザー同士の交流の場として、各種イベント案内や開催レポートを掲載しています。技術的なお問合せもこちらで受付ています。WarpパートナーサイトLoginパートナーライセンスの発行や各種ドキュメントのご提供をしています。